蘇立巖++馬馨

[摘要]高校黨政辦公室是處理學(xué)校黨委和行政事務(wù)工作的綜合部門(mén)，是一個(gè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)中樞，發(fā)揮著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要作用，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，也是學(xué)校對(duì)外的窗口。秘書(shū)的自身業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、服務(wù)水平以及處理突發(fā)事件的能力的高低，反映一個(gè)辦公室的整體水平。

[關(guān)鍵詞]高校 黨政辦公室 秘書(shū)工作

[中圖分類(lèi)號(hào)]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）22-0178-02

高校黨政辦公室秘書(shū)是學(xué)校日常行政事務(wù)的主要承擔(dān)者，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生、溝通上下、連絡(luò)內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)部門(mén)。因此在高校黨政辦公室日常工作中，秘書(shū)的業(yè)務(wù)能力、工作水平、文字水平、處理突發(fā)事件的能力水平等反映辦公室的工作水平。這就要求秘書(shū)對(duì)自己要求嚴(yán)格，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握時(shí)事政治，掌握前沿動(dòng)態(tài)，對(duì)國(guó)家的大政方針、熱點(diǎn)問(wèn)題都應(yīng)該做到心中有數(shù)，在日常工作中做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在具體工作中做好組織協(xié)調(diào)，在工作中不斷提高自身能力水平，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，進(jìn)而高效率完成秘書(shū)工作。

一、高校黨政辦公室秘書(shū)應(yīng)履行的工作職責(zé)

高校黨政辦公室是秘書(shū)在工作中負(fù)責(zé)辦公室的信訪、文字綜合、行政管理等，在工作中積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用。高校黨政辦公室秘書(shū)主要工作職責(zé)包括以下幾個(gè)方面：

（一）文字處理工作

文秘工作是辦公室的重要工作，也是一項(xiàng)日常工作，負(fù)責(zé)學(xué)校綜合文字的整合處理，年度工作計(jì)劃、總結(jié)的撰寫(xiě)，學(xué)校開(kāi)學(xué)典禮、畢業(yè)典禮等重大會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的撰寫(xiě)同時(shí)兼顧相關(guān)部門(mén)發(fā)文的審核校對(duì)等。

（二）文書(shū)工作

文書(shū)主要負(fù)責(zé)辦公室的公文處理、檔案管理、機(jī)要保密；起草學(xué)校綜合性行政工作報(bào)告、總結(jié)等文件；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)名章等印章的管理和使用等工作。

（三）行政事務(wù)工作

辦公室行政工作比較雜，包括日常的辦公室行政事務(wù)的處理、行政會(huì)議的通知、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、公務(wù)用車(chē)管理、信訪接待、會(huì)議室管理以及辦公場(chǎng)所的使用管理等工作；全校的各類(lèi)綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)上報(bào)工作；擬制周工作計(jì)劃、安排節(jié)假日值班等工作。

（四）組織協(xié)調(diào)工作

包括協(xié)調(diào)安排校領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)；協(xié)調(diào)校內(nèi)各職能部門(mén)、基層院系的聯(lián)絡(luò)工作；協(xié)調(diào)好部門(mén)與部門(mén)之間的交叉工作；組織承辦有關(guān)行政會(huì)務(wù)工作；協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)做好黨代會(huì)、教代會(huì)的組織召開(kāi)工作；全校性重大活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)等。

（五）考察接待工作

考察接待工作在辦公室工作中占有比較重要的位置，一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)主管部門(mén)來(lái)?？疾旎蛘邫z查指導(dǎo)工作，對(duì)接待人員提出較高的要求，提前制定考察接待計(jì)劃，包括時(shí)間安排，時(shí)間精確到分鐘，把每一個(gè)工作點(diǎn)分解開(kāi)來(lái)，提前制定考察路線，在正式考察以前，提前走一遍考察路線，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，把考察接待工作做到周密安排，不出紕漏。有時(shí)接待外省的兄弟院校的考察團(tuán)，根據(jù)來(lái)訪客人所在地的風(fēng)土人情、飲食習(xí)慣制定相應(yīng)的考察接待計(jì)劃，用心接待，讓來(lái)訪者感覺(jué)到家的溫暖?？疾旖哟ぷ饔幸稽c(diǎn)尤為重要，就是考察接待要嚴(yán)格按照黨中央八項(xiàng)規(guī)定的要求執(zhí)行，接待工作不能超標(biāo)，不能鋪張浪費(fèi)，不能公車(chē)私用，堅(jiān)決杜絕公款吃喝，用餐接待嚴(yán)格執(zhí)行用餐標(biāo)準(zhǔn)，不得飲酒，盡量吃自助餐。在接待報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中，實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)出具會(huì)議通知或邀請(qǐng)函，賬目清晰。八項(xiàng)規(guī)定以來(lái)對(duì)辦公室的要求尤為嚴(yán)格，辦公室秘書(shū)要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公務(wù)接待的相關(guān)工作，尤其要時(shí)刻提醒領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格按照要求接待，不能含糊其辭，不能存在僥幸心理，不能把不合理的接待列到日程。辦公室是一個(gè)單位重要的中樞協(xié)調(diào)部門(mén)，尤其要重視國(guó)家的法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，協(xié)助相關(guān)部門(mén)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)把好關(guān)，做領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，把工作做到實(shí)處。

（六）信訪接待工作

信訪接待工作是秘書(shū)的一項(xiàng)兼職工作，信訪問(wèn)題是一項(xiàng)比較復(fù)雜的問(wèn)題，往往是剪不斷理還亂，尤其是學(xué)生在學(xué)習(xí)生活中，經(jīng)常遇到一些突發(fā)事件，例如：打架、失竊、情感、掛科、考研、考博、考公務(wù)員、考選調(diào)生、評(píng)優(yōu)選先、特困生評(píng)選、國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金助學(xué)金評(píng)選等等，學(xué)生的問(wèn)題一旦涉及利益，就容易引起他們的重視，引起矛盾糾紛，尤其對(duì)預(yù)期的結(jié)果不滿(mǎn)意，矛盾都指向?qū)W校，經(jīng)常有學(xué)生找校長(zhǎng)投訴。那么，要求辦公秘書(shū)做好協(xié)調(diào)工作，認(rèn)真梳理信訪問(wèn)題，把信訪問(wèn)題分流到相關(guān)職能部門(mén)，能解決的盡量及時(shí)解決，當(dāng)面給學(xué)生答復(fù)，做到公平公開(kāi)公正，不徇私情，堅(jiān)決抵制舞弊。

（七）領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作

綜合辦公室工作人員每天面臨的工作比較復(fù)雜，涉及到學(xué)校的各個(gè)部門(mén)，有的是會(huì)議的協(xié)調(diào)工作，有的是上級(jí)部門(mén)交代的臨時(shí)工作，有的是安排外出會(huì)議工作，有時(shí)工作特別急，要求馬上處理，這就要求辦公室工作人員及時(shí)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，克服時(shí)間緊任務(wù)重的困難，及時(shí)提出解決措施和執(zhí)行辦法，抓緊落實(shí)到位，不講條件，不計(jì)價(jià)個(gè)人得失，不分八小時(shí)之內(nèi)之外，毫無(wú)條件地保質(zhì)保量完成。這就要求辦公室人員具備服務(wù)意識(shí)，犧牲個(gè)人的休息時(shí)間，無(wú)論班上班下，接到工作以后馬上行動(dòng)起來(lái)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，涉及到相關(guān)職能部門(mén)的工作，馬上協(xié)調(diào)聯(lián)系，這就要求辦公室秘書(shū)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，尤其是協(xié)調(diào)能力，在最短的時(shí)間內(nèi)，把工作安排妥善，讓辦公室工作有條不紊地進(jìn)行。

二、高校黨政辦公室秘書(shū)的角色定位

（一）服務(wù)于廣大教學(xué)科研一線的師生員工

作為黨政辦公室秘書(shū)自身應(yīng)該具備服務(wù)意識(shí)。服務(wù)對(duì)象幾乎涵蓋了全校的各個(gè)部門(mén)，要服務(wù)好基層、服務(wù)好部門(mén)，自覺(jué)地以為師生服務(wù)的宗旨，本著服務(wù)育人的工作理念，做到周到熱情，尤其對(duì)來(lái)辦公室工作的師生，態(tài)度謙和，不能有機(jī)關(guān)作風(fēng)，不能由著性子工作，要時(shí)刻體現(xiàn)黨政辦公室工作人員的高素質(zhì)，做好窗口的服務(wù)工作。在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生問(wèn)題上，根據(jù)工作輕重緩急，處理好對(duì)上服務(wù)和對(duì)師生服務(wù)的一視同仁。

（二）領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

辦公室秘書(shū)的一項(xiàng)重要工作就是做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可參考的意見(jiàn)和建議，這就要求秘書(shū)平時(shí)要積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)校全局性工作有較詳細(xì)的認(rèn)識(shí)，深思熟慮以后把意見(jiàn)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮好參謀助手作用。因此，辦公室秘書(shū)首先要樹(shù)立全局意識(shí)，全面搜集信息，深入調(diào)查研究，充分討論比較，將合理化建議及備選方案提供給領(lǐng)導(dǎo)。站在高校工作全局的高度，緊貼領(lǐng)導(dǎo)的思路，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價(jià)值的參考，讓領(lǐng)導(dǎo)有針對(duì)性地處理具體問(wèn)題，做到有的放矢，事半功倍。

（三）領(lǐng)導(dǎo)決策的督辦員

督促檢查是狠抓工作落實(shí)的重要手段。辦公室秘書(shū)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的要求，保證保量完成工作，完成工作要及時(shí)準(zhǔn)確，做到堅(jiān)持原則不走樣。無(wú)論是制度落實(shí)、文件落實(shí)，還是事項(xiàng)落實(shí)，辦公室秘書(shū)都應(yīng)該做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供意見(jiàn)和建議。要隨時(shí)掌握督辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，確保上級(jí)和學(xué)校的所交辦的工作要求及時(shí)落實(shí)到位。

（四）對(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)員

高校黨政辦公室是學(xué)校承啟上下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，辦公室秘書(shū)就是聯(lián)系“上下”“左右”“內(nèi)外”的聯(lián)絡(luò)員。辦公室秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作主要包括與上級(jí)主管部門(mén)、兄弟院校的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，同時(shí)，校內(nèi)各單位、各處室協(xié)調(diào)事宜。要做好“聯(lián)絡(luò)員”，對(duì)待上級(jí)部門(mén)安排的工作，要及時(shí)處理，對(duì)涉密工作，要做好保密工作。在與兄弟院校聯(lián)系的過(guò)程中，要做到態(tài)度謙和，不失熱情，注意學(xué)校的形象。在校內(nèi)與各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)工作中，要本著服務(wù)意識(shí)，不能有機(jī)關(guān)作風(fēng)，要對(duì)上對(duì)下一個(gè)態(tài)度。

三、如何做好高校黨政辦公室秘書(shū)工作

（一）加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，樹(shù)立正確的理想信念

黨政辦公室作為學(xué)校重要的職能部門(mén)，工作具有很強(qiáng)的政治性和政策性。高校黨政辦公室秘書(shū)一方面代表領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)指示精神，提出工作意見(jiàn)，落實(shí)工作要求，另一方面需要與外界交流溝通，有時(shí)需要對(duì)外宣傳公關(guān)，有較重要的責(zé)任。秘書(shū)自身政治覺(jué)悟的水平直接影響到學(xué)校的形象。因此，高校辦公室秘書(shū)必須不斷加強(qiáng)黨性修養(yǎng)，要牢固樹(shù)立正確的理想信念，具有較強(qiáng)的政治敏銳性和政治鑒別力。

（二）提高業(yè)務(wù)能力水平，提升綜合素質(zhì)

鑒于高校黨政辦公室這一特殊崗位的重要性，要求每個(gè)工作人員自身業(yè)務(wù)水平熟練，綜合素質(zhì)全面。這就要求黨政辦公室秘書(shū)不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，用知識(shí)武裝自己，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹(shù)形象，為能更好地勝任秘書(shū)工作而努力。辦公室人員時(shí)刻要準(zhǔn)備為領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)講話稿、會(huì)議通知等文字工作，那就要求秘書(shū)不斷提高文字綜合能力，在具體工作中還有注重領(lǐng)導(dǎo)的側(cè)重點(diǎn)，在完成工作中做到事半功倍，有的放矢。

（三）動(dòng)靜相宜，增強(qiáng)解決實(shí)際問(wèn)題的能力

做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀員是高校辦公室秘書(shū)的重要職能，要想為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有益的參考，就要做到“動(dòng)靜相宜”即“動(dòng)得起來(lái)搞調(diào)研，靜得下來(lái)寫(xiě)文章”。要想更好地掌握信息、解決問(wèn)題就要進(jìn)行調(diào)查研究，因此，調(diào)查研究是辦公室秘書(shū)做好本職工作的必然要求。而高水平的調(diào)查研究，不是坐在單一的辦公室上網(wǎng)、打電話、看報(bào)告，要深入到教學(xué)科研一線，要深入到學(xué)生課堂、寢室，要深入到教師當(dāng)中去，全方位、深層次地調(diào)查研究。做到邊調(diào)研邊思考，提高思維能力，養(yǎng)成勤思、深思、廣思、反思的習(xí)慣，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析問(wèn)題，提出解決辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

（四）張弛有度，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作進(jìn)程

眾所周知，辦公室工作“重”“苦”“雜”“難”，臨時(shí)性工作較多，常常加班加點(diǎn)。這就需要辦公室秘書(shū)做到既勇?lián)厝斡稚朴诎才?，既敢于吃苦又快?lè)工作，努力做到“張弛有度”。辦公室秘書(shū)要學(xué)會(huì)管理時(shí)間，工作中分清主次，抓住關(guān)鍵，此所謂能“張”?！俺凇敝饕w現(xiàn)在心態(tài)的培養(yǎng)和情緒的管理上。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，稍不注意就可能出現(xiàn)失誤，往往一點(diǎn)小的失誤，可能會(huì)影響大局，這就要求秘書(shū)做到細(xì)致入微，調(diào)理清晰，謹(jǐn)慎周密。秘書(shū)經(jīng)常處于緊張的工作狀態(tài)中，這就需要工作人員平常心對(duì)待工作，不能把工作當(dāng)負(fù)擔(dān)，要在工作中找到樂(lè)趣，愉快生活、愉快工作，在工作中尋找樂(lè)趣，尋找自己的樂(lè)趣點(diǎn)，只有愉快的工作，才能在工作中出成效出成果。

綜上所述，服務(wù)師生、輔助參謀、協(xié)調(diào)督辦是高校辦公室秘書(shū)工作最重要的職能。高校辦公室秘書(shū)應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)，做好師生員工的服務(wù)員、領(lǐng)導(dǎo)的參謀員，為塑造和維護(hù)學(xué)校的形象、推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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責(zé)任編輯：楊柳