鄒旻

摘 要：高校資產(chǎn)公司檔案是高校資產(chǎn)管理發(fā)展的重要見證，對(duì)于理順高校國(guó)有資產(chǎn)的發(fā)展歷史與管理、推進(jìn)產(chǎn)業(yè)規(guī)劃化建設(shè)等都十分重要。然而在日常管理中，檔案的價(jià)值并沒有得到相應(yīng)的重視。本文試圖對(duì)高校資產(chǎn)公司檔案管理現(xiàn)狀和存在問題進(jìn)行分析，進(jìn)一步討論如何對(duì)管理方式進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，從而使高校資產(chǎn)公司檔案得到合理化利用。

關(guān)鍵詞：高校；資產(chǎn)公司；檔案管理

1 高校資產(chǎn)公司檔案管理現(xiàn)狀概述

高校資產(chǎn)是我國(guó)國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分，早在2005年，教育部為規(guī)范化建設(shè)高校產(chǎn)業(yè)，提出了組建高校資產(chǎn)公司的若干意見。高校資產(chǎn)公司管理水平的高低，在很大程度上影響著高校科研技術(shù)發(fā)展、科技成果轉(zhuǎn)化、校辦企業(yè)發(fā)展等工作。隨著高校資產(chǎn)公司由初創(chuàng)朝縱深發(fā)展，其法人治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部管理制度等也越來越完善，同時(shí)也產(chǎn)生了一系列重要的文件、制度等重要檔案。這些檔案是高校資產(chǎn)管理發(fā)展的重要見證，對(duì)于理順高校資產(chǎn)管理歷史、企業(yè)關(guān)停并轉(zhuǎn)等十分重要。但是，目前大部分資產(chǎn)公司對(duì)檔案管理還停留在人工裝訂和歸檔的階段，少有高校資產(chǎn)公司實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。

2 高校資產(chǎn)公司檔案的分類與特點(diǎn)

按照國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的統(tǒng)一規(guī)定和要求， 高校檔案分為包括九大類，在高校資產(chǎn)公司的職能活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案主要包括黨政類、科研類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、財(cái)會(huì)類五種類別。而在與高校其他職能部門、國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位、其他高校資產(chǎn)公司等兄弟單位往來時(shí)，還會(huì)產(chǎn)生諸如協(xié)議、合同等不易分類的檔案。此外，由于高校資產(chǎn)公司所屬的校辦企業(yè)有學(xué)?？毓少Y產(chǎn)公司代管的、有資產(chǎn)公司控股的、有資產(chǎn)公司參股的，類型較多，這些企業(yè)在日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理中也會(huì)產(chǎn)生自身的檔案，更增加了高校資產(chǎn)公司檔案的多樣性。

因此，高校資產(chǎn)公司檔案主要存在如下特點(diǎn)：第一，同時(shí)具有較高的法律價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。第二，利用頻率高，效用持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，比如，中央對(duì)高校的審計(jì)、高校內(nèi)部審計(jì)可能會(huì)提取十多年前的文件查看。第三，檔案來源眾多，除了學(xué)校直接發(fā)的文件，還有學(xué)校財(cái)務(wù)、國(guó)資、人事等部門的文件，此外還有中央與省市的教育、財(cái)政、國(guó)資、人事、工商和稅務(wù)等黨政機(jī)關(guān)的文件。第四，既是高校檔案的整體組成部分之一，同時(shí)又具備企業(yè)檔案的性質(zhì)。

3 高校資產(chǎn)公司檔案的管理現(xiàn)狀與存在問題

目前大部分高校資產(chǎn)公司在日常管理中沒有重視檔案的規(guī)范化建設(shè)，檔案承載了企業(yè)重要的信息資料，是企業(yè)不可取代的無形資產(chǎn)，卻經(jīng)常處于被忽視的狀態(tài)，比如：檔案管理的方式仍處于將紙質(zhì)檔案人工編號(hào)后立卷裝柜的原始狀態(tài)；絕大多數(shù)高校資產(chǎn)公司并未設(shè)立專門的檔案管理部門或檔案管理崗位；絕大部分高校資產(chǎn)公司存在對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)次數(shù)少、培訓(xùn)間隔時(shí)間長(zhǎng)，甚至沒有組織其參加專業(yè)培訓(xùn)；基本沒有高校資產(chǎn)公司特地為檔案管理制定規(guī)章制度、管理流程等。

這些問題產(chǎn)生的原因是：第一，領(lǐng)導(dǎo)人員不重視，不會(huì)成立專門的管理部門或崗位，負(fù)責(zé)檔案管理的人員多為兼職管理、流動(dòng)性大；忽視檔案的形成、搜集與整理，可能造成某一階段或某一項(xiàng)目的資料存檔缺失散佚。第二，制度措施規(guī)定不健全不完善，存在“誰承辦、誰負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象，無法一以貫之，如某一時(shí)段擔(dān)任檔案管理的工作人員換崗或離職，后來者可能會(huì)按照自己的習(xí)慣進(jìn)行檔案管理，造成檔案管理的裂層與斷代。第三，檔案管理分類與編號(hào)存在混亂重合之處高，部分年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案查找起來非常不方便，對(duì)檔案的利用率不。

4 高校資產(chǎn)公司檔案管理的建議與優(yōu)化設(shè)計(jì)

高校資產(chǎn)公司檔案的管理，既要符合高校檔案管理的基本原則，又要符合資產(chǎn)公司的現(xiàn)代企業(yè)管理模式。以規(guī)范和實(shí)用為原則，高校資產(chǎn)公司檔案管理應(yīng)當(dāng)向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。筆者試圖從以下幾個(gè)方面提出建議，優(yōu)化檔案管理的設(shè)計(jì)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員要提高對(duì)檔案管理的重視，有效合理的對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行分類，以及相應(yīng)的功能模塊和運(yùn)行。

（二）積極利用現(xiàn)代化工具與技術(shù)，提高檔案歸檔與查找效率。如利用OA系統(tǒng)及掃描系統(tǒng)，將現(xiàn)存檔案以PDF形式存入電腦，利用關(guān)鍵詞搜索技術(shù)便可實(shí)現(xiàn)快速查找。甚至，有條件的單位可購買相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，合理設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理流程，實(shí)現(xiàn)模塊化管理。

（三）專崗負(fù)責(zé)檔案收存檔事項(xiàng)，之所以用崗位而非專人負(fù)責(zé)的形式，是為了避免“個(gè)性化”存檔方式，不論是誰、何時(shí)、從何人手中接手管理都可輕易交接。

（四）統(tǒng)籌好資產(chǎn)公司檔案學(xué)校保管與單位保管之間的關(guān)系，首先是滿足資產(chǎn)公司對(duì)檔案的日常利用，避免要查找一份檔案還要開介紹信到校檔案館查閱的情況，同時(shí)，也要滿足學(xué)校檔案館的要求，做好年度檔案報(bào)送工作。

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