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        事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)研究

        2017-03-31 23:22:29朱海龍
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)事業(yè)單位

        朱海龍

        摘 要:事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是我國檔案信息化建設(shè)的重要組成部分,通過分析當前我國事業(yè)單位信息化建設(shè)現(xiàn)狀及其存在的問題,提出完善我國事業(yè)單位信息化建設(shè)的合理化建議,從而促進我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)又好又快發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案;信息化建設(shè);研究

        信息化技術(shù)快速發(fā)展,“互聯(lián)網(wǎng)+”運用日益廣泛,對社會生活的諸多方面產(chǎn)生深刻影響。近幾年我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)發(fā)展較快,取得了較大進步。在看到成績的同時,也應(yīng)當認識到在檔案信息化建設(shè)上的不足,只有多措并舉,方可提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平。

        1 事業(yè)單位信息化建設(shè)存在的問題

        在信息化建設(shè)加速的當下,事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)仍處于粗放發(fā)展階段,一些制約事業(yè)單位信息化建設(shè)的突出問題仍存在。

        (一)標準化建設(shè)進展緩慢。長久以來,事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的關(guān)注較少,部分事業(yè)單位也未形成檔案信息化建設(shè)規(guī)劃,導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)標準滯后于社會經(jīng)濟發(fā)展,尤其是在檔案管理軟件、檔案管理信息系統(tǒng)等方面,不僅發(fā)展緩慢,而且各個部門之間的檔案信息資源共享與兼容性較差。單個事業(yè)單位而言,文書檔案管理、財務(wù)檔案管理、人事檔案管理等彼此獨立,除特殊檔案資源外,基本檔案資源信息難以共享。綜上所述,由于缺乏標準化的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)標準體系,我國事業(yè)單位信息化建設(shè)進程較為緩慢。

        (二)信息化意識不夠。在部分事業(yè)單位,檔案信息化意識缺乏,日常工作中行程的文件、材料等,大部分事業(yè)單位未能從檔案的角度對它們進行綜合考慮。檔案管理與服務(wù)仍停留在保存層面,將檔案素材錄入電腦,只提供簡單的查詢服務(wù)。由于事業(yè)單位固有屬性,部分職工存在“當一天和尚撞一天鐘”的消極思想。部分事業(yè)單位的檔案工作程序化,未能放在與業(yè)務(wù)同等重要的位置,重業(yè)務(wù)、輕檔案的管理意識仍在,檔案意識的薄弱影響事業(yè)單位信息化建設(shè)步伐。

        (三)人才支撐不夠。一方面,檔案信息化建設(shè)對從業(yè)者的信息化技能和專業(yè)素養(yǎng)有很高的要求。相比于其他行業(yè),事業(yè)單位對檔案從業(yè)人員的準入門檻較低,對專業(yè)要求不高,出現(xiàn)了不具備檔案管理基本技能人員從事專業(yè)性較強的檔案信息化管理的現(xiàn)象。目前檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)不系統(tǒng),技術(shù)能力與檔案專業(yè)素養(yǎng)兼?zhèn)涞娜瞬泡^少。與過去相比,新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了諸多變化,部分事業(yè)單位未能有效組建屬于本單位的檔案管理專業(yè)梯隊,檔案管理信息化人才支撐不夠。

        (四)服務(wù)方式落后。進入新時期,特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,公眾對檔案服務(wù)的要求日益提高,檔案服務(wù)方式發(fā)生了諸多變化,而檔案管理從業(yè)人員缺少主動進取意識,檔案服務(wù)停留在被動層面。往往是社會公眾率先提出使用申請,檔案主管部門再根據(jù)需求狀況適時開放部分檔案。信息化服務(wù)方式落后,造成檔案服務(wù)效率不高,未能有效滿足事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)發(fā)展和公眾基本檔案需求,亦未能有效激發(fā)從業(yè)人員的積極性,影響事業(yè)單位信息化建設(shè)進程。

        2 完善事業(yè)單位信息化建設(shè)的措施

        作為一項較為復(fù)雜的大工程,信息化建設(shè)不可能一步到位,它是一個循序漸進的過程,完善事業(yè)單位信息化建設(shè)可以考慮如下幾點建議:

        (一)因地制宜,制定適合本單位發(fā)展所需要的信息化建設(shè)標準。事業(yè)單位檔案管理要搶抓檔案信息化建設(shè)發(fā)展良機,掌握檔案管理前沿標準,根據(jù)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)特點,建立起信息互聯(lián)互通機制。在此基礎(chǔ)上,根據(jù)本單位實際情況,完善信息化建設(shè)規(guī)劃,制定包含檔案信息化發(fā)展的相關(guān)規(guī)范、技術(shù)標準,納入全單位信息化發(fā)展整體規(guī)劃之中,并提出可行的實施對策。在制定檔案信息化建設(shè)標準時,應(yīng)根據(jù)不同情況進行信息化,確保電子文件的真實、可靠、完整。同時,要結(jié)合本單位業(yè)務(wù)工作開展情況,制定好電子檔案管理辦法。

        (二)與時俱進,強化事業(yè)檔案信息化建設(shè)人才支撐。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進程中,檔案工作出現(xiàn)了新問題,及時補充檔案信息化建設(shè)人才是當務(wù)之急。需要檔案從業(yè)人員具有較強的專業(yè)知識、超前的意識。一方面要對現(xiàn)有檔案管理人員進行新理論、新技術(shù)培訓(xùn),推廣檔案新技術(shù)知識,及時掌握最新、最前沿的信息化技術(shù)。另一方面,引進檔案、計算機專業(yè)人才,強化檔案信息化人才隊伍,提升事業(yè)單位信息化建設(shè)水平,讓檔案管理與服務(wù)緊跟時代步伐。

        (三)強本固基,加快檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。一方面,要持續(xù)加大投入,更新?lián)Q代檔案信息化建設(shè)所必備的計算機、電子存儲等信息化設(shè)備,確保檔案資料的保存與管理;另一方面,提高事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)軟件的開發(fā)力度,可以申請經(jīng)費用于開發(fā)和維護檔案信息化建設(shè)相關(guān)軟件,通過與軟件企業(yè)合作,開發(fā)符合本單位情況的檔案信息化軟件,借助外部技術(shù)優(yōu)勢改善檔案管理與服務(wù)水平。

        (四)以人為本,改善檔案信息化服務(wù)方式。服務(wù)是檔案信息化建設(shè)的最終目標,改善檔案的信息化服務(wù)方式應(yīng)當從本地區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展和本單位、本領(lǐng)域重點工作的角度出發(fā),真正考慮民生所需,將公眾的需求放在首位。一方面要繼續(xù)加大檔案信息化服務(wù)的宣傳力度,不僅要在本領(lǐng)域、本行業(yè)內(nèi)進行宣傳,還要走向社會,多形式開展檔案信息化服務(wù)宣傳。另一方面,要及時轉(zhuǎn)變服務(wù)意識,提高主動服務(wù)的積極性。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要做好頂層設(shè)計,前瞻性要強,針對社會經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要事件或工作,建立起效率較高的檔案信息化服務(wù)機制。以保障社會需求為前提,從傳統(tǒng)管理型向現(xiàn)代服務(wù)型轉(zhuǎn)變,全面提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平。

        參考文獻

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