朱海龍
摘 要:事業(yè)單位檔案信息化建設是我國檔案信息化建設的重要組成部分,通過分析當前我國事業(yè)單位信息化建設現狀及其存在的問題,提出完善我國事業(yè)單位信息化建設的合理化建議,從而促進我國事業(yè)單位檔案信息化建設又好又快發(fā)展。
關鍵詞:事業(yè)單位;檔案;信息化建設;研究
信息化技術快速發(fā)展,“互聯網+”運用日益廣泛,對社會生活的諸多方面產生深刻影響。近幾年我國事業(yè)單位檔案信息化建設發(fā)展較快,取得了較大進步。在看到成績的同時,也應當認識到在檔案信息化建設上的不足,只有多措并舉,方可提高事業(yè)單位信息化建設水平。
1 事業(yè)單位信息化建設存在的問題
在信息化建設加速的當下,事業(yè)單位檔案管理與服務仍處于粗放發(fā)展階段,一些制約事業(yè)單位信息化建設的突出問題仍存在。
(一)標準化建設進展緩慢。長久以來,事業(yè)單位對檔案信息化建設的關注較少,部分事業(yè)單位也未形成檔案信息化建設規(guī)劃,導致檔案信息化建設標準滯后于社會經濟發(fā)展,尤其是在檔案管理軟件、檔案管理信息系統(tǒng)等方面,不僅發(fā)展緩慢,而且各個部門之間的檔案信息資源共享與兼容性較差。單個事業(yè)單位而言,文書檔案管理、財務檔案管理、人事檔案管理等彼此獨立,除特殊檔案資源外,基本檔案資源信息難以共享。綜上所述,由于缺乏標準化的事業(yè)單位檔案信息化建設標準體系,我國事業(yè)單位信息化建設進程較為緩慢。
(二)信息化意識不夠。在部分事業(yè)單位,檔案信息化意識缺乏,日常工作中行程的文件、材料等,大部分事業(yè)單位未能從檔案的角度對它們進行綜合考慮。檔案管理與服務仍停留在保存層面,將檔案素材錄入電腦,只提供簡單的查詢服務。由于事業(yè)單位固有屬性,部分職工存在“當一天和尚撞一天鐘”的消極思想。部分事業(yè)單位的檔案工作程序化,未能放在與業(yè)務同等重要的位置,重業(yè)務、輕檔案的管理意識仍在,檔案意識的薄弱影響事業(yè)單位信息化建設步伐。
(三)人才支撐不夠。一方面,檔案信息化建設對從業(yè)者的信息化技能和專業(yè)素養(yǎng)有很高的要求。相比于其他行業(yè),事業(yè)單位對檔案從業(yè)人員的準入門檻較低,對專業(yè)要求不高,出現了不具備檔案管理基本技能人員從事專業(yè)性較強的檔案信息化管理的現象。目前檔案從業(yè)人員的知識結構不系統(tǒng),技術能力與檔案專業(yè)素養(yǎng)兼?zhèn)涞娜瞬泡^少。與過去相比,新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作已經發(fā)生了諸多變化,部分事業(yè)單位未能有效組建屬于本單位的檔案管理專業(yè)梯隊,檔案管理信息化人才支撐不夠。
(四)服務方式落后。進入新時期,特別是在“互聯網+”時代,公眾對檔案服務的要求日益提高,檔案服務方式發(fā)生了諸多變化,而檔案管理從業(yè)人員缺少主動進取意識,檔案服務停留在被動層面。往往是社會公眾率先提出使用申請,檔案主管部門再根據需求狀況適時開放部分檔案。信息化服務方式落后,造成檔案服務效率不高,未能有效滿足事業(yè)單位自身業(yè)務發(fā)展和公眾基本檔案需求,亦未能有效激發(fā)從業(yè)人員的積極性,影響事業(yè)單位信息化建設進程。
2 完善事業(yè)單位信息化建設的措施
作為一項較為復雜的大工程,信息化建設不可能一步到位,它是一個循序漸進的過程,完善事業(yè)單位信息化建設可以考慮如下幾點建議:
(一)因地制宜,制定適合本單位發(fā)展所需要的信息化建設標準。事業(yè)單位檔案管理要搶抓檔案信息化建設發(fā)展良機,掌握檔案管理前沿標準,根據網絡和數據特點,建立起信息互聯互通機制。在此基礎上,根據本單位實際情況,完善信息化建設規(guī)劃,制定包含檔案信息化發(fā)展的相關規(guī)范、技術標準,納入全單位信息化發(fā)展整體規(guī)劃之中,并提出可行的實施對策。在制定檔案信息化建設標準時,應根據不同情況進行信息化,確保電子文件的真實、可靠、完整。同時,要結合本單位業(yè)務工作開展情況,制定好電子檔案管理辦法。
(二)與時俱進,強化事業(yè)檔案信息化建設人才支撐。在事業(yè)單位檔案信息化建設進程中,檔案工作出現了新問題,及時補充檔案信息化建設人才是當務之急。需要檔案從業(yè)人員具有較強的專業(yè)知識、超前的意識。一方面要對現有檔案管理人員進行新理論、新技術培訓,推廣檔案新技術知識,及時掌握最新、最前沿的信息化技術。另一方面,引進檔案、計算機專業(yè)人才,強化檔案信息化人才隊伍,提升事業(yè)單位信息化建設水平,讓檔案管理與服務緊跟時代步伐。
(三)強本固基,加快檔案信息化基礎建設。一方面,要持續(xù)加大投入,更新換代檔案信息化建設所必備的計算機、電子存儲等信息化設備,確保檔案資料的保存與管理;另一方面,提高事業(yè)單位檔案管理與服務軟件的開發(fā)力度,可以申請經費用于開發(fā)和維護檔案信息化建設相關軟件,通過與軟件企業(yè)合作,開發(fā)符合本單位情況的檔案信息化軟件,借助外部技術優(yōu)勢改善檔案管理與服務水平。
(四)以人為本,改善檔案信息化服務方式。服務是檔案信息化建設的最終目標,改善檔案的信息化服務方式應當從本地區(qū)社會經濟發(fā)展和本單位、本領域重點工作的角度出發(fā),真正考慮民生所需,將公眾的需求放在首位。一方面要繼續(xù)加大檔案信息化服務的宣傳力度,不僅要在本領域、本行業(yè)內進行宣傳,還要走向社會,多形式開展檔案信息化服務宣傳。另一方面,要及時轉變服務意識,提高主動服務的積極性。事業(yè)單位檔案信息化建設要做好頂層設計,前瞻性要強,針對社會經濟發(fā)展過程中的重要事件或工作,建立起效率較高的檔案信息化服務機制。以保障社會需求為前提,從傳統(tǒng)管理型向現代服務型轉變,全面提高事業(yè)單位信息化建設水平。
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