孫文

摘 要：人事檔案的管理是一個城市發(fā)展的基礎(chǔ)，也是保證員工安定工作的重要保障。近年來，隨著科學技術(shù)的不斷進步，信息化社會已然來臨，對于人事檔案的管理工作產(chǎn)生了非常大的促進作用。筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，對人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進行了解析，希望能夠有所幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；建設(shè)策略

人事檔案管理工作的首要任務(wù)是信息資源的管理，而資源的管理質(zhì)量和效率則直接影響到縣市的發(fā)展，隨著科學技術(shù)的不斷進步，人事檔案管理信息化建設(shè)變得越來越高效，進行了升級和變革。在新的形勢下，我們要做好人事檔案的管理，適應(yīng)時代的發(fā)展需求，為縣市的人才利用和城市發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性和作用

人事檔案管理是一個城市的重點工作，濮陽市對這項工作給予了充分的重視。通過井然有序的人事檔案管理工作，可以使城市建設(shè)各方面工作得到發(fā)展。近年來，我國的信息化建設(shè)有了突出了提高，也廣泛應(yīng)用到了人事檔案管理的工作當中，起到了很好的效果。

1.1 人事檔案管理信息化的建設(shè)是時代的需要

人事檔案管理工作從很早就已經(jīng)開始了，從封建社會時代，戶籍制度就已經(jīng)存在了，封建王朝會對自己的臣民的情況進行登記，從而更好的開展各項社會的工作，投影到現(xiàn)代社會也是一樣的。隨著時代的發(fā)展，這項工作逐漸演變成了人事檔案的管理工作，以往，我國的人事檔案管理主要是通過紙質(zhì)版文件的形式來記錄和保存的，而近年來，這種形式的弊端已經(jīng)逐漸的顯現(xiàn)，需要耗費大量的人力、物力和財力，對于城市各項工作的良好運行是不利的，所以，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化的手段慢慢的走上了歷史的舞臺，也給人事檔案的管理工作提供了新的可能性。檔案管理單位利用信息化技術(shù)和管理系統(tǒng)，對人事檔案進行管理，使檔案管理工作更具有條理性，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和人事檔案的管理開放化、社會化轉(zhuǎn)變，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供了有利的條件，這是時代發(fā)展的趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

1.2 人事檔案管理的信息化建設(shè)改變了工作模式

人事檔案的信息化管理是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的產(chǎn)物，改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)版檔案形式進行管理的工作模式，使人事檔案管理變得更加高效而便捷，也使檔案管理工作的條理性變得更好。此外，通過信息化的檔案管理工作，不僅能夠為人事管理提供更加全面的信息，還能夠有效的避免信息的丟失。這種工作模式的改變對于人事管理質(zhì)量和效率的提升是非常有效的。城市的檔案管理是一項十分艱巨的任務(wù)，信息量大，數(shù)據(jù)復(fù)雜是其主要的特點，所以，利用信息化的手段能夠提高檔案管理的效率，并將數(shù)據(jù)進行一定層次的分類，將檔案管理工作逐步納入正軌。

1.3 人事檔案管理的信息化建設(shè)有助于加快信息的更新

人事檔案的管理工作更多的是對資料和信息的管理，特別是對于縣市的檔案局來說，大量的新生人口、死亡人口的檔案管理，以及一些重要人員的檔案更新的工作量是非常大的，所以，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)可以實現(xiàn)信息量的最大更新和錄入速度，有利于檔案工作的建設(shè)。同時，檔案管理的信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，使各個部門形成聯(lián)動，對檔案進行全方位的掌控，有利于工作的有條不紊開展。

此外，人事檔案的信息化管理還能夠有效避免對檔案的破壞。因為對檔案等信息的修改和完善都是在電腦上進行的，所以，修改的版本和以往的版本都能夠保存下來，同時，也不會對檔案造成破壞，解決了紙質(zhì)版檔案存在的弊端。這是非常重要的一點，以往，在縣市的檔案管理工作中，常常因為一些紙質(zhì)版檔案的丟失和破壞，導(dǎo)致了不良的影響，所以，檔案管理單位要切實落實好信息化的建設(shè)，從而實現(xiàn)人事檔案的有序管理。

2 加強人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)舉措

2.1 加強信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，人們對信息化建設(shè)的重視程度越來越高，所以，加強人事檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一種趨勢，檔案管理單位要統(tǒng)一思想，轉(zhuǎn)變觀念，逐漸摒棄以往的紙質(zhì)版檔案的管理模式，將信息化的人事檔案管理作為重要的工作模式，并對相關(guān)人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓他們充分重視起信息化的建設(shè)。為了加強信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想，主要包括以下幾點。第一，對于檔案管理人員的要求和標準越來越高，所以，管理人員要積極上進，及時的轉(zhuǎn)變思想觀念，對信息化的人事檔案管理給予充分的重視，同時，要具有改革創(chuàng)新和開拓進取的能力，為人事管理創(chuàng)造出更多的價值。第二，要提高檔案管理人員的檔案意識，做到以人為本，科學合理，統(tǒng)一全面。第三，檔案管理工作是一項長期應(yīng)當堅持的工作，不能三天打魚，兩天曬網(wǎng)，所以，對于管理人員的耐心和責任心是一個很大的考驗，相關(guān)部門要選擇那些責任心強，有耐性的員工承擔這份工作，從而有助于信息化人事檔案管理的建設(shè)。

2.2 實現(xiàn)一體化的管理

人事檔案的信息化建設(shè)的一個非常重要的目標就是要實現(xiàn)一體化的管理，要加強對過程的管理，運用科學合理的管理手段加強對電子檔案的錄入和保存工作，確保安全性和完整性。檔案的管理工作不僅僅包括信息的錄入，還包括檔案的綜合查詢，信息接收和傳遞等工作，要做好這些工作，就要著力推動一體化的管理，使各個功能可以在統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中實現(xiàn)，從而是人事檔案的管理工作更加便捷而快速。一體化管理水平的缺陷也是我國檔案管理工作的一個痼疾，特別是縣市的檔案管理工作。很多市民壓根不知道自己的檔案應(yīng)該如何查詢，去哪里查詢，這也就造成了檔案管理單位和個人的割裂，這是非常不利于工作良好開展的。所以，檔案管理單位要加速一體化管理的進程，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)形成聯(lián)動，從而更加有利于管理工作的有效開展。

2.3 營造良好的檔案管理信息化氛圍

營造良好的檔案管理信息化氛圍也是非常重要的一項工作，能夠有效的提升檔案管理者的工作的積極性。所以，國家要對檔案的信息化管理工作給予充分的重視，營造一個良好的氛圍，激發(fā)管理者的工作熱情，提高工作效率，不斷改革創(chuàng)新。同時，檔案管理局要建立定期培訓(xùn)機制和獎懲機制。對從業(yè)人員進行定期的培訓(xùn)，提高他們的信息化系統(tǒng)使用水平，提高他們的從業(yè)能力，而建立獎懲機制可以使員工工作積極性得到極大的提高，有助于工作的順利完成。我們要著力營造一個良好的信息化氛圍，從而有效的提高人事檔案管理信息化建設(shè)。

此外，我們還要加強信息溝通。實現(xiàn)人事檔案資源的開發(fā)和利用不僅僅是檔案管理部門的職責，它是與社會各界息息相關(guān)的，這就要求建立完善的協(xié)調(diào)機制，加強各部門之間的信息溝通，保障檔案信息形成的規(guī)范性和全面性。

3 結(jié)語

人事檔案管理是一個單位的重中之重，近年來，隨著科學技術(shù)的不斷提高，我國逐漸改變了以往的紙質(zhì)版檔案管理模式，將電子化檔案廣泛的應(yīng)用到了其中，極大的推進了人事檔案工作的進步。人事檔案管理的信息化工作一直在路上，檔案管理部門要積極學習先進的工作方法，轉(zhuǎn)變老套的工作理念，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)據(jù)化、安全保密合規(guī)化、管檔人員專業(yè)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理制度化。

參考文獻

[1]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2011，02：174-175.

[2]崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].價值工程，2011，24：322-323.

[3]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇（下半月），2013，11：148-149.