石廣麗　馬曉晨

摘 要：本文首先分析了文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)，然后分析了電子文件時(shí)代文檔一體 化管理的實(shí)現(xiàn)途徑 ：樹(shù)立文檔一體化管理意識(shí)；提升軟件研究與開(kāi)發(fā)力度 ；實(shí)施一體化管理體制；加強(qiáng)文書(shū)及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；加強(qiáng)管理軟件的研發(fā)。

關(guān)鍵詞：電子；文檔管理；一體化；

電子文件及管理中心是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。電子文件 與紙質(zhì)文檔未來(lái)的發(fā)展形勢(shì)理當(dāng)二存其一，必須對(duì)兩者進(jìn)行融合， 使之成為一個(gè)整體，實(shí)施一體化管理措施，才能保證文檔管理的安 全、完整、真實(shí)以及秩序。這是任何個(gè)人、集體以及國(guó)家進(jìn)行文檔管 理的最佳方式。

一、文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)

文檔管理一體化觀點(diǎn)的建立是基于對(duì)文檔生命周期以及不同 文檔類(lèi)型的認(rèn)識(shí)上。從文檔生命周期來(lái)看，每一份文檔都需要?dú)v經(jīng) 采集、整理、形成、更改、使用、銷(xiāo)毀或永久性保存這一過(guò)程，針對(duì)其 生命周期的一體化管理就是要針對(duì)文檔行為的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行持 久和不間斷的管理。非一體化文檔管理所實(shí)施的管理措施不能根 據(jù)文檔生命周期的規(guī)律實(shí)施統(tǒng)籌管理，導(dǎo)致文檔在移動(dòng)和使用的過(guò) 程中，出現(xiàn)了損壞或缺失。而一體化管理則正與之相反，它能很好 地銜接文檔的每一個(gè)階段，給與文檔持續(xù)性的保護(hù)和管理，詳細(xì)的 記述文檔生命周期的每一次改變和挪動(dòng)。

電子文件的全程管理提倡文檔部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén) 在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、維護(hù)過(guò)程中開(kāi)展合作，其合作成果體現(xiàn)在系統(tǒng)中，全體工作人員通過(guò)使用 系統(tǒng)來(lái)遵守相關(guān)規(guī)定。該舉措增強(qiáng)了管理體制建設(shè)的 靈活性和可操作性，擴(kuò)大了合作范圍，提高了協(xié)作的水 平。在管理方法方面，傳統(tǒng)的文檔管理過(guò)程中，文件的 形成、歸檔和作為檔案的保管與利用等環(huán)節(jié)，都將文件 生命周期劃分為 3 個(gè)相對(duì)獨(dú)立的過(guò)程，即現(xiàn)行期、半現(xiàn) 行期、非現(xiàn)行期，并通過(guò)現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)檔案室和 檔案館 3 個(gè)物理位置不同的部門(mén)分別完成各自的工 作。而電子文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實(shí)現(xiàn) 了集成，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于 文件的形成、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔、保存和銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán) 節(jié)，實(shí)現(xiàn)工作流程的集成和信息共享。此外，網(wǎng)絡(luò)共享 信息的特點(diǎn)，為實(shí)時(shí)監(jiān)控提供了可能，極大地降低了文 件管理的風(fēng)險(xiǎn)。

二、電子文件時(shí)代文檔一體 化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）樹(shù)立文檔一體化管理意識(shí)

文檔一體化管理必 須在文件管理部門(mén)與檔案管理部門(mén)共同努力下才能完 成，各單位的領(lǐng)導(dǎo)和文檔人員必須充分認(rèn)識(shí)文檔一體 化管理的必要性，增強(qiáng)推行文檔一體化管理的自覺(jué)性、 緊迫感。在文檔一體化管理工作中，打破狹隘的文件檔 案互不干涉、各自獨(dú)立發(fā)展的觀念，發(fā)揚(yáng)互相協(xié)作、目 標(biāo)一致的精神，把檔案工作重心轉(zhuǎn)移到文件信息的整個(gè)生命周期。

（二）提升軟件研究與開(kāi)發(fā)力度

電子文件時(shí)期文檔管理難以實(shí)現(xiàn)一體化管理的重要原因之一就是管理軟件的缺失。先進(jìn)的文檔管理軟件，能為對(duì)象提供更好的 文件管理服務(wù)，單就文件檢索而言，一款能按照輸入制定，搜尋檔 案庫(kù)中類(lèi)似文件，并可做到時(shí)間篩選、類(lèi)目篩選等多種個(gè)性篩選的 軟件才符合當(dāng)前大批量文件管理的要求。因此，文件管理部門(mén)和檔 案管理部門(mén)應(yīng)共同致力于開(kāi)發(fā)先進(jìn)的文檔管理軟件，并在一體化發(fā) 展要求的基礎(chǔ)上進(jìn)行開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)文檔管理與檔案管理的系列軟件， 以提升兩種管理工作的交互性，同時(shí)注意提升軟件的安全性能，此 外，還可以開(kāi)發(fā)一些個(gè)性服務(wù)，如文檔定時(shí)抽取、文件抽取轉(zhuǎn)移等。

（三）實(shí)施一體化管理體制

傳統(tǒng)的文檔管理不是文件與檔案分化管理，就是文件與檔案的混亂化交互管理，管理界限與層次極度模糊。為了盡快實(shí)現(xiàn)文檔一 體化管理，有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)盡快制定文檔一體化管理體制，重新規(guī)定 各部門(mén)關(guān)于文檔一體化管理的部門(mén)職責(zé)、崗位職責(zé)。實(shí)施一體化管 理體制同時(shí)需要設(shè)立專(zhuān)業(yè)的管理部門(mén)，承擔(dān)文件管理部門(mén)和檔案管 理部門(mén)媒介角色，并對(duì)文檔管理負(fù)責(zé)。

（四）加強(qiáng)文書(shū)及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

文書(shū)及檔案 工作標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)文書(shū)及檔案工作中反復(fù)使用的概念、 遵循往復(fù)的處理程序及其他規(guī)律性的管理活動(dòng)，通過(guò) 制定、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，以獲得文書(shū)及檔案工作的最佳效能的 活動(dòng)過(guò)程。它是提高文檔一體化管理工作質(zhì)量和效率 的有效措施。一方面要對(duì)原有出臺(tái)的文件管理和檔案 管理等業(yè)務(wù)文件進(jìn)行修改完善，尤其是對(duì)兩者之間不 協(xié)調(diào)，甚至相沖突、矛盾的內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)修改；另一方 面要加強(qiáng)電子檔案管理方面的制度建設(shè)，使文書(shū)和檔 案工作領(lǐng)域中內(nèi)容需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復(fù)性事務(wù)和概念 達(dá)到統(tǒng)一，從而獲得良好的工作秩序，提高工作效率。

（五）加強(qiáng)管理軟件的研發(fā)

檔案管理系統(tǒng)與 OA 系統(tǒng)相統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的前提。一是應(yīng)以文件的內(nèi) 容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息管理為重點(diǎn)，整合兩大系 統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)與 OA 系統(tǒng)的無(wú)縫 銜接、相互兼容；二是盡快制定出文檔一體化管理軟件 的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，并統(tǒng)一推廣使用，避免出現(xiàn)五花八門(mén)的地 方性標(biāo)準(zhǔn)，為日后進(jìn)館做好準(zhǔn)備；三是要從系統(tǒng)軟件、 技術(shù)手段等方面確保網(wǎng)絡(luò)安全，一方面選用性能可靠 的殺毒軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，另一方面對(duì)上網(wǎng)信息 進(jìn)行加密，建立內(nèi)網(wǎng)防火墻，限制外網(wǎng)的非法訪問(wèn)。

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