李明媚　向江

[摘 要]工程教育專業(yè)認證是高等教育改革與發(fā)展的必然要求。高校教學(xué)秘書工作是教學(xué)體系中不可缺少的一環(huán)。教學(xué)秘書要以學(xué)生為中心，在專業(yè)性、信息化程度、檔案意識、創(chuàng)新意識等方面予以持續(xù)性加強。

[關(guān)鍵詞]工程教育認證；教學(xué)秘書；教學(xué)管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.06.199

教學(xué)秘書從事的工作是教學(xué)管理與教學(xué)服務(wù)，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中具有參謀助手、協(xié)調(diào)溝通、上傳下達、檢查監(jiān)督等重要作用。無論是從學(xué)校整體管理工作的需要還是從工程教育專業(yè)認證考慮，就如何以認證為契機加強教學(xué)秘書工作，應(yīng)引起重視。本人從本職工作出發(fā)，結(jié)合工程教育專業(yè)認證工作，就如何提升教學(xué)秘書工作效能與信息化工作技巧作簡要闡述。

1 教學(xué)秘書的日常工作內(nèi)容

2 專業(yè)認證對于教學(xué)秘書工作的效能要求

專業(yè)認證對于教學(xué)管理、試卷畢業(yè)設(shè)計的教學(xué)過程歸檔材料等要求為教學(xué)秘書的工作帶來了有益啟示，對教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)提出了無形要求。

2.1 教學(xué)秘書工作在工程教育認證中的作用

從國內(nèi)參與認證的專業(yè)的教學(xué)秘書工作實際來看，教學(xué)秘書在工程教育認證工作中發(fā)揮作用有限，原因主要有以下幾點：一是工程教育認證強調(diào)對專業(yè)教學(xué)和管理水平的細致考查，部分教學(xué)秘書因不是所在學(xué)院的專業(yè)背景出身，受自身學(xué)習(xí)背景所限，對專業(yè)要求與認證指標分解的理解不能完全到位。二是繁重的教務(wù)工作致使教學(xué)秘書在時間上很難集中精力提煉歸納教學(xué)運行與教學(xué)管理的規(guī)律并加以提升。三是從專業(yè)認證的專家進場來看。專家現(xiàn)場各項材料的考查、翻閱與現(xiàn)場提問，重點體現(xiàn)在專業(yè)相關(guān)的環(huán)節(jié)，如畢業(yè)設(shè)計過程、指標分解、畢業(yè)要求、培養(yǎng)方案、課程設(shè)置等方面是面上的重點關(guān)注點。認證考查中對于教學(xué)秘書的作用關(guān)注偏少，而實際認證準備環(huán)節(jié)中，認證自評報告大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)搜集、現(xiàn)場材料整理以及日常教學(xué)管理的執(zhí)行落實與規(guī)范歸檔，融入了教學(xué)秘書的大量心血，這些不容易得到重視。

2.2 教學(xué)秘書提升工作效能要點

一是提供培訓(xùn)與外出交流機會。教學(xué)秘書工作十分瑣碎繁雜，一般以每天面對電腦與接聽電話、各類教學(xué)通知上傳下達為主，外出培訓(xùn)技能的機會少。從而導(dǎo)致秘書工作人員視野與理論高度受限。隨著專業(yè)認證的需求，適當創(chuàng)造一定的條件，為教學(xué)秘書提供外出學(xué)習(xí)機會，與教學(xué)老師一起出去交流學(xué)習(xí)，在實際工作中可以借鑒運用好的做法，不斷提高管理能力與業(yè)務(wù)知識水平。同時教學(xué)秘書適當參加與專業(yè)相關(guān)的交流會、研討會。這樣在專業(yè)認證的準備工作中，教學(xué)秘書對于認證內(nèi)涵的要求與指標點要求更容易理解到位。

二是注意溝通，爭取學(xué)校其他部門的積極配合和大力支持。工程教育專業(yè)認證工作不是一個院系能完成，需要學(xué)校各職能部門的共同配合。教學(xué)秘書日常工作細致煩瑣，需要經(jīng)常和教務(wù)處、各系教學(xué)秘書、系領(lǐng)導(dǎo)、系教師和學(xué)生打交道，這就要求工作上密切配合、相互支持。要求教學(xué)秘書與其他職能部門、服務(wù)對象有較強的溝通能力，多協(xié)同合作，才能保證工作順利開展。比如排設(shè)教學(xué)任務(wù)，既要按照崗位責(zé)任制排設(shè)，也有面臨老師出國、休假等特殊情況，需要聽取相關(guān)系主任、征求老師意愿的溝通協(xié)調(diào)過程，如果處理不好就會引起互相埋怨的被動局面。因此教學(xué)秘書要與各方積極加強聯(lián)系和溝通，以保證各項教學(xué)管理工作及時、保質(zhì)、保量地完成。

三是教學(xué)秘書應(yīng)踐行“以學(xué)生為中心”的理念。工程教育專業(yè)認證需遵循的基本理念是“成果導(dǎo)向、以學(xué)生為中心和持續(xù)改進”。以學(xué)生為中心要求在教學(xué)上以學(xué)生為主體和核心。教學(xué)秘書應(yīng)踐行基本理念，工作時刻以學(xué)生為本。教學(xué)秘書的工作需隨著教學(xué)理念的轉(zhuǎn)變做出調(diào)整。以學(xué)生為中心，要求教學(xué)秘書在辦公室日常坐班中的溝通也好，在QQ群與學(xué)生的交流也好，各類涉及學(xué)生切身利益的選課、轉(zhuǎn)專業(yè)、保研、辦理學(xué)籍手續(xù)等方面，能耐心細致面對各類學(xué)生需求，具備良好的服務(wù)窗口形象。

四是教學(xué)秘書應(yīng)增強檔案意識。教學(xué)原始資料最能真實地反映教學(xué)運行狀況，也是認證檢查中的一項重點內(nèi)容，學(xué)生各年級的實訓(xùn)報告、考試試卷、畢業(yè)設(shè)計等教學(xué)過程材料要歸檔完整，這也是目前專業(yè)認證形勢下，對于教學(xué)秘書的工作考核尺度衡量標準之一。教學(xué)秘書應(yīng)細心收集資料和整理保存好檔案。

五是教學(xué)秘書高度信息化的工作技能。教學(xué)秘書日常繁雜的事務(wù)性工作多，如編排課程表、落實下達教學(xué)任務(wù)、考評教師教學(xué)效果、組織安排考試、學(xué)生成績管理等，這些工作的完成都可以借助Excel數(shù)據(jù)庫強大的表格處理及數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計功能來完成。掌握一些Excel的使用技巧，既能減輕教學(xué)秘書的工作量，又能極大地提高工作效率及準確性，達到事半功倍效果。

因此，為了提高教學(xué)管理工作的效率和質(zhì)量，教學(xué)秘書在掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識的同時，還要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)的計算機操作知識，促進教學(xué)信息化管理。以下舉例簡要介紹幾種常用的教學(xué)秘書工作必備的信息化技能。

2.2.1 建立教學(xué)管理相關(guān)系統(tǒng)，平臺助力信息化

數(shù)據(jù)庫技術(shù)在信息系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用，可以批量快速實現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)信息匯總。如學(xué)院可建立專用的針對院內(nèi)師生使用的教學(xué)數(shù)據(jù)庫平臺，該網(wǎng)絡(luò)平臺可以根據(jù)不同教學(xué)需求內(nèi)容開設(shè)多途徑通道進入，實現(xiàn)教學(xué)數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總。在教學(xué)秘書實際工作內(nèi)容模塊中，如院內(nèi)實訓(xùn)學(xué)生選擇授課分組、畢業(yè)設(shè)計選題、課程助教互選、導(dǎo)師師生互選、助教考核打分、課程實驗教室預(yù)約、課程評估報告、教學(xué)大綱上傳、期末考試安排、監(jiān)考安排分工、各課期末試卷分析等都可以通過平臺來實現(xiàn)操作。

軟件平臺的好處在于強大的后臺處理。舉例：課程助教選擇、確定導(dǎo)師、畢業(yè)設(shè)計選題等涉及互選性的項目，能通過系統(tǒng)成功實現(xiàn)提前預(yù)設(shè)條目的各類諸如人數(shù)、專業(yè)、輪次等既定規(guī)則限制等要求，相比之傳統(tǒng)的由秘書手動搜集模式，成倍提高工作效率。這一平臺運用尤其在師生人數(shù)眾多的理工科院系，因人數(shù)眾多，涉及教學(xué)類同一表頭的同類Excel同類數(shù)據(jù)相對龐大，由教學(xué)秘書打開N多個單個的Excel表格進行多次的復(fù)制粘貼操作的工作量較大，而通過系統(tǒng)實現(xiàn)后臺自動合并導(dǎo)出同類Excel匯總數(shù)據(jù)非常便捷快速。

以建立院系教室預(yù)約系統(tǒng)為例，節(jié)約紙質(zhì)登記預(yù)約教室占用的溝通核對人力成本時間。系統(tǒng)設(shè)定好周次，設(shè)定預(yù)約排除沖突，給定用戶名自行預(yù)約登記。如下圖示例。

教室預(yù)約系統(tǒng)（采用月視圖、周視圖、日視圖三種清晰可視模式）

2.2.2 保存日常的ExceL基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，輕松管理數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)庫技術(shù)在信息系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用，在Exce1中，可以用數(shù)據(jù)清單代替數(shù)據(jù)庫來管理數(shù)據(jù)。它雖不是專用的數(shù)據(jù)庫軟件，但同樣能夠編輯記錄，進行數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總，在教學(xué)管理中使用非常廣泛。筆者經(jīng)常需要上報各種統(tǒng)一格式的表格，如教學(xué)任務(wù)審批表、課時統(tǒng)計表 、考試安排表、學(xué)生成績表等，這些表格的樣本有時會以Word形式下發(fā)，有時是經(jīng)過處理（如合并單元格）的Excel表格，只要費些力氣把它們轉(zhuǎn)換為Excel數(shù)據(jù)清單，作為一個原始的工作表保存起來，后期可根據(jù)工作需要對此原始數(shù)據(jù)表進行處理后進行快速應(yīng)用，能夠大大提高工作效率。

應(yīng)用中要特別注意：一是在數(shù)據(jù)清單的第一行里創(chuàng)建列標題，列標題使用的各種格式應(yīng)與其他數(shù)據(jù)有所區(qū)別，列標題名唯一且同列數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型和格式應(yīng)完全相同。二是不要有空行和空列，不要合并單元格，每個單元格的內(nèi)容前后不要輸入空格，這些多余的空格、空行或空列將妨礙Excel對數(shù)據(jù)清單的檢測和操作。例如：每學(xué)期期末教學(xué)任務(wù)分配好課程后，需要形成教學(xué)任務(wù)表，新的學(xué)期，所有的工作都可以以這個表為基礎(chǔ)，利用電子表格的復(fù)制粘貼、排序、篩選等功能，形成教學(xué)任務(wù)書、編排課表、做課時統(tǒng)計、期末督促教師出題、編排考試安排等，對整個學(xué)期的工作都有很大的幫助。

2.2.3 Word的郵件合并功能運用

每個學(xué)期的補考、期末考試都有大規(guī)模的監(jiān)考安排工作?？紙鰯?shù)多，監(jiān)考老師也相應(yīng)非常多。為了使監(jiān)考工作按步有序地進行，監(jiān)考通知單發(fā)揮著重要作用。當教學(xué)秘書面對需要制作幾百份的監(jiān)考通知單的時候，壓力可見一斑。每一份監(jiān)考通知單都需要監(jiān)考老師姓名、監(jiān)考時間、地點等信息。然而教室是不同的。采用傳統(tǒng)辦法復(fù)制粘貼工作量巨大。在這種情況下，可以采用Word的郵件合并功能。首先制作一個監(jiān)考單的空模板，將監(jiān)考安排Excel表制作好作為數(shù)據(jù)源。然后在工具欄里使用郵件合并功能即可輕松制作大批量的監(jiān)考通知單。同樣的方法也適用于開學(xué)第一周教學(xué)檢查通知與授課課程通知。

2.2.4 信息通知的現(xiàn)代化手段

在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)與組織能力是確保教學(xué)工作正常運轉(zhuǎn)的前提。教學(xué)秘書聯(lián)系最緊密的上級部門是教務(wù)處，教學(xué)秘書要將上級教務(wù)處的各項事務(wù)及時地下達給系各教研室、各位教師及輔導(dǎo)員。如教學(xué)檢查的通知，教學(xué)任務(wù)落實，調(diào)停課的通知，英語四六級考試通知，學(xué)生選課通知，補考、期中、期末考試安排等，這些都必須及時地通知到教師和學(xué)生。如果通過打電話的方式通知，教學(xué)秘書將耗費大量的時間，非常不省時省力。而且口頭電話通知過后也不利于有效的通知雙向反饋的底單留存?；谶@種情況，通知和發(fā)布信息可以通過QQ群的方式。將院系的教職工加入分組事項的QQ群，重要信息可以發(fā)群公告。需要老師們討論決定的事項可以利用群投票功能。同時，QQ群的討論組功能也非常好?？梢詫Ⅻh員老師建立討論組?？梢詫⒏鱾€教研室分別建立討論組等。這些功能都非常實用，也大大提高了信息化辦公的效率，各種信息的共享非常及時準確，也節(jié)省了教學(xué)秘書的大量時間用于做其他更重要的事情。另外，通信軟件的出現(xiàn)也對改進教學(xué)秘書的工作方式起了非常重要的作用。采用電腦群發(fā)短信的方式通知老師，可以輔助使用一定的短信平臺軟件，其優(yōu)點是老師們能夠立即收到信息，并且能夠很方便地查看短信，避免記錯通知內(nèi)容。所以，教學(xué)秘書要不斷地了解新事物，更新自己的工作方式，這樣會使得工作效率大幅度提高。

2.2.5 用函數(shù)功能實現(xiàn)快速準確的計算和統(tǒng)計

在教學(xué)秘書的日常教學(xué)及其他管理工作中經(jīng)常要涉及計算和統(tǒng)計，特別是在成績管理中，我們可利用強大的Excel函數(shù)功能，極大地提高計算的速度和準確性，節(jié)省大量的時間。我們可用SUM函數(shù)求出一個學(xué)生的總分，再利用自動填充功能，拖動鼠標，無論有多少學(xué)生，他們的總分在幾秒中之內(nèi)就全部算出來了，既準確又快捷，這是人工計算無論如何不能比擬的。類似的方法還可以用AVERAGE 函數(shù)求學(xué)生的平均分，用RANK 函數(shù)給學(xué)生排名次，利用更為復(fù)雜的IF（）函數(shù)的嵌套完成按學(xué)生成績劃分成“優(yōu)、良、中、及格、不及格”的等級。我們還可以用COUNTIF（）函數(shù)統(tǒng)計男女生人數(shù)，用COUNTA（）統(tǒng)計參加考試的學(xué)生人數(shù)等。在教師測評 、教師評學(xué)工作中，我們也可以利用Excel函數(shù)快速準確地統(tǒng)計與計算測評分數(shù)，給我們工作帶來極大方便。

以上是筆者在實際工作中總結(jié)學(xué)習(xí)的一些經(jīng)驗和技巧，對提高教學(xué)秘書工作的效率確有幫助，Excel更高級應(yīng)用還有很多，還有待于我們做更深的學(xué)習(xí)。

著力提高教學(xué)管理信息化水平，不斷更新現(xiàn)代管理知識和管理理念，以教學(xué)管理工作促進教學(xué)管理研究，以教學(xué)管理研究帶動教學(xué)管理工作，是全面迎接專業(yè)認證的必然要求。