蘇荃

【摘 要】機關事業(yè)單位的檔案管理，是人社部門一項重要工作。對于檔案的管理，必須增強相關單位職工信息的盡早刷新，也是單位給每名員工完成考核與評定的關鍵參照。在我國的有些機關事業(yè)單位的職工檔案管理過程，依然有著或多或少的問題。本文將對于這些出現的問題完成深入探討，且?guī)砟苡行幚頇C關事業(yè)單位職工檔案管理存在問題的改進對策。

【關鍵詞】機關事業(yè)單位；檔案工作；存在的問題；改進對策

一、引言

機關事業(yè)單位檔案是其行為的真實統(tǒng)計，是檔案工作的關鍵構成部分，單位檔案能夠如實表現其工作的過往情況。假如缺少檔案，所有的工作就無法在交接中得到發(fā)展，在發(fā)展中獲得創(chuàng)新。尤其是機關檔案，其不但是我們國家檔案的關鍵根源，同時在機關進展過程中也發(fā)揮了不可或缺的參照與借鑒意義。關注檔案工作，關于調控機關管理，提升機關工作效益，都有著關鍵的作用。

二、機關事業(yè)單位檔案工作中存在的問題

1.虛假檔案的情況依舊存在

因為有關的單位職工檔案管理體制不全面，職工檔案規(guī)范也無法一致，因此有的機關事業(yè)單位職工檔案出現了某些虛假狀況。重點表現在職工年齡的造假、姓名偽造等。有些職工為獲取個人私利，也會行賄管理工作者，讓其涂改職工檔案的情況隨時容易出現。如果有些部門不進行充分的關注，則職工的檔案就會丟失其該有的信息參照意義。機關事業(yè)單位的職工檔案通常都是登記在紙面材料中，以上登記的檔案實質太過生硬，格式化的情況也是基本上沒有改變。職工檔案統(tǒng)計的實質都是比較基礎的姓名、年齡等等，無法表現出職工的個體全面資料。以上所登記的有關個體素質的資料真實程度也非常讓人產生懷疑。

2.檔案管理落伍，缺乏信息式管理

社會在發(fā)展，檔案管理任務也必須跟現代式管理相對應。這些年，伴隨計算機科技的不停改進發(fā)展，辦公機械化科技的廣泛應用，文檔一體式的發(fā)展，檔案數字型逐漸凸顯出其便捷、迅速的卓越性。然而在有的機關事業(yè)單位中，檔案管理無法完全借助現代式科技來較好地提升檔案管理科技水平，也就導致了機關檔案的整體辦公效益較低，無法適應社會改革的需求。而檔案館資料的重點根源，機關檔案科，盡管匯聚了較多的電子文件信息。然而，電子資料的歸檔與別的各種檔案的數字式任務卻無法較好地進行，通過辦公室機械化管控檔案過程顯得不夠，需要得到進一步的提升。所以，妨礙了各機關事業(yè)機構檔案的研發(fā)使用，讓檔案無法快速、精準地給機關各類工作所利用。伴隨社會與經濟的進步，很多的部門檔案保存情況得到了顯著改進，但是有的機關的檔案保存情況不容樂觀，無法實現當前檔案管控“十防”的需要，跟整齊、標準統(tǒng)一的需要還存在適當的差距。有些單位的整體檔案科實現了省級規(guī)范后檔又成為了雜物間，設備科技落伍，檔案信息如同垃圾般擺放于某個角落中，肯定會形成檔案信息的巨大損毀與丟失。

3.檔案管理工作者的業(yè)務有待于提升

檔案管理工作不但是一個政策性較強的任務，同時是一個專業(yè)類技術類較強的任務，檔案工作者不但需具備不錯的思想政治素質，同時還需擁有很強的專業(yè)素養(yǎng)。行調查得知有些單位壓根未落實專職檔案工作者，檔案業(yè)務過程移交給機關辦公室，工作任務不清楚，檔案管理大致處在形式或半形式狀態(tài)；有些單位檔案工作者由于一崗兼多項忙于處理平常業(yè)務，缺乏時間與狀態(tài)完成檔案管理任務，有些單位檔案工作者由于工作變化較多與業(yè)務素養(yǎng)缺乏，檔案一般缺少管理，應付檢查馬虎對待；有的則臨時找人上門清理，檔案入柜后就不再查看使用。另外，檔案工作者由于業(yè)務不熟練，引發(fā)歸檔文件的清理、類別與保管時限區(qū)分等難度中非常含糊，檔案不在規(guī)定時間內立卷回檔與沒有盡早轉移到整合檔案房等狀況也經常出現。

4.檔案工作與單位改革沒有同步進行

伴隨市場經濟制度的深入發(fā)展改善，單位的各類制度、體制、機構都產生了適當的改變。在所有改革的進行中，因為不足的檔案管制思想，單位僅對最直接的經濟利益形成重視，給生產運營直接掛鉤的部門或組織的任務完成特別處理，通常會引發(fā)文件搜集、化檔與使用過程的缺漏，依照計劃中的員工變動，會導致某些技術信息與文件信息丟失的情況出現，在單位變革中，以至于有的檔案過程發(fā)生擠脫的情況。檔案管理缺少標準。因為關于檔案關注思想的弱化，出現了檔案實質殘缺，信息材料不完善的不利情況，以至于職員和檔案無法“按號入座”，很大程度阻礙了單位機構管理任務的發(fā)展。在現有的檔案中，多數僅僅是用過去固定形式的姓名、性別、年齡、民族、工作時間、入黨（團）時間、文化水平、工作閱歷等簡要素材，而關于表現個人業(yè)務、變化的材料搜集歸檔不完善，引發(fā)檔案實質的殘缺，無法正確地表現個人的全部情況。

三、針對機關事業(yè)單位檔案工作存在問題的改進對策

1.提升認知，增強領導，改善機關檔案工作制度

機關需特別關注、重視、支持檔案任務，深層次提升檔案工作關鍵性認知，構建部門重點擔當同志檔案工作制度，把檔案工作列進部門的一項審核實質，擬制檔案長期計劃，配定專（兼）職檔案工作者，需維持較為平穩(wěn)，在全機關構成一級落實一級的檔案管制系統(tǒng)。檔案任務是一個包含各流程的工作，構建完善檔案管理工作體制，是機關檔案工作協(xié)調、標準、有效、良好的關鍵保障。要依據法律法規(guī)與檔案管理方式，綜合機關實際情況，擬制有著全方位、目的性與可實施性的檔案管治體制，實現有章可行，標準式管理。

2.完全應用現代科技，盡可能實現檔案辦公信息式管制

各類機關部門能夠及時把本部門組成的具備存檔意義的電子資料利用互聯(lián)網轉發(fā)至檔案機構，檔案工作者能利用相關的電腦流程完成審核、合計。然后，檔案單位能夠利用網站，把能夠公開的電子檔案資料及時發(fā)出，用戶就可以及時的獲得檔案資料，最大化地實現檔案的功能。全方位落實檔案任務的信息化，先是增強關于機關檔案信息型構建組織規(guī)劃和監(jiān)控，增加關于檔案信息式任務的資本引入強度，慢慢的推動檔案信息式構建，和電子辦公、辦公機械化構建共同進步。

3.提升檔案工作人員素養(yǎng)，改善人員調配

機關事業(yè)單位在招聘檔案工作員時，需提升標準，在保證其業(yè)務基本功穩(wěn)定的根基中，還需具有不錯的服務思想與管制水平。有關檔案人員，需擁有下面的素養(yǎng)標準：首先，可以單獨進行檔案管控搜集任務，保證入檔的全面與一致。然后，需滿足新事物與新方向，且革新檔案工作，去除過去思想與管控方式的架構，使用新思維、新方式處理問題。但是機關單位需增強關于檔案人員的訓練與再教育，綜合新時代檔案工作本質與發(fā)展，利用訓練，讓有關工作者能夠快速掌握檔案工作，且懂得工作綱領與經過，推動其專業(yè)理論與相關信息科技理論等的全方位進步，改善工作效益。

4.檔案工作和單位改革完成同步進行

檔案管理任務需跟進時代的腳步，和單位的改革進行同步。就必須革新管理思想和方式。拋開“管理就是保存”的過去落伍思想，構建檔案就是隱藏生產力的檔案思想觀；打破“等著上門”的錯誤工作態(tài)度，形成檔案管控的動態(tài)思想；確定市場經濟氛圍中的競爭思想，構建檔案管控的效益觀。要更新檔案管控方式與方法，全面應用現代信息科技，改變過去的紙式檔案管控方式，增強電子檔案的一致管控，把有意義的電子檔案入檔，構建各種多媒體信息庫與全部資料庫，且利用設定有效正確的管控權限，把多媒體資料庫與全部資料庫化層對外使用，來提升檔案管控任務的現代水準。關于機關事業(yè)單位職工檔案管控電子式層面，就是參照過去紙式檔案管控所導致的多個問題，找到其中的缺陷，完成職工檔案的電子式管控。電子式管控需要創(chuàng)建一個單位自身的信用體系，便于職工檔案資料的應用，真正層面中完成給職工檔案信息的改善與處置。

四、結語

伴隨經濟的進步，時代的發(fā)展，機關事業(yè)單位職工檔案管制的標準也在不斷提升。但是，目前我國機關事業(yè)單位職工的檔案管控任務依舊出現了很多的問題，比如檔案管理落伍，缺乏信息式管理等。這類問題都引發(fā)了職工檔案資料無法起到其該有的作用，在當前信息時代，需要增強領導，改善機關檔案工作制度等。才能實現檔案的功能，加強機關事業(yè)單位人力資源分配水平。

參考文獻：

[1] 李琳. 淺談機關事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策[J]. 辦公室業(yè)務. 2016（13）.

[2] 王敏. 檔案管理工作的有效性策略分析[J]. 金田. 2014（04）.

[3] 董曉林. 機關事業(yè)單位工人檔案管理問題及對策分析[J]. 辦公室業(yè)務. 2014（05）.

[4] 李雪松. 關于檔案管理有效性的研究[J]. 科技創(chuàng)新與應用. 2013（33）.

[5] 蘇紅. 機關單位檔案工作開展中的老困難與新對策[J]. 理論觀察. 2014（06）.

[6] 程巧玲. 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 科技創(chuàng)新導報. 2011（20）.