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        淺談醫(yī)院人事檔案管理

        2017-02-09 16:44:55肖興賓
        魅力中國 2016年27期
        關(guān)鍵詞:發(fā)展方向現(xiàn)狀醫(yī)院

        肖興賓

        【摘要】人事檔案及其管理工作在醫(yī)院的管理工作中起著舉足輕重的作用,它為醫(yī)院的各個(gè)崗位提供人才信息支持,是醫(yī)院最重要的人才庫。眾所周知,企業(yè)的核心競爭就是人才的競爭,而一個(gè)完備的人事檔案系統(tǒng)將在浩如煙海的人才市場中為醫(yī)院篩選出所需要的人才,使醫(yī)院能在殘酷競爭中占據(jù)資源優(yōu)勢。當(dāng)前,全球社會(huì)經(jīng)濟(jì)都在逐步實(shí)現(xiàn)信息化,醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,建立完備的人事檔案信息化平臺(tái),為醫(yī)院的發(fā)展提供人才支持。

        【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理;現(xiàn)狀;發(fā)展方向

        1.人事檔案管理現(xiàn)狀

        1.1 檔案管理方式手段落后

        人事檔案數(shù)量大,機(jī)密性高,對(duì)醫(yī)院極為重要,這就要求醫(yī)院應(yīng)該做到專人、專業(yè)管理。而現(xiàn)在很多醫(yī)院的人事檔案都是由人事部門人員兼職管理,甚至處于無人管理的狀況?,F(xiàn)在很多醫(yī)院都沒有專業(yè)的檔案管理設(shè)備,如:檔案室、計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)等,絕大部分醫(yī)院都處于手工收集、裝訂、整理、存放狀態(tài)。

        1.2 檔案立卷陳舊

        由于人事檔案流動(dòng)性差,很多醫(yī)院把檔案放在檔案室里,多年不見天日,等到用時(shí)再翻找,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。更多的是檔案立卷問題,一是信息不真實(shí),年齡、學(xué)歷等存在弄虛作假的情況;二是信息不對(duì)稱問題,前后信息不一致,錯(cuò)填亂填問題;三是檔案材料不準(zhǔn)確問題,該有的材料沒有,不該有的確一大堆;四是材料缺失問題,很多檔案沒有完備的材料,信息不全等。

        1.3 領(lǐng)導(dǎo)層重視不夠

        人事檔案的作用不會(huì)擺在明處,短時(shí)間內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生很大經(jīng)濟(jì)效益,因此存在領(lǐng)導(dǎo)層重視不夠的問題,認(rèn)為檔案的存在只是程序化的東西,并沒有實(shí)質(zhì)性的作用,人員、資金的投入的跟不上,造成人事檔案管理存在各種問題。

        2.人事檔案管理如何為醫(yī)院服務(wù)

        2.1 為醫(yī)院及時(shí)提供人才

        人事檔案作為一個(gè)人最基本的信息平臺(tái),是醫(yī)院了解員工最簡單的平臺(tái),而一個(gè)好的人事檔案管理系統(tǒng),是醫(yī)院強(qiáng)大的人才資源庫,它能隨著醫(yī)院的各方面發(fā)展,為醫(yī)院選擇提供真正適合醫(yī)院的人才,做到人盡其才,更好的為醫(yī)院服務(wù)。

        2.2 為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)不適合現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的人才

        時(shí)間不會(huì)停滯不前,人才也不會(huì)永遠(yuǎn)適合。隨著醫(yī)院的發(fā)展,有些崗位的人員就不再適合醫(yī)院發(fā)展的需求,而通過人事檔案管理系統(tǒng)就可以為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)不適合醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展的人員,這樣就可以及時(shí)更換更適合的人才,有利于醫(yī)院的發(fā)展。

        3.人事檔案管理的發(fā)展方向

        3.1 建立信息化人事檔案管理平臺(tái)

        實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平,可以更好地為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。而信息化平臺(tái)的建設(shè),相比傳統(tǒng)的檔案管理模式,有很多優(yōu)勢:

        3.1.1 方便查找。 傳統(tǒng)的檔案管理模式,往往采用立卷等方式,由于人事檔案數(shù)目龐大,質(zhì)量沉重,一旦短時(shí)間被需要某個(gè)檔案,就會(huì)出現(xiàn)不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)找出所要的檔案,造成醫(yī)院損失。而建立完善的人事檔案管理信息化平臺(tái),就可以徹底解決這個(gè)問題,由于計(jì)算機(jī)處理能力強(qiáng)大、計(jì)算速度快、計(jì)算精度高,可以很快找到所需要的檔案。這樣又可以使得檔案管理人員的工作量大大減小,提高其工作效率。

        3.1.2 存儲(chǔ)量大,方便保存。傳統(tǒng)的檔案,都是采用立卷的模式,紙張占地大,又不方便保存,利用率低。而采用計(jì)算機(jī)信息化存儲(chǔ)的方式,就可以解決這個(gè)問題,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量極大,還有存儲(chǔ)卡、硬盤等各種外接設(shè)備,從而避免了傳統(tǒng)紙張難以保存等問題。

        3.1.3 綠色環(huán)保。采用信息化人事檔案管理,避免紙張的使用,綠色環(huán)保,符合國家的基本國策。

        3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化與網(wǎng)絡(luò)化

        3.2.1 多元化。傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一簡單,無非是表格、文件等內(nèi)容。而這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的發(fā)展。現(xiàn)代化的人事檔案,在傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)上,還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息的多元化,例如:圖形圖像、音視頻資料等,這樣才能更好地立體化的了解員工,為醫(yī)院更好地服務(wù)。

        3.2.2 網(wǎng)絡(luò)化。選用合適的軟件系統(tǒng)和系統(tǒng)維護(hù)就成為關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案??梢詫?shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式,逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)資源共享。

        3.2.3 動(dòng)態(tài)化。要在立足信息資料真實(shí)的基礎(chǔ)上,編輯建立多元化的形象檔案信息,實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)發(fā)展。檔案的建立要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新,隨著個(gè)人信息的不斷更新完善,系統(tǒng)維護(hù)人員就應(yīng)該隨時(shí)變更檔案信息,并且確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí),方便醫(yī)院和社會(huì)的查看、監(jiān)督。

        4.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化需要進(jìn)行的工作

        4.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理意識(shí)

        沒有投入就不會(huì)有回報(bào),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視,千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

        4.2 選用一套完善的信息化處理平臺(tái)

        市場上的信息處理平臺(tái)軟件很多,但是不一定都適合醫(yī)院的管理系統(tǒng),應(yīng)該向?qū)I(yè)人員咨詢,選取一套真正適合醫(yī)院人事檔案信息化管理的軟件平臺(tái),提高工作效率,減少工作失誤,使其更好的為醫(yī)院服務(wù)。

        4.3 建立醫(yī)院自己的信息檔案維護(hù)團(tuán)隊(duì)

        只有軟件平臺(tái),沒有一個(gè)好的操作團(tuán)隊(duì),也不可能使得系良好運(yùn)轉(zhuǎn),因此,醫(yī)院應(yīng)該建立自己的信息檔案維護(hù)團(tuán)隊(duì)。人事檔案屬于機(jī)密信息,這個(gè)團(tuán)隊(duì)必須由醫(yī)院管理層親自帶隊(duì)建立,人員要專業(yè),在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下,做好信息平臺(tái)的維護(hù)工作。

        4.4 建立一支專業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

        要全面實(shí)現(xiàn)信息管理,就必須有一個(gè)高素質(zhì)的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)來支撐這個(gè)平臺(tái)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),因此,醫(yī)院必須建立一支專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,由專業(yè)管理人員帶隊(duì),有著超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,不斷學(xué)習(xí)新型的管理知識(shí),掌握現(xiàn)代化管理技術(shù),在一定程度上,該團(tuán)隊(duì)成員也得掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù),熟悉信息化管理平臺(tái)的運(yùn)行方式,以方便及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題。

        5.結(jié)語

        在新的市場形勢及現(xiàn)有的人事制度下,人事檔案的內(nèi)容發(fā)生了巨大變化,這就導(dǎo)致舊的人事檔案管理方法和形式將不可避免地被淘汰。在今后的人事檔案管理工作中,應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),健全適應(yīng)新時(shí)代的人事檔案管理制度,引進(jìn)先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng),培養(yǎng)專業(yè)的高科技檔案管理人員,使醫(yī)院朝著科學(xué)、規(guī)范化發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]呂曉霞;新形勢下醫(yī)院人事檔案管理的體會(huì)淺析[J]. 醫(yī)藥論壇雜志,2011(15)

        [2]張冰;醫(yī)院人事檔案管理工作探析[J]. 黑龍江檔案,2012,(1)

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