趙剛　王夢(mèng)

摘 要 檢察檔案基礎(chǔ)工作需要打造檔案科技高地、資源高地和人才高地，而做好檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用又是不可忽略的方面。檢察檔案要做好組織和人才建設(shè)，加大信息化軟硬件的投入，注重開發(fā)利用來(lái)實(shí)現(xiàn)檢察工作的科學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檢察檔案 資源建設(shè) 信息開發(fā)

作者簡(jiǎn)介：趙剛、王夢(mèng)，天津市濱海新區(qū)大港人民檢察院。

中圖分類號(hào)：D926.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.386

筆者以D基層院檔案工作為樣本，結(jié)合檢察檔案的特點(diǎn)就如何加強(qiáng)信息資源建設(shè)與開發(fā)利用略陳管見，僅與同仁交流。

一、D基層院檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用情況

D基層檢察院1979年建院，1980年建立檔案室，30年來(lái)檔案的種類從單一門類發(fā)展到七大門類（訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、技術(shù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案），在T市各基層檢察院中，室藏檔案數(shù)量屬于中等水平，包括文書檔案1730冊(cè)，3704件；訴訟檔案64154冊(cè)；設(shè)備39件；照片1118張、底片215張；聲像116盒；光盤60張；錦旗、證書、獎(jiǎng)杯永久135件、長(zhǎng)期191件、短期69件；會(huì)計(jì)檔案，15年的憑證1309冊(cè)、5年的帳簿57件、15年的帳簿115冊(cè)、25年的帳簿106冊(cè)、永久的帳簿46冊(cè)。2004年開始，D院提出了由“檔案管理”向“管理檔案”的轉(zhuǎn)變，注重檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用，提出要把死檔案變成活檔案。2005年開始對(duì)室藏檔案進(jìn)行全文全宗數(shù)字化加工，為此加大了檔案設(shè)備硬件的投入，先后購(gòu)買了檔案專用服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、便攜式刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、防磁柜、密集架、音像檔案柜等設(shè)備，對(duì)傳統(tǒng)檔案室進(jìn)行現(xiàn)代化改造，還增設(shè)了實(shí)物庫(kù)、音像資料庫(kù)、榮譽(yù)室和電子閱覽室等檔案庫(kù)房，具體檔案庫(kù)房管理上，D院嚴(yán)格做到防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防鼠等“八防”要求（電子檔案需防磁）。庫(kù)房?jī)?nèi)不得吸煙，嚴(yán)禁將易燃、易爆物品帶入庫(kù)房；庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，不得堆放食品和雜物；定期檢查并記錄庫(kù)房溫濕度，控制庫(kù)房溫濕度，溫度保持在14℃-24℃，濕度保持在45%-60%之間；庫(kù)房?jī)?nèi)實(shí)體檔案上架排列，存放整齊、有序，并定期對(duì)室藏檔案保管情況進(jìn)行檢查，以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。在軟件投入上實(shí)現(xiàn)了查詢系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)和庫(kù)存管理系統(tǒng)的有機(jī)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了文書和訴訟檔案管理的專業(yè)錄入，數(shù)字化覆蓋率達(dá)到100%，全部由專門軟件進(jìn)行電子化管理和檔案信息共享。D基層院檢察檔案工作在軟硬件建設(shè)的基礎(chǔ)上加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用效能，取得了明顯成效，檔案目標(biāo)管理達(dá)省部級(jí)AAA級(jí)認(rèn)證，連續(xù)六年被評(píng)定為優(yōu)秀級(jí)次，專職檔案員多次被評(píng)為檔案系統(tǒng)先進(jìn)個(gè)人。

二、D基層院檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

總結(jié)D基層檢察院檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用經(jīng)驗(yàn)：一是健全檢察檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)組織建設(shè)。院領(lǐng)導(dǎo)班子從“檢察檔案工作事關(guān)檢察事業(yè)發(fā)展”的高度，將檔案管理工作放在重要工作議程上，專門成立了由檢察院任組長(zhǎng)，分管檢察長(zhǎng)任副組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，辦公室主任為領(lǐng)導(dǎo)小組秘書長(zhǎng)，確定了1名辦公室檔案員專職從事檔案管理，并明確各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)內(nèi)勤為兼職檔案員。形成了領(lǐng)導(dǎo)小組抓整體組織協(xié)調(diào)、各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)具體落實(shí)、專職檔案管理員履行指導(dǎo)督促職責(zé)，兼職檔案員參與配合的工作格局和工作機(jī)制，為檔案信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的組織保障和工作機(jī)制保障。院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代的專兼職檔案員不應(yīng)再是傳統(tǒng)的檔案資料的收集員、整理員和保管員，而是能充分開發(fā)和利用檔案資源為檢察事業(yè)發(fā)展提供最有價(jià)值的信息開發(fā)人員。專兼職檔案員盡管不直接參與執(zhí)法辦案，但如果不熟悉辦案流程和相應(yīng)的法規(guī)，就不可能真正地開展檔案工作。為此D院特別加強(qiáng)了對(duì)專兼職檔案員基本業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，每年年初就進(jìn)行檔案規(guī)范化工作標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的重點(diǎn)是讓檔案人員熟悉自己的工作流程，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)做到熟知，達(dá)到“一熟，兩懂”（熟悉檔案人員職責(zé)、懂檢察業(yè)務(wù)、懂辦案程序）的標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)重視，人員素質(zhì)通過(guò)培訓(xùn)得以提高，樹立了信息理念、發(fā)展理念、開發(fā)理念等檔案先進(jìn)管理理念，在工作方式上實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)收管到主動(dòng)服務(wù)的重大轉(zhuǎn)變，主動(dòng)提供檔案為檢察工作的發(fā)展服務(wù)。

二是完善檔案管理和開發(fā)利用的規(guī)章制度，提升檔案工作規(guī)范化水平。D院借鑒ISO管理標(biāo)準(zhǔn)于2007年啟動(dòng)了規(guī)范化管理活動(dòng)，2008年被高檢院列為全國(guó)檢察機(jī)關(guān)第二批規(guī)范化管理試點(diǎn)單位，到2010年，經(jīng)過(guò)近4年的運(yùn)行將綜合工作和業(yè)務(wù)工作統(tǒng)一納入到規(guī)范化管理體系中去。在檔案工作上，將各項(xiàng)檔案管理制度予以整合，制定了《檢察檔案工作規(guī)程》、《檢察檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檢察檔案工作考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》。規(guī)范化體系文件中對(duì)立卷、歸檔、著錄、借閱、銷毀、利用、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)都作了嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)違反規(guī)定造成檔案資料遺失等情況制定了相應(yīng)的懲戒措施。同時(shí)通過(guò)堅(jiān)持每季度聽取檔案工作情況匯報(bào)、每半年督促檢查一次檔案工作、每年申請(qǐng)轄區(qū)檔案局進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收等措施，形成科學(xué)動(dòng)態(tài)的長(zhǎng)效管理機(jī)制。

三是注重檢察檔案信息資源建設(shè)，提高數(shù)字化管理水平。D院2004年以前是把檢察檔案當(dāng)作收藏品，每年只是按規(guī)定收藏、整理、歸檔，之后就束之高閣，充其量是坐等查閱。隨著信息社會(huì)的飛速發(fā)展，這種單純的收集、存放式的檔案工作方式已經(jīng)不適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案數(shù)字化和集中開發(fā)利用的要求。2004年D院通過(guò)學(xué)習(xí)檔案工作有關(guān)規(guī)定認(rèn)識(shí)到信息化和數(shù)字化是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，檔案要最大限度地開發(fā)利用，檔案信息資源要為檢察工作發(fā)展提供有效服務(wù)，只有充分挖掘檔案的潛在信息資源價(jià)值才能創(chuàng)造其最大的使用價(jià)值。2004年開始D院加大檔案信息化建設(shè)力度，將1979年恢復(fù)建院以來(lái)檔案目錄全部計(jì)算機(jī)錄入，對(duì)其中的訴訟檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化全覆蓋和數(shù)字化管理。同時(shí)加大檢索數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：通過(guò)匯編資料，實(shí)現(xiàn)方便的整體檢索。D院檔案科先后匯編資料10余種，其中全院的制度匯編、人大報(bào)告匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編成為編史修志、文字綜合、干部管理等工作最方便的全面的參考資料；運(yùn)用檔案軟件，實(shí)現(xiàn)快捷的微機(jī)檢索。為解決傳統(tǒng)查卷一頁(yè)頁(yè)、一本本翻檔案目錄，特別是有效解決辦案人員變動(dòng)多、案件時(shí)間跨越大等查閱案卷浪費(fèi)人力、耗費(fèi)時(shí)間、效率低下的問題，在B院檔案室開展了機(jī)讀目錄檢索，查閱案卷只需敲入相關(guān)犯罪嫌疑人的名字就可以找出不同年度、不同部門形成的全部案卷?，F(xiàn)在從提出查閱案卷內(nèi)容到微機(jī)檢索，再到拿到案卷，每次最多不超過(guò)2分鐘，大大提高了工作效率。依托局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高效的聯(lián)機(jī)檢索。目前我們依托局域網(wǎng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案目錄聯(lián)機(jī)檢索，我院局域網(wǎng)內(nèi)的任何一臺(tái)微機(jī)只要被檔案室授權(quán)，就可以在網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行檔案目錄檢索，打一個(gè)電話就可以完成查檔工作。同時(shí)通過(guò)特別授權(quán)可以進(jìn)入全文檢索和查閱系統(tǒng)，詳細(xì)瀏覽相關(guān)訴訟檔案具體內(nèi)容。

四是實(shí)現(xiàn)檔案資源綜合利用，促進(jìn)檢察工作科學(xué)發(fā)展。在日常檔案管理工作中，檔案室緊緊圍繞為檢察工作大局服務(wù)這個(gè)中心，積極探索創(chuàng)新服務(wù)思路，注重開發(fā)利用檔案的歷史價(jià)值、資料價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的證據(jù)作用，推動(dòng)檢察檔案工作的持續(xù)深入發(fā)展。在管理好檔案和確保檔案安全的前提下，嚴(yán)格履行檔案借閱審批手續(xù)，積極為司法機(jī)關(guān)、案件當(dāng)事人、各級(jí)各類利用檔案信息廣開方便之門，為司法機(jī)關(guān)辦理案件，為律師參與訴訟，為人民群眾依法行使權(quán)利，發(fā)揮了積極的作用，充分體現(xiàn)檔案為檢察工作服務(wù)的重要作用： 2009年初，D院為進(jìn)行邊區(qū)未成年人保護(hù)的調(diào)研，查閱未成年人案卷120多宗，通過(guò)閱卷發(fā)現(xiàn)其中近過(guò)半數(shù)沒有對(duì)被告人進(jìn)行可以委托法定代理人旁聽審訊的通知書，針對(duì)這種違法《未成年人保護(hù)法》相關(guān)條件，漠視被告人訴訟權(quán)利的問題，D院及時(shí)出臺(tái)規(guī)定，要求保護(hù)被告人的法定代理人的在場(chǎng)權(quán)。同時(shí)積極與公安機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)并報(bào)轄區(qū)政法委同意，在偵查和審判環(huán)節(jié)也建立了告知制度。相關(guān)檔案為維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益提供了基礎(chǔ)資料，保護(hù)未成年人的合法權(quán)益，維護(hù)了法律尊嚴(yán)；為充分發(fā)揮檢察機(jī)關(guān)法律監(jiān)督職能作用提供服務(wù)。2008年至2009年D院以檔案抽查的方式開展案件質(zhì)量評(píng)查，發(fā)現(xiàn)案卷中存在的文書填寫不全、權(quán)利告知材料不全、案件審查報(bào)告缺乏說(shuō)理性等不合格項(xiàng)，并有針對(duì)性地要求整改，促進(jìn)了辦案制度的完善。同時(shí)近5年來(lái)D院檔案室共接受取保候?qū)?、刑訊逼供和人大評(píng)議檢察機(jī)關(guān)等調(diào)閱案卷1000余卷（次），為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供了必要的依據(jù)，發(fā)揮了檔案的應(yīng)有作用；2008年，D院檔案室以該院搬入新辦公大樓為契機(jī)，建議院領(lǐng)導(dǎo)改造了榮譽(yù)室和電子閱覽室，把能夠收集到的音像資料、老照片、所獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等照片檔案和實(shí)物檔案按時(shí)代發(fā)展提供給政治處，并按大事記編排了我院簡(jiǎn)史，使之成為我院干警和其他兄弟院參加的展示基地，同時(shí)這些榮譽(yù)真實(shí)地反映了檢察干警吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)、勇于拼搏的感人事跡。讓新進(jìn)檢察干警參觀，進(jìn)行檢察傳統(tǒng)教育，能夠幫助他們樹立愛崗敬業(yè)的樸素觀念，使他們積極愉快地投身檢察事業(yè)，為檢察事業(yè)發(fā)展注入新的力量。

同時(shí)，檢察工作的開展并不是一帆風(fēng)順的，其間的曲折和挫折在所難免。經(jīng)歷的曲折、遭受的挫折都不同程度反映在檢察檔案中，昭示著后人去汲取、去總結(jié)，以便在未來(lái)的檢察工作中去克服、去避免。電子閱覽室中的共享檔案主要是我院幾代檢察官的辦案筆記及一些可公開的辦案資料，這些檔案全部公開，可以讓新進(jìn)檢察干警盡快獲得前人的經(jīng)驗(yàn)，為檢察工作的深入開展提供經(jīng)驗(yàn)支持；編寫各種史志提供服務(wù)。我院充分發(fā)揮檔案的作用，為編寫各種年鑒、院志等史志材料提供服務(wù)。檔案室曾經(jīng)于1989年為編寫《天津通志-檢察志》的編寫提供了大量檔案材料。2010年，D院根據(jù)市院要求續(xù)修1990年至2005年《檢察志》，為了充分展現(xiàn)檢察院16年來(lái)的歷史和工作成績(jī)，使檔案發(fā)揮它特有的價(jià)值，檔案部門積極提供了上千卷（件）檔案，并嚴(yán)格區(qū)分保密文件、案卷，告知檢察志編纂人員，哪些內(nèi)容可以使用，哪些內(nèi)容不能使用，檔案室通過(guò)開發(fā)利用檔案的史料價(jià)值，在編史修志工作中充分發(fā)揮了檔案的證據(jù)作用；加強(qiáng)了編研工作，方便廣大干警根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)查研究，不斷探索在檢察工作中存在的新情況、新問題，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，制定新辦法。D院每年都要批捕、起訴400多件案件，通過(guò)對(duì)這些案件形成的檔案材料進(jìn)行整體分析研究，可以清晰地發(fā)現(xiàn)各種犯罪形成的原因、特點(diǎn)，進(jìn)而有針對(duì)性提出預(yù)防對(duì)策。近10年來(lái)，D院干警通過(guò)閱卷檔案的方式開展調(diào)查研究，撰寫調(diào)研文章600余篇，其中200篇以上被市級(jí)以上刊物轉(zhuǎn)載或被區(qū)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)批示；為普法、法學(xué)教育提供具體素材。普法、法學(xué)教育都不是簡(jiǎn)單的法律條文和法學(xué)理論的說(shuō)教，其中大量生動(dòng)而形象的事例都來(lái)自司法實(shí)踐。這些事例都需要通過(guò)檢察檔案保存的資料來(lái)總結(jié)、提煉，使之滿足普法教育的需要，進(jìn)一步增強(qiáng)普法教育的生動(dòng)性，使人們通過(guò)具體事例了解法律、理解法律、掌握法律。D院檔案室將建院以來(lái)的所有檢委會(huì)討論的案例、記錄和全部的自偵案件按年度進(jìn)行了文件匯編，裝訂成冊(cè)，為預(yù)防科進(jìn)行犯罪預(yù)防編寫了4冊(cè)預(yù)防犯罪講義，50余萬(wàn)字。其中大量生動(dòng)而形象的案例都是在檢察檔案保存的資料結(jié)合法制宣講的特點(diǎn)由檔案室精心編研完成的，在預(yù)防犯罪工作中發(fā)揮了基礎(chǔ)資料的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王新東.檢察檔案建設(shè)的飛躍.中國(guó)檢察網(wǎng).http：//www.cnjccn.com.

[2]嚴(yán)巖.基層檢察院檔案工作規(guī)范化管理研究.北京市人民檢察院網(wǎng)站.http：//www.bjjc. gov.cn/bjoweb/minfo/view.jsp？DMKID=57&XXBH=11500.

[3]孫乙寧、田萍.淺談檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化.中國(guó)法制新聞網(wǎng).http：//sc.chin alnn.com/Article/ShowInfo.asp？InfoID=1720.

[4]陳亞東.淺析如何加強(qiáng)檢察檔案工作——以武勝縣人民檢察院為視角.武勝縣人民檢察院網(wǎng)站.http：//www.wsjcy.gov.cn/jcinfo/jcdy/檢察調(diào)20091115/120815.shtml.

[5]冒朋舉.檢察機(jī)關(guān)檔案開發(fā)利用的工作研究.中國(guó)期刊網(wǎng).http：//www.qikan.syn.cn/Te mplate/default/DownLoad.aspx？TitleID=ddxl20090803.