張偉芳

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搭建平臺(tái)服務(wù)學(xué)生引領(lǐng)成才
——論以就業(yè)為導(dǎo)向的秘書專業(yè)核心能力培養(yǎng)機(jī)制

張偉芳

【摘 要】學(xué)生就業(yè)率是考評(píng)學(xué)校人才培養(yǎng)的一個(gè)重要指標(biāo)，也是檢驗(yàn)學(xué)校人才培養(yǎng)是否符合社會(huì)需求的一個(gè)重要標(biāo)志。我們文秘專業(yè)85%的畢業(yè)生是在中小企業(yè)就職，隨著社會(huì)的發(fā)展，中小企業(yè)對(duì)秘書職業(yè)技能要求呈現(xiàn)不斷提高的態(tài)勢(shì)。因此，培養(yǎng)符合中小型企業(yè)崗位需求的秘書人才，是當(dāng)下文秘專業(yè)培養(yǎng)的重要標(biāo)準(zhǔn)。

【關(guān)鍵詞】就業(yè)率 文秘 培養(yǎng)

一、現(xiàn)代中小企業(yè)對(duì)文秘人才的要求

為了了解秘書人才的能力要求，我們對(duì)畢業(yè)生及用人單位進(jìn)行了調(diào)研。調(diào)研結(jié)果顯示，文秘專業(yè)需求的崗位主要有董事長(zhǎng)秘書、總經(jīng)理秘書、人力資源助理、行政辦公室文員、銷售部秘書、各部門秘書助理文員、運(yùn)行秘書、前臺(tái)接待等。

在對(duì)秘書專業(yè)的能力調(diào)查中，企業(yè)秘書主要承擔(dān)辦公自動(dòng)化、輔助決策、日常綜合管理、協(xié)調(diào)溝通、活動(dòng)或會(huì)議組織等工作。因此，秘書必須具備勝任這些工作的能力。

企業(yè)希望秘書人才應(yīng)該具備的綜合能力有：人際溝通能力、日常管理能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、組織協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、信息綜合處理能力等。其中企業(yè)最重視的能力主要有：人際溝通能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、日常管理能力、信息綜合處理能力、輔助決策能力。而這五種能力應(yīng)是現(xiàn)代秘書必須具備的專業(yè)核心能力?，F(xiàn)代秘書只有具備一定的專業(yè)核心能力才能在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，工作才能得心應(yīng)手。也才能真正成為領(lǐng)導(dǎo)的助手，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解愁。

二、秘書專業(yè)的核心技能

專業(yè)核心技能，是衡量專業(yè)畢業(yè)生完成某項(xiàng)實(shí)際崗位工作的能力，是一種實(shí)際工作能力。是專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能在某一職業(yè)領(lǐng)域里的綜合應(yīng)用。根據(jù)企業(yè)需求的能力，我們認(rèn)為現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的核心技能具體表現(xiàn)如下：

（一）輔助決策能力

秘書工作千頭萬緒，但概括起來無非是辦文辦事和參謀服務(wù)。工作的顯著特點(diǎn)在于“參”和“助”，其全部工作和全部活動(dòng)應(yīng)該是也只能是服從和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策。

秘書輔助有兩層含義：一是輔佐領(lǐng)導(dǎo)制定決策，二是輔佐領(lǐng)導(dǎo)的行政工作。輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策參謀，在參謀中體現(xiàn)服務(wù)。秘書在全面領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，協(xié)助拓展、深化和完善領(lǐng)導(dǎo)意圖。發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖中有某些不周全、不完善的地方，就可以根據(jù)自己所掌握的豐富材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加以補(bǔ)充、完善，使領(lǐng)導(dǎo)意圖至完整、更全面；如果在貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖中發(fā)現(xiàn)某些新情況、新歸題，就應(yīng)及時(shí)通報(bào)信息、反映情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步拓寬思路優(yōu)化目標(biāo)，深化決策意圖等等。這些工作擁有秘書人員的創(chuàng)造性勞動(dòng)和“智力投入”。

輔佐領(lǐng)導(dǎo)工作重在服務(wù)，在服務(wù)中貫穿參謀。秘書的輔助活動(dòng)則要貫穿于從決策產(chǎn)生到?jīng)Q策實(shí)施的全過程。在形成決策的過程中，秘書輔佐活動(dòng)主要是調(diào)查研究和綜合服務(wù)；在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)決策中，秘書輔佐活動(dòng)主要是信息反饋和跟蹤服務(wù)。秘書的輔助決策需要具備多種能力素質(zhì)，其中最主要的是發(fā)現(xiàn)問題的洞察力，由表及里的分析力，兼收并蓄的綜合力，把握未來的預(yù)見力和運(yùn)用自如的表達(dá)力。

（二）表達(dá)能力

秘書工作是“四水”工作，即“磨腦水、喝墨水、流汗水、沒油水”其中的“磨腦水、喝墨水”就要求我們要努力提高我們的口語(yǔ)表達(dá)水平和寫作水平。作為秘書要經(jīng)常說話，匯報(bào)情況、上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)等工作，均要用語(yǔ)言進(jìn)行表達(dá)。表達(dá)能力的高低，首先取決于他的思維的敏捷和思路的清晰程度。思維敏捷，來自于人的豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)。也就是說，頭腦里面有“東西”才能做到“腹有詩(shī)書氣自華”。掌握的知識(shí)越多，講話的時(shí)候思維就會(huì)越活躍，越敏捷。好口才也越來越被認(rèn)為是現(xiàn)代人所應(yīng)具有的必備能力。

除了口語(yǔ)以外，還要有扎實(shí)的文字功底，熟知各種應(yīng)用文體的格式和寫法。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化水平的提高，對(duì)秘書人員的書面表達(dá)提出了更高的要求，不僅要求秘書具備一般的書面表達(dá)能力和寫作技巧，還要掌握各類應(yīng)用文體的電子格式。

（三）執(zhí)行能力

為減少成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，現(xiàn)代中小企業(yè)辦公室大都職能多、人員少，辦公室是企業(yè)的“都管部”。一位企業(yè)主管認(rèn)為，執(zhí)行能力強(qiáng)弱是事業(yè)取得成功的關(guān)鍵。職場(chǎng)人士較強(qiáng)的執(zhí)行力是完成繁瑣日常工作的保證。

衡量執(zhí)行力的標(biāo)準(zhǔn)就是能否按質(zhì)按量地完成自己的工作任務(wù)。秘書執(zhí)行力的強(qiáng)弱主要取決于兩個(gè)要素——個(gè)人能力和工作態(tài)度，能力是基礎(chǔ)，態(tài)度是關(guān)鍵。要提升個(gè)人執(zhí)行力，就要在工作中不斷摸索、總結(jié)來提高自身素質(zhì)。同時(shí)，還要端正工作態(tài)度，對(duì)待工作，時(shí)時(shí)刻刻、事事處處體現(xiàn)出服從、負(fù)責(zé)、敬業(yè)的精神。做到交辦的任務(wù)不拖延，干就要干成，干就要干好。

（四）溝通協(xié)調(diào)能力

團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神與溝通協(xié)調(diào)能力越來越為民營(yíng)企業(yè)所重視。企業(yè)往往需要那種溝通能力強(qiáng)、性格隨和，企業(yè)內(nèi)外有關(guān)人員協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的人才。秘書較強(qiáng)的人際溝通協(xié)調(diào)能力，不僅可以處理好領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系，還可以與各職能部門和睦共事、順利開展工作。秘書“媒介”作用的好壞直接影響到單位整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（五）信息處理能力

決策是領(lǐng)導(dǎo)工作中最重要、最基本的一個(gè)環(huán)節(jié)。在決策目標(biāo)的擬定和確定過程中，秘書發(fā)揮著信息收集的功能。為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有參考價(jià)值的信息。另外，企業(yè)秘書還必須為領(lǐng)導(dǎo)提供經(jīng)濟(jì)信息服務(wù)，及時(shí)地收集、處理與企業(yè)生產(chǎn)、銷售等方面有關(guān)的信息，國(guó)家宏觀調(diào)控方面的信息，經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)向方面的信息，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的信息等。幫助領(lǐng)導(dǎo)了解市場(chǎng)的信息，把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向，才能使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

三、秘書專業(yè)核心能力的培養(yǎng)途徑

要真正使培養(yǎng)的人才走上崗位能做到與社會(huì)無縫對(duì)接，秘書專業(yè)在人才培養(yǎng)上，需要整合各方面力量，將第一課堂、第二課堂、社會(huì)實(shí)踐教育結(jié)合起來，建立課堂、校園、活動(dòng)、企業(yè)多方位一體的培養(yǎng)模式。學(xué)生將學(xué)習(xí)與工作實(shí)際相結(jié)合，在學(xué)習(xí)中勇于實(shí)踐，在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)了從理論到實(shí)踐再到理論的飛躍。具體培養(yǎng)方法如下：

（一）第一課堂教學(xué)

課堂是專業(yè)核心能力訓(xùn)練前的一種認(rèn)知準(zhǔn)備。核心能力的養(yǎng)成需要有一種外部氛圍的引導(dǎo)和激勵(lì)。需要在所有專業(yè)課、專業(yè)基礎(chǔ)課程中融入專業(yè)核心能力培養(yǎng)的內(nèi)容，把傳統(tǒng)的知識(shí)體系的課程結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生能力體系的課程結(jié)構(gòu)。按學(xué)期開設(shè)，設(shè)計(jì)與能力要素相匹配的課程，并進(jìn)行強(qiáng)化能力項(xiàng)目的訓(xùn)練。

另外，選修課應(yīng)成為專業(yè)核心能力養(yǎng)成的延伸和拓展平臺(tái)。精心設(shè)計(jì)選修課程，推行能力“模塊化”的公選課，學(xué)生一般在學(xué)校不同能力模塊的公選課中各修一門課程。除此之外，還要引導(dǎo)學(xué)生廣泛涉獵不同學(xué)科領(lǐng)域，拓展知識(shí)面，優(yōu)化學(xué)生知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)學(xué)生的社會(huì)適應(yīng)力。

（二）校園文化活動(dòng)

校內(nèi)仿真實(shí)訓(xùn)是提高秘書專業(yè)核心能力行之有效的一種方法。充分利用學(xué)生的社團(tuán)活動(dòng)、校園文化的引導(dǎo)、專題教育等渠道向?qū)W生滲透專業(yè)核心能力，并設(shè)計(jì)和組織相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目和實(shí)踐活動(dòng)。實(shí)現(xiàn)以活動(dòng)促學(xué)，以學(xué)來提高專業(yè)能力。從而激發(fā)學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)興趣，引導(dǎo)學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度，提升學(xué)生的能力。

我們要積極組織、扶持和引導(dǎo)相關(guān)學(xué)生社團(tuán)（如計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用協(xié)會(huì)、詩(shī)歌協(xié)會(huì)、辯論社、演講協(xié)會(huì)等）的建設(shè)。社團(tuán)活動(dòng)豐富學(xué)生的課余文化生活的同時(shí)，也培養(yǎng)了大學(xué)生的能力，如團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、應(yīng)變能力、溝通表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等核心能力，為專業(yè)核心能力的養(yǎng)成起到一定的促進(jìn)作用。

另一方面，適時(shí)舉辦各種競(jìng)賽和活動(dòng)（如辯論賽、演講比賽、模擬招聘、文書寫作比賽、秘書技能大賽、計(jì)算機(jī)技能大賽、模擬公司實(shí)訓(xùn)、英語(yǔ)口語(yǔ)演講比賽等活動(dòng)），調(diào)動(dòng)學(xué)生的參與熱情，讓學(xué)生學(xué)會(huì)組織各種類型的活動(dòng)，從而鍛煉他們的組織能力、溝通能力、調(diào)整控制、獲取信息等能力。

另外，通過開展各種調(diào)查、成功職場(chǎng)人物的講座、優(yōu)秀畢業(yè)生經(jīng)驗(yàn)介紹等形式，讓學(xué)生了解市場(chǎng)需求的專業(yè)技能和核心技能的關(guān)系，開始重視核心技能的培養(yǎng)和提升，并在實(shí)踐活動(dòng)中努力提升專業(yè)能力。

（三）社會(huì)實(shí)踐教育

社會(huì)實(shí)踐是培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)能力最重要的途徑。實(shí)踐教育體系致力于培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力，提升專業(yè)綜合素質(zhì)，從而增強(qiáng)學(xué)生的社會(huì)適應(yīng)力。我們根據(jù)學(xué)生的成長(zhǎng)規(guī)律和不同階段的培養(yǎng)任務(wù)，按照“系統(tǒng)規(guī)劃、分層實(shí)施”的原則，制定各年級(jí)切實(shí)可行的實(shí)踐活動(dòng)菜單，真正使學(xué)生將知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力。

在實(shí)踐內(nèi)容上，一年級(jí)學(xué)生以認(rèn)識(shí)實(shí)踐為主，鼓勵(lì)學(xué)生參與實(shí)習(xí)企業(yè)單位安排的工作，重點(diǎn)是培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐意識(shí)、動(dòng)手能力、培養(yǎng)學(xué)生的溝通交際能力。二年級(jí)學(xué)生以辦公自動(dòng)化為主。充分利用學(xué)校、合作的企業(yè)提供的支持，讓學(xué)生在企業(yè)辦公室和學(xué)校各系部辦公室參與崗位體驗(yàn)實(shí)習(xí)，學(xué)生在真實(shí)的工作環(huán)境中獨(dú)立進(jìn)行訓(xùn)練，這不僅提高了他們的崗位操作能力，而且在實(shí)踐中培養(yǎng)學(xué)生執(zhí)行能力。三年級(jí)學(xué)生以增強(qiáng)秘書實(shí)務(wù)和技能的專業(yè)能力為主，學(xué)生分配到實(shí)習(xí)企業(yè)單位的辦公室，頂班處理秘書工作。在較短的時(shí)間內(nèi)強(qiáng)化訓(xùn)練，學(xué)生邊學(xué)邊做，從而夯實(shí)他們的專業(yè)知識(shí)，使學(xué)生熟練掌握秘書辦事技能。四年級(jí)畢業(yè)班學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行實(shí)際工作環(huán)境的崗位體驗(yàn)。經(jīng)過前三年的實(shí)踐鍛煉，學(xué)生對(duì)實(shí)際工作大都能較快適應(yīng)，在具體的崗位，能快速、全方位提升他們的綜合能力，順利適應(yīng)社會(huì)的需求。

考核標(biāo)準(zhǔn)上，針對(duì)不同年級(jí)，制定出不同能力要求的考核標(biāo)準(zhǔn)。一年級(jí)主要考查學(xué)生參與實(shí)踐活動(dòng)，保質(zhì)保量完成任務(wù)的能力。二年級(jí)主要考查學(xué)生熟練使用辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備的能力，熟練掌握文檔處理、掌握表格和演示文稿處理、信息檢索等基本技能和常用操作。三年級(jí)重點(diǎn)考核學(xué)生的秘書工作綜合處理能力，特別是專業(yè)核心技能的掌握程度。畢業(yè)班實(shí)踐活動(dòng)無論從內(nèi)容還是形式上分散度較高，主要通過對(duì)實(shí)習(xí)企業(yè)的溝通來了解學(xué)生實(shí)踐過程中的能力體現(xiàn)，結(jié)合畢業(yè)生鑒定來完成考核。能力要求的考核方法，有利于社會(huì)實(shí)踐的長(zhǎng)期化、層次化進(jìn)行，也有利于學(xué)生能力的養(yǎng)成。

為了切實(shí)提高學(xué)生的專業(yè)技能，掌握核心技能，我們要利用一切有利資源，改革實(shí)踐模式，拓寬實(shí)踐渠道，認(rèn)真開展實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)，培養(yǎng)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求的秘書人才。

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（作者單位：江蘇省常州市常州工學(xué)院人文社科學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：張偉芳（1972-），女，漢族，江蘇武進(jìn)人，碩士，常州工學(xué)院，副教授，研究方向：漢語(yǔ)史、方言。