閔兆艷

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高校教務檔案規(guī)范化管理的思考

閔兆艷

【摘 要】本文主要就高校教務檔案的規(guī)范化管理，展開了相關的思考與探究，首先對加強檔案規(guī)范化管理的意義予以了簡要的闡述，而后針對管理人員責任意識不足、檔案載體較為單一、檔案利用率較低等高校教務檔案管理存在的問題，進行了深入的研究，結(jié)合本次研究最終提出了加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、實現(xiàn)檔案管理的科學化與規(guī)范化、充分利用教務檔案發(fā)揮應有作用等改進措施。希望通過本文的分析研究，能夠引起更廣范圍的思考與討論，并給予相關高校教務檔案的日常管理，提供一些可供參考的內(nèi)容。

【關鍵詞】高校 教務檔案 規(guī)范化 管理

（作者單位：無錫工藝職業(yè)技術學院）

伴隨著我國高等教育的持續(xù)發(fā)展，接受高等教育的人數(shù)逐年增多，而高校教務檔案工作作為高校之中一項重要的基礎性工作，是學校發(fā)展過程當中一項至關重要的構(gòu)成部分，能夠給予學校的教學管理工作提供以可供查證的歷史依據(jù)［1］。

一、加強檔案規(guī)范化管理的意義

高校的教學檔案能夠?qū)W校在實際教學過程當中的具體細節(jié)，進行翔實的記錄，從而真實可靠的展示出學校的整體辦學水平與能力。因而，對于高校的教務檔案加強管理的規(guī)范化，能夠持續(xù)的增強高校的教學質(zhì)量，同時促使學校的各項日常教學活動能夠得到有序的開展。規(guī)范化的教務檔案管理有助于管理人員，能夠根據(jù)原始的檔案資料進行決策判斷，實現(xiàn)教務檔案的規(guī)范化管理，其本質(zhì)上是針對高校日常教學當中的每個崗位職責、任務的具體規(guī)范與約束，是順利實施各項教學工作的基礎保障。

二、高校教務檔案管理存在的問題

（一）管理人員責任意識不足

教務檔案管理人員作為規(guī)范化管理的實際操作者，能夠有效的確保教務檔案規(guī)范化管理的具體落實。當前，大量的高校教務部門依然還未設置有專門的檔案管理人員，日常的檔案管理工作通常是由教學管理者所兼職，這些兼職人員大多未經(jīng)專業(yè)培訓，對于檔案管理的責任意識較差，且自身的管理能力也較弱，甚至有一些管理人員對于基礎的檔案管理規(guī)定，掌握的都不是十分明確，因此也就導致了檔案管理工作的混亂。

（二）檔案載體較為單一

目前大量的高等院校在進行教務檔案的管理時，依然還是將紙質(zhì)材料作為主要的管理方式，對于電子檔案的利用嚴重不足。此外，還有一些高等院校的教務檔案在整體工作方面，未能夠按照標準規(guī)范執(zhí)行，對于檔案的分類管理沒有做到分級處置，同時也沒有進行規(guī)范化的歸檔、存儲。

（三）檔案利用率較低

當前，我國大量高等院校的教務檔案普遍存在著“重管輕用”的情況［2］，檔案的利用程度較差，對外開放程度較低。在教務檔案當中往往詳細的記錄了日常教育、教學活動當中具體的實施細節(jié)及經(jīng)驗總結(jié)，具備有極高的利用價值。例如，教師可通過對教務檔案的查閱來發(fā)現(xiàn)日常教學之中所存在的問題現(xiàn)狀，從而以促使其能夠在今后的教學工作當中及時的予以解決，以提升教學水平。

三、增強教務檔案規(guī)范化管理的措施

（一）加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接決定了高校檔案管理的水平程度。因此要提高檔案管理人員的工作積極性，增強他們的責任意識首先應當向上級部門，盡可能的爭取到足夠的專職人員編制，以確保檔案管理隊伍的人員專業(yè)性；定期對教務檔案管理人員開展業(yè)務培訓，選派優(yōu)秀的管理人員外送學習先進的檔案管理經(jīng)驗，以增強檔案管理的時效性，促使檔案管理人員自身業(yè)務能力的不斷提高；加強檔案管理人員之間的互相學習、互相交流，形成互幫互助的工作氛圍，持續(xù)性的增強檔案管理人員的素質(zhì)水平。

（二）實現(xiàn)檔案管理的科學化與規(guī)范化

當前，一般高等院校之中的教務檔案管理工作，僅僅是簡單的檔案存儲，在檔案的收集、整理、分類與歸檔等環(huán)節(jié)依然還有較大的改進空間。因此對于教務檔案的主管部門而言，首先應當加強在制度措施上不斷完善，制定出符合自身學校教務檔案管理特色的管理制度。此外還可借助于計算機技術，構(gòu)建起校園教務檔案管理網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)教務檔案的數(shù)字化管理，從而給予廣大的師生提供以便捷的檔案查閱功能，促使高校的檔案管理工作實現(xiàn)科學化與規(guī)范化的發(fā)展目標。

（三）充分利用教務檔案發(fā)揮應有價值

要想切實的處理好高等院校的教務檔案管理工作，除了要加強內(nèi)部管理還應當積極的開展外部宣傳工作，以促使廣大的師生能夠意識到教務檔案的作用價值，高等院校的檔案管理人員應當采用多種途徑向廣大師生宣傳檔案信息，以促進相關學科的教師與學生能夠了解到學校現(xiàn)有的教務信息，從而給予他們的日常教學與學習活動提供以及時的幫助，并最終促使高校的教務檔案工作能夠發(fā)揮出應有的作用與價值。

四、結(jié)語

總而言之，伴隨著高等教育的快速發(fā)展，對于高等院校的檔案管理工作也便提出了更為嚴苛的要求，對于教務檔案的規(guī)范化管理理念還需要不斷地創(chuàng)新、升級，以促使教學檔案的管理水平得到持續(xù)性的優(yōu)化，并最終推動教學檔案的服務內(nèi)涵能夠得到進一步的拓寬，以使其在日常的高校教學工作當中發(fā)揮出更加重要的作用與價值。

參考文獻：

［1］徐欣．整合高校檔案資源實行“大檔案”管理研究［J］．檔案學研究，2014，（5）．

［2］張衷平．高校教學質(zhì)量“檔案化”管理探析［J］．教育與職業(yè)，2013，（32）．