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        財務(wù)視角下高職院校固定資產(chǎn)賬聯(lián)動管理模式的構(gòu)建探究

        2016-11-28 17:58:15朱麗敏
        中國總會計師 2016年10期
        關(guān)鍵詞:高職院校

        朱麗敏

        摘要:本文主要著力于構(gòu)建固定資產(chǎn)賬的管理模式,期望通過固定資產(chǎn)賬的聯(lián)動管理模式構(gòu)建,實現(xiàn)固定資產(chǎn)明細(xì)賬的即時確認(rèn),實現(xiàn)資產(chǎn)管控工作目標(biāo)。在實踐工作中,模式的建立、推行及內(nèi)控是“財務(wù)、資產(chǎn)”聯(lián)動管理固定資產(chǎn)賬模式的關(guān)鍵因素。通過模式的探究,提出實踐措施和建議,促進(jìn)財務(wù)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:高職院校 固定資產(chǎn)賬 聯(lián)動管理模式

        固定資產(chǎn)賬聯(lián)動管理模式是利用計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),將固定資產(chǎn)管理過程中傳統(tǒng)的財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門人工進(jìn)行固定資產(chǎn)賬賬核對的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訉~的方式,同時達(dá)到即時確認(rèn)目的的一種管理模式。固定資產(chǎn)聯(lián)動管理模式是以財務(wù)核算、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)為平臺,將財務(wù)核算系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)做了有效的對接,學(xué)校財務(wù)部門工作人員根據(jù)報銷單信息選擇已錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)的固定資產(chǎn)編碼、分類等信息的同時,可進(jìn)行相關(guān)信息的核對,核對完成確認(rèn)后,資產(chǎn)管理系統(tǒng)可即時提取財務(wù)有效信息,兩部門同時完成對賬,工作人員無須再人工進(jìn)行對賬,比之傳統(tǒng)的管理方式,更加高效、快捷、準(zhǔn)確,且有利于資產(chǎn)的管控。

        一、固定資產(chǎn)聯(lián)動管理模式的背景分析

        (1)管理環(huán)境背景分析。為貫徹落實《國務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》精神,提升高職院校的辦學(xué)水平,教育部和財政部正式啟動了被譽為中國高職院校建設(shè)“211工程”的“百所示范性高等職業(yè)院校建設(shè)工程”。國家、地方財政加大了對高職院校的經(jīng)費投入,除此之外,加上學(xué)校擴(kuò)招等客觀因素,教育事業(yè)收入逐年增加。高職教育事業(yè)的快速發(fā)展的同時,固定資產(chǎn)的數(shù)量、總值也在快速增長,資產(chǎn)構(gòu)成趨于復(fù)雜,對固定資產(chǎn)的管理工作帶來了挑戰(zhàn)。

        (2)固定資產(chǎn)管理現(xiàn)況分析。目前,高職院校固定資產(chǎn)管理普遍存在以下問題:重購置、輕管理,各使用部門爭相購置,追求大而全,管理工作卻沒有跟上;固定資產(chǎn)管理部門固定資產(chǎn)賬賬、賬實不符,“家”里實際有多少資產(chǎn)未能摸清;管理制度不健全,管理方法不科學(xué),造成固定資產(chǎn)缺乏動態(tài)管理等。同時,日常工作中,高職院校普遍使用的財務(wù)核算管理軟件與固定管理軟件是相對獨立的,在各管理部門中各司其職,在提高效率、改善管理現(xiàn)狀等各方面都發(fā)揮了不少的作用。但是,這兩個相對獨立的軟件存在著一定的局限性,數(shù)據(jù)管理獨立,無法共享數(shù)據(jù)資源。所以,將財務(wù)賬務(wù)核算系統(tǒng)與資產(chǎn)管理軟件的固定資產(chǎn)管理模塊做有效的對接,達(dá)到數(shù)據(jù)共享,應(yīng)該成為未來固定資產(chǎn)管理發(fā)展的新方向。

        (3)信息化環(huán)境分析。隨著近些年計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷更新進(jìn)步,實現(xiàn)信息互通、軟件兼容已具備現(xiàn)實的技術(shù)基礎(chǔ)。將財務(wù)賬務(wù)核算系統(tǒng)與資產(chǎn)管理軟件的固定資產(chǎn)模塊取得關(guān)聯(lián),構(gòu)建聯(lián)動管理模式,已具備技術(shù)支撐條件。

        (4)理論價值分析。為了達(dá)到對教育總體管理水平的整體提升,對固定資產(chǎn)管理一定要加強。從保護(hù)固定資產(chǎn)的安全完整,到實現(xiàn)固定資產(chǎn)保值增值;從提高高校固定資產(chǎn)配置的科學(xué)性和利用的有效性,到探索適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需要的高校固定資產(chǎn)管理方式;從創(chuàng)新高校固定資產(chǎn)管理模式,到建設(shè)創(chuàng)新型、節(jié)約型校園,促進(jìn)高校教育管理質(zhì)量提升和效益協(xié)調(diào)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。

        二、固定資產(chǎn)聯(lián)動管理模式的構(gòu)建

        (一)聯(lián)動管理準(zhǔn)備工作

        1.固定資產(chǎn)管理角色分工

        固定資產(chǎn)管理工作實行四級管理,資產(chǎn)設(shè)備處、財務(wù)處為一級管理,各資產(chǎn)使用處室、院系為二級管理,部門資產(chǎn)管理員為三級管理,資產(chǎn)使用人員為四級管理。一級管理部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)賬賬、賬實的管理,負(fù)責(zé)制定固定資產(chǎn)管理的相關(guān)制度,完善對資產(chǎn)管理員的監(jiān)控機(jī)制,監(jiān)督各項管理制度的執(zhí)行。二級管理部門對該部門固定資產(chǎn)增加、減少事項的真實性合理性負(fù)責(zé)。資產(chǎn)管理員作為三級管理,負(fù)責(zé)所屬部門固定資產(chǎn)的日常管理工作,如實反映本部門固定資產(chǎn)的使用情況。資產(chǎn)使用人員負(fù)責(zé)有效使用資產(chǎn),并保證所使用資產(chǎn)的安全、完整。

        固定資產(chǎn)聯(lián)動管理模式下,資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理職能部門、財務(wù)等部門工作人員角色分工無變化?,F(xiàn)階段,高職院校各部門工作人員普遍存在人手不足的情況,本著減小管理成本、提高管理效率的想法,固定資產(chǎn)聯(lián)動管理模式構(gòu)建中不需增加新的工作人員。

        2.固定資產(chǎn)聯(lián)動管理信息系統(tǒng)準(zhǔn)備工作

        做好信息系統(tǒng)準(zhǔn)備工作。建立固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理體系,以財務(wù)核算、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)為平臺,將財務(wù)部門和資產(chǎn)部門系統(tǒng)做有效對接接口,以做好數(shù)據(jù)共享準(zhǔn)備。

        3.固定資產(chǎn)賬賬核對工作

        在模式構(gòu)建時,固定資產(chǎn)賬賬核對尚未完成的院校建議提前或同時進(jìn)行歷史資產(chǎn)明細(xì)的清查核對工作,否則新發(fā)生的業(yè)務(wù)可即時核對,但已經(jīng)核對不符的資產(chǎn)會影響賬賬核對的結(jié)果。

        (二)固定資產(chǎn)聯(lián)動管理工作流程

        (1)以購置固定資產(chǎn)為例,資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入固定資產(chǎn)信息(如:資產(chǎn)編號、物品名稱、型號、購買日期、已使用年限、數(shù)量、原值、使用狀態(tài)、使用人、日期、存放地點等),錄入完成后資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動生成固定資產(chǎn)驗收單及資產(chǎn)編號。

        (2)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員持報銷單(附固定資產(chǎn)驗收單)到財務(wù)部門報銷。財務(wù)部門接單在核算系統(tǒng)錄入增加固定資產(chǎn)會計分錄時,輸入驗收單號即可提取資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),省卻二次錄入人力的同時,對數(shù)據(jù)進(jìn)行了審核校對工作。會計憑證完成后,財務(wù)核算管理系統(tǒng)的相關(guān)會計憑證日期、編號等相關(guān)數(shù)據(jù)即時傳至資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中,賬賬核對工作即時完成,無須再人工進(jìn)行對賬。

        (三)定期進(jìn)行賬賬核對確認(rèn)工作

        系統(tǒng)中可按需設(shè)置固定資產(chǎn)賬賬核對調(diào)節(jié)表(見表格),表末一級管理部門(資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門)可簽字蓋章確認(rèn),存檔備查。

        三、實踐工作中可能遇到的問題和幾點建議

        (1)資產(chǎn)信息傳遞過程中,會遇到下一工作環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)信息有誤需退回上一工作環(huán)節(jié)的問題。建議在模式構(gòu)建時,按實際工作需要設(shè)計退回功能及流程。

        (2)為加強內(nèi)部控制,更好地管理資產(chǎn)信息,建議設(shè)置各環(huán)節(jié)工作人員不得修改他人數(shù)據(jù)功能,預(yù)防不良后果的發(fā)生。

        (3)固定資產(chǎn)賬賬核對表中,建議將“未達(dá)”賬項,即核對出存在問題的資產(chǎn)進(jìn)行逐項核實并一一確認(rèn),把固定資產(chǎn)賬賬核對工作做實做好。

        (4)制定規(guī)范固定資產(chǎn)管理制度,定期進(jìn)行賬賬核對工作,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的動態(tài)管理。

        (5)明確各部門職責(zé)分工。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的要求,建立健全固定資產(chǎn)管理體制,落實單位負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用人員等有關(guān)人員。

        例如:當(dāng)固定資產(chǎn)驗收入庫或報廢手續(xù)形成之后,二級管理員要及時到網(wǎng)上查看本部門固定資產(chǎn)變動情況,如有接納的錯誤及時反饋一級管理員核對。當(dāng)錯誤數(shù)據(jù)公布超過規(guī)定時間后,其一切責(zé)任及經(jīng)濟(jì)損失主要由已接納或簽字確認(rèn)的二級管理員負(fù)責(zé)。使用人要及時查看本人領(lǐng)用固定資產(chǎn)的增減變動情況,如有資產(chǎn)簽字錯誤,應(yīng)及時反饋一級或二級管理員糾正。當(dāng)錯誤的數(shù)據(jù)公布超過規(guī)定時間時,其一切責(zé)任及經(jīng)濟(jì)損失由簽字確認(rèn)的使用人負(fù)責(zé)。

        綜上,構(gòu)建固定資產(chǎn)聯(lián)動管理模式,靜態(tài)管理變?yōu)閯討B(tài)管理,事后檢查監(jiān)督為事前審查和實時監(jiān)控,實現(xiàn)了財務(wù)部門和資產(chǎn)部門數(shù)據(jù)的對接,方便了資產(chǎn)的統(tǒng)計核對,固定資產(chǎn)賬、賬核對的及時性和準(zhǔn)確性得到確保,逐步讓管理更科學(xué)、更規(guī)范,使固定資產(chǎn)得到有效監(jiān)管。隨著信息化水平的不斷提升,此管理模式將隨之更新、優(yōu)化,最終必將取代傳統(tǒng)的管理體系,實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的跨越式發(fā)展。

        1.基金項目:本文系山東省教育會計學(xué)會立項課題《高職院校財務(wù)管理體制研究》(課題編號:sdjk2014076)

        2.基金項目:山東省教育會計學(xué)會立項課題《財政滾動預(yù)算改革下的高校預(yù)算編制研究》(課題編號:sdjk2014010)

        參考文獻(xiàn):

        [1]凌學(xué)軍.新會計制度下高職院校固定資產(chǎn)管理存在的問題及對策探究[J].高教論壇,2014,(3):96-98.

        [2]李小燕.高校固定資產(chǎn)信息化管理的思考[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2016,(4):54-56.

        [3]黃沃才.現(xiàn)代高校資產(chǎn)管理模式的探討[J].實驗技術(shù)與管理,2008,(2):171-176.

        [4]陳文相.高校固定資產(chǎn)信息化管理研究[J].實驗室科學(xué),2014,(5):179-181.

        [5]吳海英.高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)控缺陷及對策研究[J].新經(jīng)濟(jì),2014,(5):51-53.

        [6]牟文.加強高校固定資產(chǎn)管理的對策[J].重慶與世界,2016,(7):78-81.

        (作者單位:青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

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