文/神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室 王軍

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積極推進(jìn)檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)

文/神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室 王軍

【摘要】檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與管理是企業(yè)在辦公室工作過(guò)程中把握信息利用需求的有效手段之一，能夠協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外工作流程順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的企業(yè)文書(shū)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足人們?cè)谄髽I(yè)中的工作需求，只有不斷改善檔案信息資源管理的方法，深入研究檔案信息的開(kāi)發(fā)，才能逐漸加強(qiáng)檔案工作管理的技術(shù)性與服務(wù)性。

【關(guān)鍵詞】檔案信息管理；資源開(kāi)發(fā)；機(jī)制；實(shí)施

檔案資源的管理工作是各個(gè)企業(yè)檔案工作的核心內(nèi)容，主要包含整理、搜集及保存企業(yè)重要的文檔資料，以及存儲(chǔ)、下載、上傳、傳送、分類、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到企業(yè)工作的各個(gè)方面。其整體工作質(zhì)量對(duì)企業(yè)辦公室管理服務(wù)效率起著重要影響，主要包括對(duì)文書(shū)檔案的數(shù)字化、安全化、網(wǎng)絡(luò)化的全面管理，需要科學(xué)、有效的處理方法來(lái)支持引導(dǎo)。為了保證檔案管理工作的科學(xué)、有序、高效、穩(wěn)固，相關(guān)企業(yè)及工作人員應(yīng)當(dāng)開(kāi)展現(xiàn)代化檔案信息資源開(kāi)發(fā)，制定科學(xué)有效的實(shí)施策略，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化。

一、深入把握檔案信息利用需求的變化趨勢(shì)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作逐漸提升重要性的發(fā)展現(xiàn)狀，企業(yè)必須充分了解檔案信息利用需求的變化趨勢(shì)，全面把握該變化趨勢(shì)進(jìn)行管理方法與資源開(kāi)發(fā)的完善，才能應(yīng)對(duì)社會(huì)信息化飛速發(fā)展的時(shí)代特征。筆者將從以下三大方面進(jìn)行檔案信息利用需求變化趨勢(shì)的分析，便于企業(yè)進(jìn)一步提高檔案工作效率。

（一）檔案信息資源實(shí)現(xiàn)信息化管理是必然趨勢(shì)。檔案信息資源在企業(yè)辦公室工作中愈發(fā)重要，只有實(shí)現(xiàn)其信息資源的現(xiàn)代化信息管理，才能在保持檔案文件歷史原貌的基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確率和便捷性。傳統(tǒng)的檔案信息資源管理方式往往通過(guò)人工的排列、整理及裝訂、存放，必然會(huì)出現(xiàn)遺漏文件的現(xiàn)象，一旦檔案數(shù)量增加，出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，工作人員就必須拆卷重做進(jìn)行多次檢查，不僅影響檔案管理的工作效率，還容易造成工作人員的工作倦怠，發(fā)生遺漏文件查找不到，檢索效率低下的現(xiàn)象。通過(guò)實(shí)行檔案資源的信息化管理，能夠改善檔案文件的裝訂效果，使裝訂更加整齊美觀，而對(duì)于遺漏的文件則不需要多次修改查找，將檔案的案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)，提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，避免不同工作人員對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的衡量尺度不同而造成的使用不便，極大降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，避免文檔的存積，使工作人員在放松身心的情況下對(duì)檔案管理工作的投入更多精力，從而提升檔案信息資源管理效率。

（二）檔案信息用戶數(shù)量增加，檔案類型復(fù)雜多變。我國(guó)經(jīng)過(guò)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和政治民主化的進(jìn)程加快，傳統(tǒng)檔案信息的管理從后臺(tái)逐漸公開(kāi)于前臺(tái)，使人們?cè)诰蜆I(yè)、工作等方面對(duì)各自檔案信息的資源保護(hù)愈發(fā)重視。因此，人們的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，檔案信息用戶的群體也逐漸龐大起來(lái)。用戶群體的擴(kuò)大避免不了用戶類型的增加，不同類型的檔案信息用戶對(duì)應(yīng)著不同程度的管理方式，檔案資源的利用方法需要工作人員從其目的、對(duì)象及角度等多方面進(jìn)行評(píng)判，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作面臨著巨大的壓力。

由于現(xiàn)代化檔案信息的管理工作對(duì)檔案工作人員的要求較高，相關(guān)企業(yè)則需要聘用更高知識(shí)層次的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，而當(dāng)下企業(yè)的檔案部門(mén)恰恰缺少現(xiàn)代高技術(shù)人才，進(jìn)而使復(fù)雜繁瑣的檔案工作疏于管理，無(wú)法發(fā)揮企業(yè)現(xiàn)代化設(shè)備及工作方法的作用。電子文件沒(méi)有固定的形式，在修改和整理的過(guò)程中無(wú)法保存任何痕跡，一旦出現(xiàn)問(wèn)題難以恢復(fù)期原始樣貌，保密工作無(wú)法順利進(jìn)行，從而喪失了文件的原始性，檔案工作則更加復(fù)雜多變，難以控制。

（三）檔案信息利用向多元、自主、專業(yè)化方向發(fā)展。檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴(kuò)大，其內(nèi)部容易因檔案管理類型的豐富而導(dǎo)致不同特性的變化。例如，由于檔案信息資源的劇增，信息所包含的重要內(nèi)容可能出現(xiàn)不夠精準(zhǔn)、時(shí)效的特性，這使得許多檔案信息的濃度逐漸下降，甚至出現(xiàn)冗余信息、虛假信息的增多，導(dǎo)致用戶需求向精品化、個(gè)性化及專業(yè)化的形勢(shì)發(fā)展，更多用戶注重對(duì)檔案效用的關(guān)注。此外，檔案信息用戶往往習(xí)慣通過(guò)網(wǎng)上檢索等便捷方法對(duì)所需信息進(jìn)行查詢，甚至希望能夠更加簡(jiǎn)便地通過(guò)檔案的目錄及關(guān)鍵詞查詢來(lái)獲取自己所需的重要內(nèi)容，往往認(rèn)為通過(guò)檔案部門(mén)的特定查詢?nèi)狈r(shí)間上的便捷，這使得檔案信息利用的需求也更加依賴于檔案部門(mén)提供的服務(wù)方式，從而使檔案管理出現(xiàn)多樣化、自主化、廣泛化的趨勢(shì)，這就要求相關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)與投入，從而更加全面地把握檔案信息資源發(fā)展的走勢(shì)，使檔案管理工作在保證用戶便利的基礎(chǔ)上逐步實(shí)現(xiàn)自我創(chuàng)新與完善。

二、開(kāi)展檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)保障與反饋機(jī)制

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作主要包含不斷充實(shí)檔案信息服務(wù)內(nèi)容、構(gòu)建政府內(nèi)部檔案信息共享平臺(tái)，重視檔案信息增值服務(wù)以及推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品專題開(kāi)發(fā)與加工等，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。由于其資源開(kāi)發(fā)的保障因素受到開(kāi)發(fā)方法與策略的影響，因此筆者從開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)的各項(xiàng)系統(tǒng)保障機(jī)制來(lái)分析其開(kāi)發(fā)利用的狀況。

（一）制度保障。從1980年起，中共中央開(kāi)始決定開(kāi)放歷史檔案，從此以后檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用受到多個(gè)部門(mén)的管制和發(fā)展環(huán)境的影響，制度的規(guī)定也隨著時(shí)間的推移逐漸改變。但由于檔案信息資源的特性發(fā)展方向無(wú)法確定，制度改善的角度跟不上檔案資源的改變，因此至今為止，有關(guān)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的法律規(guī)定仍然不夠完善，處于不斷修改、不斷翻新的過(guò)程中。一項(xiàng)完整有效的檔案信息資源管理需要基本法律、企業(yè)規(guī)定、法律實(shí)施細(xì)則和信息開(kāi)發(fā)規(guī)則等多項(xiàng)規(guī)章制度的制約，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)分配不同類型的工作人員負(fù)責(zé)不同規(guī)章制度的制定，并真正將其貫徹落實(shí)到檔案管理的實(shí)際工作中，才能使法律規(guī)則的制定真正變得有效。同時(shí)，在監(jiān)督法律規(guī)章的落實(shí)情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重細(xì)節(jié)的量化，認(rèn)真聽(tīng)從來(lái)自基層管理者的建議，使各項(xiàng)規(guī)章制度在注重原則的同時(shí)得到更加合理的補(bǔ)充改善。

（二）組織保障。由于檔案信息資源開(kāi)發(fā)的組織保障從整體和局部來(lái)看設(shè)置情況是有所差異的，檔案館網(wǎng)的設(shè)置仍然存在管理問(wèn)題，各級(jí)檔案部門(mén)都應(yīng)當(dāng)圍繞黨委、政府的中心工作，把服務(wù)大局放在檔案工作任務(wù)的首要地位，加強(qiáng)對(duì)重要檔案的管理與開(kāi)發(fā)。

首先，從整體上來(lái)看，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)離不開(kāi)全國(guó)性的檔案行政管理體系。該體系能夠在信息化的時(shí)代背景下促使檔案管理體系以堅(jiān)持推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)為目標(biāo)，通過(guò)調(diào)節(jié)檔案管理與資源開(kāi)放的關(guān)系來(lái)設(shè)置檔案館網(wǎng)，從而使檔案信息資源的影響與效用擴(kuò)大更加條理、實(shí)用。其次，從局部上來(lái)看，檔案信息管理的組織保障還應(yīng)包含基層檔案工作的順利開(kāi)展。只有基礎(chǔ)工作部門(mén)的檔案管理真正落實(shí)到基層工作的各項(xiàng)任務(wù)中，并加以監(jiān)督和整改，檔案信息管理工作才得以順利進(jìn)行。

（三）人員配置。隨著檔案信息資源管理難度的逐漸增加，普通職工已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)高強(qiáng)度、高難度的檔案工作，相關(guān)企業(yè)需要聘請(qǐng)高素質(zhì)的技術(shù)工作者，才能滿足檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的需求。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用迫切需要檔案工作者的主動(dòng)學(xué)習(xí)，缺乏新型技術(shù)水準(zhǔn)的管理方法是無(wú)法適應(yīng)復(fù)雜多變的檔案工作的。有關(guān)資料顯示，我國(guó)高素質(zhì)的檔案人才數(shù)量較少，相關(guān)企業(yè)對(duì)工作人員的監(jiān)督與培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致我國(guó)專職檔案工作人員的結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，大多數(shù)工作人員的意識(shí)仍然停留在檔案實(shí)體保管的簡(jiǎn)單工作層面。因此，檔案信息資源開(kāi)發(fā)的人員配置應(yīng)當(dāng)逐步提高對(duì)檔案人員的資質(zhì)要求，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用簡(jiǎn)化檔案管理工作人員的工作，使工作者在充足的時(shí)間中對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)投入更高的精力，注重各個(gè)檔案部門(mén)的工作交流，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的工作狀態(tài)。

（四）反饋機(jī)制。檔案信息工作者通過(guò)對(duì)信息產(chǎn)品的管理與加工將資源發(fā)放于檔案用戶，從而實(shí)現(xiàn)用戶需求的跟蹤與檔案信息資源的互饋；而檔案用戶則通過(guò)信息產(chǎn)品的使用情況將所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題反饋給檔案信息工作者，即資源深度開(kāi)發(fā)對(duì)用戶的反推作用。二者構(gòu)成一個(gè)反饋機(jī)制循環(huán)結(jié)構(gòu)，能夠在收集、組織檔案用戶需求信息的基礎(chǔ)上挖掘用戶需求的特征及變化規(guī)律，引導(dǎo)檔案工作者不斷變化和改善工作狀況，推動(dòng)檔案信息資源的優(yōu)化發(fā)展。

同時(shí)，反饋機(jī)制的構(gòu)成離不開(kāi)制度的保障與制約，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)只有將工作人員、信息產(chǎn)品及檔案信息用戶三者關(guān)聯(lián)起來(lái)，促進(jìn)其工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，才能真正通過(guò)反饋機(jī)制實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的質(zhì)量控制。

三、深入推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的實(shí)施

針對(duì)檔案信息資源管理情況較差、規(guī)章制度不健全、工作手段先進(jìn)性低的工作現(xiàn)狀，我們應(yīng)當(dāng)從不同角度和標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，在遵循檔案信息資源及時(shí)性、客觀性、特色性的原則上完善信息開(kāi)發(fā)工作體系，在檔案信息實(shí)體開(kāi)發(fā)、內(nèi)容開(kāi)發(fā)及知識(shí)開(kāi)發(fā)三大方面進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的逐步推進(jìn)。

（一）拓寬信息開(kāi)發(fā)途徑，探索檔案信息資源的實(shí)體開(kāi)發(fā)。盡管傳統(tǒng)檔案管理工作對(duì)檔案實(shí)體管理的重視程度仍然保持在較高的狀態(tài)，但僅僅是保管和整理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。檔案信息資源的管理應(yīng)當(dāng)在保證實(shí)體保管工作完備的情況下同時(shí)加強(qiáng)實(shí)體信息的開(kāi)發(fā)，例如通過(guò)檔案閱覽服務(wù)、檔案信息復(fù)制以及檔案陳列展覽等具體方式進(jìn)行，從而保證利用者迅速查閱相關(guān)檔案的基礎(chǔ)上擴(kuò)大信息傳播的范圍，提高社會(huì)檔案意識(shí)。

通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)處理、對(duì)查閱人員的情況進(jìn)行客觀嚴(yán)格的登記審查以及對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行開(kāi)發(fā)且不泄密的方式，能夠逐步拓寬檔案管理的工作范圍，提高信息利用的效率，從而充分利用信息資源的管理與開(kāi)發(fā)進(jìn)行相關(guān)工作安排和管理，克服任人唯親、以權(quán)謀私的惡劣事件發(fā)生，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案開(kāi)發(fā)利用的最大化，在保證檔案實(shí)體有序性和保密性的前提下最大限度地為檔案信息用戶服務(wù)。

（二）加強(qiáng)工作制度落實(shí)，完善檔案信息資源的內(nèi)容開(kāi)發(fā)。檔案內(nèi)容開(kāi)發(fā)主要指在檔案原文的基礎(chǔ)上進(jìn)行的信息整理加工工作，不得摻雜檔案信息資源開(kāi)發(fā)者的個(gè)人觀念。因此，工作人員在檔案編研、檔案資訊、檔案信息公布及檔案編目、著錄等方式中進(jìn)行，從而在滿足社會(huì)利用需要的前提下克服檔案信息的分散性和信息濃度低的弱點(diǎn)，利用公共媒介如電視、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊等方式與用戶進(jìn)行交流。

檔案信息資源的內(nèi)容開(kāi)發(fā)同時(shí)可以通過(guò)加強(qiáng)管理制度的建設(shè)來(lái)保障，只有真正將管理制度落實(shí)到內(nèi)容開(kāi)發(fā)的工作流程中，才能形成檔案管理工作的系統(tǒng)。具體可以在不違反制度規(guī)范的前提下加強(qiáng)檔案資訊工作，例如對(duì)檔案收藏的分布狀況、為特定用戶定向查找傳遞檔案信息等情況的分析，促進(jìn)檔案信息傳播的速度，真正將接受檔案信息咨詢申請(qǐng)、分析咨詢問(wèn)題、查詢文獻(xiàn)資料和收集反饋信息等重要步驟一一落實(shí)，從深層次上滿足檔案信息用戶的需求，也不妨礙相關(guān)深層內(nèi)容的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。

（三）推進(jìn)信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源的知識(shí)開(kāi)發(fā)。相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其通過(guò)自身學(xué)習(xí)能力和實(shí)踐能力的提高緊跟信息化時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案信息資源的知識(shí)開(kāi)發(fā)主要是根據(jù)用戶需求進(jìn)行的開(kāi)發(fā)內(nèi)容與方式相結(jié)合的深層次開(kāi)發(fā)，其要求檔案信息工作者在結(jié)合相關(guān)資料文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上對(duì)信息資源所具備的隱性知識(shí)進(jìn)行開(kāi)發(fā)與重組，最終整理出檔案信息資源的隱藏知識(shí)內(nèi)容，使檔案信息資源的利用具備更高的實(shí)效性。

檔案信息資源的知識(shí)開(kāi)發(fā)是整個(gè)開(kāi)發(fā)內(nèi)容中難度最大、層次最深的一項(xiàng)，也是繼檔案信息資源的實(shí)體開(kāi)發(fā)、內(nèi)容開(kāi)發(fā)后的最高形式。除了進(jìn)行開(kāi)發(fā)方法的改善，知識(shí)開(kāi)發(fā)還應(yīng)當(dāng)對(duì)信息資源的內(nèi)容開(kāi)發(fā)進(jìn)行延伸，使檔案工作者在消極被動(dòng)的保管檔案實(shí)體的工作中逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動(dòng)的創(chuàng)造人員。在具體工作過(guò)程中，開(kāi)發(fā)人員可以通過(guò)先進(jìn)方法的學(xué)習(xí)改善檔案的形式特征，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行重新整理，從而滿足不同用戶在不同層面的需求，但要注重不得違背檔案原本的核心精神，對(duì)檔案信息用系統(tǒng)、辯證的方法進(jìn)行深入研究，組建知識(shí)開(kāi)發(fā)工作小組進(jìn)行資料的匯集，在更大的范圍內(nèi)尋求開(kāi)發(fā)檔案信息資源的支持與儲(chǔ)備。

綜上所述，只有順應(yīng)檔案開(kāi)發(fā)與管理的整體趨勢(shì)，將先進(jìn)的管理方法與實(shí)際工作相結(jié)合，才能更好地提升檔案資源開(kāi)發(fā)與信息管理工作的作用效果。相信在企業(yè)及相關(guān)工作人員的共同努力下，檔案資源的開(kāi)發(fā)情況一定會(huì)進(jìn)一步得到重視與發(fā)展，檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理將在相關(guān)企業(yè)的辦公室工作中發(fā)揮更加實(shí)效的能力效用。

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