文/懷化學院 姜玲玲

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高校辦公室文秘與檔案管理的緊密型探析

文/懷化學院 姜玲玲

【摘要】高校的辦公室文秘工作與檔案管理之間的存在的關(guān)系是密不可分的。文秘工作是順利開展檔案工作的基礎(chǔ)，而檔案工作也是文秘工作進行延伸的必然結(jié)果。因此，兩者之間的結(jié)合需要更加地緊密，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)文秘與檔案管理的工作的高質(zhì)量與高效率。本文即針對兩者的緊密型關(guān)系進行探究，以期能夠在提高高校辦公室文秘及檔案管理工作效率方面提出更好的建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘；檔案管理；高校；緊密型

一、前言

早在2008年9月份，國家教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學校檔案管理辦法》正式開始實施，這就標志著我國高校的檔案工作開始進入了一個新的階段。這是能夠適應信息時代發(fā)展要求的一次重大舉措，為了能夠使高校的檔案工作走上制度化、規(guī)范化以及法制化的道路，開始將新的技術(shù)作為基礎(chǔ)支撐。無論是對于傳統(tǒng)檔案還是電子文件，文件與檔案的管理也就成了同一事物在運動的經(jīng)歷的不同階段。因此，也就在一定意義上決定了高校的文秘與檔案工作之間的關(guān)系是緊密相連的。

二、辦公室文秘與檔案管理之間存在的緊密型關(guān)系

（一）檔案管理是文秘工作的基礎(chǔ)。高校辦公室成了學校進行教育、教學以及科研與管理的一個非常關(guān)鍵的部門，同時也是學校的信息中心。學校的總體規(guī)劃、各方面的動態(tài)信息等等都需要在辦公室進行匯集與綜合，而檔案管理則是需要對這么多紛繁復雜的信息與文件加以搜集和整理，以便歸檔及今后的利用。由此看來，檔案的管理工作就成為高校辦公室文秘的基礎(chǔ)性工作。高校發(fā)展、科研以及教學的記錄在檔案中都有保存和記錄，這也是高效檔案中非常重要的一個組成部分。對辦公室文秘歸檔的一些文件材料加以鑒定、分類、整理并很好地進行編目與保管已經(jīng)成為檔案工作的主要任務之一。同時，通過各種形式及途徑來為社會以及學校提供信息服務。

（二）文秘工作質(zhì)量為檔案管理提供必要的質(zhì)量保證。為校領(lǐng)導以及校內(nèi)各部門進行服務與協(xié)調(diào)一直以來都是高校辦公室擔負起來的重要職責。同時，高校的辦公室又會對學校的公章以及領(lǐng)導印鑒進行管理，這樣以學?；蛘咝ｎI(lǐng)導的名義發(fā)出去的各類型文件都需要經(jīng)過辦公室的審核、簽章并將文件下發(fā)運轉(zhuǎn)。而對于上級部門下發(fā)的文件也都是由辦公室進行登記與辦理。同時還包括校領(lǐng)導在公務活動中形成或者接收到的一些實物、聲像材料、文件等等，都會交由辦公室進行辦理、保管等。可以說，高校的辦公室也就成了檔案的一個非常重要的來源地。在高校辦公室中辦理的大量文件都會成為學校文書檔案的主體部分。這些文件通過文秘人員的立卷歸檔，形成最后的檔案。因此，他們對于文件的形成、性質(zhì)以及業(yè)務職能等都應當非常清楚。因此，文書檔案的質(zhì)量問題與文秘工作的質(zhì)量之間存在著緊密的關(guān)系。辦公室文秘人員需要能夠具備較強的檔案意識，掌握一定的檔案知識及工作技能。這樣才能夠為學校積累珍貴的檔案資料提供必要的質(zhì)量保證。

（三）檔案管理服務與辦公室文秘。辦公室的文秘工作者能夠為檔案部分進行立卷歸檔提供一些高質(zhì)量的文書檔案，同時，在辦公室文秘需要針對學校的一些重大決策進行文件起草或?qū)W校制度進行完善時會需要去查閱并利用檔案。而對于檔案管理而言，需要能夠積極地聽取辦公室文秘等利用檔案資源群體的意見與建議。能夠?qū)谜叩囊庀蚺c需求有很好地把握，這樣才能夠彰顯出檔案館自身的特色并能夠很好地滿足利用者對檔案的需求。檔案館需要能夠為利用者提供一些有價值、有深度的信息服務，應當將具有較大經(jīng)濟、科技以及文化價值的信息資源作為主要的工作重點和服務方向。同時，對于自身提供的信息服務，在形式及手段上需要具備先進性的因素，通過計算機網(wǎng)絡能夠為利用者提供數(shù)字化信息，以及豐富的圖文信息等。這樣才有助于全天候、全方案、新形勢的檔案信息服務的形成。

（四）文檔一體化管理。高效的文檔一體化管理是依托于高校辦公自動化平臺以及檔案管理系統(tǒng)通過計算機網(wǎng)絡的途徑與高校各個業(yè)務部門的文件與檔案管理統(tǒng)一形成一個有機整體。這就需要辦公室與檔案館之間能夠積極地進行配合，這樣才更加有利于一體化工作的順利開展。檔案館需要建立數(shù)字檔案館、局域網(wǎng)，這樣局域網(wǎng)與校園網(wǎng)的連接能夠使得一些公開的檔案信息在網(wǎng)上開放以便于利用者進行利用。學校OA系統(tǒng)的電子文件需要辦公室以及檔案館進行提前干預，并能夠?qū)ζ淙^程進行跟蹤，在文件生成之前的階段進行收集歸檔。

三、總結(jié)

檔案工作是辦公室文秘工作的基礎(chǔ)，同時又成為文秘工作很好的延伸，為文秘工作提供更有價值的信息資源。但是，無論是文秘工作還是檔案管理，都應當能夠全面提升檔案管理的意識，增強自身工作的歷史使命感及現(xiàn)實責任感，在工作之中做到很好地配合，實現(xiàn)文檔一體化工作，從而不斷推動學校檔案信息服務開始從傳統(tǒng)型轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化，以此來不斷適應高校迅速發(fā)展以及改革的要求。

【參考文獻】

[1]王婷.新時期高校辦公室文秘工作的實踐思考[J].學園,2014(35).

[2]智通海.高校辦公室文秘與檔案管理工作關(guān)系探究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2012(23).