胡順根

一、何為工商企業(yè)檔案資料

工商企業(yè)檔案資料是指企業(yè)按照《中華人民共和國(guó)公司法》及《中華人民共和國(guó)公司登記管理?xiàng)l例》的要求，向工商行政管理機(jī)關(guān)提出登記申請(qǐng)時(shí)所提交的具有法律效應(yīng)和具有保存、參考、憑證價(jià)值的各種文件、文本、資料、圖表等不同形式的文字載體，其中包括：企業(yè)名稱預(yù)先冠名、設(shè)立（開(kāi)業(yè)）、變更、備案、年檢、質(zhì)押、被查處的違法、違紀(jì)行為等一系列登記材料及輔助性資料。其性質(zhì)是記載商事領(lǐng)域中交易主體重要經(jīng)濟(jì)特征、與他人權(quán)益有重大影響、由工商行政管理機(jī)關(guān)予以保管的信息。工商企業(yè)檔案資料被稱為“經(jīng)濟(jì)戶口”，又被稱為“經(jīng)營(yíng)主體戶口”，記載了某一經(jīng)營(yíng)主體（市場(chǎng)或企業(yè)）在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的痕跡，是存放于工商行政管理部門(mén)的企業(yè)“內(nèi)部檔案”，包括公司法人（負(fù)責(zé)人）、股東、出資方式及比例、公司章程、經(jīng)營(yíng)地址、對(duì)外投資情況、董事、監(jiān)事任職、聯(lián)系人、電話等，還包括變更、違法、違規(guī)被查處情況等檔案資料。企業(yè)在進(jìn)行冠名、設(shè)立、變更、備案、年檢、質(zhì)押等一系列登記活動(dòng)過(guò)程中，事先必須得到公司全體股東一致同意并會(huì)議通過(guò)后再到工商行政管理機(jī)關(guān)進(jìn)行登記備案。因此，它是企業(yè)最原始、最真實(shí)、最全面、最直接的歷史記錄。

工商登記檔案資料的建立從商事法律角度來(lái)看，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。因?yàn)?，商事交易活?dòng)在人類社會(huì)早期就已存在。當(dāng)時(shí)是互通有無(wú)、滿足簡(jiǎn)單生活需要以維持生存為前提，這是商事交易活動(dòng)最初的目的。但當(dāng)社會(huì)生產(chǎn)力逐步提高，商品貿(mào)易日漸發(fā)展，商事交易活動(dòng)的范圍開(kāi)始漸漸擴(kuò)大，涉及到陌生人的交易越來(lái)越多，商貿(mào)活動(dòng)由此變得越來(lái)越不安全，出于降低交易風(fēng)險(xiǎn)、控制商業(yè)活動(dòng)中稅賦的目的，中央政權(quán)建立了登記管理制度，對(duì)從事商事交易活動(dòng)的主體以及行為予以登記，從而進(jìn)行監(jiān)控。近現(xiàn)代民商法體系形成以后，更加強(qiáng)調(diào)商事主體和商事行為的登記，其中商事主體的公示法定原則（即公開(kāi)商事主體的登記內(nèi)容）構(gòu)成了現(xiàn)代商事登記制度，登記過(guò)程中形成的文件材料，就是我們現(xiàn)在所說(shuō)的工商登記檔案資料。

二、工商企業(yè)檔案資料有何現(xiàn)實(shí)作用

工商企業(yè)檔案資料不但為企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)系提供了法律依據(jù)，而且是企業(yè)資信的重要組成部分。別看它“不起眼”，但在現(xiàn)實(shí)中卻已經(jīng)絕不是過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下政府審批職能的體現(xiàn)，而是當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中法律關(guān)系的體現(xiàn)，是建立規(guī)范的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的需要，更是大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新的大發(fā)展時(shí)代的需要。它主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與個(gè)人之間權(quán)利與義務(wù)的法律關(guān)系，工商登記檔案資料是經(jīng)濟(jì)交往和糾紛案件中的重要文件和證據(jù)；二是為保證企業(yè)之間進(jìn)行規(guī)范的合資合作、合同訂立和商業(yè)往來(lái)，彼此通過(guò)查閱工商檔案和其他渠道來(lái)了解對(duì)方的資信是必不可少的，這種信用調(diào)查可以消除不必要的交易風(fēng)險(xiǎn)，并維護(hù)了市場(chǎng)規(guī)范誠(chéng)信的原則；三是通過(guò)工商檔案資料，可以分析與提取大量行業(yè)信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況，從而為市場(chǎng)信息分析、企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供科學(xué)依據(jù)；四是在與工商企業(yè)發(fā)生糾紛時(shí)，為能成功立案、贏得訴訟；五是了解對(duì)方企業(yè)規(guī)模、實(shí)力及對(duì)外投資的情況；六是了解股東及出資比例、高級(jí)管理人員，確定與對(duì)方的責(zé)任等。綜合起來(lái)講就是以下幾方面的作用。

（一）誠(chéng)信作用。誠(chéng)信是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的必然要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本價(jià)值理念。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)，參與交易的主體是具有平等的權(quán)利和義務(wù)，所以，誠(chéng)信必然成為各經(jīng)濟(jì)主體的自覺(jué)行為。如果一方不遵守誠(chéng)信、不講信用，那么，交易就無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)誠(chéng)信度高，企業(yè)信譽(yù)度就好，而企業(yè)守德、守信譽(yù)的行為就無(wú)形當(dāng)中為企業(yè)增添無(wú)形資產(chǎn)。反之，企業(yè)如果缺乏誠(chéng)信，不守信用、不講誠(chéng)信，那么，它必將無(wú)法長(zhǎng)期在市場(chǎng)中立足，也必將成為無(wú)本之木，無(wú)源之水。工商企業(yè)檔案資料，是由工商行政管理機(jī)關(guān)所保管的企業(yè)“內(nèi)部秘密”，是企業(yè)主體構(gòu)成時(shí)的各個(gè)階段的重要法律性依據(jù)，具有很強(qiáng)的法律效應(yīng)。正是因?yàn)檫@些企業(yè)的“內(nèi)部秘密”被工商行政管理機(jī)關(guān)所掌管，所以，這類工商企業(yè)檔案資料中的文件材料等，必定不能有半點(diǎn)不誠(chéng)信的信息在此。也正因?yàn)檫@些檔案資料的真實(shí)性、完整性、原始性，才決定了這些工商企業(yè)檔案資料的誠(chéng)信性，可靠性。

（二）憑證作用。檔案資料的憑證作用是指檔案為現(xiàn)實(shí)工作、生活或科學(xué)研究活動(dòng)中的某一問(wèn)題提供了真實(shí)可信的證據(jù)和依據(jù)作用。檔案是歷史的真實(shí)憑證，具有重要的憑證作用。檔案的這種憑證作用，是由檔案的形成及其本身的特點(diǎn)決定的。工商企業(yè)檔案資料的憑證作用，是由其本身形成的特點(diǎn)所決定。由于工商企業(yè)檔案資料的產(chǎn)生，其主體資格的存在是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需要。為此，工商企業(yè)檔案資料在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)大潮中，為各級(jí)公、檢、法，紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所、社會(huì)團(tuán)體、組織、企業(yè)、個(gè)人等，為打擊市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動(dòng)，維護(hù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康穩(wěn)定地發(fā)展，我局工商信息查詢窗口提供了數(shù)以萬(wàn)計(jì)的工商企業(yè)檔案資料紙質(zhì)憑證信息，強(qiáng)有力的保障了社會(huì)各類人員及組織對(duì)工商企業(yè)檔案資料的取證與需求。最典型的案例莫過(guò)于為查清胡長(zhǎng)清與某企業(yè)的關(guān)聯(lián)，提供了最有力的憑證。

（三）參考作用。檔案的參考作用是指檔案為工作和生活提供某種參考，或向人們提供某種知識(shí)和信息，以供人們?cè)谡J(rèn)識(shí)或?qū)嵺`中做參考。正是因?yàn)闄n案資料具有參考作用，所以，工商企業(yè)檔案資料的使用頻率相當(dāng)高。一是通過(guò)分析工商企業(yè)的注冊(cè)數(shù)據(jù)，可以得出企業(yè)的注冊(cè)數(shù)量和增加與減少的幅度，從而，為管理與決策提供依據(jù)。二是通過(guò)分析工商企業(yè)的行業(yè)領(lǐng)域，可以得出哪些行業(yè)是企業(yè)界普遍關(guān)注的熱門(mén)行業(yè)，哪些行業(yè)是偏門(mén)的，哪些行業(yè)是冷門(mén)等。從而，使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中有個(gè)預(yù)先參考的數(shù)據(jù)，為決戰(zhàn)市場(chǎng)把握機(jī)遇。三是通過(guò)分析注冊(cè)資金，可以得出企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的資金狀況，尤其是外商投資企業(yè)，分析其注冊(cè)資金，更是可以得出我們國(guó)家對(duì)外資資金的進(jìn)、出入與利用率占比市場(chǎng)份額進(jìn)行科學(xué)管理和合理配置，從而，為科學(xué)使用和管理外資掌握第一手信息。四是通過(guò)研究企業(yè)公司組織機(jī)構(gòu)的形成結(jié)構(gòu)，組織者的年齡特征，可以分析出公司創(chuàng)業(yè)者們的組成形式大致是哪些人員比較多，哪類人比較喜歡哪些行業(yè)等。

（四）收藏作用。工商企業(yè)檔案資料的形成，是由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展需要而產(chǎn)生的商事登記的主體，是直接記載了企業(yè)的組建過(guò)程、發(fā)展經(jīng)歷及各個(gè)階段的原始記錄，是不可多得的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)主體的最好載體，具有很強(qiáng)的憑證和參考作用。工商企業(yè)檔案資料對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有很強(qiáng)的參考和憑證作用，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值，同樣具有收藏作用。如在贛登記的第一家工商企業(yè)的誕生，第一張《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》的發(fā)出，第一家個(gè)體私營(yíng)企業(yè)的出現(xiàn)，第一家外商投資企業(yè)的入贛等。所有這些工商企業(yè)檔案資料，無(wú)不凝聚著黨和國(guó)家、地方政府、行業(yè)部門(mén)對(duì)工商企業(yè)的關(guān)心與支持，無(wú)不凝聚著企業(yè)家們經(jīng)營(yíng)的心血與創(chuàng)業(yè)者們管理的心聲。所有這些工商企業(yè)檔案資料都是國(guó)家和社會(huì)不可多得的寶貴財(cái)富及無(wú)形資產(chǎn)。不管是現(xiàn)在依存的工商企業(yè)，還是已經(jīng)走完自己歷程成為“歷史”的企業(yè)檔案資料，都應(yīng)好好保管，好好利用，把它們看成是有生命的“活體”，使它們?yōu)閲?guó)家、為社會(huì)，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展，為大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新提供更多的信息資源，為中華民族偉大復(fù)興、為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

（作者單位：江西省工商管理信息中心）