梁艷

摘 要：報作賬為企業(yè)理管活動中的日常工作，報賬以記賬與算賬為基礎(chǔ)，主要包括業(yè)務(wù)人員請款、出納付款與財務(wù)核算等，一般由員工提單、領(lǐng)導(dǎo)審定、財務(wù)初審、復(fù)審入賬和付款報銷等多個環(huán)節(jié)構(gòu)成。報賬是企業(yè)會計工作的最前端，也是會計工作的基礎(chǔ)構(gòu)成部分。筆者針對如何構(gòu)建企業(yè)報帳全流程標準化體系進行淺談和探究，并列舉出部分應(yīng)用對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)報帳全流程；標準化體系；構(gòu)建；應(yīng)用

在企業(yè)日常管理工作中報賬紛繁復(fù)雜，會涉及到各種類型的費用，公司也有明確的報賬制度和流程，員工需提供各種票據(jù)當作報賬的主要依據(jù)，并確保原始憑證的合法性、完整性與真實性。為此，構(gòu)建企業(yè)報帳全流程標準化體系顯得至關(guān)重要，能夠促使企業(yè)高效、健康的開展財務(wù)管理、會計核算以及企業(yè)運營等工作，保證企業(yè)報賬工作的科學(xué)性和完善性。

一、業(yè)務(wù)端報賬標準化的應(yīng)用

業(yè)務(wù)端是企業(yè)報賬全流程的基礎(chǔ)即為最前端，業(yè)務(wù)端報賬是否規(guī)范和標準將會對后續(xù)所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生直接影響。首先應(yīng)保證業(yè)務(wù)前端的標準化，在簽訂和履行合同時要規(guī)范，業(yè)務(wù)前端主要包括初期的業(yè)務(wù)洽談與簽訂合同，其中合同付款決定著付款資料、金額和方式等重要報賬事項。所以，業(yè)務(wù)前端在付款審核方面應(yīng)嚴格遵守公司的規(guī)定，諸如進度款和預(yù)付款之間的比例是否適當。特別是合同中的發(fā)票款項也應(yīng)規(guī)范簽訂，像在簽訂采購合同時供應(yīng)商應(yīng)開出有增值稅的專用發(fā)票。其次，需制定合同付款計劃，保證付款和合同履行得以及時銜接，付款計劃能夠有效避免不均衡的資金支出現(xiàn)象，為后續(xù)報賬工作提供規(guī)范依據(jù)。業(yè)務(wù)部門需依據(jù)合同中的業(yè)務(wù)預(yù)計和付款約定開展工作，每個月應(yīng)提前規(guī)劃下個月的付款合同，當作考核工作質(zhì)量和進度的主要標準，產(chǎn)生督促和約束作用。而且需建立付款計劃激勵和跟蹤機制，針對滯后報賬應(yīng)督促相關(guān)部門及時報賬，詢問滯后原因且制定解決對策，并獎勵報賬及時的部門。再次，制定標準化的業(yè)務(wù)報賬操作指引，明確報賬工作的操作要求，員工在填寫報賬單據(jù)時要確保正確，以免影響到財務(wù)入賬的付款與項目。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的核算管理與業(yè)務(wù)特點，制定一套合理的報賬操作指導(dǎo)，要求員工填寫報賬賬單要規(guī)范嚴謹，包括摘要、業(yè)務(wù)、合同、預(yù)算和付款等信息。針對具體業(yè)務(wù)應(yīng)提供相應(yīng)的報賬附件，像工程款、預(yù)付款和日常費用等，保證報賬資料和合同付款統(tǒng)一。最后，業(yè)務(wù)審核實現(xiàn)標準化，明確具體的審核要點和職責，在審批業(yè)務(wù)過程中實施首簽人制度，明確各個環(huán)節(jié)的審批重點與職責，業(yè)務(wù)部門應(yīng)做好初審工作、財務(wù)部門需做好復(fù)審工作，發(fā)票單據(jù)需要按照公司統(tǒng)一標準進行嚴格的審核，報賬單據(jù)要求填寫正確、規(guī)范。

二、財務(wù)端報賬標準化的應(yīng)用

財務(wù)端是企業(yè)報賬全流程中的會計管理核算部門，在對事項或交易進行會計報告、計量、確認時應(yīng)細心謹慎，確保財務(wù)審核工作的準確性、時效性。因此，財務(wù)部門需根據(jù)公司的報賬核算要求和會計工作要求，將財務(wù)審核的口徑統(tǒng)一，會計核算標準固化，把業(yè)務(wù)分門別類且指出不同類型業(yè)務(wù)審核的關(guān)注點與要點。財務(wù)工作人員需著重關(guān)注報賬單據(jù)以及與其相關(guān)輔助資料的一致性與完整性，諸如報賬單據(jù)類型、業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)類型的選擇是否合適正確，報賬單據(jù)與條款金額、合同付款、付款計劃等是否保持一致，發(fā)票是否正規(guī)，付款要求及其相關(guān)附件的完整性等。為應(yīng)對新型報賬業(yè)務(wù)，企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)不斷優(yōu)化審核口徑，并將存在問題的案例進行統(tǒng)一整理，以此積累豐富的工作經(jīng)驗。同時，財務(wù)審核工作應(yīng)提升時效性和報賬單據(jù)處理效率，企業(yè)財務(wù)部門需根據(jù)報賬審批流程與各個業(yè)務(wù)類型的實際審核程序，要求財務(wù)工作人員在審核工作中承諾時限，在有限的時間內(nèi)完成工作，實現(xiàn)財務(wù)時效的標準化。具體而言需構(gòu)建報賬賬單流轉(zhuǎn)制度，將流轉(zhuǎn)的時限記錄下來，定期跟蹤和更新報賬單據(jù)的審核情況。針對財務(wù)單據(jù)出現(xiàn)問題或滯后處理的單據(jù)應(yīng)重點預(yù)警，讓財務(wù)工作人員及時處理，并要求他們每個月都提供報賬審核報告，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，進而提高報賬單據(jù)的審核效率。另外，企業(yè)可采用報賬員運用集中化報賬制度，將財務(wù)端的報賬工作集中起來，要求員工在規(guī)定的時間內(nèi)容進行費用報銷，提高報賬工作的溝通效率。如果報賬員分散報賬容易導(dǎo)致報賬質(zhì)量與效率低下，所以說運用集中化報賬模式相當重要。不過業(yè)務(wù)集中化報賬人員的選擇需由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負責人共同決定，明確他們職能、權(quán)利范圍，盡量保持人員穩(wěn)定不能隨意更換，并培養(yǎng)后續(xù)人員。而且在報賬工作中需定期審查有無填補報賬和掛賬現(xiàn)象，財務(wù)部門需對已經(jīng)報賬但是長時間內(nèi)沒有付款的現(xiàn)象進行調(diào)查，依據(jù)相關(guān)規(guī)定核實掛賬的原因和金額，對于符合條件的給予及時報賬。

三、支撐端報賬標準化的應(yīng)用

要想構(gòu)建企業(yè)報賬全流程標準化體系，除做好業(yè)務(wù)端與財務(wù)端的標準化工作之外，還需完善支端撐報標賬準化，讓業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門進行良好的溝通與反饋。因此，企業(yè)可按照以下流程開展報銷費用工作。第一，企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定工作人員在報銷費用時使用報賬系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有報銷功能可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)由“被動式管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃邮焦芾怼?，企業(yè)內(nèi)各級主管可以在任何時間內(nèi)進行集中簽批，實現(xiàn)企事業(yè)費用支出多級主動監(jiān)督和審批。并規(guī)范報銷單據(jù)格式，報銷人員在填寫報賬單據(jù)可降低出錯率，他們在報賬系統(tǒng)錄入需要報銷費用的各項明細，之后等待各自部門、財務(wù)部門等領(lǐng)導(dǎo)逐級審批通過，而且報賬系統(tǒng)會自動檢查支出費用的明細。而且運用報賬系統(tǒng)可自定義審批流程，審核人員可動態(tài)查看報賬審批流程，及時關(guān)聯(lián)查詢到報賬單據(jù)，在財務(wù)端能夠自動生成記賬憑證，有效減少手工報賬的填寫錯誤率，將報賬工作簡化。第二，企業(yè)財務(wù)部門在報賬系統(tǒng)中審核報銷人員錄入的各項明細費用時，需充分發(fā)揮預(yù)算控制系統(tǒng)的作用。該系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的總體目標同個體目標緊密聯(lián)系，把各種目標同預(yù)算標準有機聯(lián)系實時控制企業(yè)報賬，及時發(fā)現(xiàn)問題和糾正偏差，并提示報賬人員報銷的各項費用是否超出公司預(yù)算，如果超出預(yù)算，財務(wù)部門需采用特殊審批程序。而且預(yù)算控制系統(tǒng)的目標從總體上來將同管理控制的目標一致，即為追求經(jīng)營效果與效率，具體目標的依據(jù)是預(yù)算控制標準，可借此將報賬過程中員工各自負責的工作目標作量化處理。第三，報銷費用流程經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)在報賬系統(tǒng)中審批通過之后，由財務(wù)工作人員導(dǎo)入ERP系統(tǒng)進行財務(wù)記賬、核算。ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵是現(xiàn)實工作信息化，通過信息化手段表現(xiàn)現(xiàn)實中的工作方式與內(nèi)容，是企業(yè)內(nèi)部管理所有業(yè)務(wù)的系統(tǒng)，包括財務(wù)、人力資源和物流等，錄入的數(shù)據(jù)能夠在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實現(xiàn)共享，保證報銷費用單據(jù)的一致性，從而有效控制各項費用。而且ERP系統(tǒng)具有收銀軟件記錄、核算、反映與分析的會計核算功能，由現(xiàn)金管理、應(yīng)付賬、應(yīng)收賬、總賬等模塊構(gòu)成；財務(wù)管理功能則能夠?qū)崿F(xiàn)會計核算功能，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行實時預(yù)測、管理、分析和控制。

四、總結(jié)

由于企業(yè)報賬是一項涉及到金錢的工作，在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的重視，尤其是業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門需從業(yè)務(wù)端、財務(wù)端和支撐端等各個方面構(gòu)建標準化的企業(yè)報賬全流程，全面提高報賬工作的合理性，各方的合法權(quán)益均不受侵犯。

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