龔石彥

【摘要】分析文秘類崗位工作內(nèi)容，有效組織好見習(xí)實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)。本文從學(xué)生見習(xí)實(shí)習(xí)手冊如何進(jìn)行設(shè)計(jì)，教師應(yīng)該從哪些方面對學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)，如何評價(jià)學(xué)生見習(xí)實(shí)習(xí)成績，學(xué)生對文秘類崗位見習(xí)實(shí)習(xí)有哪些收獲進(jìn)行探究。

【關(guān)鍵詞】文秘崗位 見習(xí)實(shí)習(xí) 教學(xué)探究

【中圖分類號】G712 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）19-0050-02

漢語類、文秘類專業(yè)本?？茖W(xué)生在大三、大四見習(xí)實(shí)習(xí)時(shí)，選擇最多的崗位便是文秘類崗位。哪些屬于文秘崗位作了如下分析：核心崗位有：行政助理、辦公室文秘、辦公室文員；相關(guān)崗位有：檔案管理、接待、客戶服務(wù)等。學(xué)生選擇此類崗位的進(jìn)行見習(xí)實(shí)習(xí)，教師應(yīng)該如何進(jìn)行教學(xué)設(shè)計(jì)，如何進(jìn)行指導(dǎo)，本文對文秘類核心崗位從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探究。

一、崗位工作內(nèi)容與所需核心能力

（一）核心崗位工作內(nèi)容典型任務(wù)。

1.辦公室文員工作偏重于基礎(chǔ)事務(wù)。如填寫工作日志；清潔、整理領(lǐng)導(dǎo)和自己的辦公環(huán)境；辦公設(shè)備的基本使用與維護(hù)；收、發(fā)傳真及日常接待；收、發(fā)文件；印制材料，布置會(huì)場及會(huì)議后勤服務(wù)；統(tǒng)計(jì)考勤等。

2.辦公室秘書工作偏重于基本技能。除有時(shí)候完成文員所做的基礎(chǔ)事務(wù)工作外，秘書人員應(yīng)該要能夠撰寫文書；組織會(huì)議，撰寫印制會(huì)議材料，安排座次；做好會(huì)議記錄，撰寫會(huì)議紀(jì)要或簡報(bào)；負(fù)責(zé)辦公室的信息、機(jī)要和保密工作；做好辦公室檔案收集、整理工作；制定活動(dòng)方案，合理安排活動(dòng)場地、進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算，布置會(huì)場、安排座次；邀請活動(dòng)嘉賓，安排用餐及住宿、來賓的接待與送行；做好公司宣傳工作；辦公用品、印章的保管、登記，開介紹信，證明信；做好公司各類活動(dòng)的支出、流水賬登記、統(tǒng)計(jì)工作。

3.行政助理工作應(yīng)注重協(xié)調(diào)與參謀。傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，布置相關(guān)部門、員工的工作任務(wù)；收集業(yè)務(wù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)提出參考建議；陪同上司出差或代替出差；按領(lǐng)導(dǎo)要求與客戶進(jìn)行溝通或談判；協(xié)調(diào)各部門、員工之間的工作進(jìn)度；制定各種大中型活動(dòng)方案；為領(lǐng)導(dǎo)收集行業(yè)信息，提出參考建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對公司業(yè)務(wù)做出決策；協(xié)助上司進(jìn)行企業(yè)事務(wù)管理，代表上司處理日常事務(wù)、出席某些活動(dòng)。

（二）文秘崗位群通用核心能力分解。

1.日常事務(wù)處理能力。主要有撥打（接聽）電話的程序和技巧；會(huì)收發(fā)傳真，使用常用辦公設(shè)備；電子郵件的收發(fā)及處理存檔等。

2.會(huì)議安排能力。確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程；落實(shí)會(huì)議室和參會(huì)人員數(shù)量；擬訂會(huì)議通知或采用電話通知、郵件通知等方式，臨近開會(huì)時(shí)注意提醒；會(huì)前儀器調(diào)試、會(huì)場布置；做好會(huì)中服務(wù)，做好會(huì)議記錄；會(huì)后撰寫會(huì)議簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要。

3.溝通協(xié)調(diào)能力。內(nèi)部溝通要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達(dá)的工作；注意與其它部門和同事的協(xié)作與溝通。外部溝通要熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，注意溝通技巧和基本禮節(jié)。

4.寫作業(yè)務(wù)能力。要有調(diào)查研究和收集材料的能力；學(xué)會(huì)合理安排正文的表述次序；用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號使用正確；能按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求，結(jié)合單位實(shí)際對寫好的文書利用電腦進(jìn)行合理排版。

二、教學(xué)大綱與指導(dǎo)手冊的編制

（一）教學(xué)大綱編制時(shí)，要明確崗位見習(xí)與實(shí)習(xí)的目的。

結(jié)合崗位工作內(nèi)容和所需要具體具備技能來撰寫，強(qiáng)調(diào)學(xué)生的寫作能力、溝通協(xié)調(diào)能力、計(jì)算機(jī)操作能力要達(dá)到什么樣標(biāo)準(zhǔn)。

（二）編制手冊時(shí)，要將見習(xí)實(shí)習(xí)中的每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定為手冊中的相應(yīng)模塊。

首先，列出手冊填寫說明，見習(xí)實(shí)習(xí)要求，明確見習(xí)實(shí)習(xí)的時(shí)間長度，成績認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。其次，明確見習(xí)實(shí)習(xí)目的，學(xué)生做了哪些準(zhǔn)備，見習(xí)實(shí)習(xí)單位情況介紹（包含見習(xí)單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話；所屬產(chǎn)業(yè)、行業(yè)；業(yè)務(wù)范圍、規(guī)模、工作環(huán)境、企業(yè)文化和目前的發(fā)展?fàn)顩r等，文秘核心崗位和文秘相關(guān)崗位所在部門名稱）；見習(xí)實(shí)習(xí)的內(nèi)容及任務(wù)（包含崗位描述及崗位詳細(xì)情況介紹）；崗位所需能力分析；單位對學(xué)生工作的評價(jià)，校內(nèi)指導(dǎo)教師評價(jià)。最后，針對大三學(xué)生，可以要求他們結(jié)合見習(xí)企業(yè)的實(shí)際情況，通過論文或者調(diào)查報(bào)告的形式呈現(xiàn)見習(xí)實(shí)習(xí)的成果，如：“應(yīng)用文寫作能力在企業(yè)運(yùn)用情況分析”、“文秘人員與領(lǐng)導(dǎo)的相處之道”、“文秘人員溝通能力分析”、“禮儀素質(zhì)在工作中的運(yùn)用情況”、“會(huì)議與企業(yè)管理效率情況分析”、“企業(yè)商務(wù)活動(dòng)策劃方案”、“計(jì)算機(jī)能力在××企業(yè)文秘崗位群中的應(yīng)用情況調(diào)查”等。只要教師能督促學(xué)生認(rèn)真完成，必將能為他們下一階段的畢業(yè)論文和就業(yè)、創(chuàng)業(yè)提供良好的信息支撐。綜合以上幾個(gè)部分，就可以編制出合適的手冊。

三、教學(xué)過程的實(shí)施與指導(dǎo)

（一）見習(xí)實(shí)習(xí)前的動(dòng)員指導(dǎo)。

去單位之前，教師要利于3-6次指導(dǎo)課的時(shí)間，首先給學(xué)生講清崗位見習(xí)和實(shí)習(xí)對于高職教育教學(xué)的意義，對于他們未來在工作單位上成長的重要性。其次帶領(lǐng)學(xué)生回顧理論課堂教學(xué)中有關(guān)文秘類的知識，文秘類不同崗位工作內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)和能力要求。分析崗位能力要求及自我實(shí)際能力，找出自己的優(yōu)勢和不足。見習(xí)實(shí)習(xí)論文或調(diào)研報(bào)告的如何寫作，調(diào)查問卷的設(shè)計(jì)要求。最后是對一些紀(jì)律的要求，禮儀禮貌的要求，基本人際交往和溝通的方法。

講清在選擇企業(yè)的時(shí)候應(yīng)注意以下兩個(gè)方面：一致性，它是指見習(xí)實(shí)習(xí)崗位應(yīng)與文秘專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)所確定的就業(yè)崗位保持一致。見習(xí)實(shí)習(xí)的目的是立足于具體的職業(yè)崗位，將專業(yè)理論知識與實(shí)際相結(jié)合，全面提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。先進(jìn)性，是指對所見習(xí)實(shí)習(xí)的文秘崗位，單位有規(guī)范的管理，規(guī)章制度完備，符合企業(yè)和社會(huì)實(shí)際，能跟上時(shí)代步驟。

（二）見習(xí)實(shí)習(xí)過程中的指導(dǎo)。

1.加強(qiáng)學(xué)生的心理指導(dǎo)。

學(xué)生在見習(xí)實(shí)習(xí)的過程，由于周圍環(huán)境、人際圈子、生活方式、工作方式等方面的變化，容易出現(xiàn)心理隱患，輕則影響學(xué)生的見習(xí)實(shí)習(xí)效果，重則影響學(xué)生對職業(yè)生涯的規(guī)劃、甚至給單位的生產(chǎn)帶來一定的損失。因此，作為校內(nèi)指導(dǎo)老師，學(xué)習(xí)見習(xí)實(shí)習(xí)單位離學(xué)校不遠(yuǎn)的，要到單位去看學(xué)生，因?yàn)樵谀吧沫h(huán)境中，如果有他曾經(jīng)很熟悉的老師來看他們，關(guān)心他們，會(huì)給他們心理上一種“娘家人”還是很關(guān)心自己的心理安慰感，能穩(wěn)定他們的工作情緒，安心踏實(shí)的做好見習(xí)實(shí)習(xí)工作。對于離校遠(yuǎn)的見習(xí)實(shí)習(xí)單位，教師可以用建立QQ群、微信群等方式，主動(dòng)問問學(xué)生在見習(xí)實(shí)習(xí)中的困難，聽聽他們的心聲。讓他們覺得學(xué)校沒有忘記他們，一直在關(guān)心和關(guān)注著他們。

2.加強(qiáng)學(xué)生專業(yè)能力的指導(dǎo)。

文秘專業(yè)能力是指具有相應(yīng)的文秘專業(yè)知識及素養(yǎng)，能夠獨(dú)立運(yùn)用所學(xué)知識處理問題、解決問題，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，并對結(jié)果進(jìn)行客觀評估的能力。見習(xí)實(shí)習(xí)為學(xué)生提供了一個(gè)職業(yè)活動(dòng)的工作平臺，親身體驗(yàn)企業(yè)文秘人員的工作內(nèi)容。教師通過現(xiàn)場指導(dǎo)和網(wǎng)絡(luò)平臺（結(jié)合QQ群、微信群等方式）指導(dǎo)的方式，對學(xué)生在工作中遇到的專業(yè)方面的問題，要給予相關(guān)指導(dǎo)，真正實(shí)現(xiàn)“學(xué)中做、做中學(xué)”的職業(yè)教育理念。

五、如何進(jìn)行總結(jié)與評價(jià)

考核是規(guī)范學(xué)生崗位見習(xí)實(shí)習(xí)過程管理最有效的方法。從以往的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看，學(xué)生見習(xí)實(shí)習(xí)的文秘類崗位，大多都分散在不同的企事業(yè)單位。如果采用企業(yè)指導(dǎo)打分占較大比重，校內(nèi)指導(dǎo)教師打分占少量比重的方法。會(huì)導(dǎo)致對學(xué)生的成績評價(jià)結(jié)果不太客觀公平，有的單位企業(yè)指導(dǎo)教師會(huì)給學(xué)生98分、99分甚至給出100分等現(xiàn)象。而有的單位的指導(dǎo)教師只給學(xué)生70多分，甚至只給到60分左右。這樣整個(gè)班級或整個(gè)專業(yè)的學(xué)生成績并不客觀。

可以在見習(xí)實(shí)習(xí)評價(jià)要求這樣設(shè)計(jì)：第一，企業(yè)指導(dǎo)教師給出寫實(shí)性評價(jià)意見，不給具體分?jǐn)?shù)，教師根據(jù)意見結(jié)合在網(wǎng)絡(luò)平臺（以QQ群、微信群）的交流或現(xiàn)場指導(dǎo)的情況，學(xué)生手冊填寫情況給出過程性分?jǐn)?shù)。第二，考慮到見習(xí)實(shí)習(xí)前動(dòng)員指導(dǎo)課對學(xué)生也極其重要，那幾次課程的出勤率、作業(yè)情況也納入一定成績比例。第三，在課程總結(jié)階段，學(xué)生提供的見習(xí)實(shí)習(xí)照片、總結(jié)材料、啟示等要在總結(jié)課程中進(jìn)行展示，這也應(yīng)該納入一定的成績比例。可以設(shè)計(jì)為：見習(xí)實(shí)習(xí)動(dòng)員指導(dǎo)課占20%；見習(xí)實(shí)習(xí)過程占60%；見習(xí)實(shí)習(xí)總結(jié)課20%。這樣的綜合評價(jià)，學(xué)生對每一個(gè)部分均會(huì)比較重視，評價(jià)出的成績也才相對客觀公正。

六、結(jié)束語

高職教育崗位見習(xí)實(shí)習(xí)教學(xué)設(shè)計(jì)與開發(fā)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，也是高職教育教學(xué)體系重要的環(huán)節(jié)。如何更好的讓學(xué)生在見習(xí)實(shí)習(xí)過程中，“零距離”接觸實(shí)際工作崗位，通過“做中學(xué)”、“學(xué)中做”的方式提高自己綜合職業(yè)素質(zhì)。在教學(xué)過程中，教師還要不斷總結(jié)、不斷完善。保證見習(xí)實(shí)習(xí)效果，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。

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