劉根霞

【摘要】信息技術廣泛應用和資源節(jié)約社會的建立，使得會計信息化應用的深度和廣度有了長遠發(fā)展。但是會計信息化工作中仍存在硬件架構不合理、基礎工作不規(guī)范、會計數據質量不高、安全風險控制不健全、系統(tǒng)運行效率低等諸多問題，本文通過分析產生這些問題的原因，提出提高會計信息化工作質量的措施。

【關鍵詞】會計信息化 質量問題 原因分析 提高措施

一、引言

2014年正式實施的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下稱《規(guī)范》），對企業(yè)會計信息化工作起到規(guī)范、指導和促進作用。然而許多企事業(yè)單位的會計信息化工作中也還存在硬件架構不合理、軟件選型不科學、基礎工作不規(guī)范、會計數據質量不高、安全和風險制度不健全、系統(tǒng)運行效率低下等諸多問題。導致會計信息化工作無法滿足企業(yè)預期需求，無法達到提高管理效率和經濟效益的目的，造成人、財、物的浪費，制約了會計信息化應用的深度和廣度。因此，有必要深入分析會計信息化工作質量問題及產生的原因，為促進會計信息化工作又好又快發(fā)展提供對策。

目前會計信息化評價標準尚未出臺，而《規(guī)范》從信息化規(guī)劃、組織機構設置、人員權限劃分、軟硬件選擇、內部控制體系建立健全、信息共享、系統(tǒng)安全等方面，對會計信息化工作的建設和運行階段各項工作進行規(guī)范和指導。結合《規(guī)范》以及實務經驗，本文提出從以下方面判斷企業(yè)會計信息化質量。會計信息化規(guī)劃的存在性，與企業(yè)發(fā)展目標的契合程度；與會計信息化流程匹配的會計機構；合理的職責劃分和規(guī)范的電子授權；與自身技術及業(yè)務需求相匹配軟硬件架構；財務業(yè)務一體化以及企業(yè)內部信息資源共享；各項管理制度是否存在且健全有效，能覆蓋會計信息化全過程，發(fā)生故障時是否有應急機制；系統(tǒng)是否有較強的防錯糾錯能力。

二、企業(yè)會計信息化質量現狀分析

（一）建設期存在的質量問題

會計信息化建設期的工作直接關系到以后會計信息系統(tǒng)能否正常、有效運行。建設期經常遇到的質量問題可歸納為以下方面：

1.硬件架構不合理。會計信息化系統(tǒng)的硬件架構配置需要考慮企業(yè)的管理特點以及管理效率。究竟采用單機模式好還是局域網或者互聯(lián)網模式更佳？采用實時集中平臺還是采用定期集中平臺？硬件平臺選擇的不科學，一方面會影響未來系統(tǒng)的可擴展性，另一方面也會影響到會計數據的收集、傳遞以及應用，導致決策效率低下。

2.軟件選型不科學。會計軟件是會計信息系統(tǒng)的核心，會計信息化過程中軟件選型是否合適直接關系到企業(yè)需求的滿足程度。選型過程中過多考慮軟件的價格、技術先進性或功能的多少，會導致人們忽視會計信息化本身所要解決的問題：是否減輕會計人員的勞動負擔；是否提高會計信息的生成、傳遞及利用效率；是否能夠為企業(yè)的決策者提供更有價值的信息。選擇與企業(yè)管理要求以及內外部業(yè)務環(huán)境不匹配的軟件，不僅會造成大量資金的浪費，而且無法達到提高效率、降低成本、增加效益的目的。

3.管理基礎不規(guī)范。規(guī)范的管理基礎是信息化實施的保障。信息化的實施過程要求企業(yè)管理制度化、流程規(guī)范化、定額標準化。企業(yè)經營過程中經常發(fā)生的諸如：原始單據填寫不規(guī)范；會計政策在一年內多次隨著管理者利潤管理的需要進行改變；相同的會計科目在不同會計人員之間不統(tǒng)一；生產耗費沒有核定標準定額；長期未達賬項未進行核對；不相容職務沒有分離（如財務人員兼職業(yè)務處理，制單和審核為同一人）等不規(guī)范的基礎工作。這些會導致在會計信息化初始設置時，流入系統(tǒng)數據的真實、可靠性無法保證；無法根據企業(yè)實際情況作出合理的會計政策選擇；無法從制度上防范舞弊事件的發(fā)生；無法輸出有用的會計信息；無法真正提高企業(yè)的管理效率。

4.業(yè)務流程不透明。業(yè)務流程是指通過一組作業(yè)的整合，把輸入的各種必要資源，經過增值處理，輸出客戶所需要的、認可的和滿意的產品或服務。只有當流程可視或透明才能對流程進行改進或監(jiān)控，從而可以向客戶提供創(chuàng)新和增值的產品和服務，保證質量和加快市場準入速度。會計信息化本身對原有會計業(yè)務流程是沖擊。手工方式下會計人員根據審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證，其中隱含著會計數據的轉換處理；根據已審核記賬憑證登記賬簿，這又隱含著會計數據的轉抄操作，這種不透明的業(yè)務處理流程容易造成會計信息的失真、降低信息的有用性。

（二）運行期存在的質量問題

1.控制制度不健全。會計信息化的正常運行不僅依賴軟件中固化的程序控制來實現輸入、處理和輸出，而且還要依賴對運行環(huán)境的控制。用戶部門是否與電算部門相分離，電算部門內部是否職責分離，是否建立崗位責任制以及操作管理制度，是否建立并有效運行軟硬件及數據的接觸控制。企業(yè)的各項內部控制制度是否建立且有效運行，都會影響到會計信息系統(tǒng)的安全運行及效率。

2.會計數據質量不高。通常一提到會計數據質量，人們關注的是真實性、可靠性、明晰性等。而在會計信息化過程中人們更關心業(yè)務流程“從哪里來，往哪里去，由誰處理”，認為會計數據只不過是信息處理過程中產生的“副產品”，可復制和更新，不可消耗又極易遭到破壞，會隨著環(huán)境的變化而變化，具有不穩(wěn)定性。如果會計信息化實施時沒有統(tǒng)一的規(guī)劃，各個功能相對獨立的子系統(tǒng)分別采用不同業(yè)務規(guī)范和數據模式，導致業(yè)務數據和會計數據的力度、名稱、表達方式上的不統(tǒng)一，從而造成元數據不準確、不一致、重復性、二義性等質量問題。同時，一個數據進入系統(tǒng)后被使用的次數較少或幾乎沒有被使用，說明該數據是多余的或可用性差、共享性較差，從而影響依據信息作出決策的效率和數據的可用性。

3.系統(tǒng)運行的安全性、穩(wěn)定性以及故障響應及恢復性能有待提高。系統(tǒng)運行是否可靠和穩(wěn)定，是否具備較強故障恢復能力，這些都是保證系統(tǒng)正常運行的基本要求。企業(yè)是否建立多層次的防控措施來保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，如安裝防火、防盜、防強磁、防病毒設施；制定軟硬件及數據的接觸管理制度；進行會計數據的多重備份以及防范人為的破壞和網絡環(huán)境下來自病毒、黑客威脅的安全控制措施。當故障發(fā)生時，是否建立應急機制，是否能夠快速進行故障恢復十分重要，這也是當前企業(yè)會計信息化工作的薄弱環(huán)節(jié)。

三、企業(yè)會計信息化質量問題原因分析

（一）缺乏會計信息化發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃

會計信息化戰(zhàn)略規(guī)劃是企業(yè)針對會計信息系統(tǒng)的建立和發(fā)展所作的一種戰(zhàn)略性規(guī)劃，是從企業(yè)的宗旨、目標和戰(zhàn)略出發(fā)，構架企業(yè)基本的會計信息化體系結構，對企業(yè)內外部財務及業(yè)務信息資源進行統(tǒng)一規(guī)劃、管理與應用，利用信息輔助組織決策，幫助組織實現戰(zhàn)略目標。要提高會計信息系統(tǒng)效果應從規(guī)劃階段開始。

對會計信息化進行規(guī)劃，可以使得信息化建設與組織的整體戰(zhàn)略規(guī)劃相一致，可以合理分配資源，確定會計信息系統(tǒng)建設中的優(yōu)先級次序，避免各自為戰(zhàn)、重復開發(fā)、重復組織數據的弊病。缺乏發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，會導致會計信息化的發(fā)展脫離企業(yè)戰(zhàn)略目標，無法促進組織管理效率的提高，造成人財物等資源浪費。目前大約有80%會計信息化實施沒有達到預期目標的企業(yè)，都沒有制定會計信息化發(fā)展規(guī)劃。

（二）沒有清晰明確地定義企業(yè)信息需求

明確企業(yè)管理的信息需求，可以幫助企業(yè)識別會計信息系統(tǒng)的總體架構以及當前及未來的信息需要，明確會計信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)的功能界限，以及開發(fā)建設的優(yōu)先級次序。會計信息化建設過程中如果不能明確企業(yè)的信息需求，則會對“建立什么樣的系統(tǒng)”“系統(tǒng)應具有什么樣的功能”“如何實現這些功能”這些問題思路不清晰，導致會計信息化實施時硬件架構以及軟件選型與企業(yè)管理要求不匹配，無法滿足企業(yè)發(fā)展及管理中對信息的需求，也無法給企業(yè)帶來效率和效益上的提高。

（三）領導重視、觀念轉變及員工素質有待提高

會計信息化工作中人的因素至關重要，無論是領導者對會計信息化項目的重視程度，還是會計人員的觀念和素質，都影響會計信息化的建設和運行。如果企業(yè)領導重視會計信息化工作，責任和壓力會層層傳遞，各項資源的調配以及部門間的協(xié)調就會相對容易些，那么會計信息化從規(guī)劃、建設到日常運行就會有很好的保障，工作質量大大提高。否則會計信息化可能會變成一項“稀松”工程，投入了大量的人力、物力和財力卻達不到應有的效果。會計實施信息化的過程也要求企業(yè)管理制度化、規(guī)范化、標準化，對領導的管理方式、決策模式有一定沖擊。如果企業(yè)領導無法接受現代大型軟件所蘊含的科學管理思想，無法適應新型決策模式，則有可能成為會計信息化實施和運行的阻力。

會計及相關人員對會計信息化的理解、支持以及會計人員素質，也是影響信息化工作的重要方面。會計信息化過程必然會改變會計數據的收集、傳遞、處理流程以及會計信息的利用方式，這有可能與會計人員原本熟悉的流程不一致，打破其固有的習慣，要求其具有更高的計算機信息處理能力，能理解網絡環(huán)境下財務與業(yè)務協(xié)同的過程，對會計及相關人員來講是一種挑戰(zhàn)。如果會計及相關人員不能及時更新知識與觀念，無法適應信息技術發(fā)展對會計的影響，最終將會從會計及相關崗位上被淘汰。

（四）基礎準備工作不足

會計信息化基礎工作準備不充分，會導致會計信息化工作無法正常順利進行，從而影響信息化的實施效果。組織結構未調整或調整未到位。組織結構是企業(yè)組織內部各個有機構成要素相互之間的聯(lián)系方式或形式。隨著企業(yè)規(guī)模擴大，組織結構會越來越龐大，分工也越來越細，部門間的合作會變得不通暢，跨部門工作效率低下。當前隨著信息技術特別是網絡技術的廣泛應用，領導層和基層之間的信息溝通更加迅捷便利，如果組織結構未調整或調整不到位，會降低會計人員工作的積極性，制約會計信息處理、傳遞、利用的正確性以及效率性。業(yè)務流程優(yōu)化不到位。業(yè)務流程優(yōu)化是企業(yè)面對競爭壓力、經濟壓力以及客戶需求，對企業(yè)的流程進行調整或革新，使其在成本、質量、服務和速度等關鍵指標上取得顯著的提高。在信息技術環(huán)境下，會計業(yè)務流程再造突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的思想體系，強調以流程導向代替原有的職能導向的組織形式，使得會計部門組織結構扁平化，決策權下放，審核與控制明顯減少，同步工作代替了順序工作方式，大大加快了工作速度。如果企業(yè)在會計信息化過程中沒有與經營環(huán)境相契合，推動管理模式、組織架構和業(yè)務流程的優(yōu)化與革新，依然按照職能分工進行業(yè)務處理，必然導致會計業(yè)務處理“換湯不換藥”，只達到以計算機替代手工會計處理，不能真正提高會計信息有用性和輔助決策功能。

管理制度不完善。管理制度是保證企業(yè)會計信息化建設和運行的制度基礎，管理制度是否建立以及是否有效執(zhí)行直接影響會計信息的產生、傳遞以及應用，影響會計信息的正確性、有用性。會計信息系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，包括計算機的軟硬件以及數據、人員、規(guī)程等組成部分。健全有效的管理制度可以使會計人員對計算機軟件、硬件、數據的操作都處于規(guī)范的狀態(tài)，避免信息化所帶來的各種風險。如果企業(yè)在會計信息化建設階段沒有建立健全企業(yè)的各項管理制度，信息化下會計數據處理的迅捷、集中將會導致錯誤的蔓延，給企業(yè)帶來比手工方式更大的風險。

基礎數據有待規(guī)范。初始設置是會計信息化的一項重要工作，計算機“垃圾入垃圾出”的特點以及信息化下財務與業(yè)務的協(xié)同，決定了初始數據錄入的重要性。

在錄入初始數據之前需要對基礎數據進行整理，包括按照企業(yè)管理要求對會計科目、各種資產或業(yè)務進行代碼化；整理各項未達賬項；整理各科目的期初數據；整理企業(yè)核算中的各項定額或標準；整理企業(yè)會計業(yè)務處理中所用到的會計政策，并結合管理及核算要求進行選擇確定；確定數據的輸入及輸出方式。如果企業(yè)管理基礎薄弱，基礎數據不規(guī)范，那么進入會計信息系統(tǒng)的數據就可能是錯誤或不準確的，信息化會導致錯誤的重復及放大，失真的會計信息最終可能導致企業(yè)管理和決策失誤。

四、企業(yè)會計信息化質量管理對策

（一）制定會計信息化規(guī)劃

會計信息化是一項系統(tǒng)工程，在實施信息化之前應深入調查企業(yè)的發(fā)展目標和戰(zhàn)略規(guī)劃，明確企業(yè)愿景及信息化在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用。通過對企業(yè)現有信息系統(tǒng)進行評估，分析企業(yè)信息需求和資源狀況， 確定會計信息化的戰(zhàn)略性總體架構、資源分配機制及系統(tǒng)開發(fā)和實施的優(yōu)先次序，保證系統(tǒng)的一體化和協(xié)調性。制定會計信息化規(guī)劃，對來自企業(yè)內外部的信息資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，利用信息控制企業(yè)行為，幫助實現企業(yè)戰(zhàn)略目標。

（二）積極更新觀念

當前大型會計軟件都蘊含著一定科學管理思想和程序控制要點，對于業(yè)務處理、管理及決策有相應的程序，如果不按照相應的流程進行處理，可能會導致業(yè)務無法順利完成，風險無法避免。許多成功實施企業(yè)會計信息化的經驗表明：實施會計信息化必須要進行充分的動員，讓所有人員都認識到信息化的必要性和重要性，理解并接受信息化帶來的觀念變革、流程優(yōu)化以及習慣沖擊，高層管理人員更是要接受會計信息化帶來的信息處理及決策模式創(chuàng)新，要積極的培訓。只有讓所有人員對自己所操作的信息系統(tǒng)從功能結構到處理流程都了解，對自己崗位所包含的具體業(yè)務以及核心控制點都能熟練操作，才能提高信息系統(tǒng)實施成功的可能性，否則將會影響會計信息化正常實施和運行。

（三）開展管理咨詢

大型會計信息系統(tǒng)的實施不僅周期長，而且要耗費大量的人力、物力和財力，如果實施失敗，在浪費時間和資金的同時還可能引起企業(yè)經營風險和財務風險。因此，在會計信息化建設的準備階段可以購買專家服務，由專業(yè)的管理咨詢機構針對企業(yè)的問題進行診斷，并結合企業(yè)需求提出相應的信息化實施方案或建議，并協(xié)助企業(yè)對存在問題改進、業(yè)務流程優(yōu)化、管理制度完善以及基礎數據整理，這樣會大大增加會計信息化實施成功的概率。同時在專家進行管理咨詢和實施專業(yè)服務的過程中，可以讓企業(yè)自己的員工實現知識的遷移和自有化。

（四）優(yōu)化業(yè)務流程

優(yōu)化業(yè)務流程是企業(yè)在信息化過程中打破傳統(tǒng)勞動職能分工模式，采用流程導向進行業(yè)務處理，能夠提高業(yè)務處理的速度和質量，降低信息獲得成本。進行業(yè)務流程優(yōu)化，首先，要對原有流程進行全面的功能和效率分析，發(fā)現隨著市場發(fā)展或技術變革影響企業(yè)管理效率或成為發(fā)展瓶頸的業(yè)務流程，分析這些流程的制約因素和關鍵表現，找出進行流程優(yōu)化的切入點。其次，考慮成本效益、技術、風險等因素，提出流程改進方案，取消無效環(huán)節(jié)，合并冗余步驟，盡可能地將業(yè)務流程自動化處理，使得原有流程更加透明，便于信息集成。最后，調整組織結構、崗位劃分、溝通渠道和業(yè)務規(guī)范等，以保證流程改進方案能夠達到預期目的。

（五）建立健全安全控制制度

安全是會計信息化的運行前提和基礎，不僅要保證軟硬件的安全、數據和檔案的安全，而且要保證操作過程及運行環(huán)境的安全。健全有效的內部控制制度和管理制度可以起到預防風險發(fā)生的作用。

與信息化運行環(huán)境相關的一般控制主要包括：組織控制制度要求明晰崗位職責，遵循職能分離原則。網絡環(huán)境下，業(yè)務人員與會計數據處理人員相分離、開發(fā)人員與操作人員相分離，這在一定程度可以防止舞弊的發(fā)生。

在會計軟件中按照業(yè)務崗位要求進行多層次的電子授權，在各崗位之間形成有效牽制，設置科學合理可以很好地防止越權操作和信息泄露。操作控制制度要求操作規(guī)范化，系統(tǒng)管理人員、操作人員、分析人員以及維護人員，各自在進行職責范圍內工作時應遵照操作流程，通過密碼或口令進入相應操作，及時進行數據備份并記錄操作日志。軟硬件安全控制制度應對軟件以及硬件的接觸進行嚴格限制，防止自然災害或人為破壞對企業(yè)所造成的損失，特別防止在網絡環(huán)境下，病毒、黑客等外部威脅給企業(yè)帶來會計信息丟失、被篡改等危害。數據安全控制主要對數據的產生、處理、傳遞以及利用過程中數據的安全進行控制，通過防止非授權人員的接觸、多重數據備份、進行數據加密等方式保證數據安全。系統(tǒng)的開發(fā)和維護控制主要是對系統(tǒng)的開發(fā)規(guī)劃、進度、文檔、安全等進行控制，對發(fā)生故障進行響應和恢復的控制。

與具體處理過程有關的應用控制包括輸入控制。通過崗位授權、不相容職務分離，以及會計軟件在輸入功能上所設置的控制點（如：邏輯校驗、平衡校驗、存在性檢查等）保證輸入數據的正確性。

網絡環(huán)境下，由于業(yè)務終端直接傳遞至會計信息系統(tǒng)自動生成記賬憑證的數據較多，差錯會反復和蔓延，并呈擴大效應，要制定相應制度來保證進入系統(tǒng)的數據是真實、正確的。處理控制。在處理過程中不遺漏任何經過批準的業(yè)務，也不處理任何未經許可的業(yè)務。主要通過程序控制、順序處理、文件記錄和標簽控制，保證所有處理業(yè)務必須合法。輸出控制用來保證信息系統(tǒng)處理結果能夠正確輸出，在規(guī)定時間內安全及時地交付用戶，且控制未經授權的人無法獲得相關信息。

隨著我國建立資源節(jié)約型社會，會計全面信息化是必然趨勢。提前做好會計信息化規(guī)劃，對員工進行充分動員和培訓，積極轉變觀念，改進業(yè)務流程，整理基礎數據和政策，健全完善內部控制制度，有助于提高會計信息化工作質量。

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