孫萌

[摘 要]隨著高校規(guī)模化發(fā)展，師生人數(shù)和科研經(jīng)費(fèi)規(guī)模大幅增長(zhǎng)，使財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量不斷增多，傳統(tǒng)柜臺(tái)報(bào)賬的弊端日益突出。本文比較高校傳統(tǒng)報(bào)賬和網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬進(jìn)行對(duì)比，并分析了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)和需完善之處。

[關(guān)鍵詞]高校；網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬；必要性；效率提升

[中圖分類號(hào)]G647.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、師生人數(shù)的增加和教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)規(guī)模的增長(zhǎng)，近年來(lái)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作量劇增而財(cái)務(wù)人員數(shù)量卻沒有相應(yīng)匹配，因而出現(xiàn)了報(bào)賬難、排隊(duì)久的局面，不僅對(duì)報(bào)賬師生造成了困擾，繁重的工作量也對(duì)財(cái)務(wù)人員施加了工作壓力。傳統(tǒng)報(bào)賬模式存在效率低、等待久、錢款處理復(fù)雜等問(wèn)題，在此情況下，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式成為最佳選擇。

1 傳統(tǒng)報(bào)賬模式存在的問(wèn)題

1.1 業(yè)務(wù)處理工作量大

在傳統(tǒng)報(bào)賬模式下，財(cái)務(wù)人員需要先審核手續(xù)是否齊全，再將原始憑證按業(yè)務(wù)歸類，然后逐筆判斷錄入科目，并計(jì)算數(shù)額填入，還要填寫轉(zhuǎn)賬、支票等信息，工作繁重耗時(shí)長(zhǎng)。而且手工錄入難免出現(xiàn)錯(cuò)誤，后續(xù)的沖銷改正也比較麻煩。

1.2 報(bào)銷人員等待時(shí)間長(zhǎng)、手續(xù)多

由于業(yè)務(wù)處理復(fù)雜，每筆業(yè)務(wù)耗時(shí)較長(zhǎng)，在期中或者年底報(bào)賬高峰時(shí)期經(jīng)常出現(xiàn)排隊(duì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的情況。報(bào)銷人員在報(bào)賬時(shí)需要從審核到符合再到出納一步步處理，在財(cái)務(wù)人員審核及處理業(yè)務(wù)的時(shí)候需在一旁等候，手續(xù)繁雜，需要用到的項(xiàng)目卡也存在多位教師共用一張項(xiàng)目卡而存在使用沖突問(wèn)題，為報(bào)銷人員造成了很多不便，也造成了人力和資源的浪費(fèi)。

1.3 報(bào)銷錢款處理不夠人性化

傳統(tǒng)報(bào)銷模式的錢款經(jīng)常涉及現(xiàn)金及支票，不便于管理，而且大量的現(xiàn)金也存在安全問(wèn)題。支票需要報(bào)銷人員自行去銀行存給收款方，經(jīng)常發(fā)生支票丟失或過(guò)期的情況，補(bǔ)辦手續(xù)麻煩，同時(shí)增加了財(cái)務(wù)人員的工作量。

2 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬優(yōu)點(diǎn)

2.1 大幅減輕業(yè)務(wù)處理工作量

在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式下，財(cái)務(wù)人員接到預(yù)約報(bào)銷單后只要掃描二維碼，報(bào)銷內(nèi)容即可顯示在制單頁(yè)面，并且自動(dòng)生成項(xiàng)目號(hào)、會(huì)計(jì)科目及摘要內(nèi)容。財(cái)務(wù)人員只要審核簽字蓋章是否完備、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、歸入科目是否正確即可制單。較傳統(tǒng)報(bào)銷模式簡(jiǎn)化了錄入科目填寫摘要等過(guò)程，而且減少了出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性。

2.2 減少報(bào)銷人員等待時(shí)間

此種模式下，報(bào)銷人員不必在現(xiàn)場(chǎng)等候財(cái)務(wù)人員處理業(yè)務(wù)，大幅節(jié)省了等候時(shí)間，排隊(duì)情況也明顯緩解。而且由于財(cái)務(wù)人員工作效率的提高，較傳統(tǒng)模式可以處理更多的業(yè)務(wù)，減少了項(xiàng)目到期而未能及時(shí)報(bào)銷的情況。

2.3 支付方式更加靈活

實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的業(yè)務(wù)，稽核通過(guò)后，由出納人員將報(bào)銷金額，通過(guò)網(wǎng)銀轉(zhuǎn)入報(bào)銷人員指定的工資卡，對(duì)公轉(zhuǎn)賬的支付不再使用紙質(zhì)支票和匯票，將通過(guò)“銀企直聯(lián)”系統(tǒng)直接支付給對(duì)方單位。更加快捷且省略了存取支票的步驟。

3 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬局限性

3.1 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單填制不規(guī)范

報(bào)銷人員畢竟不是財(cái)務(wù)專業(yè)人員，對(duì)于會(huì)計(jì)科目不熟悉，在對(duì)報(bào)銷項(xiàng)目不確定時(shí)經(jīng)常憑感覺填報(bào)，列入到錯(cuò)誤科目中，金額的計(jì)算也常出現(xiàn)錯(cuò)誤。遇到這種情況財(cái)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)需要修改科目，重新計(jì)算金額，增加了工作量。

3.2 原始憑證不規(guī)范

報(bào)銷人員投遞的報(bào)銷原始憑證經(jīng)常存在票據(jù)粘貼不規(guī)范、票據(jù)缺失、簽字公章不全等情況，尤其是差旅費(fèi)報(bào)銷無(wú)住宿費(fèi)缺少證明、參加會(huì)議缺少會(huì)議通知和網(wǎng)購(gòu)辦公用品圖書缺少明細(xì)清單的情況最為多見。面對(duì)這些情況，財(cái)務(wù)人員需要重新粘貼整理原始憑證、通知報(bào)銷人員退單等，返工單的增多不利于工作效率的提高。

3.3 雙方溝通不暢

財(cái)務(wù)人員在處理網(wǎng)上報(bào)賬預(yù)約單的時(shí)候如果遇到票據(jù)不合規(guī)、內(nèi)容不合法及項(xiàng)目額度不足等情況時(shí)，需要通過(guò)電話或者短息與報(bào)銷人員溝通，解釋情況。但是電話或者短信溝通明顯沒有面對(duì)面溝通效果好，經(jīng)常財(cái)務(wù)人員費(fèi)時(shí)費(fèi)力解釋后報(bào)銷人員還是一頭霧水、仍然需要到現(xiàn)場(chǎng)來(lái)咨詢問(wèn)題。

4 提升網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬效率的對(duì)策

4.1 接收網(wǎng)上預(yù)約單時(shí)進(jìn)行初審

在報(bào)銷人員前來(lái)投遞網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單時(shí)財(cái)務(wù)人員對(duì)票據(jù)真假、簽字公章、單據(jù)是否齊全以及粘貼是否規(guī)范進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)向報(bào)銷人員指出，令其現(xiàn)場(chǎng)修改或辦全手續(xù)后再次投遞。可以大幅減少事后的電話溝通及退單處理，對(duì)于報(bào)銷人員也節(jié)約了多次往返財(cái)務(wù)處的麻煩。

4.2 開展網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬培訓(xùn)

盡管各高校財(cái)務(wù)處會(huì)把網(wǎng)上報(bào)賬指南公布在部門網(wǎng)站上，但是報(bào)銷人員可能怠于學(xué)習(xí)，或者對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)不夠理解，填報(bào)報(bào)銷單時(shí)仍未按規(guī)定處理。針對(duì)此情況，財(cái)務(wù)部門可以開展網(wǎng)上報(bào)賬知識(shí)的宣講或?qū)Ω鞑块T財(cái)務(wù)秘書進(jìn)行培訓(xùn)，請(qǐng)財(cái)務(wù)秘書協(xié)助指導(dǎo)自己部門人員網(wǎng)上報(bào)銷，并且印發(fā)日常財(cái)務(wù)政策解讀、業(yè)務(wù)工作手冊(cè)指南給財(cái)務(wù)秘書及經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人。通過(guò)此舉可以提升網(wǎng)上報(bào)銷單質(zhì)量，提高財(cái)務(wù)部門工作效率。

4.3 建立有效溝通渠道

財(cái)務(wù)處應(yīng)將報(bào)賬須知、財(cái)經(jīng)法規(guī)及票據(jù)規(guī)范等要求公布在部門網(wǎng)站上，有規(guī)定變動(dòng)及時(shí)更新。同時(shí)建立QQ群、微信公眾號(hào)都溝通平臺(tái)，強(qiáng)化報(bào)銷人員與財(cái)務(wù)部門的交流。注意了解報(bào)銷人員的意見建議，進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)上報(bào)賬流程。通過(guò)有效的溝通渠道，增強(qiáng)報(bào)銷人員對(duì)財(cái)務(wù)人員的理解和支持，提高網(wǎng)上報(bào)賬成功率。

5 結(jié)論

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)在高校中的運(yùn)用，提高了財(cái)務(wù)人員工作效率，節(jié)約了報(bào)銷人員排隊(duì)時(shí)間，而且有效提升了報(bào)銷服務(wù)水平。它的優(yōu)勢(shì)顯而易見，但也難免有局限性。因此高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)還需與時(shí)俱進(jìn)，在未來(lái)更廣泛的應(yīng)用中不斷創(chuàng)新與優(yōu)化。

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