袁興
【摘 要】 現(xiàn)代企業(yè)競爭日趨激烈,如何加強成本控制,提高企業(yè)預算管理水平日顯重要。本文在分析企業(yè)加強預算管理重要性的基礎上,深入探討了當前企業(yè)預算管理中存在的問題,并針對企業(yè)預算管理觀念淡薄、缺乏科學有效的評審手段和考評機制等問題,重點從加強組織與體系建設、完善評審機制、建立成本費用標準等方面,提出了提高企業(yè)預算管理水平的對策措施。
【關鍵詞】企業(yè);預算管理;成本管理
預算管理是提升企業(yè)管理、實現(xiàn)經營目標的重要手段。企業(yè)管理者如果意識到預算管理在企業(yè)管理中的重要性,并且制定切實有效的組織制度和管理流程,則有利于提升企業(yè)實現(xiàn)經營目標的管控能力,從而增強企業(yè)綜合競爭力和管理水平,否則預算管理將流于形式。
一、企業(yè)加強預算管理的重要性
預算管理是在企業(yè)戰(zhàn)略目標的指導下,對未來經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執(zhí)行過程的監(jiān)控,及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。預算管理的重要性體現(xiàn)在如下方面:
1.量化經營計劃,實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略
預算管理是為企業(yè)經營發(fā)展戰(zhàn)略服務的,涵蓋企業(yè)生產經營各個方面。企業(yè)通過對資源取得和運用的分配,對企業(yè)經營計劃進行量化,在預算編制、執(zhí)行和分析中,不斷明確各責任部門管理目標,及時糾正預算執(zhí)行偏差,最終實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。
2.約束經營活動,提供成本控制依據(jù)
預算管理是企業(yè)建立自我約束、自我控制和自我發(fā)展機制的有效工具。企業(yè)通過預算管理目標的下達,對各責任部門的成本費用進行約束;通過建立成本費用定額和標準,制定預算考評機制,促使各責任部門按照既定的預算指標,控制歸口管理的成本費用。
3.促進部門溝通,優(yōu)化企業(yè)資源配置
企業(yè)通過預算的編制和綜合平衡,促使內部各責任部門之間相互溝通,提高各部門對企業(yè)整體經營目標和可利用資源的了解,提升整體大局觀,避免本位主義,使企業(yè)的供、產、銷和人、財、物保持較好的協(xié)調,最終實現(xiàn)企業(yè)資源的最優(yōu)配置。
4.規(guī)避經營風險,提高風險防范能力
預算管理促使企業(yè)關注點前移,強化對未來經濟的預警和控制。企業(yè)通過對未來的市場風險、匯率風險、稅務風險等充分評估,制定適應的預算方案和策略,同時根據(jù)市場條件的變化,及時修訂預測參數(shù),編制行動預案,提高企業(yè)風險防范能力。
二、當前企業(yè)預算管理存在的問題
企業(yè)在預算管理實施過程中,由于理解的片面性以及缺乏實踐經驗,仍存在一些問題,主要體現(xiàn)在如下方面:
1.組織制度不健全,管理意識淡薄
企業(yè)預算管理組織結構、決策及管理流程不清晰,制度不健全,企業(yè)內部未建立縱向、橫向之間有效的預算傳導及溝通機制。同時在很多企業(yè),財務部在預算管理中扮演牽頭、協(xié)調、平衡的作用,各責任部門對預算編制和執(zhí)行參與不積極,甚至認為是在配合財務部工作,對預算工作互相推諉,本位主義嚴重,最后往往使預算管理流于形式,達不到逾期效果。
2.基礎工作不扎實,預算數(shù)據(jù)質量不高
各責任部門在預算編制過程中,未認真分析歷史數(shù)據(jù),未查找各成本費用驅動因素的變化,僅作簡單的羅列和匯總;企業(yè)市場部門忽視對市場的調研,預算指標與企業(yè)外部環(huán)境不相容,缺乏彈性及對市場的應對,預算數(shù)據(jù)經不起推敲,年度預算剛開始執(zhí)行就偏差過大,無法發(fā)揮其對實際業(yè)務的剛性約束。
3.缺乏管理手段,預算管理低效運轉
在預算編制審查過程中,缺乏科學有效的評審手段。各責任部門為保證其各項業(yè)務有充足的資源,出于本位思想,在預算申報中通常增大費用需求,在實施的項目上也盡量大而全。由于企業(yè)整體資源有限,同時財務人員難以對生產業(yè)務做出專業(yè)判斷,簡單依靠歷史數(shù)據(jù)來平衡,未建立動態(tài)的成本費用標準,或者采取一事一議方式,缺乏科學合理的決策過程,預算管理低效運轉。
4.考評機制不健全,預算管理流于形式
預算考核機制不健全,獎懲不明確,缺乏有效的激勵措施和處罰手段,造成預算不能成為企業(yè)的硬約束,使預算失去其應有的權威性和嚴肅性。同時考核指標體系不科學,在預算執(zhí)行的準確率、節(jié)約率及預算基礎工作質量等方面,未設置科學的評分體系,預算考核結果缺乏公信力,影響預算管理機制的有效運行。
三、提高企業(yè)預算管理水平的對策措施
1.健全組織機構,實現(xiàn)全員預算管理
根據(jù)預算管理全員參與、全方位、全過程的管理特點,建立健全企業(yè)預算管理組織,包括成立企業(yè)預算管理委員會、預算管理辦公室及各部門預算協(xié)調員機制。
預算管理委員會是企業(yè)內預算管理的最高權力機構,應由企業(yè)一把手擔任委員會主任,各部門負責人為委員會成員。預算管理委員會負責審批企業(yè)預算管理制度;審批企業(yè)年度預算草案并根據(jù)企業(yè)治理結構,上報股東會、董事會或類似權力機構批準;負責仲裁和協(xié)調企業(yè)預算管理中出現(xiàn)的重大沖突和糾紛。
預算管理辦公室是預算管理委員會的常設職能機構,根據(jù)企業(yè)分工可以設在財務部。辦公室主任應由總會計師或財務部經理擔任,在預算管理委員會的領導下開展工作。負責組織企業(yè)年度預算的編制、審查、綜合平衡和報批;負責組織預算執(zhí)行分析及考評等。
建立預算協(xié)調員機制。各責任部門應設置預算管理協(xié)調員,負責開展本部門日常預算管理工作,具體包括:組織本部門年度預算編制;指導部門員工預算科目的使用和預算變更的協(xié)調;對部門預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控并定期反饋分析報告。各部門預算協(xié)調員是企業(yè)預算管理的重要力量,是財務部日常預算管理的延伸。在推進企業(yè)預算管理全員參與中,發(fā)揮著至關重要的作用。
2.完善評審機制,提升科學決策水平
一個企業(yè)預算管理水平的高低,很大程度上取決于預算評審機制和方法是否科學。預算評審包括項目評審和費用評審。項目評審主要指各責任部門上報的項目列不列入年度計劃;費用評審是指列入年度計劃的項目,具體下達多少費用額度。
項目評審的重點是年度新增的項目。企業(yè)應建立預算項目專家評審組,明確評審運作規(guī)則和評價標準,對各部門上報的預算項目進行評審排序。專家評審組應由企業(yè)各專業(yè)領域的負責人或技術部門高級工程師等人員組成,也可邀請行業(yè)內專家,保證專家評審的公正性、客觀性和權威性。應建立一套科學合理的評價體系,按照法律法規(guī)強制性要求、預防性、維修性、行政類等對項目進行分類,分別從緊急性、經濟性、安全生產等多個維度進行評分,對預算項目按得分多少進行排序。費用評審的依據(jù)主要是歷史費用水平、市場價格、行業(yè)平均水平等,評審人員應由商務部門等人員組成,也可邀請行業(yè)內專家,對入選的項目進行費用評審,以確定下達合理的費用資源。
企業(yè)通過項目評審和費用評審,根據(jù)企業(yè)總體資源安排預算,避免人為因素,提高企業(yè)預算管理的科學決策水平。
3.緊盯市場環(huán)境,實現(xiàn)目標動態(tài)管理
預算管理的目標要客觀實際,具有指導意義,就必須與企業(yè)內外部的環(huán)境相適應。為應對市場變化,企業(yè)制定的目標應具有一定彈性,增加應變能力;同時預算目標還要符合內部生產經營的客觀實際。
企業(yè)應根據(jù)內外部環(huán)境的變化,對年初制定的預算進行適當調整,一般年度中期調整一次。預算調整要與企業(yè)年度計劃的調整協(xié)調一致。預算調整的前提包括企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)生調整、重大投資計劃發(fā)生較大變化、重要生產要素的價格發(fā)生顯著變化、國家法律法規(guī)及經濟政策重大變革等。
預算調整過程中,要合理區(qū)分企業(yè)級調整,以及各責任部門內部費用項目間的調整,分別設定明確的調整邊界條件和調整原則,避免人為隨意調整,致使預算管理的嚴肅性和剛性缺失。
4.加強過程控制,提升預算監(jiān)控水平
首先是預算管理人員要深入生產經營一線,通過訪談和實際查看等的方式,調研各責任部門實際業(yè)務需求,為企業(yè)預算決策提供依據(jù)。在預算項目立項、采購、實施和結算等環(huán)節(jié),全過程參與,及時反饋合同模式和結算方式的優(yōu)化方案。
其次是加強預算執(zhí)行分析和預警工作,定期編制預算執(zhí)行情況報告,及時將執(zhí)行情況反饋給各責任部門。對預算執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的超出進度計劃的項目,提請各責任部門進行分析,制定改進行動計劃,并在后續(xù)預算執(zhí)行中予以重點關注。
預算管理工作中要積極利用信息化技術,提高信息化手段在預算過程控制中的作用;要實現(xiàn)預算信息查詢權限的合理配置,同時根據(jù)費用屬性的不同,分別設置其剛性控制要求。
5.建立定額標準,提高預算管理效率
企業(yè)應推動建立各項成本費用的定額和標準,通過成本費用標準的制定,預算管理的工作重點可以逐步轉移到例外事項的管理上,以提高預算編制及審查的效率和效果。
首先是成本費用標準或定額的數(shù)據(jù)采集上,企業(yè)應全面梳理歷史數(shù)據(jù),并加強企業(yè)間的對標。企業(yè)應加強對合同數(shù)據(jù)的梳理,按照承包商類別、服務領域、合同模式等進行分類,對重點成本項目進行收集與分析。企業(yè)應定期與同行業(yè)進行成本管理的業(yè)務交流,包括承包商人員數(shù)量、合同模式、價格水平。對標過程中要注意管理模式上的區(qū)別,避免只對標數(shù)據(jù),忽略工作范圍和內容上的區(qū)別。
其次是企業(yè)應對成本費用進行合理的分類,針對不同類別制定相應標準。企業(yè)可控的成本費用主要包括管理性費用、材料費用、設備維修費用、外部技術及勞務支持費用等。對于管理性費用,可以根據(jù)費用性質,分別制定年人均控制標準或具體采購標準。如辦公費按年人均標準,辦公桌椅采購按人員級別制定采購標準等;對于材料采購,利用信息化手段,根據(jù)歷史采購成本制定;對于設備維修,制定每次設備維修工時標準、費用標準;對于外部技術及勞務支持人工費用,根據(jù)其不同執(zhí)業(yè)資格水平,制定不同的人工單價。
最后是為保證成本費用標準的科學性、合理性,企業(yè)應定期對成本費用標準的執(zhí)行情況進行分析,并組織各歸口管理部門提出升版意見,適時對成本費用標準進行維護升版。
6.貫徹考評機制,實現(xiàn)預算良性循環(huán)
首先是要制定科學合理的評價標準。評價標準要綜合預算執(zhí)行的準確率、節(jié)約率、節(jié)約額,以及日常預算管理基礎工作質量,包括預算編制的及時性、預算執(zhí)行分析質量等方面,制定合理的評分權重。
其次是建立期中考核和年度綜合考核相結合的評價機制。預算考核不是目的是手段,不能為了考核而考核。通過期中考核,促使各部門在預算執(zhí)行過程中加強預算控制,糾正執(zhí)行偏差,最終完成年度目標。通過年度綜合考核,以獎優(yōu)懲后,提高各責任部門加強預算管理的積極性。
再次是嚴格按照預算考核辦法進行評價,兌現(xiàn)考核結果,確保預算剛性。考核結果作為各責任部門年度工作業(yè)績考核的重要依據(jù),與各責任部門的薪酬等掛鉤,獎罰分明,杜絕講人情,走過場。
最后是預算考評是預算管理工作的結果而不是結束。企業(yè)應加強對預算執(zhí)行結果的分析,總結預算管理工作經驗,組織各責任部門召開研討會,為加強預算管理工作積極建言獻策,實現(xiàn)預算管理良性循環(huán),以持續(xù)改進,不斷提高企業(yè)預算管理水平。
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