楊會(huì)茹

【摘 要】合法、有效的原始憑證是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，是企業(yè)繳納稅款的主要依據(jù)。但是，在日常財(cái)務(wù)管理中，很多企業(yè)自制、開具或取得的原始憑證存在不合法、不合規(guī)現(xiàn)象，導(dǎo)致無法抵扣、無法計(jì)入成本以及進(jìn)行偷逃稅款等，給國家稅收和企業(yè)都帶來損失。本文介紹了原始憑證管理的意義和基本要求，分析了現(xiàn)階段原始憑證管理存在的問題，并提出加強(qiáng)原始憑證管理的對策建議。

【關(guān)鍵詞】原始憑證；規(guī)范化；憑證管理

一、企業(yè)加強(qiáng)原始憑證管理的重要意義

原始憑證是重要的會(huì)計(jì)信息資料，包含著重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)來往雙方的基本交易信息，也是具有法律效力的書面證明，對會(huì)計(jì)核算的有效性有直接影響。目前加強(qiáng)原始憑證管理具有以下意義：

1.有利于規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)核算管理工作，提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量。原始憑證管理是企業(yè)會(huì)計(jì)工作開展的重要基礎(chǔ)依據(jù)，企業(yè)加強(qiáng)原始憑證管理提供準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，對企業(yè)管理有著基礎(chǔ)的指導(dǎo)作用。

2.有利于企業(yè)準(zhǔn)確核算經(jīng)營業(yè)績，反映真實(shí)的經(jīng)營成果。能有效的控制生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的成本費(fèi)用，避免各環(huán)節(jié)的貪污、浪費(fèi)盡可能減少，真實(shí)的成本費(fèi)用給企業(yè)管理者和股東提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，給企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠的參考依據(jù)。還可以增強(qiáng)外部信息使用者對企業(yè)誠信度的認(rèn)可，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

二、原始憑證管理的基本要求

1.內(nèi)容完整、填寫規(guī)范。原始憑證中規(guī)定的項(xiàng)目填寫完整、印章齊全。要用藍(lán)色或黑色筆書寫，字跡清楚、規(guī)范，填寫支票必須使用碳素筆，屬于需要套寫的憑證，必須一次套寫清楚，凡填有大、小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。

2.手續(xù)完備。支付款項(xiàng)時(shí)，有相應(yīng)付款審核、審批程序及付款銀行憑據(jù)，支付現(xiàn)金的有收款人的親筆簽名。收到款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)取得相應(yīng)的銀行憑據(jù)，收到現(xiàn)金時(shí)應(yīng)開據(jù)相應(yīng)的收款收據(jù)給對方。物資出入庫有相應(yīng)的驗(yàn)收清單和審批單據(jù)。

3.業(yè)務(wù)真實(shí)。各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須保證三流一致：資金流、票據(jù)流、貨物流都是一個(gè)經(jīng)銷商。

4.報(bào)銷及時(shí)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)及時(shí)填制，并按規(guī)定的程序和手續(xù)傳遞至相關(guān)業(yè)務(wù)部門和會(huì)計(jì)部門，以便及時(shí)辦理后續(xù)業(yè)務(wù)，并進(jìn)行審核和記賬。

三、目前原始憑證管理存在的問題

1.原始憑證內(nèi)容不真實(shí)

在實(shí)際的經(jīng)營管理中存在著原始憑證的業(yè)務(wù)內(nèi)容與實(shí)際交易不相符，原始憑證不僅有套開、涂改的痕跡，而且發(fā)票業(yè)務(wù)登記的業(yè)務(wù)內(nèi)容與實(shí)際內(nèi)容張冠李戴。更有甚者，采用廢棄不用的發(fā)票和逾期舊版發(fā)票報(bào)銷，增加了企業(yè)涉稅風(fēng)險(xiǎn)。

2.原始憑證審核不規(guī)范

企業(yè)未建立健全的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度和獎(jiǎng)罰制度，或由于企業(yè)負(fù)責(zé)人對執(zhí)行制度和財(cái)經(jīng)法規(guī)的意識(shí)談薄，造成原始憑證管控不夠，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員對原始憑證的審核把關(guān)不嚴(yán)。未建立起合理有效的財(cái)務(wù)審核、審批流程，報(bào)銷隨意性大，存在無相關(guān)崗位人員審核和審批、實(shí)物無驗(yàn)收證明等等；對外不及時(shí)收回付款憑據(jù)和相對應(yīng)的發(fā)票，造成不能及時(shí)進(jìn)入成本、費(fèi)用，或進(jìn)入了成本、費(fèi)用由于證據(jù)不足需納稅調(diào)增，造成企業(yè)多納稅。未建立辦公自動(dòng)化審批程序的企業(yè)，有些人員利用崗位之便，采用移花接木的手法抽出個(gè)別原始憑證重復(fù)報(bào)銷、模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡簽字、涂改原始憑證的內(nèi)容等進(jìn)行舞弊。

3.原始憑證內(nèi)容填寫不規(guī)范

由于原始憑證種類繁多，憑證填寫中容易出現(xiàn)以下內(nèi)容填寫不規(guī)范的情況，具體包括：

（1）付款單位只有簡稱，如：貴林化工有限責(zé)任公司，簡寫成貴林公司，或以個(gè)人名或車牌號(hào)代替等（除飛機(jī)票、火車票外），真實(shí)的業(yè)務(wù)由于開票時(shí)不注重細(xì)節(jié)造成票據(jù)不能報(bào)銷，報(bào)銷后也不能進(jìn)入成本費(fèi)用，給個(gè)人和公司都帶來損失；

（2）項(xiàng)目內(nèi)容未逐欄次逐項(xiàng)填寫完整（如型號(hào)必須是銷售貨物的實(shí)際型號(hào)，計(jì)量單位是套、臺(tái)或個(gè)須填寫清楚），有錯(cuò)位和跳行填寫；

（3）金額欄大小寫金額不一致，只寫小寫或只寫大寫。大寫合計(jì)金額未頂頭寫，小寫金額欄阿拉伯?dāng)?shù)字未填寫到最高位的，在數(shù)字的前一位未填寫人民幣符號(hào)“￥”；

（4）普通手工發(fā)票的發(fā)票聯(lián)不是第一聯(lián)的取得的發(fā)票是原體，機(jī)打發(fā)票所有項(xiàng)目有手工增加或涂改；

（5）增值稅專用發(fā)票未按要求填開，不能通過增值稅認(rèn)證系統(tǒng)的認(rèn)證；一般納稅人應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票而未取得，取得普通發(fā)票，導(dǎo)致增值稅不能抵扣，增加成本；

（6）開票人以“姓”或符號(hào)、代碼等代替；

（7）未在指定位置蓋章，以“財(cái)務(wù)專用章”、“公章”等代替“發(fā)票專用章”。

4.財(cái)稅人員的業(yè)務(wù)技能更新慢

現(xiàn)正處于營改增的轉(zhuǎn)型時(shí)期，由于很多企業(yè)是由營業(yè)稅轉(zhuǎn)為增值稅，企業(yè)財(cái)務(wù)人員的觀點(diǎn)暫未轉(zhuǎn)變，對政策學(xué)習(xí)不透。如出差到外地酒店住宿，一般納稅人要求酒店開具增值稅專用發(fā)票（因回企業(yè)報(bào)銷可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅），但酒店拒絕開具增值稅專用發(fā)票，只提供普通發(fā)票或以不是一般納稅人為由拒絕開具專用發(fā)票。

稅務(wù)部門對財(cái)稅人員培訓(xùn)、宣傳不夠，采購、接受服務(wù)等應(yīng)取增值稅專用發(fā)票，而供應(yīng)商不提供或采購商未主動(dòng)索取增值稅專用發(fā)票而導(dǎo)致不能進(jìn)項(xiàng)稅抵扣，造成企業(yè)多繳稅款。也有可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員對政策的理解不夠，對不允許抵扣的項(xiàng)目進(jìn)行了抵扣，不僅未減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，還會(huì)導(dǎo)致后期稅務(wù)稽查給企業(yè)帶來罰款和滯納金的風(fēng)險(xiǎn)。

四、加強(qiáng)原始憑證規(guī)范化管理的對策建議

1.全面推進(jìn)原始憑證電子化，強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息源頭管控與信息共享

目前原始憑證開具的區(qū)域廣泛，種類煩多、信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，很難自動(dòng)查驗(yàn)和比對。原始憑證中的發(fā)票希望通過各級(jí)部門的共同努力，借鑒增值稅專用發(fā)票的成功經(jīng)驗(yàn)，盡快構(gòu)建覆蓋國稅地稅的信息化對比平臺(tái)，提高發(fā)票信息化共享，減少人為因素帶來的源頭錯(cuò)誤率，讓不合規(guī)發(fā)票和假發(fā)票無處藏身。內(nèi)部原始憑證，企業(yè)應(yīng)建立辦公自動(dòng)化信息共享流程和系統(tǒng)，減少人為操作帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2.加強(qiáng)法規(guī)宣傳學(xué)習(xí)，提高財(cái)務(wù)人員的責(zé)任意識(shí)

企業(yè)應(yīng)定期和不定期的對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行外部培訓(xùn)，讓財(cái)稅知識(shí)不斷的得到更新，提高財(cái)務(wù)人員整體素質(zhì)。財(cái)務(wù)人員把學(xué)習(xí)的新知識(shí)通過內(nèi)部講座或業(yè)務(wù)小卡片形式，對內(nèi)部對各業(yè)務(wù)項(xiàng)進(jìn)行針對性的進(jìn)行詳細(xì)的講解和指導(dǎo)。讓全員都了解新財(cái)務(wù)知識(shí)和原始憑證對企業(yè)經(jīng)營的重要性，并參與其中。

很多企業(yè)單位負(fù)責(zé)人主要抓生產(chǎn)和營銷，覺得財(cái)務(wù)只是個(gè)后勤部門，實(shí)際上財(cái)務(wù)管理不重點(diǎn)抓，抓不好，很容易出現(xiàn)很大的安全風(fēng)險(xiǎn)。不光是企業(yè)的形象受損，還會(huì)承擔(dān)很多的罰款和滯納金，嚴(yán)重的單位負(fù)責(zé)人會(huì)承擔(dān)刑事責(zé)任。所以企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)把財(cái)務(wù)安全與生產(chǎn)營銷安全一同抓，讓公司樹立起好的財(cái)務(wù)形象，讓企業(yè)的全面管理得到不斷完善。

財(cái)政、稅務(wù)部門通過多形式、多渠道對財(cái)稅法規(guī)和新政策進(jìn)行宣講和專項(xiàng)培訓(xùn)，提升財(cái)稅人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提高企業(yè)誠信納稅意識(shí)，營造一個(gè)和諧的誠信納稅環(huán)境。

3.事前用心服務(wù)，事中精心管控，事后細(xì)心稽核

首先，事前用心服務(wù)。根據(jù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及管理的特點(diǎn)，編制合理、可操作性的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度和簡單明了的固化流程，流程制作成服務(wù)手冊，以便更好的指導(dǎo)前端業(yè)務(wù)。編制時(shí)要強(qiáng)化編制依據(jù)，提高制度和服務(wù)手冊的權(quán)威性和執(zhí)行力。

其次，事中精心管控。建立暢通的溝通渠道，讓財(cái)務(wù)崗位與業(yè)務(wù)崗位的點(diǎn)對點(diǎn)溝通。預(yù)防前端盲目操作造成的錯(cuò)誤，無謂增加各崗位的工作量，增加企業(yè)成本、費(fèi)用的投入。財(cái)務(wù)加強(qiáng)和引導(dǎo)各業(yè)務(wù)崗位對原始憑證規(guī)范意識(shí)，將會(huì)大大提升工作效率。加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核，比如，對收到的原始票據(jù)進(jìn)行網(wǎng)上校驗(yàn)或聯(lián)系當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門進(jìn)行驗(yàn)證和辨別真?zhèn)巍?/p>

最后，事后精心稽核。通過事后開展稽核和交叉檢查方式，提高各崗位的責(zé)任心。對發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)給予糾正，對容易麻痹和出現(xiàn)錯(cuò)誤的點(diǎn)建立防范措施。開展總結(jié)活動(dòng)，及時(shí)調(diào)整工作策略，保證制度的可實(shí)施性。

4.強(qiáng)化監(jiān)查力度，防范憑證風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)要建立起有效可執(zhí)行的內(nèi)審制度，定期開展內(nèi)審工作，檢查報(bào)銷票據(jù)是否存在不嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度和流程等情況，把好原始憑證稽查的第一道關(guān)。審計(jì)部門要突出會(huì)計(jì)資料真實(shí)性的審計(jì)，并注重邊審邊督促被審計(jì)單位規(guī)范原始憑證，對不符合會(huì)計(jì)制度要求或有疑點(diǎn)的原始憑證要加以延伸審計(jì)。稅務(wù)部門要不定期對企業(yè)進(jìn)行抽查，對原始憑證不規(guī)范管理的的企業(yè)和個(gè)人進(jìn)行引導(dǎo)和處罰，減少因原始憑證不規(guī)范給企業(yè)、個(gè)人和國家?guī)淼膿p失。財(cái)政部門要加強(qiáng)財(cái)務(wù)規(guī)范管理，開展會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作檢查，完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。

5.建立獎(jiǎng)懲措施，實(shí)施考核管理

企業(yè)應(yīng)針對各崗位開展考核管理，強(qiáng)化原始憑證管理中的問責(zé)。重點(diǎn)在于加強(qiáng)前端業(yè)務(wù)發(fā)起崗位與財(cái)務(wù)各審核崗位的績效考核。制定合理、有效的考核條款，按月根據(jù)財(cái)務(wù)審核和稽核工作，計(jì)算審核崗位未糾正錯(cuò)誤率及業(yè)務(wù)崗位發(fā)起錯(cuò)誤率。綜合分析與評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)審核崗位和業(yè)務(wù)發(fā)起崗位的工作情況，對成績突出的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對工作不負(fù)責(zé)，影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的進(jìn)行問責(zé)和懲罰。

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