李彩云

摘 要

高校辦公室督查督辦工作信息化建設是基于學校OA協(xié)同辦公平臺，開發(fā)和設計督查督辦模塊，需從設計電子督查督辦處理單、開發(fā)督查督辦流程、定位督查督辦流程中的角色等3個方面著手。高校辦公室信息化督查督辦是工作載體和工作方式的創(chuàng)新，提高了工作效率，增強了規(guī)范性，提高了信息化水平。

【關鍵詞】高校辦公室；督查督辦工作；信息化建設

隨著教育信息化工作的全面推進和落實，高校在教育信息化基礎設施建設上投入了大量的經(jīng)費，大多數(shù)高校辦公室應運建設了學校OA協(xié)同辦公平臺，協(xié)同平臺上已獨立建設收文和發(fā)文督辦系統(tǒng)。高校辦公室督查督辦內(nèi)容除了公文督辦外，還有其他重點、難點和關鍵點的事項。督查督辦工作是高校辦公室的專項職能，其信息化建設可以在OA協(xié)同辦公平臺上開發(fā)和設計督查督辦模塊，將上級黨政機關、主管教育部門和學校重大決策、重要工作部署以及上級、學校領導交辦的各項工作任務等督查督辦事項納入督查督辦模塊。高校辦公室引入信息化平臺將這些督查督辦事項的督查過程和落實情況進行有效管理和監(jiān)控，從而促進學校重大決策和重大部署的落地生根、早見實效，有力推動學校高水平大學和雙一流大學建設。

1 基于OA協(xié)同辦公平臺的督查督辦模塊開發(fā)與設計

傳統(tǒng)的督查督辦方式有開會、發(fā)文件、作批示、打電話、實地調(diào)研、聯(lián)合督辦、下督辦單或三色督辦單等，這些方式在督查效率、便捷查詢、快速統(tǒng)計等方面存在不足，督查督辦工作需要引入信息化手段，不斷提高整體工作水平、效率和效能。督查督辦模塊是內(nèi)置于高校辦公室OA協(xié)同辦公平臺，將各類督查督辦事項逐一納入信息化管理平臺，充分運用信息科學技術，提高閉環(huán)管理效率。高校辦公室開發(fā)和設計基于 OA協(xié)同辦公平臺的督查督辦模塊，需要從設計電子督查督辦處理單、開發(fā)督查督辦流程、定位督查督辦流程中的角色等3個方面著手。

1.1 設計電子督查督辦處理單

電子督查督辦處理單的內(nèi)容包括編號、名稱、督查督辦事項內(nèi)容與進度要求、督辦人、承辦單位（協(xié)辦單位）、責任人、執(zhí)行情況反饋、督辦人意見、辦結結果、補辦結果和歸檔人，還包括各流程節(jié)點時間如立項時間、交辦時間、應辦結時間、催辦時間（按次記錄）、辦結時間、補辦時間和歸檔時間等字段。督查督辦處理單的邊框可顯示為紅色，文字可顯示為黑色。其中，編號可以按照督查督辦事項上傳督查督辦模塊的時間順序自動生成。對不符合要求的辦結結果，應退回承辦單位補充辦理。時間在督查督辦處理單上可以精確到秒。對于已辦結的督查督辦事項，要及時反饋給相關部門，同時在歸檔時分發(fā)給督查督辦流程各節(jié)點人員，此時督查督辦事項辦理狀態(tài)顯示為待閱讀，相關人員閱讀督查督辦事項后辦理狀態(tài)顯示為已閱讀。在OA協(xié)同辦公平臺中對于已辦結事項設計了歸檔分發(fā)環(huán)節(jié)，被分發(fā)到的人員在督查督辦事項歸檔后仍能隨時查詢督查督辦處理單，統(tǒng)計已辦結督查督辦事項數(shù)量。督查督辦事項的辦理狀態(tài)可分類顯示為待辦理、已辦理、待催辦、已催辦、待辦結、已辦結、待補辦、已補辦、已歸檔、待閱讀和已閱讀等固定選項。

1.2 開發(fā)督查督辦流程

高校辦公室督查督辦工作的基本程序包括擬辦、立項、交辦、催辦、辦結、反饋和歸檔等七個環(huán)節(jié)。一是擬辦，辦公室主任對督查督辦事項提出擬辦意見，包括督辦人、目標任務、工作內(nèi)容、進度要求、完成時間、承辦單位（協(xié)辦單位）和責任人。二是立項，辦公室督查督辦專職秘書按照一事一項原則立項登記編號，建立完備的臺賬。臺賬既有紙質版也有電子版。三是交辦，將電子督查督辦通知單發(fā)送給承辦單位（協(xié)辦單位）督查督辦員，再由督查督辦員發(fā)送給本單位、本部門責任人。四是催辦，根據(jù)主次、輕重、緩急等要求對督查督辦事項進行適時催辦，以及時掌握督查督辦事項的辦理進度，辦公室對承辦單位所遇到的困難積極進行綜合協(xié)調(diào)。五是辦結，承辦單位責任人及時回復辦結情況，辦公室按照督查督辦事項的工作要求進行檢查，對符合要求的，形成專題報告，呈報督辦人閱知；對不符合要求的，要退回承辦單位補充辦理；對逾期不報或在辦結報告中弄虛作假的，要向督辦人說明情況并調(diào)查核實、追查責任。六是反饋，按照事事有結果，件件有回音的原則，及時向督辦人報告結果，做到批則必查，查則必清，清則必辦，辦則必果。七是歸檔，將督查督辦事項分年限按照承辦單位歸檔，生成和打印電子督查督辦處理單，及時立卷，定期移交檔案部門保存和管理。

1.3 定位督查督辦流程中的角色

從督查督辦流程分析，督查督辦模塊中的角色包括起草人、擬辦人、督辦人、責任人和信息員。起草人是辦公室督查督辦專職秘書，將督查督辦事項相關信息錄入電子督查督辦處理單。擬辦人是辦公室主任，對督查督辦事項提出擬辦意見。督辦人是校領導，是監(jiān)控督查督辦效果的人，督查督辦事項必須經(jīng)校領導授權和支持才具有權威性和嚴肅性。責任人，是落實督查督辦任務的人，一般為承辦單位主要負責人，協(xié)辦單位積極配合開展相關工作。信息員是承辦單位（協(xié)辦單位）督查督辦員，由各單位選配綜合素質好、工作原則性強的行政管理人員擔任。

2 高校辦公室信息化督查督辦工作的效果分析

高校辦公室信息化督查督辦工作是一種創(chuàng)新的工作載體和工作方式，是信息化思維在督查督辦管理上的具體運用和實現(xiàn)。一是提高了督查督辦工作的效率，現(xiàn)代信息技術的應用，實現(xiàn)了跨校區(qū)、跨部門的一體化督查督辦，使督查督辦流程各環(huán)節(jié)銜接順暢，督查督辦事項流轉所用時間大大縮短，督辦人在關鍵環(huán)節(jié)上真督實查、敢于碰硬，改進了工作作風，提高了工作效率；二是增加了督查督辦工作的規(guī)范性，督查督辦模塊通過信息化手段將督查督辦工作流程和角色固定下來，每個角色、每個節(jié)點都要按照流程要求來執(zhí)行，使得整個督查督辦工作更規(guī)范化；三是提高了督查督辦工作隊伍的信息化水平，督查督辦工作隊伍要樹立創(chuàng)新意識，加強信息技術工具的應用能力，推動無紙化督查督辦，實現(xiàn)精細化管理，不斷開創(chuàng)督查督辦工作的新局面。

參考文獻

[1]王國軍.信息化管理在高校督查督辦工作中的應用初探[J].電子測試，2015（23）：77-78.

[2]吳金棟.利用信息化手段創(chuàng)新高校督辦工作機制[J].職業(yè)時空，2010（12）：24-25.