馮軍

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，會計(jì)電算化得到了迅速發(fā)展與進(jìn)步，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展與普遍使用，會計(jì)電算化成為會計(jì)工作的一個(gè)發(fā)展趨勢。會計(jì)電算化工作涉及內(nèi)容眾多，有系統(tǒng)開發(fā)、實(shí)施控制、管理控制、日?？刂乒芾淼?，通過對這些內(nèi)容的分析能夠發(fā)現(xiàn)會計(jì)電算化實(shí)施上存在的問題，比如，原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問題、操作控制問題、會計(jì)檔案無紙化、操作無形化等內(nèi)容。本文將對會計(jì)電算化角度下企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行研究與分析，確保會計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行更加安全、有效的運(yùn)行，使數(shù)據(jù)更加真實(shí)、可靠。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；企業(yè)內(nèi)部控制；控制管理

企業(yè)內(nèi)部控制不僅涉及到企業(yè)財(cái)產(chǎn)、物質(zhì)安全與完整更是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的直觀反映與體現(xiàn)。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展目標(biāo)就要將內(nèi)部控制制度建立起來從而保證企業(yè)能夠持續(xù)、健康發(fā)展。企業(yè)在制定了電算化系統(tǒng)以后，在會計(jì)核算與管理方法上出現(xiàn)諸多改變，會計(jì)電算化成為以計(jì)算機(jī)為主的會計(jì)實(shí)物，能夠基于計(jì)算機(jī)進(jìn)行記賬、算賬、報(bào)賬以及賬務(wù)查詢等，改變了過去由人腦計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、分析的局面，使各項(xiàng)工作開展更加及時(shí)、高效、快速。會計(jì)電算化與原始手工會計(jì)相比具有諸多優(yōu)勢之處，數(shù)據(jù)共享、檢索更加及時(shí)、快速，報(bào)表制作、修改更加容易等。具體工作中能夠大大節(jié)省人力、物力與時(shí)間。與此同時(shí)，會計(jì)電算化也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來新的問題，如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理這些問題將阻礙企業(yè)有序發(fā)展。

一、會計(jì)電算化在企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題

在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)非常普遍，會計(jì)電算化伴隨著信息技術(shù)產(chǎn)生與發(fā)展，已經(jīng)有10多年的發(fā)展歷史，到了二十世紀(jì)九十年代以后，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展更快，電算化會計(jì)軟件已經(jīng)由過去簡單的數(shù)值計(jì)算變?yōu)橄到y(tǒng)化的數(shù)值核算與統(tǒng)計(jì)，更向人工智能領(lǐng)域發(fā)展與突破。即使我國會計(jì)電算化發(fā)展下取得了很多成績，但依然存在一些問題。

（一）原始數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確性低

在會計(jì)電算化應(yīng)用當(dāng)中，計(jì)算機(jī)操作能自動實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸出或輸入，還能對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲或者加工，主要存儲在磁性介質(zhì)上，能在計(jì)算機(jī)程序控制下自動進(jìn)行記賬、分析、編制會計(jì)報(bào)表等。但是，計(jì)算機(jī)中的原始數(shù)據(jù)必須人工核算，沒有錯(cuò)誤后才能輸入到計(jì)算機(jī)中，如果原始數(shù)據(jù)輸入發(fā)生錯(cuò)誤計(jì)算機(jī)將很難識別，后來計(jì)算出的數(shù)據(jù)也是錯(cuò)誤的，影響到各項(xiàng)工作的開展。會計(jì)電算化這一不足直接對內(nèi)部控制提出了更高要求：必須對數(shù)據(jù)處理方法進(jìn)行規(guī)范，使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、穩(wěn)定，才能使會計(jì)信息質(zhì)量真實(shí)性得到提高，保持完整性與準(zhǔn)確性[1]。

（二）控制操作人員的失職

企業(yè)內(nèi)部控制較常見的是授權(quán)、批準(zhǔn)控制。手工會計(jì)操作中一些經(jīng)濟(jì)性業(yè)務(wù)各個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)都需要相應(yīng)權(quán)限人員的簽章與審核才能減少錯(cuò)誤，步驟繁瑣、麻煩。但會計(jì)電算化的應(yīng)用則使企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)出現(xiàn)了根本性改變，不同業(yè)務(wù)都以電算化為主導(dǎo)，使電算化功能與知識全部集中起來，這種高度集中狀態(tài)使會計(jì)人員職能發(fā)生改變，從過去的核算型人才轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇腿瞬拧＿€有一部分人員從數(shù)據(jù)輸入工作轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)報(bào)送、制作，由此，如果不能做好企業(yè)內(nèi)部控制，將出現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作人員直接修改系統(tǒng)程序或者數(shù)據(jù)庫的情況，對結(jié)果進(jìn)行操縱非常容易出現(xiàn)舞弊風(fēng)險(xiǎn)[2]。

（三）會計(jì)檔案無紙化與電腦操作無形化問題

各種數(shù)據(jù)信息在過去手工方式下，信息多以帳目、證明、報(bào)表等方法存儲在不同紙質(zhì)上，增或減都在賬冊上勾畫，長期下來很多筆跡與印章雜亂交錯(cuò)，很難讓人一下看清楚。但是使用電算化會計(jì)以后，傳統(tǒng)記錄方法大大減少，手工會計(jì)系統(tǒng)被有形記錄取代，很多會計(jì)操作，包括信息錄入、閱讀或者查詢等都要在計(jì)算中操作。此外，數(shù)據(jù)載體也出現(xiàn)改變，數(shù)據(jù)與程序成為信息來源，開始存儲就使用到磁盤介質(zhì)。還有一些業(yè)務(wù)或者處理結(jié)果能直接打印出來需要使用計(jì)算機(jī)查詢到這些數(shù)據(jù)。如果企業(yè)不能進(jìn)行有效的內(nèi)部控制或者管理隨意改動數(shù)據(jù)將查找不到有用的數(shù)據(jù)，還會造成數(shù)據(jù)丟失，并且數(shù)據(jù)改動沒有痕跡。電子磁盤介質(zhì)受損或者丟失內(nèi)部數(shù)據(jù)就會丟失，為企業(yè)帶來危機(jī)。由此，會計(jì)數(shù)據(jù)或者其他資料不僅需要紙質(zhì)方式存儲還需要存儲到計(jì)算機(jī)磁盤內(nèi)，加強(qiáng)對磁盤中各種文檔、資料的保護(hù)，完善內(nèi)部控制推進(jìn)電算化進(jìn)程[3]。

二、會計(jì)電算化工作中存在的安全問題

（一）當(dāng)前，使用的很多會計(jì)軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、開發(fā)或者應(yīng)用中存在需求少、功能少等不足，軟件最初設(shè)計(jì)應(yīng)用的語言或者數(shù)據(jù)庫安全性較低，軟件一旦投入使用將暴漏出很多安全問題，比如，數(shù)據(jù)庫長期處于開放狀態(tài)、打開查找數(shù)據(jù)、文件更加容易，應(yīng)用系統(tǒng)也存在很多安全漏洞。并且上述問題不能完全杜絕，與此同時(shí)，因?yàn)榘踩Ｗo(hù)設(shè)施配置不完備，硬件、軟件自身性能較差等直接影響到系統(tǒng)軟件的運(yùn)行。此外，一些操作人員或者管理人員缺少安全意識、未能及時(shí)設(shè)置安全碼，管理制度不健全、檢查不及時(shí)等。

（二）隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化也面臨諸多安全問題，表現(xiàn)在以下幾方面：互聯(lián)網(wǎng)建立在INTER NET/INTRANET體系基礎(chǔ)上使用的協(xié)議為TCP/IP，以廣播方式傳播，在偵聽、口令竊取、假冒上將更加容易。電子商務(wù)是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)下的一種體現(xiàn)，電子商務(wù)涉及到的內(nèi)容眾多，有電子單據(jù)、電子貨幣等，更為不法分子的惡意攻擊提供了條件[4]。

（三）會計(jì)信息化將促使財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理形成一體化的趨勢，企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)依賴很大，如果企業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理與維護(hù)水平過低或者不采取管理監(jiān)控將容易造成系統(tǒng)癱瘓，影響到企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)與運(yùn)行狀態(tài)。由此，企業(yè)做好內(nèi)部控制是非常關(guān)鍵的。

三、會計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制對策

（一）加強(qiáng)對程序的操作控制

要想使信息處理更加有質(zhì)量，防止出現(xiàn)嚴(yán)重的事故或者偏差就要對上機(jī)守則與操作規(guī)章制定并完善，能夠?qū)⒉僮骺刂浦贫染唧w體現(xiàn)出來。上位機(jī)守則是計(jì)算機(jī)房內(nèi)部管理的一部分，而操作規(guī)程則是針對計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)提出的步驟與要求，其中包含各種操作指令、設(shè)備使用以及人員操作規(guī)范等。具體包括：嚴(yán)格審批錄入數(shù)據(jù)、原始憑證的完整性與真實(shí)性；如果數(shù)據(jù)錄入存在問題需及時(shí)核對并記錄，請求上級指示，不能隨便修改或者刪除；除了機(jī)房工作人員外，外來人員需嚴(yán)格看管，防止出現(xiàn)修改或盜取數(shù)據(jù)；不隨意將外來人員帶入到機(jī)房內(nèi)；如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息有誤，修改需在系統(tǒng)提示下進(jìn)行，比如，補(bǔ)充登記需對憑證進(jìn)行改正；正式開機(jī)運(yùn)行以后，操作人員不能擅自離開崗位，而是要采取輪崗制看管；做好對重要數(shù)據(jù)、資料的備份，做好周備份、月備份、季度備份等。制度一經(jīng)形成，后期可以繼續(xù)完善、改進(jìn)，但必須結(jié)合企業(yè)經(jīng)營的實(shí)際情況，只有企業(yè)內(nèi)部制定出了完整、可靠、具體的制度才能將錯(cuò)誤發(fā)生率降低，從根本上保證會計(jì)信息的真實(shí)、完整。

（二）加強(qiáng)對人員職能的控制

組織控制就是將系統(tǒng)中不相關(guān)的職責(zé)分割開，對系統(tǒng)各級人員進(jìn)行分工協(xié)作，并依據(jù)職能制定出配套管理規(guī)章，使職能管理更加高效、可行。職能控制的目的是設(shè)立出一種相互監(jiān)督、相互稽核、相互牽制的機(jī)制保障信息可靠、安全、真實(shí)，防止出現(xiàn)徇私舞弊的行為。職責(zé)分工最重要的就是分清電算化部門與用戶部門的職責(zé)。用戶部門就是原始數(shù)據(jù)來源部門，這些部門的人員工作是收集并整理數(shù)據(jù)。在這兩個(gè)部門間對職責(zé)進(jìn)行分工使業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保存、記錄獨(dú)立完成，使電算化部門內(nèi)部職責(zé)實(shí)現(xiàn)分離。只有對內(nèi)部職責(zé)分工才能防止造成職能高度集中，彌補(bǔ)職能不統(tǒng)一或者集中化的不足。會計(jì)電算化當(dāng)中，要想使操作人員的職能得到控制還要依據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件對職能進(jìn)行分工，這樣才能使各部門權(quán)力相互制衡。比如，商業(yè)企業(yè)軟件控制使用局域網(wǎng)服務(wù)器、PC機(jī)、POS機(jī)，從商業(yè)企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，依據(jù)ORACLE8數(shù)據(jù)庫建立良好的保密機(jī)制，還可以結(jié)合口令技術(shù)特征設(shè)置出SUN服務(wù)器上運(yùn)行的ORACLE8，表示“后臺”，然后使用LINIX操作系統(tǒng)與帳臺POS機(jī)聯(lián)機(jī)操作實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入或者輸出。進(jìn)貨環(huán)節(jié)需先進(jìn)行登記，然后財(cái)務(wù)部門審核數(shù)據(jù)，最終入賬匯總，各類報(bào)表生成的目的就是供入賬使用，進(jìn)而將不同部門相互制約、相互監(jiān)督的格局形成。

（三）建立健全檔案管理制度

企業(yè)內(nèi)部檔案多指打印出的各種賬簿、會計(jì)報(bào)表、憑證、單據(jù)、磁盤介質(zhì)等。這些內(nèi)容的使用必須進(jìn)行管理。系統(tǒng)開發(fā)各種文檔資料與會計(jì)資料功能的目的是確保系統(tǒng)內(nèi)部各種文檔的完整、保存、保密，并且檔案管理制定與實(shí)施一般需滿足以下幾方面內(nèi)容：由會計(jì)主管與系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)簽字、蓋章以后才能歸檔保存；必須實(shí)施有效的保護(hù)措施，備份軟、硬磁盤上面可以貼上標(biāo)簽寫上編號，放置在干燥、通風(fēng)的地方；如果使用磁盤介質(zhì)保存會計(jì)檔案需定期檢查并復(fù)制，查看磁盤中的內(nèi)容確保內(nèi)容完整、真實(shí)。外次，還要注重人才培養(yǎng)，定期進(jìn)行培養(yǎng)教育，將這些工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，組建出素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的會計(jì)團(tuán)隊(duì)為會計(jì)電算化工作的開展提供支持。

（四）加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部控制的目的是保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行安全與穩(wěn)定，防止各種外界環(huán)境對運(yùn)行起到干擾，出現(xiàn)錯(cuò)誤運(yùn)行。安全控制主要包括以下幾方面內(nèi)容：接觸控制、環(huán)境保護(hù)以及安全控制、安全管理等。接觸控制就是預(yù)防沒有授權(quán)人員隨意使用系統(tǒng)中的資源，使內(nèi)部資源正確性得到保證。其中包含的控制內(nèi)容包括以下幾方面：制定內(nèi)部操作制度，防止未授權(quán)的人員操控計(jì)算機(jī)；將操作權(quán)限限制設(shè)置出，目的與上面相同；針對操作人員采取的身份密碼控制；隔離數(shù)據(jù)存儲與處理；將接觸與操作的日志控制設(shè)置出來。以上內(nèi)容的控制目的都是減少外界因素對計(jì)算機(jī)運(yùn)行的干擾，減少出現(xiàn)計(jì)算機(jī)運(yùn)行故障，保障計(jì)算機(jī)得以安全、穩(wěn)定運(yùn)行，還包括環(huán)境保護(hù)、設(shè)備配備、安裝供電系統(tǒng)等內(nèi)容。

最后，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制中的重要組成，也是針對內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督制度使之得到強(qiáng)化的安排，在會計(jì)電算化中，因?yàn)椤叭藱C(jī)”對話有著特殊形態(tài)對內(nèi)部審計(jì)提出了更多標(biāo)準(zhǔn)與要求。內(nèi)部審計(jì)具體包含以下內(nèi)容：定期審計(jì)會計(jì)資料，對會計(jì)電算化賬務(wù)進(jìn)行審查，查看其是否正確，是否嚴(yán)格遵循《會計(jì)法》中的規(guī)范執(zhí)行，審核時(shí)費(fèi)用簽字也要與內(nèi)部控制制度相適應(yīng)，對附件等憑證進(jìn)行審查，分析其是否完整、規(guī)范；計(jì)算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)與書面資料一致性進(jìn)行審查，比如，賬冊內(nèi)容與帳表內(nèi)容是否符合，應(yīng)及時(shí)調(diào)整錯(cuò)誤賬表；對數(shù)據(jù)保存過程進(jìn)行監(jiān)督，分析數(shù)據(jù)保存是否合法、安全，防止出現(xiàn)非法修改數(shù)據(jù)的情況；加強(qiáng)對系統(tǒng)運(yùn)行中各環(huán)節(jié)的審查，防止出現(xiàn)審查漏洞或者失誤。

四、結(jié)束語

本文主要對會計(jì)電算化角度下的企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合這些問題提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)對策，可見，企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)未來發(fā)展，而會計(jì)電算化也是企業(yè)中的重要內(nèi)容，兩者相互影響，缺一不可。由此，從會計(jì)電算化角度加強(qiáng)內(nèi)部控制非常關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)安全、穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵。

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（作者單位：武漢商學(xué)院工商管理學(xué)院）