張艷麗

【摘要】在眾多的教學檔案中，學籍檔案是學生學習、實踐等活動中直接產生的，對于學校及學生來說，具有證明、使用價值的使用，因此在教學檔案中所占的地位非常重要。但是，學籍檔案的構建是一個復雜且漫長的過程，并且在現(xiàn)有的學籍檔案中還存在很多問題，如內容拾起、管理方式落后等，本文先對高校學籍檔案的特點進行分析，同時探究了現(xiàn)存學籍檔案所存在的問題，并在此基礎上提出了相應的解決方式，旨在提升高校的學籍檔案管理。

【關鍵詞】學籍，高校，檔案，管理

高校學籍管理工作直接對學校的教學質量、社會名譽等有所影響。因此，為了可以適應時代的發(fā)展，完善人才培養(yǎng)制度，高校一定要加強對學生的學籍檔案管理。但在目前，高校學籍檔案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。

一、高校學籍檔案特點

1.信息量龐大。伴隨我們國家教育教學的不斷優(yōu)化、改革，以經多種教育形成的推廣。各大高校在擴招的同時也在擴大自己學校的專業(yè)內容、種類、科目，而且越來越復雜。這些情況也決定了學籍檔案向著龐大、多元的形勢發(fā)展。一般來說，學生的學籍檔案包括了靜態(tài)及動態(tài)信息。靜態(tài)信息：學生基本信息（名字、出生日、住址、聯(lián)系電話、家屬聯(lián)系電話、學號、錄取成績及錄取號、專業(yè)等等）；動態(tài)信息：所學的科目信息、考試成績（包括正考以及補考的內容）、平時作業(yè)、論文、畢業(yè)資格審核等等。

2.準確、真實性。學籍檔案記錄了學生從入學開始一直到畢業(yè)的各種信息。這種記錄一定是可以真實反映學生在高校學習、生活階段的各項真實的內容。如在學校的基本情況、學業(yè)完成度、學生在校得獎或受罰的記錄等等。這些資料是在有關學籍管理規(guī)定中所形成的，根據(jù)有關要求整理而得，因此所有的檔案都必須是真實且準確的。

3.周期采編及動態(tài)擴充特點。在學校，每個學年的開始、結束等，都是學生綜合素質變化的真實記錄的一個重要階段，同時也是學籍管理方面文件材料形成最多的一個階段，這樣就決定了學籍檔案其文件材料的形成是具有周期性的。同時，一整套賽事的學籍檔案是基于對學生基本素質發(fā)展的記錄、收集、整理，通常是以階段為單位進行開展的，有的內容每學期一記，有的則是一學年一記，如遇特殊情況，還要隨時記錄。

二、高校學籍檔案管理現(xiàn)存問題

1.要求不統(tǒng)一，制度不明確。無論是何種工作都要有制度方面的制約，有的高校只是簡單給檔案館擬定了一些管理規(guī)定，而對管理人員未提出明確需求，而這樣不單讓工作人員無法意識到學籍檔案管理的重要性，同時對學籍檔案管理工作不盡職。有的高校本科生學籍檔案一般都存放在學生工作辦公室、團支等等，因為從事有關管理工作人員具有比較大的流動性，且缺少檔案管理的專業(yè)知識，未能統(tǒng)一管理，制度不完善，存在責任不明確、安全性弱、保密性不強等情況。再加上學籍檔案數(shù)量比較多、存放的空間有限，無法做到好的管理。很多都是學生干部來對檔案內容進行更新、管理等，檔案管理無法做到安全、保密、完整。

2.檔案管理過于復雜。檔案管理復雜是因為當前高校本身的教育方式所決定的。很多高校不單單有學歷教育，同時也存在著非學歷教育。例如全日制教育、成人教育、遠程教育、單科教育、大專教育等等。不同的教育系統(tǒng)都有自己的檔案管理，而且管理方式也不統(tǒng)一，這樣就在某種程度上決定了檔案管理的復雜性，也正因為這種復雜性，在管理方面不具有條理性，讓管理的難度加大，也是當前極需要改善的一個問題。

3.信息化落后，管理手段陳舊。高校學籍管理仍以分部門而治的多個系統(tǒng)管理的方式，未有統(tǒng)一信息管理的平臺，每一個部門均有自己的一整套信息的系統(tǒng)，增加了工作量不說，也讓信息無法達到共享的狀態(tài)，重要勞動多、準確性過低等等都是管理手段陳舊的表現(xiàn)。雖然當前教育部已向各大高校推動了無紙化的辦公、網絡教學等現(xiàn)代化手段，但是真正把電腦、網絡教學等現(xiàn)代化手段，但真正把電腦以及網絡運用在檔案管理中的仍是少數(shù)，多數(shù)的高校還是采用手工錄入、查詢的方式，再加上檢索工具落后，在查找學籍檔案時存在很多問題。

三、解決高校學籍檔案管理現(xiàn)存問題的解決方法

1.構建服務觀，規(guī)范管理。在不斷加劇競爭的今天，無論對對哪一個領域而言，都是人才間的意識，而在這一種人才競爭中，高校學籍檔案管理發(fā)揮著極為重要的價值、作用，直接關系著學生畢業(yè)后的就業(yè)。因此，高校的領導、各部門、教師、學生等都要重視學籍的檔案管理，要自覺更新、完善檔案。由于學籍檔案管理所涉及的內容極多，在收集整理時具有一定難度，因此構建起規(guī)范的管理制度是做好學籍管理工作的前提，同時對這些制度不斷加以修訂。擬定一整套完整的收集、保管、和、安全保護等系列的規(guī)章制度。同時，伴隨高校本身發(fā)展的需求和學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作需要在新管理方式下，以學校的中心工作開展，如招生、就業(yè)、專業(yè)設置等等，構建起以服務為主觀念，進一步加大服務功能。

2.開展靈活多元的管理方式。學籍管理方式一定是針對不同專業(yè)學生開展的，具有可靠且靈活的管理方式，開展分專業(yè)、分層次多元管理。當前，很多高校均是執(zhí)行學分制，學生可根據(jù)自己本身情況來選擇學習的方式，在這一期間內，學生可在本系跨年級選課，或是在全校范圍內跨專業(yè)選題，這樣為學籍管理帶來挑戰(zhàn)，要讓這部分的學籍管理得到最大限度拓展，需要跟蹤并了解他們選課以及成績的考核情況，要因人而宜分別登記、注冊。

3.以信息技術為手段，構建網絡化學籍管理。伴隨計算機技術、網絡技術的不斷發(fā)展，學籍檔案管理也一步一步實現(xiàn)了信息化。之前以保密及單純?yōu)橹鞴芾矸绞揭矡o法實現(xiàn)當前社會需求。高校學籍檔管理一定要與時代同步，改革不適應現(xiàn)代化管理要求方法，把計算機技術加入學籍檔案管理工作中。高校可構建起先進的教學管理系統(tǒng)、將選課、學籍等管理集中，通過計算機網絡系統(tǒng)構建管理平臺，實現(xiàn)資料共享。

四、結語?？傊?，學籍檔案是學校檔案信息資源一種非常重要的形式，同時更是學校的財富。高校只有加強的學籍檔案管理并重視其開發(fā)、利用，才可更好為教學及高校發(fā)展服務。雖然就目前而言，高校學籍檔案管理仍存在一些問題。但我們只要找到這些問題的核心所在，就一定可以提升高校學籍管理的效率。

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