方燕

【摘要】高校檔案管理對(duì)高校事業(yè)發(fā)展具有重大影響意義，高校的歷史、重大活動(dòng)以及重要的科研成果都記錄在高校檔案中。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校檔案的管理制度需要更加完善，質(zhì)量需要提高。本文通過(guò)分析現(xiàn)今高校檔案管理中的一些問(wèn)題和現(xiàn)狀，提出了一些建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系的措施。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 質(zhì)量保障

高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對(duì)高校的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。而且隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)的多元化以及政策的改動(dòng)，高校檔案管理質(zhì)量保障體系需要不斷完善。規(guī)范管理，重視改革，構(gòu)建科學(xué)的評(píng)估體系，才能使高校檔案管理的工作與時(shí)俱進(jìn)。

一、高校檔案管理工作中的問(wèn)題

目前，隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高校檔案管理的工作卻顯得有些滯后。調(diào)查顯示，部分高校對(duì)檔案管理工作不給予重視，使高校教育水平有所下降，高校正常運(yùn)行中遇到諸多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）高校檔案工作重視不夠

目前，部分高校缺乏對(duì)高校檔案的管理，不給予重視。有的甚至沒(méi)有制定規(guī)范的制度，有的雖然制定了一些規(guī)章制度，但是并沒(méi)有落實(shí)到實(shí)處。這些都是高校對(duì)檔案工作重視不夠的表現(xiàn)，從而導(dǎo)致高校頻繁出現(xiàn)檔案丟失、破損嚴(yán)重等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了高校管理工作的進(jìn)行。

（二）沒(méi)有建立長(zhǎng)期的管理規(guī)劃

目前，部分高校缺乏對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期規(guī)劃，影響高校管理工作的可持續(xù)開(kāi)展。雖然有的高校也制定了規(guī)章制度，但是并沒(méi)有建立長(zhǎng)期的高校檔案的管理規(guī)劃，只在一時(shí)有顯著的作用，但長(zhǎng)久下去不利于高校教育事業(yè)的發(fā)展。因此，建立高校檔案的長(zhǎng)期管理規(guī)劃至關(guān)重要。

（三）資金投入不足

對(duì)于部分高校來(lái)說(shuō)，科研事業(yè)和人才培養(yǎng)一直是重點(diǎn)事項(xiàng)，因此對(duì)于檔案管理工作就缺乏資金的投入，導(dǎo)致高校的工作無(wú)法高效的進(jìn)行。主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，缺乏對(duì)緊急事故處理的資金投入以及規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。例如：檔案長(zhǎng)期受潮，導(dǎo)致檔案字跡不清楚，但是卻沒(méi)有資金的投入對(duì)其進(jìn)行規(guī)避。其次，對(duì)于剛剛接手檔案管理的職員，但是缺乏資金的投入，未對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，這就使高校教育事業(yè)不能高效的進(jìn)行。

（四）缺乏規(guī)范的管理制度

目前，對(duì)于部分高校來(lái)說(shuō)檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單的堆砌，并沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的制度分類排放，沒(méi)有妥善的保存和歸檔。問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，檔案的缺失和遺漏嚴(yán)重。例如：在教師做評(píng)價(jià)時(shí)，有的學(xué)生沒(méi)有上交，沒(méi)有做到及時(shí)歸檔。其次，檔案管理沒(méi)有完善的規(guī)章制度，檔案借閱經(jīng)常出現(xiàn)過(guò)期未還，也有可能造成檔案的缺失。

（五）檔案管理措施的落后

目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)完善。但是部分高校檔案管理的措施還是很落后，采用紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)管理明顯不及信息系統(tǒng)的管理。人工管理檔案浪費(fèi)人力又浪費(fèi)物力，并且效率低，出錯(cuò)率高，這樣下去不利于高校檔案管理的進(jìn)程。

二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建立

綜上所述，高校的檔案管理質(zhì)量保障體系都有所完善，但是想要更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，該體系還需要不斷完善。針對(duì)上述存在的問(wèn)題，下述給予了適當(dāng)?shù)慕鉀Q措施。

（一）建立完善的管理制度

為了解決高校檔案的管理不規(guī)范，不能及時(shí)歸檔，遺漏缺失等問(wèn)題，高校需要建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系。用來(lái)約束借檔者的行為規(guī)范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面幾點(diǎn)：首先，隨著社會(huì)的進(jìn)步，規(guī)章制度用來(lái)約束人們的行為，可以使社會(huì)更高效的運(yùn)行。因此，高校需要制定嚴(yán)格的規(guī)范制度，用來(lái)規(guī)范借檔者的行為。其次，高校間的實(shí)際情況不盡相同，各高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，制定出適合本校的最佳制度。

（二）建立完善的管理體系

對(duì)于信息化的今天，建立完善的高校檔案管理體系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的檔案管理效率，為教師和學(xué)生提供更好的服務(wù)。如何建立完善的管理體系，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：首先，高校檔案管理不僅要保存和管理紙質(zhì)版的檔案，而且要對(duì)紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行電子版保存，以備日后的查找及永久保存。利用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)高校檔案保存的紙質(zhì)版材料進(jìn)行儲(chǔ)存和備份，數(shù)據(jù)庫(kù)可以對(duì)檔案進(jìn)行檢索，這樣既有效地保存了紙質(zhì)版檔案，又可以提高師生們查閱檔案的效率，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)向師生們進(jìn)行檔案的展示，同時(shí)也可以開(kāi)放很多系統(tǒng)的功能，減少用戶的查詢時(shí)間，便于其他人進(jìn)行查閱。

（三）建立健全的考核機(jī)制

對(duì)于高校檔案的管理者來(lái)說(shuō)，他們的工作就是服務(wù)廣大師生，服務(wù)的質(zhì)量好與壞只有通過(guò)建立完善的考核機(jī)制才可以評(píng)鑒。另外，通過(guò)完善的考核機(jī)制，既能提高高校檔案管理者的工作激情，而且還能夠提升他們的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)態(tài)度。建立完善的考核機(jī)制可以從以下幾個(gè)方面著手，首先，要制定詳細(xì)的考核制度，結(jié)合高校檔案管理的特點(diǎn)，細(xì)化其標(biāo)準(zhǔn)，考核對(duì)象為全體高校檔案管理者，考核內(nèi)容包括工作情況和工作內(nèi)容，老師和學(xué)生們要對(duì)高校檔案管理者的服務(wù)態(tài)度和效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，客觀上做出評(píng)價(jià)。其次，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高他們的素質(zhì)。加強(qiáng)高校檔案管理者在互聯(lián)網(wǎng)這方面的培訓(xùn)以適應(yīng)新世紀(jì)的要求，對(duì)那些服務(wù)態(tài)度好或者工作很出色的高校檔案管理者進(jìn)行一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。

三、結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對(duì)高校的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。在新時(shí)期的挑戰(zhàn)下，需要高校檔案管理質(zhì)量保障體系的不斷完善，建立完善的管理制度與體系，以及建立健全的考核機(jī)制，使高校教育事業(yè)高效的用作。

參考文獻(xiàn)：

[1]溫艷秋.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].蘭臺(tái)世界，2013，（11）：73-74.

[2]劉勇.探究高校檔案管理質(zhì)量保障體系[J].中國(guó)管理信息化，2015，（11）：255-255，256.

[3]徐亞群.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2014，（8）：159-160.

[4]宋紹梅.淺談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].科技資訊，2014，（31）：223-223.

[5]姜勇.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].價(jià)值工程，2015，34（8）：201-202.