周　剛，蘇本躍

(1.安慶師范學院組織部，2.安慶師范學院計算機與信息學院，　安徽　安慶　246133)

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物聯網技術在高校檔案管理中的應用

周剛1，蘇本躍2

(1.安慶師范學院組織部，2.安慶師范學院計算機與信息學院，安徽安慶246133)

摘要：隨著高等教育信息化的發(fā)展，高校進入利用物聯網、云計算、虛擬化等技術進行管理的“智慧校園”時代。高校檔案管理應結合物聯網發(fā)展，利用RFID、WSN、通信網等物聯網相關技術，實現檔案管理的智能化、網絡化、人性化，改進檔案管理技術方法，擴充檔案服務內涵，對提高高校教學、科研、管理水平都有著重要的現實價值和研究意義。

關鍵詞：智慧校園；物聯網；高校；檔案管理

一、物聯網技術在檔案管理中的應用

“智慧校園”是與全球高速發(fā)展的物聯網技術密不可分。物聯網本質上是互聯網應用的延伸，是互聯網的更深層次應用?！爸腔坌@”主要技術手段是通過RFID、WSN、通信網等物聯網關鍵技術，結合二維碼、視頻監(jiān)控等感知技術和設備，連接形成的廣泛感知的網絡化、信息化、智能化的校園。通用的物聯網技術架構的智慧校園分為感知層、網絡成、處理層、應用層。通常在智慧校園體系中，感知層首先通過分布在校園內各個位置的感知節(jié)點如RFID電子標簽、視頻監(jiān)控、各類信號采集器，構成識別物體、采集信息并傳遞數據的傳感網；網絡層然后利用互聯網、城域網、校園網、移動通信網實現網絡傳輸；處理層再通過云計算數據中心整合數據資源，統(tǒng)一教育共享資源服務平臺；最后應用層通過物聯網應用設備實現各類智慧校園應用，能實現信息管理系統(tǒng)、電子閱覽室、教學視頻點播、試題庫系統(tǒng)、多媒體教室、校園一卡通、數字圖書館、數字檔案等智慧服務功能。

目前，我國的檔案管理已經從最初的手工階段進入了信息化、智能化管理時代，但總的信息化建設水平還處于起步階段，智能化程度不高，相對于高校智慧校園整體建設水平還有很大差距，主要表現在以下幾方面：

(1)檔案信息化建設軟硬件配套不足。目前，大多數高校受財力限制，片面注重追求經濟效益，檔案不能給高校帶來直接經濟收益，所以高校領導層普遍對檔案信息化建設的重視程度不夠高，大多數高校都沒有為檔案信息化建設設置單獨的專項資金，在檔案智能庫房建設、計算機硬件設備基礎設施購置、檔案管理軟件的研發(fā)等方面是盡可能地壓縮資金投入。配備的專職管理人員基本上都不是計算機專業(yè)人才，兼職工作人員又一般在部門系統(tǒng)兼職，缺乏檔案相關意識和技術，檔案管理隊伍普遍缺乏信息化管理能力。

(2)檔案信息化管理層次不高、技術落后。大多數高校使用的檔案管理軟件大多數為單機版，只能滿足現階段檔案管理工作的某一方面需求，有的檔案目錄管理系統(tǒng)只管理檔案目錄數據，聲像檔案管理系統(tǒng)只管理音像圖片，功能大多單一且相互之間沒有融合，甚至有的早期的軟件還缺少與OA系統(tǒng)互通的數據接口，不具有網絡擴展功能，檔案的系統(tǒng)化、網絡化的管理并沒有真正實現，更沒有實現檔案信息傳輸的高通量化和網絡化，無法滿足檔案管理智能化發(fā)展的全面需要。

(3)檔案信息安全保障體系建設滯后。網絡信息技術為電子文檔管理提供了方便快捷，但同時也面臨著保密技術困難，失密環(huán)節(jié)多變、竊密技術不斷提升和泄密危害程度不可控等問題，保密安全隱患難以杜絕。

鑒于目前高校檔案管理存在的各種問題，結合物聯網產業(yè)發(fā)展，利用RFID、WSN、通信網等相關技術，實現檔案管理的智能化、網絡化、人性化，對改進檔案管理技術，擴充檔案服務內涵，提高高校教學、科研、管理質量都著重要的現實價值和研究意義。

物聯網技術在檔案管理中的具體應用從微觀到宏觀可以體現在三個方面：

(1)在實體檔案方面：利用物聯網技術可以實時反饋實體檔案位置，簡化手工操作，實現實體檔案的高效管理。

物聯網技術可以簡化手工操作，實時監(jiān)管實體檔案。傳統(tǒng)的檔案管理方式為：按照儲物柜的紙制標簽或者給每份檔案貼上條形碼，并且條形碼是一次性的，不可更改的。需要查找檔案時，必須在資料室根據位置編碼查找，對于貼有條形碼的檔案，還必須取出檔案袋掃描條形碼，這種傳統(tǒng)的手工方式嚴重浪費了人力和時間。如果利用RFID技術，在查找檔案信息時，只需利用手持儀器，通過與RFID芯片交換信息就可找到所需信息。在傳統(tǒng)的檔案管理中，各項流程都要花費大量的人力和時間。比如每年在高校的開學初，有大量的新檔案信息入庫、登記、填單和貼標簽都要花費時間并且容易出錯。利用RFID電子標簽只需用讀寫器往檔案中輸入編號就行，這樣效率就大大提升了。在檔案管理中，可能有些重要檔案需要特別重視?？梢詫⒃摍n案置于讀寫設備讀取區(qū)中，通過網絡監(jiān)控任何時間點該資料是否在該地點。并且通過服務器記錄該檔案每次取出和放入的時間點。如果出現異常，能夠提供警報信息。再者因為種種原因，部分檔案資料在移交時并不是十分完備，檔案整理的標準也不完全一致和統(tǒng)一，某些檔案雖有編號卻無法快速進行儲存、查詢、尋檢和摘錄，從而影響工作效率，更無法與新進館的檔案實現同步管理。如果將檔案及檔案館舍植入相關的傳感芯片，同時將與檔案相關的信息存儲于相應的芯片中，將使檔案信息“可感知”，存儲環(huán)境狀況包括溫濕度、光照、有毒氣體以及非法入侵等都也能實時并準確感知，在此基礎上進行及時的自我控制、實時預警。則檔案管理的各環(huán)節(jié)將脫離或部分脫離人為因素，使得檔案及檔案館舍能夠進行更加科學及智能的管理。

(2)在檔案庫房方面：利用物聯網技術可以實現檔案庫房24小時無縫監(jiān)測，及時按需自動調節(jié)庫房環(huán)境，實現檔案庫房的智能監(jiān)管。

由于檔案信息的特殊性質，對存放檔案的庫房環(huán)境有一定的要求。在傳統(tǒng)的檔案館舍及房管理中往往要采用人工監(jiān)測，需要有早晚測量以記錄相應的溫濕度信息，同時采用必要的空調、抽濕等應急措施。但是由于一些客觀因素的存在，檔案管理人員無法保證上述的監(jiān)測正?；坝涗浀臏蚀_無誤，這就給庫房的環(huán)境監(jiān)測帶來了很多不確定性的因素。因此，為了檔案管理的安全，對庫房環(huán)境適時監(jiān)測非常必要。庫房環(huán)境監(jiān)測子系統(tǒng)主要包括室內溫濕度、煙霧以及視頻監(jiān)控等。系統(tǒng)運行前對各監(jiān)測指標進行閾值設置，當采集到的數據經過分析后發(fā)現超過閾值時，系統(tǒng)會發(fā)生警報并提醒管理員采取相應措施。為了方便監(jiān)控，管理員可以遠程登錄調取實時視頻監(jiān)控觀察庫房運行情況。

(3)在檔案館舍方面：高校檔案館利用物聯網技術，可以建設互動式檔案館廳,兼有校史館、博物館、展覽館的功能,實現一館多能、一館多用。

傳統(tǒng)的檔案館展廳都是簡單的展覽模式，參觀者只是被動的看看展品和簡要介紹。高校檔案館一般一館多用，兼有校史館、博物館、展覽館的功能，利用物聯網技術，可以建設互動式檔案展廳，使傳統(tǒng)的檔案館變?yōu)榛邮降臋n案館，在互動式檔案館場景中，參觀者可以利用手勢與實物檔案進行互動，甚至能讓檔案開口說話。通過親身參與體驗，從而更深刻地了解檔案所蘊含的豐富歷史及社會知識。

二、物聯網技術應用在檔案管理中的意義

基于物聯網技術的檔案管理優(yōu)勢主要體現在網絡化、智能化和人性化三個方面，其中網絡化是物聯網時代檔案管理的特征，智能化是物聯網時代的檔案管理的手段，引進物聯網技術，提高檔案工作效率，擴充服務形式和內容，最終的目的是為了“以人為本”，達到檔案管理的人性化，促進檔案事業(yè)健康發(fā)展，服務于和諧社會，實現檔案管理真正意義。

(1)實現檔案的網絡化管理。檔案管理的網絡化的核心，是將經過信息化的檔案數字信息，利用網絡存儲在數據庫中，再利用網絡提供給校內校外的師生用戶。每一本檔案卷宗貼上RFID標簽，與數據庫中的數字信息相互對應。無所不在的智慧校園網絡為檔案的管理與利用提供了技術基礎。只需要在辦公室里點擊鼠標，學校各部門的兼職檔案管理人員即可完成檔案的清點移交，檔案館工作人員就可以在線整理檔案、反饋相關意見等。在校園里，任何用戶都可以通過網絡隨時查閱到高校檔案館開放的檔案信息。

(2)實現檔案的智能化管理。構建于物聯網的檔案管理平臺，檔案的查詢與歸還也均由系統(tǒng)自動完成，除了能夠跟檔案管理人員交流，還能夠跟存儲在庫房的檔案進行對話，可以判斷出某些工作環(huán)節(jié)是否符合規(guī)范，如檔案查閱者進入檔案館室，管理系統(tǒng)能自動識別身份、判斷相關權限，如果有人非法進入檔案庫房，系統(tǒng)會立即示警并通知安保人員。通過在檔案館舍中安裝大量傳感器實施在館舍內部環(huán)境參數的實時采集，并對檔案環(huán)境進行實時監(jiān)控。例如通過溫度傳感器的測量與控制，系統(tǒng)可以根據適當的溫度對空調進行智能調節(jié)，達到節(jié)能降耗的作用。智能照明系統(tǒng)可以對文件庫房的光亮度進行智能控制，通過安裝在檔案館舍中的多個光控傳感器，可以收集檔案館各位置點的實時光照信息，然后通過智能控制系統(tǒng)進行燈亮度的智能調節(jié)和窗簾的自動開關。全天候的實時視頻監(jiān)控以及內部安裝的檔案煙霧傳感器，可以執(zhí)行火災的實時監(jiān)控，如果火災事件發(fā)生時，可以立即通知火災報警中心的管理人員，進行及時處理。同時，在管理人員和消防隊員趕到現場前，該系統(tǒng)可通過實時視頻監(jiān)控，確認火災位置，并通過滅火器控制單元打開消防滅火器，在最短的時間內進行滅火，以消除災患，減少損失。

(3)實現檔案的人性化管理。智慧校園、物聯網技術的在檔案管理中應用，進一步拓展了檔案管理的人性化服務水平。隨著信息時代的發(fā)展，檔案查詢者對檔案信息的需求更加全面，希望一次查詢能夠查找到同一主題的目錄、摘要、全文、圖片、影音等全面信息。在物聯網環(huán)境中，系統(tǒng)能夠自動對查詢者的身份進行識別、聯想，猜測他可能的需求，以針對不同的用戶查詢出不同的信息，優(yōu)化查找內容，節(jié)約查詢時問。傳統(tǒng)檔案被動、單一的檔案服務已不能滿足新的需求，各類檔案信息爆炸式的泛濫,需要在海量的各種數據中查詢到所需要的檔案信息，并對檔案信息進行挖掘分析，從而獲得有價值的參考信息。

三、結語

“智慧校園”背景下的高校檔案如何實現管理智能化，使之完美融于智慧校園中，重點和難點不僅是現有檔案資源的數字化、網絡化，也是如何綜合計算機、互聯網、物聯網、無線通信、數據庫與數據處理等新技術，建立一個強大可靠的軟硬件智能化信息管理與服務平臺(例如檔案智能管理系統(tǒng))，來全面實現檔案資源管理的信息化、實物檔案管理的智能化、檔案館舍庫房管理的智慧化等，對檔案管理進行高度信息化、系統(tǒng)化以及智能化改造就顯得極為迫切。隨著社會科技的大發(fā)展，智慧都市、智慧交通、智慧圖書館等新事物相繼出現，智慧技術和智慧管理已經成為社會自動化的發(fā)展趨勢。檔案館也應跟上物聯網技術發(fā)展的新趨勢，積極研究智慧檔案館發(fā)展的理論、工作方法和實現路徑，建設智慧檔案館，為檔案館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

智慧檔案館綜合運用先進的物聯網技術、 云計算技術和自動控制技術， 構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、 載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系， 以提高檔案管理與檔案館運行的效率和服務水平。智能檔案館是繼高校“數字圖書館”之后，又一種扮演重要角色的知識網絡載體，屬于國家和高校系統(tǒng)數字信息基礎工程。建設智能檔案館是知識經濟時代發(fā)展的需要，是加快高校信息化建設步伐的需要，也是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，檔案信息化已經提高到國家戰(zhàn)略層面?；谖锫摼W技術的智能檔案館建設是數字檔案館建設發(fā)展的新趨勢。但智能檔案館的建設也是一項涉及多門類現代科學與技術(包括計算機、精密機械、互聯網、物聯網、無線通信、數據庫與數據處理等)的復雜系統(tǒng)工作和過程，這項工作面臨著信息安全等諸多技術與非技術以及信息資源的整合等多方面問題。目前，由高校檔案部門主導建設智能檔案館，雖然有“智慧校園”物質和技術基礎，但缺少配套的政策支持、法律的規(guī)范和理論的研究，缺少相應硬件設備、技術標準，在技術、人才、資金等方面也有很大不足，統(tǒng)一規(guī)劃、設計和支持亟待加強，要避免走先建設后規(guī)范、先應用后完善的老路。

責任編校：徐希軍.

中圖分類號：G270.7;G647.24

文獻標識碼：A

文章編號：1003-4730(2016)01-0135-03

DOI：10.13757/j.cnki.cn34-1045/c.2016.01.031

作者簡介：周剛，男，安徽樅陽人，安慶師范學院組織部檔案館員；蘇本躍，男，安徽蕪湖人，安慶師范學院計算機與信息學院教授。

收稿日期：2015-03-12.

網絡出版時間：2016-03-09 13:49網絡出版地址：http://www.cnki.net/kcms/detail/34.1045.C.20160309.1349.031.html