楊立新

摘 要：在信息網(wǎng)絡(luò)與科學(xué)技術(shù)不斷更新與改革的今天，電子信息化管理模式逐漸進(jìn)入了大眾的視野，并受到了極大的關(guān)注。并且，越來(lái)越多的領(lǐng)域開(kāi)始在檔案管理中采取電子信息化的管理模式。電子信息化的管理方式，在一定程度上，推動(dòng)了檔案管理模式的改革。

關(guān)鍵詞：電子信息化；檔案管理；管理模式；作用

隨著科學(xué)技術(shù)更深層次的改革與創(chuàng)新，在檔案管理工作方面也發(fā)生了相應(yīng)的改變，摒棄了落后的檔案管理模式，在檔案管理工作中采取了電子信息化的管理模式。在檔案管理工作中采取電子信息化管理模式有利于推動(dòng)工作效率的提高，比起落后的檔案管理模式，電子信息化管理模式具有很多的優(yōu)勢(shì)。下面，本文將對(duì)電子信息化管理模式的特點(diǎn)進(jìn)行闡述，并分析與探討電子信息化管理模式在檔案管理工作中的作用。

一、電子信息化管理模式的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理模式基本都是采取封閉的形式，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門的檔案。不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)的檔案管理模式在一定程度上在檔案管理工作中也發(fā)揮了一定的作用。然而，隨著信息化社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作也提出了越來(lái)越嚴(yán)格的要求，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的要求。因此，為了促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展，必須對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行一定程度的改革，來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作。

二、電子信息化管理模式在檔案管理工作中的作用

（一）有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式，有利于充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，在一定程度上能推動(dòng)檔案管理的體制化與信息化，促進(jìn)資源的合理共享。與此同時(shí)，也能夠促進(jìn)檔案翻閱、檔案查找以及檔案編碼等檔案相關(guān)工作便利性的增強(qiáng)。而隨著信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)更深層次的改革與推進(jìn)，電子檔案管理逐漸從不同的角度出發(fā)，嚴(yán)格依照不同的檔案管理情況進(jìn)行檔案查閱、檔案資料分類、檔案優(yōu)化等[1]。

（二） 電子信息化管理模式可以確保檔案檢索的準(zhǔn)確性以及有效性

過(guò)去的檔案管理工作都是采取傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案管理人員對(duì)于檔案查閱、檔案分類與整理等相關(guān)的檔案管理工作都是通過(guò)人工的方式進(jìn)行的，因此工作效率非常低，并且工作中出現(xiàn)的誤差也特別多。而現(xiàn)在，通過(guò)采取各種先進(jìn)的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)備，將檔案管理人員從過(guò)去純手工的管理方式中轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在檔案管理工作中采取了電子信息化的管理模式，促進(jìn)了檔案管理的工作效率得到了大幅度的提高，并且數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，具有比較完善的檢索方式，不僅有高級(jí)檢索還有專業(yè)檢索等，并且對(duì)于廣大檔案管理人員而言，在一定程度上，減輕了檔案管理工作的壓力，推動(dòng)相關(guān)檔案管理工作水平更深層次的提高[2]。

（三）電子信息化管理模式可以確保檔案的時(shí)效性

過(guò)去的檔案管理工作由于相關(guān)技術(shù)不發(fā)達(dá)，管理思路也不清晰，相關(guān)的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，龐大繁瑣的檔案管理工作需要耗費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間與精力。而在檔案管理工作中運(yùn)用了電子信息化管理模式，在一定程度上緩解了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)，與此同時(shí)，信息化的電子計(jì)算機(jī)管理模式也能確保檔案管理工作的有效完成，具有一定的時(shí)效性。

（四）電子信息化管理模式可以提高檔案管理工作的效率

在信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)沒(méi)有那么發(fā)達(dá)的時(shí)候，檔案管理工作都是采取純?nèi)斯げ僮鞯墓芾矸绞?，?duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理[3]。因此，檔案管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力在檔案的整理、登記以及管理工作中，檔案管理人員的工作量非常大。而當(dāng)今社會(huì)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息以及科學(xué)技術(shù)更深層次化的改革與推進(jìn)，檔案管理思路的不斷創(chuàng)新，檔案管理方法的進(jìn)一步豐富，各領(lǐng)域都逐漸采取各種先進(jìn)的相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，將檔案管理人員從過(guò)去純手工的管理方式中轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將電子信息化的管理模式列為了檔案管理工作中重要的管理模式，在檔案管理中進(jìn)一步提高了檔案管理人員的工作效率，推動(dòng)了各領(lǐng)域檔案管理工作水平更深層次的提高，如：醫(yī)院的檔案管理工作、各企業(yè)的檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，結(jié)合以上種種情況表明，在信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)更深層次改革與推進(jìn)的現(xiàn)代社會(huì)，各領(lǐng)域都需要摒棄落后的檔案管理模式，在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式。在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式，對(duì)于各領(lǐng)域檔案管理工作而言，既是機(jī)遇也是一種挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)領(lǐng)域的檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新檔案管理思維，并對(duì)檔案人才的培養(yǎng)給予足夠的重視，以期推動(dòng)電子信息化的管理模式在各領(lǐng)域得到進(jìn)一步的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]史文梅.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2014，11（22）：34-35.

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[3]任曉云.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，17（1）：47-48.