李芬

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

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高校檔案信息化建設(shè)探討

李芬

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

摘要：在推進信息化進程的時代背景下，高校檔案信息化建設(shè)不斷深入，加快高校檔案館建設(shè)成為高校檔案工作的重要內(nèi)容，從高校檔案信息化建設(shè)的重要性、存在的問題、建設(shè)的建議幾方面，提出高校檔案信息化建設(shè)方案。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化

1高校檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1檔案信息資源為高校教學(xué)科研工作提供依據(jù)

教學(xué)檔案中記載著高校教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)模式、教學(xué)改革和師資培訓(xùn)中形成的計劃、方案、典型教案及聽課講評、統(tǒng)計報表、考試質(zhì)量綜合分析、多媒體教學(xué)中形成的錄像帶、光盤等材料。高校學(xué)籍檔案還記載著學(xué)生在校學(xué)習(xí)的全過程及成績表，畢結(jié)業(yè)情況以及教學(xué)管理情況等。這些信息資源對高校的教學(xué)管理、教學(xué)改革、科研以及為學(xué)生出具畢結(jié)業(yè)證明、成績證明等提供了依據(jù)。

1.2檔案信息資源為高校各項工作提供參考

檔案中記載著學(xué)校過去幾年、幾十年各項工作的方針、政策以及具體執(zhí)行的情況和效果，對于學(xué)校確定新的方針政策具有重要的參考作用，高校檔案中還有基建類、教學(xué)設(shè)備類、財會類、聲像學(xué)籍檔案等為各方面提供直接借鑒作用。因此檔案部門可以圍繞學(xué)校當(dāng)前的中心任務(wù)和急需解決的問題，進行有關(guān)的檔案信息的收集、分析、篩選、編寫專題信息和綜述等，提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門參考。

1.3檔案信息化建設(shè)有利于提高檔案工作效率

隨著檔案信息化建設(shè)的實施，辦公自動化的應(yīng)用以及檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件的運用，從而實現(xiàn)網(wǎng)上移交檔案、網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查檔，這就使得檔案收集、歸檔、查閱工作變得更為簡便、快捷，檔案部門人員也能騰出更多的時間用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案分析編研等，提高了工作效率，也避免了檔案因?qū)嶓w借閱造成的磨損和毀壞。

2當(dāng)前高校檔案信息化的現(xiàn)狀與問題

新時期加強檔案信息化建設(shè)，探索檔案信息化新理念、新模式和新機制，首先需要認(rèn)真梳理當(dāng)前高校檔案工作中存在的問題，分析現(xiàn)狀，結(jié)合實際，制定科學(xué)的應(yīng)對措施。檔案信息化程度還不高，距離數(shù)字檔案館的發(fā)展目標(biāo)還有很大的差距，還有很多空白需要填補，概括起來，當(dāng)前高校檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀表現(xiàn)為以下三個方面。

2.1現(xiàn)行管理方式及理念與當(dāng)前信息化發(fā)展不相協(xié)調(diào)

高校檔案信息化建設(shè)包括檔案資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息資源的有序組織、檔案信息資源的開發(fā)利用以及檔案人才的培養(yǎng)等。在檔案管理理念與方式方法方面，還沒有脫離傳統(tǒng)的檔案工作方式，部分高校的檔案工作還是采取傳統(tǒng)人工紙質(zhì)的管理理模式，對一些檔案信息還是人工筆錄、歸類以及統(tǒng)計，使得檔案管理的整體效率不高，且易出錯。另外，檔案信息化建設(shè)在多數(shù)高校已經(jīng)開始實施，但是由于工作人員對傳統(tǒng)檔案管理模式的沿襲，加上對當(dāng)前信息化手段的陌生，使得檔案信息化工作模式難以成為檔案工作的主流，造成檔案信息化建設(shè)滯后，與當(dāng)前信息化發(fā)展趨勢不相協(xié)調(diào)。

2.2檔案信息化程度不均衡且總體偏低

近年來，在數(shù)字校園建設(shè)的帶動下，高校檔案信息化建設(shè)得到了較快的發(fā)展，但從總體情況看，高校檔案信息化發(fā)展不均衡，且程度偏低。受各種主客觀因素的影響，各高校檔案信息化發(fā)展情況不盡相同。在檔案管理方法和技術(shù)方面，依舊依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，其工作模式仍以實體檔案為主，雖然已經(jīng)開始采用計算機與信息技術(shù)進行輔助管理，但多數(shù)僅限于對檔案目錄的信息化管理，檔案全文信息化管理還處于起步階段，信息化建設(shè)滯后于時代的發(fā)展，以數(shù)字檔案館和檔案知識服務(wù)體系建設(shè)為發(fā)展目標(biāo)來衡量，高校檔案信息化發(fā)展還有很大的發(fā)展空間。

2.3設(shè)備落后，資金缺乏

要實現(xiàn)檔案信息資源有效的開發(fā)利用，必須配備適應(yīng)其發(fā)展需要的基礎(chǔ)設(shè)備，如計算機軟硬件系統(tǒng)，文字掃描系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案管理軟件系統(tǒng)等，雖然目前大多數(shù)高校檔案館(室)也都有了計算機，由于資金不足，檔案信息化建設(shè)得不到很好的配備，技術(shù)得不到很好的提高，致使檔案工作的信息化建設(shè)還滯后于現(xiàn)實的需求，達不到計算機檢索、查閱檔案資料、網(wǎng)絡(luò)傳輸信息等，大大制約了檔案開發(fā)利用工作的發(fā)展，影響了工作效率，阻礙了檔案工作信息化的進程。

3當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對策

高校檔案信息化建設(shè)促使檔案部門開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù),對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革,這不僅表現(xiàn)在利用的方式上,更是表現(xiàn)在工作理念上的主要變化。

3.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃,加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),推進運用微機管理檔案進程,提高校檔案館(室)和各單位檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平,充分發(fā)揮檔案館(室)的各項功能和作用。加強內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè),實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口,并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),完成各單位向校檔案館(室)的遠程歸檔,實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化。

3.2檔案信息資源建設(shè)

充分利用信息化檔案管理軟件,有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化。該項工作可以通過以下兩個途徑實現(xiàn):一是由學(xué)校各個基層單位將本年度產(chǎn)生的歸檔文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中,這樣可以減輕檔案部門日常歸檔的工作壓力,又使得學(xué)校各個部門的文件材料信息能及時、完整地進入檔案信息數(shù)據(jù)庫,方便本單位的有關(guān)人員了解工作情況,同時加快檔案信息資源網(wǎng)上共享的發(fā)展進程。二是檔案部門組織大量人力,通過人工輸入的方式,將現(xiàn)存檔案案卷目錄轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)。根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,加強對學(xué)校各單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo),保證有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則,實行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制,有計劃、有步驟地對本單位的檔案資料進行數(shù)字化技術(shù)處理。

3.3檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

要遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則,既要滿足當(dāng)前工作需要,又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度,提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平,為保證檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作,把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源,納入學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公的總體格局中,逐步構(gòu)建全校檔案文獻數(shù)據(jù)庫。充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。在校園網(wǎng)信息平臺上,建立檔案網(wǎng)站,有計劃地上載開放檔案目錄和現(xiàn)行文件目錄,并積極創(chuàng)造條件上載已公開的檔案全文信息,提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)。

3.4明確服務(wù)重點是關(guān)鍵。檔案服務(wù)工作必須圍

繞核心檔案信息資源，確定核心服務(wù)對象或用戶群體，把握核心用戶的需求與工作特性，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建檔案信息服務(wù)體系。近年來，個性化服務(wù)受到檔案界的關(guān)注。個性化服務(wù)是在特定檔案信息資源與潛在用戶之間建立起關(guān)聯(lián)性，進而從用戶特性出發(fā)選擇適宜的服務(wù)對策，而針對核心檔案信息資源開展個性化服務(wù)無疑是有效個性化服務(wù)的關(guān)鍵?，F(xiàn)階段，高校檔案個性化服務(wù)，應(yīng)圍繞高校人才培養(yǎng)與科學(xué)研究這兩方面核心工作來展開。具體說來，應(yīng)做好畢業(yè)論文檔案，以保障管理部門相關(guān)工作的有效開展；應(yīng)做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)歷審查服務(wù)；建立畢業(yè)生就業(yè)與成長檔案，為大學(xué)社會聲譽評估和改進學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù)；做好教師科研檔案的系統(tǒng)管理與服務(wù)工作，為科研管理提供有效服務(wù)；做好各類評估檔案的管理與服務(wù)工作，為黨政決策提

供重要依據(jù)；建立校內(nèi)各級各類干部專門數(shù)據(jù)庫，為有效使用與管理干部提供依據(jù)。建立基礎(chǔ)設(shè)施檔案數(shù)據(jù)庫，為基礎(chǔ)設(shè)施維護與校園建設(shè)提供依據(jù)，等等。

3.5加大投入力度

檔案信息化建設(shè)是一項大投入、長積累、晚見效的工作,要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入力度,以緩解檔案信息化建設(shè)資金總量不足、供需矛盾突出的問題。實現(xiàn)檔案信息化,最基本的投入渠道只能是財政,檔案部門不創(chuàng)造物質(zhì)財富,也無創(chuàng)收渠道,經(jīng)費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,將其列入信息化工程,解決預(yù)算經(jīng)費,一次難以到位的可確定基數(shù),分年兌現(xiàn)。同時,堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合,注意發(fā)揮自身的主觀能動性,廣開籌資渠道,爭取多方面支持,多渠道解決。

參考文獻：

[1]倪麗娟.面向社會開發(fā)高校檔案信息資源[J].機電兵船檔案，1999(6):55-57.

作者簡介：李芬(1972.10-)，女，黃梅，職稱：副研究館員，方向：檔案。

中圖分類號：G271

文獻標(biāo)志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)14-0228-02