賈文麗

(山東科技大學(xué) 檔案館，山東 青島 266590)*

?

高校名人檔案建設(shè)實(shí)踐研究

賈文麗

(山東科技大學(xué) 檔案館，山東 青島 266590)*

摘要：在對(duì)高校名人、名人檔案內(nèi)涵合理界定的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐，從收集、鑒定、分類、整理等方面，探討了高校名人檔案建設(shè)的具體方法和措施，并提出進(jìn)一步規(guī)范和推動(dòng)該項(xiàng)工作的策略。

關(guān)鍵詞：高校；名人檔案工作；建設(shè)實(shí)踐；策略研究

高校名人檔案(或稱人物檔案)是高校檔案體系的重要組成部分，對(duì)維護(hù)學(xué)校歷史發(fā)展記憶、傳承先進(jìn)文化具有重要意義，同時(shí)也是高校豐富檔案館藏，加強(qiáng)資源建設(shè)的重要手段。筆者通過(guò)實(shí)地調(diào)研、電話、網(wǎng)絡(luò)和高校檔案QQ群了解到，目前我國(guó)高校名人檔案建設(shè)嚴(yán)重滯后，遠(yuǎn)未發(fā)揮其應(yīng)有的作用。本文在合理界定高校名人、名人檔案內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐，著力探討高校名人檔案建設(shè)(收集、鑒定、分類、整理等)的方式方法，并提出進(jìn)一步規(guī)范和推動(dòng)該項(xiàng)工作的策略。

一、高校名人檔案建設(shè)現(xiàn)狀

我國(guó)高校名人檔案工作肇始于南京大學(xué)檔案館1984年創(chuàng)建的名人檔案全宗，此后，該項(xiàng)工作引起學(xué)界的關(guān)注。但時(shí)至今日，從全國(guó)范圍看，其理論和實(shí)踐成果難如人意。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是研究成果少。筆者以“高?！薄懊?人物)檔案”“名人全宗”為題名，1984-2014年為時(shí)間段，檢索中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)，得到64篇相關(guān)文獻(xiàn)，平均一年僅有2篇論文發(fā)表。研究?jī)?nèi)容主要集中在收集(征集)、分類整理、開(kāi)發(fā)利用以及宣傳教育的探討上，著力點(diǎn)無(wú)疑是正確的，但大都局限于泛泛而談，缺乏全面、系統(tǒng)和深入的研究。[1]如收集(征集)對(duì)象及歸檔范圍模糊、定性不清，缺乏針對(duì)性的收集(征集)方法和策略；忽視鑒定環(huán)節(jié)，分類方法粗糙，整理思路滯后。二是建設(shè)水平低。2013年教育部公布全國(guó)普通本科高校有1 170所，據(jù)統(tǒng)計(jì)，已建立名人檔案的有40所左右，約占3.42%，且主要集中在985、211、省屬重點(diǎn)和個(gè)別藝術(shù)類院校。為了能更詳盡地了解建設(shè)情況，筆者將調(diào)研范圍縮小在山東省內(nèi)63所本科院校上。作為教育大省，目前僅有4所高校建有名人檔案全宗，即山東大學(xué)、中國(guó)海洋大學(xué)、山東科技大學(xué)和山東工藝美術(shù)學(xué)院，約占6.35%，略高于全國(guó)平均水平，建檔學(xué)校類型正好符合上述全國(guó)統(tǒng)計(jì)的基本情況，作為樣本具有一定的代表性。再以全宗數(shù)量、分類標(biāo)準(zhǔn)和檔案內(nèi)容為著眼點(diǎn)進(jìn)行考察。山東大學(xué)建有名人全宗62個(gè)，分歷任校長(zhǎng)和歷史名人兩大類，各全宗材料分為生平類、學(xué)術(shù)成就類、社會(huì)評(píng)價(jià)類等，其中學(xué)術(shù)成就類資料較為豐富。中國(guó)海洋大學(xué)建檔名人12位，分老領(lǐng)導(dǎo)和老專家兩大類，檔案材料分為綜合類、成果類、實(shí)物類和音像類，內(nèi)容主要集中在成果類。山東科技大學(xué)建檔60位，分校領(lǐng)導(dǎo)和專家學(xué)者兩大類，檔案材料分為生平類、工作類、成果類、評(píng)價(jià)類、聲像類、實(shí)物類和其它類，其中成果類所占比重較大。山東工藝美術(shù)學(xué)院建檔20位，未分大類，檔案內(nèi)容以成果(書(shū)畫(huà))為主。可見(jiàn)，從整體上看，明顯存在著全宗數(shù)量不合理、分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一等突出問(wèn)題。

總之，經(jīng)過(guò)近30年的發(fā)展，我國(guó)高校名人檔案工作仍處于初創(chuàng)階段。究其原因，與長(zhǎng)期缺乏管理規(guī)范不無(wú)關(guān)系。早在1988年頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第二條就明確規(guī)定：“個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中，直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄均屬國(guó)家檔案?！边@是名人檔案建立的法制要求。但直到2008年，教育部、國(guó)家檔案局修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》(第27號(hào)令)第三章第十五條規(guī)定的檔案材料歸檔范圍中，名人檔案類仍未列其中，這在很大程度上制約了高校名人檔案工作理論和實(shí)踐的發(fā)展。

二、高校名人檔案建設(shè)實(shí)踐

(一)高校名人內(nèi)涵的界定

研究高校名人檔案，首先要理清何為“名人”。據(jù)百度搜索，所謂“名人”是指著名人物，又可稱作名流(Celebrity)，指一定時(shí)期，一定范圍內(nèi)有較高知名度的人。日語(yǔ)中的“名人”，泛指各行各業(yè)中能力高超而備受景仰的人。由此，筆者認(rèn)為，高校名人應(yīng)是指在各高校建設(shè)發(fā)展史上作出突出貢獻(xiàn)且有一定影響力的人。顯然，這個(gè)概念的內(nèi)涵和外延較為寬泛，具體操作時(shí)不易把握。不同高校在辦學(xué)過(guò)程中，由于建設(shè)方向和發(fā)展水平不同，所造就的人才必然有所差異，甚至相差懸殊，即使是同一所高校，不同歷史時(shí)期的“名人”成就、影響力也不相同，難以設(shè)定一個(gè)統(tǒng)一的可量化的比照標(biāo)準(zhǔn)，但只要合理框定“名人”概念的內(nèi)涵和外延，并將其具體化，問(wèn)題就能迎刃而解。

筆者單位建校于1951年，是一所工科優(yōu)勢(shì)突出，行業(yè)特色鮮明，多學(xué)科相互滲透、協(xié)調(diào)發(fā)展的省屬重點(diǎn)大學(xué)。2012年我校印發(fā)的《名人檔案管理暫行辦法》規(guī)定，學(xué)校在編人員中，凡是對(duì)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和在教學(xué)、科研方面有突出成就的專家學(xué)者都是名人檔案的建檔對(duì)象，主要包括歷任學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，中國(guó)科學(xué)院院士(中國(guó)科學(xué)院學(xué)部委員)、工程院院士、外籍院士，國(guó)家“千人計(jì)劃”人選，教育部“長(zhǎng)江學(xué)者獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃”人選、“新世紀(jì)優(yōu)秀人才支持計(jì)劃”人選、“新世紀(jì)百千萬(wàn)人才工程”人選，國(guó)家(省)有突出貢獻(xiàn)的中青年專家、杰出青年科學(xué)基金獲得者，享受國(guó)務(wù)院政府特殊津貼人員，國(guó)家級(jí)教學(xué)名師，“泰山學(xué)者”特聘專家(教授)，全國(guó)(省)模范教師、優(yōu)秀教師，獲得省部級(jí)及以上教學(xué)、科研成果重要獎(jiǎng)勵(lì)的專家學(xué)者，學(xué)校三級(jí)及以上教授和國(guó)內(nèi)外有重要影響的其他人士等，或是雖不在遴選范圍內(nèi)，但有較高知名度且年齡偏大、身體欠佳的部分老教授(比例不超過(guò)總?cè)藬?shù)的5%)。經(jīng)過(guò)反復(fù)核實(shí)，最終選定60人作為我校首批建檔人員。顯然，這個(gè)建檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)一些985、211高校來(lái)說(shuō)，明顯偏低，如果以此建檔，符合條件的名人過(guò)多；相反，對(duì)一些普通院校來(lái)說(shuō)，標(biāo)準(zhǔn)又過(guò)高，符合條件的屈指可數(shù)。所以，比較科學(xué)的做法是，各高校應(yīng)立足于本校，既要全面把握學(xué)校的人才結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，又要綜合考量社會(huì)和師生的認(rèn)同度，制定符合本校發(fā)展歷史的“名人”標(biāo)準(zhǔn)，[2]據(jù)此篩選。

值得注意的是，名人檔案建設(shè)是學(xué)校黨政工作的一件大事。從某種角度講，名人的確立也是對(duì)相關(guān)人員特殊貢獻(xiàn)的肯定，該項(xiàng)工作的復(fù)雜性、嚴(yán)肅性不言自明。具體操作時(shí)，要堅(jiān)持“寧緊勿寬”的原則，規(guī)范程序，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，慎重篩選。學(xué)?？沙闪⒂梢晃环止苄ｎI(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，教務(wù)處、科研處、人事處、組織部、宣傳部、離退休處、檔案館及學(xué)院(系、部)等部門(mén)負(fù)責(zé)人組成的“名人”資格認(rèn)定小組，集體擬定人選。為保證工作的公平、公正、透明、規(guī)范，擬定的人員名單要經(jīng)校黨委會(huì)研究批準(zhǔn)，在全校范圍內(nèi)公示(公示期限不少于5個(gè)工作日)，無(wú)疑義后再行文公布。

(二)高校名人檔案內(nèi)容和范圍的確定

高校名人檔案的內(nèi)容應(yīng)立體、完整地反映名人的生平、成就及人格魅力。概括而言，是名人在長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)、工作和生活中直接形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式(文字、圖表、聲像、實(shí)物等)材料的綜合體，歸檔范圍遠(yuǎn)大于干部人事檔案。以我校某正職校領(lǐng)導(dǎo)名人檔案為例，內(nèi)容包括職務(wù)任免、學(xué)歷學(xué)位、技術(shù)職稱、管理工作、社會(huì)兼職、對(duì)外交流、干部培訓(xùn)、教學(xué)成果、科研成果等紙質(zhì)材料和證書(shū)、手稿、書(shū)信、新聞報(bào)道、題詞、公務(wù)外事禮品等實(shí)物資料，以及參加政務(wù)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外事活動(dòng)和家庭生活中的照片、光盤(pán)等聲像類材料，涵蓋生平類、工作類、成果類、評(píng)價(jià)類、生活類等方方面面。這位校領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期從事教學(xué)、科研工作，成果豐碩，36歲即成為正校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，管理經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)經(jīng)歷豐富，而且檔案意識(shí)較強(qiáng)，其歸檔材料系統(tǒng)、全面、豐富，成為我校名人檔案建設(shè)的范例。但從目前總的收集狀況來(lái)看，大多數(shù)名人尤其是研究型專家學(xué)者的檔案意識(shí)較為薄弱，偏重于自己重要學(xué)術(shù)成果的積累，照片、音像、文字資料所存則較少。總之，不同名人材料的齊全度難以整齊劃一，現(xiàn)階段應(yīng)在正視歷史性和現(xiàn)實(shí)性的前提下，通過(guò)擴(kuò)大收集渠道盡可能地予以補(bǔ)充完善。

(三)高校名人檔案的收集

雖然不同高校名人建檔的標(biāo)準(zhǔn)可能有所不同，但在材料的收集原則和方法上卻有共同之處。鑒于這項(xiàng)工作的長(zhǎng)期性和復(fù)雜性，收集工作應(yīng)遵循“有計(jì)劃、分批次、有重點(diǎn)、有步驟”的原則，以名人成就高低為先后，綜合考慮年齡、專業(yè)、同行(師生)認(rèn)同度以及身體、工作狀況等因素。若無(wú)特殊情況，不贊成同時(shí)開(kāi)展兩個(gè)及以上名人檔案材料的收集工作。

名人檔案的私有性特征，決定了不適宜用法定的常規(guī)方法進(jìn)行收集，堅(jiān)持以人為本理念，將其作為一項(xiàng)民心工程是不二之選。其一，大宣傳與小宣傳并舉。學(xué)校正式行文，指明收集工作的目的、意義并公布建檔人員名單，在全校形成重視、支持該項(xiàng)工作的良好氛圍；采用電話、登門(mén)等形式，從弘揚(yáng)名人成就、保存國(guó)家寶貴資源的角度，對(duì)名人進(jìn)行面對(duì)面宣傳，激發(fā)名人的自豪感和榮譽(yù)感，增強(qiáng)工作的積極性和主動(dòng)性。其二，將收集工作與關(guān)心名人切身利益相結(jié)合。筆者單位一位建檔名人，1978年榮獲省勞動(dòng)模范稱號(hào)，根據(jù)有關(guān)文件精神，退休后可享受每月80元的榮譽(yù)津貼，而他卻沒(méi)有享受該待遇。檔案館核查有關(guān)資料后，遂匯報(bào)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校很快給予妥善解決。此舉贏得了這位老專家的心，他全力配合我們的工作，無(wú)償捐出畢生所積累的全部重要資料和物品，并撰寫(xiě)回憶錄，同時(shí)積極宣傳、指導(dǎo)其他名人整理資料，成為我校名人檔案建設(shè)的佳話。其三，針對(duì)名人類型選取個(gè)性化的收集方案。如對(duì)離退休人員，可通過(guò)離退休處了解其行蹤和身體健康狀況，盡量選擇名人居家、身體好的時(shí)段集中收集。過(guò)世名人的材料大多散存在其子女等親屬手中，贏得他們尤其是長(zhǎng)子(或長(zhǎng)女)的信任和支持至關(guān)重要。在職名人事務(wù)繁忙，建議其指定一名研究生或課題組成員，協(xié)助收集整理有關(guān)材料。對(duì)于即將離職人員(外調(diào)或退休)，檔案館及時(shí)介入會(huì)收到事半功倍之效。前述收集的正校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案材料之所以系統(tǒng)、完整，與檔案館利用該領(lǐng)導(dǎo)外調(diào)升遷之際，積極宣傳、深入挖掘不無(wú)關(guān)聯(lián)。其四，充分尊重當(dāng)事人意愿。名人檔案的收集以原件為好，但對(duì)于確實(shí)珍貴或利用率較高而當(dāng)事人暫不愿移交的材料，檔案館應(yīng)掃描留存復(fù)制件。其五，想方設(shè)法協(xié)助完善檔案內(nèi)容。如復(fù)印館藏檔案中有關(guān)名人學(xué)習(xí)、工作、學(xué)術(shù)生涯等方面的資料；復(fù)制或購(gòu)買保存于名人原工作單位和國(guó)家、省、市級(jí)檔案館、圖書(shū)館中的相關(guān)材料；下載網(wǎng)絡(luò)、新聞媒體上有關(guān)名人參加政務(wù)、學(xué)術(shù)、外事、社會(huì)活動(dòng)的記錄；訪談其人生路上的老師、學(xué)生、摯友、家人，收集散落的實(shí)物和音像資料等，以實(shí)際行動(dòng)表達(dá)對(duì)名人貢獻(xiàn)的尊重。

(四)高校名人檔案的鑒定

名人身份的特殊性、名人活動(dòng)與學(xué)校的密切關(guān)聯(lián)性，決定了鑒定時(shí)要把握理性原則、全面性原則和主體性原則。

首先，名人的特殊身份決定了價(jià)值鑒定時(shí)理性思維至關(guān)重要，要避免神化名人的一切東西，省略或簡(jiǎn)化鑒定程序，把所有材料悉數(shù)歸檔的做法。如名人移交的材料中，夾雜有單位征訂的報(bào)紙書(shū)刊、雜志，名人參加會(huì)議的通知、用餐卡，各類證書(shū)的復(fù)印件，重復(fù)的學(xué)位論文、專著、期刊，名人參加的一般性公務(wù)、學(xué)術(shù)活動(dòng)照片等，這些材料均無(wú)保存價(jià)值，直接剔除即可。

其次，鑒定工作不能僅著眼于名人檔案，應(yīng)與學(xué)校檔案工作相結(jié)合，進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，確定是否歸檔以及歸檔路徑。有些材料與其說(shuō)是名人生平活動(dòng)的記錄，不如說(shuō)是學(xué)校重要的工作內(nèi)容，如有的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)移交的材料中，有個(gè)別年度學(xué)校的會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃，講話稿(教代會(huì)、科技大會(huì)、學(xué)科建設(shè)表彰會(huì)、本科教學(xué)水平評(píng)估專題報(bào)告會(huì)等)等紙質(zhì)材料，以及與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、國(guó)內(nèi)外專家學(xué)者、校友、畢業(yè)生的合影，參加簽署合作協(xié)議、校慶、教代會(huì)等活動(dòng)的錄像帶，這些已是學(xué)校文書(shū)類、聲像類檔案的重要組成部分，無(wú)需留存。而有些材料如學(xué)校建設(shè)發(fā)展過(guò)程中不同年度、不同校區(qū)的事業(yè)單位法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)正副本復(fù)印件；處級(jí)干部屆末考核匯總表，科級(jí)以上干部年齡、職務(wù)情況統(tǒng)計(jì)表等原件，具有重要的查考價(jià)值，但大多長(zhǎng)期滯留在有關(guān)職能部門(mén)中，應(yīng)將其分類整理補(bǔ)充歸入學(xué)校相應(yīng)類別(XZ11永久和DQ13永久)檔案中。另外，還有些內(nèi)容各異的人民來(lái)信，檔案館應(yīng)仔細(xì)詢問(wèn)當(dāng)事人，如果這些材料是個(gè)人或?qū)W校在政務(wù)工作中遇到的問(wèn)題及處理方式的真實(shí)記錄，具有較高的保存價(jià)值，那么應(yīng)將其留存歸入名人檔案“工作類”(1-DZMR12)中，同時(shí)復(fù)印一份作為“人民來(lái)信”補(bǔ)入行政類(XZ11長(zhǎng)期卷)中。

(五)高校名人檔案的分類

國(guó)家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》類目編制原則規(guī)定，應(yīng)“根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置”。據(jù)此，我校建檔名人分為黨政領(lǐng)導(dǎo)和專家學(xué)者兩大類，取“黨政”和“專家”漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母DZ、ZJ，與“名人”漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母MR，組成一級(jí)類目標(biāo)識(shí)分別為DZMR、ZJMR,在這一大的分類前提下，再以“人”為單位進(jìn)行全宗劃分，依次編號(hào)。單個(gè)全宗的分類方案，建議以同類中材料最為豐富的名人檔案為例，建立基本的分類標(biāo)準(zhǔn)，具體操作時(shí)，鑒于不同名人檔案材料側(cè)重點(diǎn)不同，又可因人而異。前述我校正校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的名人檔案材料如前所述分為7大類，每一類又分為若干小類。檔號(hào)的編制由全宗號(hào)、一級(jí)類目號(hào)、二級(jí)類目號(hào)、三級(jí)類目號(hào)和序號(hào)組成，如生平類(DZMR11)分3小類，即職務(wù)任免(1-DZMR11·1-1～45)、學(xué)歷學(xué)位(1-DZMR11·2-1～33)、專業(yè)技術(shù)(1-DZMR11·3-1～10)，以此類推。值得注意的是，其中實(shí)物類僅指公務(wù)外事活動(dòng)中產(chǎn)生的禮品、紀(jì)念物等，其他的實(shí)物材料則分散到相關(guān)類中，如學(xué)歷和職稱證書(shū)歸入生平類，教學(xué)科研獲獎(jiǎng)證書(shū)歸入成果類，榮譽(yù)證書(shū)歸入評(píng)價(jià)類。聲像類亦如此，專指出訪照片、光盤(pán)，其它的聲像材料分別歸入相應(yīng)的類別內(nèi)統(tǒng)一編號(hào)，只是需要注意的是，該類檔案需按照相應(yīng)的管理要求單獨(dú)辟柜存放。[3]這種不完全囿于傳統(tǒng)分類模式(以載體形式作為分類依據(jù))的做法，主要基于如下考慮：一是保持主要類別材料的全面性、系統(tǒng)性、多樣性，避免人為割裂其中的聯(lián)系，二是教學(xué)、科研成果類同其他類相比稍顯單薄，多樣的載體形式使該類成果飽滿充實(shí)，三是外事活動(dòng)中產(chǎn)生的實(shí)物、聲像材料較多，單獨(dú)劃類特色鮮明。而有的建檔名人，教學(xué)、科研成果特別豐富，獲獎(jiǎng)眾多，按載體形式細(xì)化分類更為妥當(dāng)，其中的實(shí)物類專指教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)證書(shū)，而外事活動(dòng)中產(chǎn)生的幾件禮品、紀(jì)念物則放入其它類中。

(六)高校名人檔案的整理

名人檔案的整理原則與其他檔案門(mén)類相同，即遵循檔案形成的客觀規(guī)律，保持材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，具體操作時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

其一，補(bǔ)齊檔案信息。現(xiàn)有的名人檔案材料規(guī)范性程度不高，信息缺失嚴(yán)重，很大程度上弱化了材料的價(jià)值，應(yīng)想方設(shè)法予以補(bǔ)齊。如有的紙質(zhì)材料缺落款時(shí)間，可聯(lián)系上下文，從字里行間尋找蛛絲馬跡。筆者在整理一份發(fā)言稿時(shí)，發(fā)現(xiàn)時(shí)間闕如，但從文中“明年我校舉辦建校40周年校慶，離現(xiàn)在只有9個(gè)月的時(shí)間”，得以補(bǔ)正。外事活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案材料涉及部分外文證書(shū)的文字翻譯，禮品、紀(jì)念物名稱的確定，照片中時(shí)間、地點(diǎn)、人物和事件的確認(rèn)等，僅憑檔案館一己之力完善信息難度較大，提請(qǐng)當(dāng)事人和外事部門(mén)相關(guān)人員的協(xié)助至關(guān)重要。

其二，預(yù)立卷。這將有利于掌握工作的主動(dòng)性，方便整理過(guò)程中隨時(shí)進(jìn)行材料的補(bǔ)充和調(diào)整，避免牽一發(fā)而動(dòng)全身，造成大量不必要的重復(fù)勞動(dòng)，也能有效保護(hù)檔案其原件。具體做法是：按時(shí)間順序?qū)⑼惒牧吓帕姓R后，用長(zhǎng)尾票夾將事先裁制好的長(zhǎng)4厘米左右、寬2厘米左右的紙條，夾于每份(每件)檔案材料左上方，用2B鉛筆依次在紙條上編寫(xiě)序號(hào)，即為預(yù)立卷。待卷內(nèi)所有材料位置固定后，再正式在材料上加蓋檔號(hào)章，填寫(xiě)檔號(hào)。對(duì)于形狀特殊的實(shí)物檔案，可用不同規(guī)格的塑料袋(由稍厚的透明塑料膜加工而成，袋上口自然封口，袋底部壓底5-6厘米)盛裝，[4]預(yù)編序號(hào)的紙條直接放入袋中，待檔號(hào)固定后，另用膠布做成小標(biāo)簽(代替檔號(hào)章)，貼于塑料袋的左上方?！白之?huà)、題詞”等珍貴檔案則在裝裱后裝入鏡框中放置，將口取紙粘貼于鏡框左上方，作為填寫(xiě)檔號(hào)之用。

其三，進(jìn)行數(shù)字化處理。名人檔案中不乏孤本檔案，其珍貴性不言而喻，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化搶救，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案雙份備存至關(guān)重要。如利用高速掃描儀逐份掃描名人早期的手稿、證書(shū)、照片等，掃描分辨率控制在800dpi以上，TIF格式存儲(chǔ)。利用數(shù)碼相機(jī)拍攝獎(jiǎng)杯、錦旗、紀(jì)念物、字畫(huà)等，分辨率在1 600萬(wàn)像素以上，RAW格式保存。對(duì)于早期的錄音錄像盒帶，因大都不同程度地出現(xiàn)帶基粘連、音視頻雜波，錄像畫(huà)面抖動(dòng)、扭曲、飽和度下降的現(xiàn)象，可利用高效能的錄像數(shù)字化設(shè)備(包括電腦采集編輯修復(fù)系統(tǒng)和存儲(chǔ)器)，針對(duì)視頻數(shù)據(jù)特點(diǎn)，進(jìn)行調(diào)整、剪切、合成、壓縮、轉(zhuǎn)換，并對(duì)視頻流數(shù)據(jù)作優(yōu)化處理，降低視頻丟幀頻率，從而提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。

三、高校名人檔案建設(shè)機(jī)遇

2010年，由國(guó)務(wù)院委托中國(guó)科協(xié)組織實(shí)施的“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程“(簡(jiǎn)稱“采集工程”)正式啟動(dòng)，[5]該工程主要目的是采集整理有關(guān)反映老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)歷程的師承關(guān)系、重要事件、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等方面的口述、實(shí)物、音像等資料。經(jīng)過(guò)五年多的運(yùn)行，影響范圍持續(xù)擴(kuò)大，廣大教育、科研單位和機(jī)構(gòu)都積極加入到保護(hù)老科學(xué)家歷史資料的隊(duì)伍中，[6]為高校名人檔案建設(shè)提供了良好的發(fā)展契機(jī)。

其一，“采集工程”與高校名人檔案建設(shè)在工作目的、工作內(nèi)容上有諸多相似之處。有專家稱“采集工程”從本質(zhì)上講就是名人檔案的建設(shè)過(guò)程，[7]此言甚是！據(jù)調(diào)研，高校是老科學(xué)家集中之地，是采集工程項(xiàng)目的主要實(shí)施單位，而高校檔案部門(mén)大多又作為項(xiàng)目的牽頭或重要參與部門(mén)，對(duì)采集工作作全程控制和質(zhì)量把握。為此，高校檔案館所涉人員均需接受采集工作培訓(xùn)，熟悉掌握工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(紙質(zhì)文本資料、口述資料、音像資料、實(shí)物資料)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)(資料標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)告內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn))以及制度文件等，為高校名人檔案建設(shè)儲(chǔ)備了必要的人力資源和技術(shù)資源。

其二，口述資料是“采集工程”三大重點(diǎn)采集內(nèi)容之一。在檔案界該概念源于1984年國(guó)際檔案理事會(huì)出版的《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》，但由于我國(guó)的檔案學(xué)者對(duì)其定義、本質(zhì)屬性等方面存在不同程度的理解分歧，一直未將其納入正式工作范疇之內(nèi)。但毋庸置疑，口述資料在深入挖掘和搶救史料方面有著獨(dú)特的作用，從留存史實(shí)的角度看，與傳統(tǒng)檔案殊途同歸，[8]而且在深入挖掘和搶救史料方面有著更加不可替代的作用，建議加以拓展將其納入名人檔案工作范疇，進(jìn)一步豐富建設(shè)內(nèi)容。值得一提的是，為提高口述資料的規(guī)范性和學(xué)術(shù)性，2011年《中國(guó)科技史雜志》專門(mén)出版了一期兼具史料價(jià)值與學(xué)術(shù)價(jià)值的《“采集工程”口述史專輯》，為我們提供了很好的建設(shè)范本和參考依據(jù)。

其三，中國(guó)科協(xié)為每個(gè)采集小組劃撥經(jīng)費(fèi)30萬(wàn)元，其中1/3用于相關(guān)設(shè)施設(shè)備的購(gòu)置，如數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆、掃描儀等數(shù)字化設(shè)備?！安杉こ獭笔菄?guó)家層面實(shí)施的面向80歲以上老科學(xué)家的一項(xiàng)搶救性工程；高校名人檔案建檔范圍更為寬泛，它對(duì)暫時(shí)不在采集范圍內(nèi)的中青年專家教授一并建檔，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作。建議將這兩項(xiàng)工作合力共建，實(shí)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備共享，或在采集工作結(jié)束后，相關(guān)設(shè)施設(shè)備留存檔案館，為高校名人檔案建設(shè)提供后續(xù)支持。

綜上所述，名人檔案建設(shè)是高校維護(hù)發(fā)展歷史、豐富檔案資源的必然選擇，但目前管理規(guī)范的缺失一定程度上制約著其發(fā)展的速度和水平。[9]在新的管理規(guī)范出臺(tái)之前，一方面，我們應(yīng)立足實(shí)踐，深入探討高校名人檔案內(nèi)涵及建設(shè)方法；另一方面，要以“采集工程”的實(shí)施為發(fā)展契機(jī)和突破口，依據(jù)老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料管理范例，為國(guó)家教育部門(mén)和上級(jí)檔案行政主管部門(mén)修訂《高等學(xué)校檔案管理辦法》等條例，制定更加科學(xué)、系統(tǒng)的名人檔案工作規(guī)范提供實(shí)踐和理論依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]邱玉蘭.高校名人檔案研究現(xiàn)狀[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(1):92-93.

[2]劉超.高校名人檔案建設(shè)初探[J].蘭臺(tái)世界,2011(2):20-21.

[3]?？?，范春秀，張洪慶.淺談名人檔案的分類整理[J].山東檔案,2005(5):41+35.

[4]宋秀坤.用塑料袋保存過(guò)刊[J].圖書(shū)館學(xué)刊,1983(3):38.

[5]王春法.“采集工程”的緣起、進(jìn)展與意義[J].中國(guó)科技史雜志,2011(2):139-148.

[6]老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室.感悟科學(xué)人生——老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工作心得[M].北京:中國(guó)科學(xué)技術(shù)出版社,2014.

[7]歐陽(yáng)慧芳.參與老科學(xué)家學(xué)術(shù)信息采集工作的實(shí)踐與思考[J].檔案管理,2013(6):42-43.

[8]張照余.關(guān)于檔案職業(yè)社會(huì)使命的研究——兼談口述材料與檔案職業(yè)的關(guān)系[J].浙江檔案,1992(9):9-10.

[9]蔣國(guó)勇.文化視角下高校檔案文獻(xiàn)的傳承與保護(hù)機(jī)制探析[J].浙江師范大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2015,40(4):115-120.

(責(zé)任編輯傅新忠)

On the Practice of University Celebrity Archives Construction

JIA Wenli

(Archives,ShandongUniversityofScienceandTechnolog,Qingdao266590,China)

Abstract:On the basis of reasonable definitions of university celebrities and celebrity archives and also real world practice, the detailed methods and measures of celebrity archive construction were investigated from such aspects as archive collection, identification, classification, and arrangement, etc.. In addition, countermeasures were brought forward, in order to further regulate and promote the university celebrity archive construction.

Key words:university; celebrity archive; construction practice; countermeasures

中圖分類號(hào)：G272；G647

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1001-5035(2016)02-0109-06

基金項(xiàng)目：山東省檔案局科技項(xiàng)目“基于大學(xué)校園記憶工程的檔案資源建設(shè)研究”(2013-14)

作者簡(jiǎn)介：賈文麗(1969-)，女，山東青州人，山東科技大學(xué)檔案館館員，史學(xué)博士。

*收稿日期：2015-06-27