馬斌

摘 要：高校辦公室是高校管理的綜合協(xié)調辦事機構，是保證學校各項工作正常運轉的中樞，是上情下達、下情上傳的紐帶。本文針對目前高校辦公室管理工作中存在的主要問題，重點闡述了新形勢下高校辦公室管理創(chuàng)新的內涵及要求。

關鍵詞：辦公室管理；創(chuàng)新；以人為本

中圖分類號：G641 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2015）36-0119-02

作為高校管理的綜合協(xié)調辦事機構，高校辦公室是保證學校各項工作正常運轉的協(xié)調中心、信息中心和服務中心，是上情下達、下情上傳的紐帶，其管理水平直接關系到學校各項工作的有序高效運轉。加強新形勢下高校辦公室工作的管理創(chuàng)新，是辦公室管理現(xiàn)代化建設的需要，是高校和諧發(fā)展的需要，更是提升高校綜合實力的迫切需要。

一、高校辦公室管理的現(xiàn)狀

高校辦公室是學校的一級綜合性管理機構，其職能幾乎涉及現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個子系統(tǒng)，而且又具有特定的服務及信息傳遞功能。當前，高校辦公室在更好地服務學校全局工作的同時，更為黨政領導提供關鍵而不可或缺的輔助性服務，其綜合管理學校工作的主要作用還表現(xiàn)為：第一，協(xié)調中心。高校辦公室是學校各種關系的紐帶，是學校管理系統(tǒng)的橋梁和支柱，是領導協(xié)調各方面關系完成全面工作的必要支撐。第二，政策中心。隨著高校辦學規(guī)模和校內外交流的不斷擴大，高校辦公室管理除了日常事務管理，政務管理參與的重要性也逐步凸顯，這主要表現(xiàn)為對上級政策文件、重要會議、領導指示的貫徹領悟，對學校中長期或年度計劃的制定、辦學思想和管理理念的提煉等等。第三，督查中心。高校辦公室是維護領導和學校決策權威的主要部門，為了學校工作的步調一致和便于管理、信息溝通，需要建立有效的監(jiān)控督查系統(tǒng)，需要提高工作效率和決策影響力，需要保障承上啟下、政令暢通。

然而高校辦公室由于工作的重要性和特殊性，在處理日常大量繁雜且事無巨細的工作的同時，瑣碎、臨時、突擊性工作也占據了辦公室工作的一個主要方面，加上學校發(fā)展的層級和階段之間的差異，學校領導重視程度的不同等等方面都使得高校辦公室在當前建設的過程中，存在著以下幾個方面的主要問題。首先，管理效率低下。一直以來，辦公室管理由于眾所周知的原因而無法明確界定自身職責和范圍，日?，嵤碌牡退教幚碚紦斯ぷ鞯暮艽蟛糠郑瑯O易產生過多依賴傳統(tǒng)的經驗式管理，傳遞信息、協(xié)調左右、輔佐領導決策的參謀助手作用無法得到有效發(fā)揮。其次，管理制度滯后，缺乏一整套健全完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴格的辦事程序，管理上比較混亂；利用現(xiàn)代化技術手段不夠積極主動，辦事效率有待提高等。再者，管理模式陳舊。管理工作人員在管理過程中，忙于應付事務、疲于奔命，組織溝通和協(xié)調創(chuàng)新能力不強，傳統(tǒng)陳舊的管理模式也不利于辦公室工作的橫向交流與創(chuàng)新。面對當前高等教育改革與發(fā)展的新形勢，高校辦公室應挖掘自身存在的問題，在適應新的形勢、不斷改進創(chuàng)新中提高工作水平，推動促進高校辦公室自身和學校事業(yè)發(fā)展。

二、高校辦公室管理的創(chuàng)新性內涵

辦公室管理創(chuàng)新，不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要的是管理理念和管理過程的創(chuàng)新。管理理念和管理過程的創(chuàng)新是高校辦公室管理創(chuàng)新的核心，既涉及管理者的素質，又涉及辦公室人員的能力。從實踐看，高校辦公室管理創(chuàng)新包含以下內涵。

第一，管理體制科學化是基礎。高校辦公室作為高校的一級綜合性管理機構，承擔著協(xié)調、服務、督辦、信息傳遞等基本職能，其管理水平直接關系到全校各項工作的正常運轉。只有一流的科學管理，才能實現(xiàn)管理創(chuàng)新?？茖W的管理體制和嚴格的辦事程序可以充分提高管理效率，增強管理實效，是高校辦公室管理創(chuàng)新的基礎，也是對高校管理的基本要求。管理體制科學化需要首先提高高校辦公室工作的透明度，在可執(zhí)行的情況下合理公開相應的管理程序、管理政策，在保障知情權和民主參與、監(jiān)督的前提下，提高科學管理的效率與質量。管理體制科學化還要求規(guī)范健全規(guī)章制度，明確管理分工與職責，嚴格制定執(zhí)行科學規(guī)范的管理體制。

第二，管理定位全局化是前提。高校辦公室的定位就是“協(xié)調、服務、督辦、信息傳遞等基本職能”的優(yōu)化。要管理創(chuàng)新，就必須提高學校辦公室的服務和管理水平，充分發(fā)揮學校辦公室的中樞功能。高校辦公室是高校的一部分，管理創(chuàng)新的基礎是學校工作的全局化與高效率。因此高校辦公室管理者要總攬全局，把握學校的中心工作。在做好每一項具體工作的同時，必須明確學校當前以及長遠的中心工作。合理分配、科學安排人力、物力、財務，處理好重點和一般、近期和長遠的關系。高校辦公室管理應當從傳統(tǒng)的經驗型管理走向現(xiàn)代化的科學管理，把自己置于學校改革和發(fā)展的高度，積極謀求從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變。

第三，管理程序規(guī)范化是根本。提高工作運轉效率，是高校辦公室管理創(chuàng)新的根本出發(fā)點。當前高校辦公室管理工作，還存在著很多不規(guī)范的方面。這些不僅加重了工作人員的工作負荷，影響了學校辦公室的整體形象，而且限制了管理工作的效率，甚至造成了不必要的時間、人力、物力的浪費。面對教育國際化和高校自主辦學的新形勢、新目標，只有進一步加強管理程序規(guī)范化建設，使一切工作有章可循，有理可依，才能適應在高校不斷的發(fā)展和調整過程中，積極應對外部形勢和內部事務，服務于學校發(fā)展的大局。

第四，管理人員專業(yè)化是核心?？茖W創(chuàng)新的管理體系的核心是管理人員，管理者素質的高低直接決定高校辦公室管理的成效。管理人員專業(yè)化是保障高校辦公室管理的核心，高校辦公室成員要有正確的政治方向、立場觀點和較強的政治敏銳性與洞察力，在科學的世界觀、人生觀和價值觀指引下開展各項工作；高校辦公室管理人員同時應當主動適應新形勢的發(fā)展，用最先進的理論來武裝頭腦，加強業(yè)務素質的培養(yǎng)，不斷更新知識，掌握辦公現(xiàn)代化管理的方法和手段，以過硬的業(yè)務能力和良好的服務意識開拓辦公室工作的新局面；要準確把握上級指示精神和領導意圖，把服務于領導事務，服務于學校發(fā)展的思想貫穿于工作的全過程。

三、高效辦公室管理創(chuàng)新的實現(xiàn)路徑

第一，堅持以人為本，營造和諧環(huán)境?，F(xiàn)代管理是以人為中心的管理。一個真正有生命力的管理工作系統(tǒng)，需要有一種能感染和激發(fā)全體人員始終保持崇高的信念和精神的、并能滿足全體人員情感需求的群體氣氛，能充分發(fā)揮人的主觀能動性，靈活運用各種激勵手段，挖掘和激發(fā)人的潛在能動作用，因此，高校辦公室應當注重創(chuàng)造良好的氛圍和人本主義的管理方式。這要求高校辦公室整個系統(tǒng)有合理、周到的組織計劃、良好的人員配置計劃和合理的崗位設置規(guī)劃以及辦公室成員對組織目標的清晰理解和強烈認同，以及為實現(xiàn)整體目標而做出個人貢獻的強烈意愿。通過科學合理的分工形成職責明確的工作關系以及和諧愉快的人際關系，這種環(huán)境既有利于個人才能的充分施展和自我價值的實現(xiàn)，又能達到整體功能目標的要求。

第二，提高政治素養(yǎng)，強化責任意識、使命意識、創(chuàng)新觀念。高校辦公室管理工作的活動和性質，決定了高校辦公室管理人員應當具備甘于吃苦、勇于奉獻、不求名利的職業(yè)擔當和助手意識。傳統(tǒng)管理過程重共性存在輕個性發(fā)展，扼殺管理人員中的滿足感和創(chuàng)造性潛能，辦公室管理活動極易失去生機活力。因此，必須注重工作人員責任意識、使命感和創(chuàng)新觀念的形成，牢固樹立以人為本的管理理念，啟發(fā)和激發(fā)人的積極性、主動性和創(chuàng)造性。通過在辦公室管理的各個環(huán)節(jié)培養(yǎng)、強化其創(chuàng)新意識，引導他們探索管理科學化的興趣，積極鼓勵他們不斷創(chuàng)新工作機制、方式和方法；通過為管理人員創(chuàng)設個性和創(chuàng)造力發(fā)揮的平臺，減少對管理創(chuàng)新活動的干預，不用簡單劃一的規(guī)定或陳舊模式約束創(chuàng)新性的形成，達到重結果輕過程的積極管理轉變。

第三，提高文化素養(yǎng)，熟練運用創(chuàng)新化的管理手段。首先，21世紀是信息和知識的時代，新的理論不斷涌現(xiàn)，新的領域不斷拓展。辦公室工作應當準確把握上級精神、學?，F(xiàn)狀和領導意圖，用馬克思主義基本原則和方法解決實際工作中遇到的問題，做到知識豐富、思想敏銳、開拓創(chuàng)新。其次，全球范圍的經濟革命、技術革命以及信息化、網絡化，必然帶來管理科學與管理技術的變化，也對辦公室的管理手段提出了更高的要求。伴隨著近年來高校的合并浪潮，跨校區(qū)工作已成為日常管理工作的新形式、新背景、新常態(tài)，高校辦公室管理工作應當充分利用現(xiàn)代辦公設備來提高工作質量和效率。第三，結合辦公室管理的信息調研、溝通協(xié)調、督辦檢查、接待統(tǒng)計等各方面的工作需要，建立適應學校發(fā)展所需信息系統(tǒng)，使事務處理信息化，指揮調控現(xiàn)代化，從而實現(xiàn)真正意義上的辦公自動化和信息化。

第四，優(yōu)化隊伍配置，重視制度保障。優(yōu)化人員隊伍配置是提高管理效益的保證。避免冗員過多，工作量不滿，人浮于事；也要避免人數(shù)太少，疲于奔命，正常工作難以維持。首先要建設一支政治強、素質高、業(yè)務精的高校辦公室管理隊伍，這也是隊伍配置建設的關鍵。高校辦公室更是一個集體，一個團隊，管理創(chuàng)新就是要發(fā)揮集體智慧，從領導到工作人員，全員參與，圍繞工作高效和優(yōu)質服務，求同存異，共同服務于科學管理進而創(chuàng)新管理這一根本目標。發(fā)揮整體合力還要根據學校編制和辦公室的實際情況，合理配備工作人員和各自職責，使辦公室工作做到人盡其才、才盡其用。建立、健全辦公室規(guī)章制度，目的就是要理順各種復雜關系，使各項工作按照程序運行，做到有條不紊、高效快捷，形成最大合力。

總之，高校辦公室管理要明確崗位職責，實行目標管理責任制，對辦公室各崗位要明確職責范圍，工作層層分解，化整為零，做到“人人有責任，事事有人管”；要規(guī)范工作程序，明確辦公室業(yè)務工作的基本操作程序和要求，使其運行在規(guī)范的軌道上。同時還必須強調團隊協(xié)作精神，把處于分散狀態(tài)的人力、物力等資源聚合在一起，使組織內部的融合度大大增強，從而優(yōu)質高效地完成預期任務。

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