朱彥　鄭紹成

【摘 要】在獨立學(xué)院不斷發(fā)展壯大的今天，隨著教務(wù)管理工作不斷深入以及分工逐步細化，如何更有效的開展各項教務(wù)管理工作，以提供更加精準(zhǔn)、細致、周全和高效服務(wù)，是快速發(fā)展的獨立學(xué)院對教務(wù)管理提出的更高要求。本文試將精細化管理理念與模式引入教務(wù)管理中，并以行知學(xué)院為例，對教務(wù)工作主要環(huán)節(jié)進行精細化管理的探索與實踐，以期從整體上提升教務(wù)管理水平，為獨立學(xué)院培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供更好的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】獨立學(xué)院；教務(wù)管理；精細化管理

精細化管理作為一種理念和文化，是源于發(fā)達國家的一種企業(yè)管理理念，并逐漸為我國眾多企業(yè)加以運用，將精細化管理理念融入高校教學(xué)、教務(wù)管理中日漸盛起。這說明高校對教務(wù)管理工作的精細化程度越來越重視，也意識到精細化管理對教務(wù)管理工作的必要性。

隨著獨立學(xué)院不斷發(fā)展壯大的今天，隨著教務(wù)管理工作不斷深入以及分工逐步細化，隨著年輕教師的不斷引入以及學(xué)生以90后為主的特性，如何更有效的開展各項教務(wù)管理工作，以提供更加精準(zhǔn)、細致、周全和最優(yōu)服務(wù)，是快速發(fā)展的獨立學(xué)院對教務(wù)管理提出的更高要求。本文以行知學(xué)院為例，在分析行知學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀的前提下，將精細化管理的理念融入其中，并探索了相應(yīng)的策略，以期從整體上提升教務(wù)管理水平，為獨立學(xué)院培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供更好的服務(wù)。

一、現(xiàn)狀分析

目前行知學(xué)院教務(wù)管理部門由一個總院和六個分院組成，人員共27名，一級和二級管理模式已初見雛形?？傇涸O(shè)崗10個，六個分院每個分院設(shè)崗2-4個，27名教務(wù)管理者需要服務(wù)的師生數(shù)近8000名，還涉及到200多名外聘教師和母體學(xué)校教師的常規(guī)教務(wù)管理工作。

首先，教務(wù)管理者面對近27：8000的工作比例，可謂事多量大，如果缺乏規(guī)范化、科學(xué)化和精細化管理，勢必會使教務(wù)管理工作質(zhì)量大打折扣，也會降低管理者的服務(wù)水平；其次，雖說行知學(xué)院教務(wù)一級和二級管理并行的模式已具雛形，但對于崗位的分工尚不夠明晰，各管理者對自己的權(quán)責(zé)意識也不夠具體化；再次，對于新進教務(wù)管理者，缺乏足夠的培訓(xùn)，也沒有相應(yīng)的教務(wù)管理學(xué)習(xí)指南，以自我摸索為主，口口相傳的形式邊干邊學(xué)，這樣不僅效率低下，出錯率高，而且也給被管理者帶來許多不必要的麻煩，同時，這種情況也經(jīng)常出現(xiàn)在管理者工作的調(diào)整和交接過程中。

在上述大環(huán)境下，本文將精細化管理理念與模式引入行知教務(wù)管理工作中，對教務(wù)精細化管理，簡而言之就是要將繁雜的管理工作系統(tǒng)化、條理性、規(guī)范化，使各項工作開展有章可循，有理可依，增強管理工作的實效性。這是改變行知學(xué)院目前教務(wù)管理現(xiàn)狀和提高教務(wù)管理效能的需要，是由傳統(tǒng)經(jīng)驗管理向科學(xué)化管理的轉(zhuǎn)變。

二、教務(wù)精細化管理策略探索

精細化管理是指堅持以人為本的管理理念，以精心的態(tài)度、精致的過程，落實細節(jié)管理，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

對行知學(xué)院教務(wù)工作主要環(huán)節(jié)進行精細化管理的探索與實踐，包括進一步理順與細化教務(wù)管理工作；制定規(guī)范、科學(xué)的操作流程；精細教務(wù)管理者培訓(xùn)以及建立相應(yīng)的監(jiān)管與考核機制等。具體方案如下：

（一）精確定位教務(wù)管理工作，細化教務(wù)管理任務(wù)

精確定位、細化任務(wù)是精細化教務(wù)管理的基礎(chǔ)，而精準(zhǔn)定位的前提也離不開對各教務(wù)任務(wù)的細化梳理和精細分工。

1.梳理、定位教務(wù)管理工作

面對頭緒眾多的教務(wù)管理工作，需要全體人員參與和配合，進行細致梳理，這是讓管理者明確工作職責(zé)、細化分工的前提。

2.明確、細化崗位職責(zé)

崗位職責(zé)的明確和細化包括各教務(wù)部門間的、每個教務(wù)部門內(nèi)的、以及教務(wù)部門與專業(yè)主任間的。教務(wù)部門在負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃總的工作計劃后，應(yīng)該將教務(wù)管理目標(biāo)和任務(wù)細化并落實到各個崗位，將管理職責(zé)具體化、明確化，將管理職責(zé)逐一分解，任務(wù)落實到人，并有據(jù)可依，這樣各項工作才能更加有序開展，避免重復(fù)勞動，提高工作效率。

（二）規(guī)范、精簡操作流程，使其科學(xué)化、人性化

面對各類教務(wù)管理工作，要學(xué)會把復(fù)雜問題簡單化、簡單問題標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)問題重復(fù)化、重復(fù)問題流程化，流程問題精益化。規(guī)范的操作流程不僅可以對管理者的操作行為起到提醒、約束和監(jiān)督作用，也可以讓師生辦事更加順暢。同時，已建立起來的規(guī)范也需要與時俱進，從本部或其他院校借鑒過來的操作方法也需要順應(yīng)行知學(xué)院師生的需求，因此，精簡和個性化改革也是必不可少的。

2.細化、精簡操作流程

由于教務(wù)管理工作事務(wù)繁雜，使得多數(shù)管理者在工作中疲于應(yīng)付，缺少對工作執(zhí)行的流程與程序的思考與科學(xué)設(shè)計，這在行知學(xué)院教務(wù)管理工作中也不例外。而一目了然的操作流程和明晰的操作步驟使得每一項工作內(nèi)容都能從流程上看得見、從操作上做得到，這樣不僅可以大大節(jié)約管理者和師生處理事務(wù)的時間，而且可以起到提示教務(wù)管理者不遺漏工作環(huán)節(jié)，不出現(xiàn)交叉和錯位的作用。因此，有必要進一步細化原有教務(wù)管理流程，并將部分必要的操作流程制作成指南供管理者學(xué)習(xí)，將常規(guī)教務(wù)管理事務(wù)處理流程圖表設(shè)計成粘貼板呈現(xiàn)在教務(wù)辦公場所，給師生提供便利。

在規(guī)范細化操作流程的過程中，也應(yīng)該對程序多、環(huán)節(jié)多而且復(fù)雜的流程進行精簡化改革，減少環(huán)節(jié)，提高管理效率。

2.操作流程的人性化需求

作為被管理者的廣大師生，他們既是對象、載體和參與者， 又是主體和實施者。因此，教務(wù)管理工作如何開展，流程怎么操作，不能一廂情愿，應(yīng)該多站在師生立場進行考量。

由于每個專業(yè)都具有其特殊性，任何流程在實施過程中，在與普遍性原則不沖突和前提下，也要考慮不同專業(yè)的實際需求。一方面，可以讓教師和學(xué)生參與教務(wù)管理的部分常規(guī)工作，這樣有助于管理者更全面的發(fā)現(xiàn)問題，找到符合師生實際需求的問題解決對策，另一方面，可以加強與學(xué)工管理的良性互動，借助學(xué)工管理與學(xué)生零距離接觸的優(yōu)勢來發(fā)揮橋梁作用，增強與學(xué)工管理的相互配合、促進和溝通，從學(xué)工口徑了解學(xué)生對教務(wù)管理操作流程中的意見和建議。

（三）精細教務(wù)管理者的培訓(xùn)

考慮到教務(wù)管理者的培訓(xùn)一直處于邊緣化狀態(tài)，為了能更順利的將精細化管理模式融入工作中，對管理者的培訓(xùn)應(yīng)予以高度重視。目前行知學(xué)院教務(wù)管理者27名，年輕教師居多，大部分管理者從事教務(wù)管理工作年限不長，經(jīng)驗不足，這種系統(tǒng)化、精細化的培訓(xùn)顯得更為重要。

1.強調(diào)事前培訓(xùn)

應(yīng)定期組織教務(wù)管理者學(xué)習(xí)教學(xué)工作計劃，進一步明確責(zé)任，落實分工。應(yīng)重視事前培訓(xùn)，避免無效勞動、重復(fù)勞動，并降低出錯率。在開展某項大型教務(wù)工作前，將制定好的原則性的規(guī)章制定、操作流程等文檔分發(fā)給相關(guān)人員的同時，還應(yīng)召開培訓(xùn)會，學(xué)習(xí)操作規(guī)則，強調(diào)注意事項，并將以往容易出現(xiàn)的狀況羅列出來供大家借鑒。

2.增加交流學(xué)習(xí)機會

任何改革都不是關(guān)著門的自我改革，教務(wù)管理精細化要想取得良好的改革效果，可以邀請精細化管理較為成功的企業(yè)來宣講，對教務(wù)管理者進行管理理念、管理方法運用等方面的培訓(xùn)，也可以到一些將精細化管理運用到教務(wù)管理中的兄弟院校走訪學(xué)習(xí)，例如杭州萬向職業(yè)技術(shù)學(xué)院、廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院、瀘州醫(yī)學(xué)院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院等，這些學(xué)校也進行過相關(guān)內(nèi)容的探索。

（四）嚴(yán)把監(jiān)管和考核精細化程度

為了讓教務(wù)管理者把精細化工作作為一種習(xí)慣，養(yǎng)成一種常態(tài)去對待，對其工作執(zhí)行力度與質(zhì)量也有必要進行監(jiān)管與考核，這樣不僅能調(diào)動管理者參與改革的積極性，也有利于精細化管理模式在工作中的推廣。同樣，監(jiān)管和考核機制的制定也要從精細化角度入手。

在監(jiān)管方面，應(yīng)形成學(xué)院、專業(yè)、師生、各教務(wù)部門間與部門內(nèi)部等五個監(jiān)管層面，對教務(wù)管理工作進行定時和不定時抽查，就教務(wù)精細化管理有關(guān)問題進行探討。這樣有利于及時發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)問題，提出改進意見。

在考核方面，由于工資與績效掛鉤將是或者已是一種趨勢，因此可以采取以績效為核心、以精細化管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)的考核方式，堅持過程考核與目標(biāo)考核相結(jié)合、業(yè)績考核與完成工作相結(jié)合，注重鼓勵為主，注重考核結(jié)果的利用。

三、結(jié)語

對獨立學(xué)院教務(wù)管理工作進行精細化探索與實踐，其主要目的就是在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上，提高辦事效率，提升管理品質(zhì)。通過對行知學(xué)院教務(wù)管理的主要方面進行精細化管理策略的提出，以期探索出符合獨立學(xué)院教務(wù)管理工作特色的精細化管理模式，理順各級教務(wù)管理者的工作職責(zé)，改善教務(wù)管理工作某些分工尚不明晰的現(xiàn)狀，科學(xué)化各項教務(wù)管理工作流程，并建立有針對性的監(jiān)管與考核機制，從而為師生提供更精準(zhǔn)和人性化的服務(wù)，提高整個教務(wù)管理水平。

當(dāng)然，需要注意的是，一方面，精細化管理是一個層次從低級到高級，方式從粗放到精細，成員意識從不自覺到自覺，行為從不習(xí)慣到習(xí)慣的過程，不可能一蹴而就，另一方面，在教務(wù)管理精細化過程中，還有其他眾多環(huán)節(jié)也需精細化管理，這需要教務(wù)管理人員的共同努力。

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作者簡介：

朱彥，浙江師范大學(xué)行知學(xué)院研究方向：教育管理。