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        設(shè)備檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策

        2015-12-19 22:35:41姜曉玲
        卷宗 2015年11期
        關(guān)鍵詞:檔案管理人員解決對(duì)策存在問題

        摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,無論是各大高校、企業(yè)還是醫(yī)院,其設(shè)備檔案管理工作都起著至關(guān)重要的作用。然而,設(shè)備檔案的管理問題卻沒有得到廣大領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視,檔案管理者的綜合素質(zhì)不高,設(shè)備檔案管理的一些規(guī)章制度也沒有得到足夠的完善,這也使得檔案管理中存在的問題比較嚴(yán)重。本文對(duì)企業(yè)設(shè)備檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行分析并提出解決對(duì)策。

        關(guān)鍵詞:設(shè)備;檔案管理;檔案管理人員;存在問題;解決對(duì)策

        一個(gè)企業(yè)的輝煌與否雖然與它所獲得的經(jīng)濟(jì)效益成正比,但是若要看這個(gè)企業(yè)是否有良好的發(fā)展前景,就要看這個(gè)企業(yè)能否做好其內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作。企業(yè)的日常運(yùn)作離不開設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn),因此,設(shè)備管理者必須特別注意設(shè)備的日常存放與更新維護(hù)。檔案的管理也是一樣,管理好企業(yè)內(nèi)部員工的個(gè)人檔案,是檔案管理者必備的素質(zhì)。所以,只有將企業(yè)的檔案管理工作做好,才能使企業(yè)的設(shè)備以及員工檔案得到正確地利用,從而有效地協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的管理工作,促進(jìn)企業(yè)能夠更好地發(fā)展。

        1 設(shè)備檔案管理中存在的問題

        1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案的管理不夠重視

        許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)設(shè)備檔案的管理上存在著一個(gè)誤區(qū),他們認(rèn)為檔案管理工作只是負(fù)責(zé)存放保管企業(yè)的一些資料以及員工的檔案,只要將檔案進(jìn)行安全保管做到不丟失、不泄密就可以了,這個(gè)想法過于陳舊片面,這也導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部檔案利用率不高,甚至使檔案造成損毀,使企業(yè)的內(nèi)部資源不能得到有效地利用,不利于企業(yè)管理內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作。

        1.2 設(shè)備檔案管理制度不夠完善與規(guī)范

        設(shè)備檔案管理缺乏完善的管理制度,不能有效地約束檔案管理人員的行為,導(dǎo)致一部分檔案不能及時(shí)有效地整理,造成了檔案的丟失,使檔案不能得到有效地利用,不利于體現(xiàn)檔案的真實(shí)性與有效性。

        1.3 大多數(shù)設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

        在我國(guó)絕大多數(shù)企業(yè)中,設(shè)備檔案管理人員都沒有得到過專業(yè)的技能培訓(xùn),檔案管理人員的素質(zhì)整體不高,文化水平參差不齊,檔案管理者的專業(yè)知識(shí)以及管理經(jīng)驗(yàn)都不夠豐富,這也導(dǎo)致無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是管理者本身都認(rèn)為設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的工作,因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也忽略了對(duì)檔案管理者的專業(yè)綜合素質(zhì)培訓(xùn),這也是我國(guó)企業(yè)檔案管理者素質(zhì)普遍不高的原因之一。

        2 解決問題的對(duì)策

        2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高設(shè)備檔案管理的意識(shí)

        作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),首先應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案管理在企業(yè)日常運(yùn)作當(dāng)中的重要意義,提高設(shè)備檔案管理的意識(shí),加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度,以身作則,積極地投入到設(shè)備檔案的管理工作中去,同時(shí)對(duì)檔案的規(guī)格質(zhì)量提出嚴(yán)格的要求,有效地組織協(xié)調(diào)各個(gè)部門積極參與設(shè)備檔案的管理工作。作為檔案管理者,應(yīng)該從自身的角度去掌握有關(guān)檔案管理的知識(shí),對(duì)工作有著積極的熱情與向上的心態(tài),認(rèn)真對(duì)待工作,按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求認(rèn)真完成工作任務(wù),使檔案能夠及時(shí)有效地得到歸納整理和分類保管,從而使檔案得到充分有效的利用。

        2.2 建立完善的設(shè)備檔案管理機(jī)制

        俗話說得好:“無規(guī)矩不成方圓?!蓖晟频囊?guī)章制度是檔案能夠得到有效管理的重要基礎(chǔ)。所以從根本上必須建立完善的設(shè)備檔案管理機(jī)制,這樣才可以有效地制約住檔案管理人員,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。比如,為提高檔案管理者的工作熱情,建立獎(jiǎng)懲制度,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)能認(rèn)真完成任務(wù)的人,給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),而那些自由散漫并在工作中有重大疏忽的人給予懲罰,做到賞罰分明,有效地約束檔案管理人員的行為,從而體現(xiàn)出獎(jiǎng)懲制度的絕對(duì)權(quán)威。

        2.3 提高設(shè)備檔案管理的信息化水平

        由于設(shè)備檔案管理在各大企業(yè)中沒有得到足夠的重視,所以當(dāng)今很多發(fā)達(dá)的科技手段并沒有應(yīng)用其中,很多企業(yè)的檔案管理還是運(yùn)用手工抄錄的方式,這不僅加大了檔案管理員的工作量,也不能有效地進(jìn)行檔案設(shè)備的管理,不利于檔案信息的收集與檢索。另外,人工保管設(shè)備檔案,很可能會(huì)造成檔案發(fā)霉、破損等情況的發(fā)生,甚至還會(huì)導(dǎo)致個(gè)別檔案無法使用,使檔案無法得到有效地利用。所以企業(yè)應(yīng)合理有效地運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來保管電子檔案,做好備份的儲(chǔ)存工作。

        2.4 使檔案的管理功能得到進(jìn)一步的修正和完善

        在企業(yè)追尋經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)一定不能忽略設(shè)備檔案的管理功能,所以企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理功能進(jìn)行精準(zhǔn)的定位,以企業(yè)能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)并獲得較多的經(jīng)濟(jì)利益為目標(biāo),強(qiáng)化設(shè)備檔案的管理功能,完善企業(yè)的設(shè)備設(shè)施,實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的規(guī)范化,提高設(shè)備檔案的質(zhì)量,從而使企業(yè)更能符合日后發(fā)展的目標(biāo)要求。

        2.5 對(duì)設(shè)備檔案的存放和管理進(jìn)行定期的更新維護(hù)和檢查

        對(duì)于無法以電子版形式存放的設(shè)備以及檔案,企業(yè)的管理者應(yīng)該統(tǒng)一設(shè)立專門的存放庫(kù)房,并對(duì)這些庫(kù)房進(jìn)行定期的打掃與檢查,同時(shí)對(duì)存放的設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)與更新,防止所存放的設(shè)備檔案由于時(shí)間問題出現(xiàn)破損。

        3 結(jié)論

        隨著高科技的普及與社會(huì)生產(chǎn)力的提高。企業(yè)的設(shè)備檔案管理在其日常運(yùn)作的過程中扮演著重要角色。所以,筆者認(rèn)為最重要的一點(diǎn)就是要提高各大領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案管理的重視,這樣檔案管理部門才能更深一步地去了解設(shè)備檔案管理中存在的問題,然后再通過建立系統(tǒng)完善的設(shè)備檔案管理機(jī)制,建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度,提高檔案管理的信息化水平,完善設(shè)備檔案管理功能,從根本上解決我國(guó)大部分企業(yè)設(shè)備檔案管理中存在的問題。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李玲.論高校畢業(yè)生人事檔案管理存在的問題及解決對(duì)策[D].安徽大學(xué),2012.

        [2]王賢卿.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的問題與對(duì)策研究[J].醫(yī)療裝備,2014,01:43-44.

        [3]譚春霞.檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策[J].科技資訊,2015,01:125.

        [4]任夢(mèng)虹.檔案管理工作中存在的問題及解決對(duì)策[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào),2015,22:84-85.

        [5]張莉.設(shè)備檔案管理存在的問題[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2010,12:196.

        作者簡(jiǎn)介

        姜曉玲(1968-),安徽合肥人、畢業(yè)于安徽醫(yī)科大學(xué),護(hù)理專業(yè),現(xiàn)供職于安徽省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)研究院、中級(jí),研究方向:檔案管理。

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