文/錫林郭勒盟醫(yī)院　單麗麗

醫(yī)院人事檔案的信息化管理分析

文/錫林郭勒盟醫(yī)院單麗麗

【摘要】當前，信息化管理已經成為醫(yī)院人事檔案管理的主要發(fā)展方向。本文分析了醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性探討了實施人事檔案信息化管理的途徑，并對人事檔案信息化管理中應注意的問題進行了總結，希望能夠對醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展有所助益。

【關鍵詞】醫(yī)院人事檔案；信息化管理；檔案管理

一、進行醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性

（一）醫(yī)院人事檔案越來越復雜。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，人事檔案管理的主要內容是醫(yī)院工作人員的個人工作檔案。但是，隨著醫(yī)院管理制度的改革進行以及醫(yī)護工作人員的績效考核方法的不斷革新，能夠進入醫(yī)院人事檔案中的資料也越來越多，其中包含很多聲像、影像資料，必須用信息化的管理方式，才能將這些資料作為人事檔案進行妥善保存。

（二）人事檔案的服務性需要增多。在市場經濟環(huán)境中發(fā)展起來的醫(yī)院，既是具有社會福利性質的組織，也是盈利性組織，因此也必須面對市場競爭。醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務水平由醫(yī)生的個人職業(yè)素質和醫(yī)院其他工作人員的職業(yè)能力共同組成，很多患者在選擇醫(yī)院之前都會對醫(yī)護工作人員的個人工作資料進行了解。如果醫(yī)院人事檔案能夠提供更多的資料和服務，那么對醫(yī)院競爭力的提升也是有幫助的。

二、實施醫(yī)院人事檔案信息化管理的途徑

（一）建立信息化檔案管理制度。檔案信息化建設是一項長期的系統(tǒng)工程，必須從工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，綜合考慮，科學、合理、務實地制定出近期目標和長遠規(guī)劃；醫(yī)院檔案信息化工作又是一項涉及多個業(yè)務部門的綜合性工作，必須加強統(tǒng)籌，確保各部門的協(xié)調一致，只有這樣才能確保整個數字化的健康有序發(fā)展。因此，開展醫(yī)院人事檔案數字化工作的第一步，是建立檔案數字化工作制度，除了對醫(yī)院現(xiàn)存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將員工的個人檔案、工作變動檔案、考評檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外；還需要根據醫(yī)院實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔；另外，如果醫(yī)院有能力進行檔案數據庫建設，則檔案工作人員應該充分發(fā)揮自身的數據管理能力，對人事檔案數據庫進行定期的整理和管理。這些都應該體現(xiàn)在人事檔案信息化工作制度之中。

（二）配置信息化檔案管理的工作設備。檔案信息化工作的實現(xiàn)需要一系列與信息數據有關的硬件設備和軟件設備。硬件設備包括電腦、打印機、掃描儀、移動硬盤等；軟件設備則包括適合于醫(yī)院人事檔案管理的數據庫系統(tǒng)軟件、辦公軟件等。作為檔案管理工作人員，首先應該以檔案數字化工作的實際內容為基礎，對醫(yī)院目前已有的硬件和軟件資源進行考察和整合，爭取實現(xiàn)資源的最大化利用，并列舉出信息化檔案工作發(fā)展中可能需要到的硬件和軟件，提出申請材料，進行設備申請。檔案信息化工作的硬件和軟件準備并不是實現(xiàn)數字化工作的真正基礎，有了信息化工作環(huán)境而檔案工作人員的職業(yè)能力不足，數字化工作也是難以實現(xiàn)的。因此，醫(yī)院人事檔案工作人員應有意識地進行自身職業(yè)能力的提高，要經常閱讀檔案工作相關書籍并學習檔案信息化工作的先進技能，使檔案數字化工具的作用發(fā)揮到最大。

（三）確定精細化管理的檔案管理方法。檔案信息化工作以檔案資料的信息化存儲和提取為基礎，而檔案資料的信息化工作是十分龐大的，如果醫(yī)院各科室呈報的檔案都是紙質資料，那么這個工作量對于檔案工作者來說幾乎是難以完成的。因此，要全面開展檔案信息化管理工作，還需要對對檔案信息化精細管理，即明確檔案的來源責任、管理責任和服務責任。信息化人事檔案的來源是醫(yī)院的各個科室，例如醫(yī)院各科室的醫(yī)護人員本人上交的個人資料、調職申請、調令、先進評獎等，在數字化檔案工作實現(xiàn)的過程中，需要企業(yè)和檔案工作人員對數字化檔案工作進行企業(yè)全員宣傳，敦促企業(yè)各部門負起檔案來源責任，按照數字化檔案管理制度提交符合檔案管理規(guī)范的文書；另外，檔案工作者還需要明確自身對檔案的管理責任和服務責任，認真學習數字化檔案的安全管理技能，指導并幫助醫(yī)院員工熟悉自助調取檔案的程序，提高檔案工作的服務效率。

三、實施醫(yī)院人事檔案信息化管理應注意的問題

目前很多醫(yī)院在進行人事檔案信息化管理的過程中，都不惜投入大量資金，但是，由于檔案管理改革速度慢，投入的資金往往不能發(fā)揮效用，反而造成浪費。因此，在實施人事檔案信息化管理的過程中，應始終注意對醫(yī)院資源的有效利用，使信息化檔案建設符合醫(yī)院工作的實際情況。

四、總結

醫(yī)院人事檔案信息化建設是一項任重而道遠的工作，需要通過全院上下的共同努力才能夠完成。相信隨著檔案信息化建設步驟的加快，醫(yī)院人事檔案管理一定能成為醫(yī)院發(fā)展的重要推力。

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