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        高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用

        2015-10-14 21:02:10彭孟艷
        新課程·下旬 2015年6期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新

        彭孟艷

        摘 要:高?;n案管理在高校檔案中的地位是不容忽視的,是高校建設(shè)過程中重要的信息。但就目前的情況來看,我國的高?;n案管理工作仍然存在著不少的問題,這些問題嚴(yán)重地阻礙了高校發(fā)展。因此教師應(yīng)及時地對基建檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,以促進(jìn)高校基建檔案管理健康發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:高?;n案管理;創(chuàng)新;硬件實施

        高校基建檔案管理工作是一項十分復(fù)雜的工作,有其特殊的專業(yè)性和多樣性等特點,對基建檔案管理人員也有著較高的要求。近年來隨著科技的進(jìn)步,高?;n案管理工作也在逐漸地進(jìn)行改革,傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的需要。下面將對高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用進(jìn)行分析和討論。

        一、高校檔案管理中存在的問題

        1.對檔案管理有所忽視

        要想實現(xiàn)高校檔案管理的科學(xué)性,首先應(yīng)保證檔案的完整。就目前的情況來看,管理人員對基礎(chǔ)建設(shè)有了一定的認(rèn)識,卻在建設(shè)的過程中常常忽視積累的文字材料。主要表現(xiàn)為:在認(rèn)識程度上明顯不足,雖然形成了相關(guān)的文件資料,卻很難進(jìn)行使用;在管理中只重視建筑工程質(zhì)量上的管理,而忽視了文檔管理;此外,檔案的管理部門與基建部門之間溝通甚少,對竣工文件等不能完善地進(jìn)行管理。

        2.缺少完善的基建檔案管理制度

        高?;n案管理工作有著較強(qiáng)的專業(yè)性,在日常的管理工作中很難建立起一套適用于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范用來規(guī)范基建檔案。當(dāng)前的高?;n案管理中由于檔案的時間跨度比較長,而在這個過程中又有可能出現(xiàn)管理人員的調(diào)整,而每個人對檔案的分類理解都會出現(xiàn)不同的看法,因此高校檔案管理工作也就很難達(dá)到統(tǒng)一。

        3.缺少綜合性強(qiáng)的管理人員

        當(dāng)前的高?;n案管理人員大多是基建技術(shù)人員兼職,或者是其他的檔案管理人員兼職,缺少既懂得基建專業(yè)知識,又有檔案管理能力的綜合性管理人員?;夹g(shù)人員雖然在基建業(yè)務(wù)上比較熟練,但沒有接受過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn),對材料很難進(jìn)行科學(xué)的整理、歸檔。檔案管理人員雖然懂得怎樣整理檔案,也有著較強(qiáng)的檔案管理知識,但他們普遍對基建業(yè)務(wù)不熟悉,對檔案材料的范圍也不是十分明確,再加上工程建設(shè)單位對檔案管理的重視等,使得檔案材料出現(xiàn)了不完整的情況,這些都嚴(yán)重地影響著高?;n案管理的建設(shè)。

        二、高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用

        1.強(qiáng)化基建檔案管理人員專業(yè)知識

        在高?;n案管理工作中,最重要的就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)?;n案管理工作與其他的資料管理工作不同,基建檔案管理需要較強(qiáng)的專業(yè)知識,要求基建檔案管理人員不僅掌握一定的基建知識,同時也需要具備足夠的檔案管理知識,這樣才能對基建檔案進(jìn)行正確的分類整理,從而將基建檔案管理工作做到最好,并在日后的生產(chǎn)建設(shè)過程中發(fā)揮出自身的作用。

        2.建立信息化管理系統(tǒng)

        隨著社會和科技的不斷發(fā)展,信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于社會各界中,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展可以說為基建檔案管理提供了一個強(qiáng)大的技術(shù)支持。通過信息化技術(shù)建立起基建檔案管理系統(tǒng),將原有的檔案整理備份到信息化管理中,不僅方便了日后的查找,更重要的是即使檔案遺失,也能在信息化管理系統(tǒng)中找到備份的檔案,而不會因此耽誤日后的工作。

        3.強(qiáng)化硬件設(shè)施

        要想切實地保障高?;n案管理工作,應(yīng)盡量地將檔案管理做好,保證每一個檔案管理庫房都能夠達(dá)到應(yīng)有的安全標(biāo)準(zhǔn)。如果條件允許的情況下,應(yīng)及時地建立起檔案管理大樓,在硬件設(shè)施上保證基建檔案管理的安全。此外,應(yīng)在日常的管理工作中強(qiáng)化檔案管理責(zé)任制,積極地落實好檔案管理“八防”工作。對檔案室門口及周邊的一些危險物品應(yīng)及時清理,以便保護(hù)檔案安全。

        4.完善基建檔案管理制度

        高?;n案制度需要覆蓋全面的檔案工作,在基建項目建立的初期就應(yīng)將檔案管理深入到每一個工作的環(huán)節(jié)中。高校基建檔案管理一定要建立起完善的管理制度,制定出科學(xué)合理的管理制度,讓每一個管理人員都能積極地按照管理制度工作,形成良好的風(fēng)氣,同時高校應(yīng)定時監(jiān)督檢查,保證基建檔案的管理工作能夠順利進(jìn)行。

        高?;n案管理工作十分復(fù)雜,對檔案的管理人員要求也比較高,要求基建檔案的管理人員不僅有一定的基建專業(yè)知識,同時還要有較強(qiáng)的檔案管理知識。雖然當(dāng)前我國高校的基建檔案管理工作仍然不夠完善,但只要我們不懈努力,不斷地對基建檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,就一定能實現(xiàn)科學(xué)的檔案管理。在當(dāng)代信息化發(fā)展迅猛的時代,做好高?;n案管理工作,就一定要將基建檔案管理工作盡量數(shù)字信息化,這樣才能幫助高校基建檔案管理不斷發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]劉曉玲.我國高?;n案管理對策初探[J].硅谷,2010(04):24.

        [2]李純.加強(qiáng)高校基建檔案管理的幾點思考[J].山東電力高等??茖W(xué)校學(xué)報,2010(04)02.

        [3]秦馨.新形勢下對高校基建檔案管理的思考[J].河南水利與南水北調(diào),2012(01):8.

        編輯 段麗君

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