李智博

【摘 要】通過對高校會計檔案信息化管理指標(biāo)體系的構(gòu)建，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)了解學(xué)校的財務(wù)狀況，減少高校財政支出中不必要的開支，為下一步的決策提供依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】高校；會計檔案；信息化管理；評價指標(biāo)

一、高校會計檔案管理信息化的意義

1.高校的會計檔案管理的內(nèi)容與特點

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)重要史料和證據(jù)。高校會計檔案其內(nèi)容是直接對學(xué)校全部經(jīng)濟收支內(nèi)容的反映。

2.高校會計檔案管理信息化的優(yōu)勢

隨著計算機和校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的普及應(yīng)用，信息資源已經(jīng)成為高校的重要戰(zhàn)略性資源，從而使得高校會計檔案管理工作具有很多優(yōu)勢，比如會計檔案的存儲介質(zhì)形式多樣，可以保存在網(wǎng)絡(luò)、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質(zhì)存檔；在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，電子會計檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可以實現(xiàn)資源共享，需求者根據(jù)提供的用戶權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)直接訪問檔案庫，可以極大的節(jié)省時間，提高了工作效率。

二、高校會計檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.會計檔案信息化的程度不高

高校會計檔案信息化仍處在初級階段在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，雖然部分高校已經(jīng)建立了局域網(wǎng)及“一卡通”系統(tǒng)開展會計工作。但從軟件方面看，高校所擁有的軟件資源主要集中在操作系統(tǒng)、系統(tǒng)維護軟件、辦公自動化軟件和財務(wù)軟件等基礎(chǔ)軟件上。會計檔案的歸檔上問題突出目前許多會計部門對于會計檔案的存儲僅限于紙質(zhì)憑證、賬簿、財務(wù)報表的收集歸檔，而忽視了對電子檔案的存儲，對于財務(wù)系統(tǒng)及工資系統(tǒng)及校園卡系統(tǒng)所形成的檔案，會計信息系統(tǒng)的升級記錄等等都可以說是“交白卷”。

2.高校會計檔案信息化管理還存在局限性

因為目前高校采用的財務(wù)軟件都是僅限于各自的財務(wù)部門使用，所以其他人員和部門都沒有使用權(quán)限，無法及時查閱有關(guān)的財務(wù)信息，使得財務(wù)管理與高校的日常工作管理不能有機結(jié)合，因此，各高校的財務(wù)軟件使用者不能從信息系統(tǒng)中直接提取其他部門的實時相關(guān)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的實時采集也就無法實現(xiàn)。

三、高校會計檔案信息化管理過程中存在的問題

1.財務(wù)檔案信息化目標(biāo)不夠明確

缺乏和學(xué)校的教學(xué)、科研、行政管理部門的有效協(xié)調(diào)，特別是需要用到流程化、數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫等網(wǎng)絡(luò)資源，但涉及到有關(guān)職能部門較難協(xié)調(diào)配合。很多高?；旧蠜]有一個對整個管理信息進行集成的管理平臺和數(shù)據(jù)中心。

2.會計檔案信息化存在的缺陷

高校會計檔案信息化管理還處在初級階段，高校會計檔案管理主要還是使用傳統(tǒng)的記賬方式，通過人工對原始憑證進行審核錄入，再由計算機形成會計數(shù)據(jù)，輸出會計報表。這對會計人員的要求較高，如果會計信息沒有被及時披露，往往會出現(xiàn)財務(wù)管理方面的漏洞。

3.財務(wù)檔案數(shù)量大，檔案保管成本高

高校會計檔案信息化處在初級階段的特點，決定了高校的會計檔案管理仍主要是紙質(zhì)檔案管理。然而，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，大量的紙質(zhì)檔案長期保存，仍采用的較原始的檢索利用方法，財務(wù)檔案的數(shù)量不斷增大，大量的財務(wù)檔案如何進行管理、檢索、應(yīng)用有待全面解決。

四、評價指標(biāo)體系的構(gòu)建

1.基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建

基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)高校會計檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施主要包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息網(wǎng)絡(luò)等。

2.信息資源的構(gòu)建

在會計檔案信息化管理評價中，信息資源是整個檔案信息化過程中最重要的部分。它的開發(fā)和利用是會計檔案信息化管理的目標(biāo)，也是會計檔案信息化取得成功的標(biāo)志。

3.會計檔案信息政策、標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的構(gòu)建

完善的管理制度是高校檔案管理工作有序、規(guī)范進行的基礎(chǔ)?，F(xiàn)有的高校檔案信息化管理的法規(guī)政策大多是高校內(nèi)部制定的，缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性。高校會計檔案工作只有在檔案信息政策、標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的保障下，才能在科快速、健康地前進。

4.會計檔案信息化人才的構(gòu)建

隨著高校會計檔案信息化步伐的加快，需要一批既具有豐富檔案經(jīng)驗、又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才隊伍。而會計人員的態(tài)度、專業(yè)素養(yǎng)往往制約著會計檔案信息化管理的進程。

五、高校會計檔案管理信息化創(chuàng)新方向的探析

1.加強宣傳，轉(zhuǎn)變思想，使會計檔案管理信息化服務(wù)方式創(chuàng)新

利用多種方式宣傳，積極利用辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強和引導(dǎo)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各系科正確認識。根據(jù)自身實際和高校發(fā)展的需要，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，開展特色服務(wù)，積極為教學(xué)、科研提供會計檔案數(shù)據(jù)信息實行網(wǎng)上服務(wù)，變被動為主動。

2.利用高校自身條件，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升會計檔案管理信息化效率

可利用學(xué)校現(xiàn)有的人力和物力資源優(yōu)勢，調(diào)動信息技術(shù)人員及教師的積極性，配備相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計算機等；同時應(yīng)建立相對應(yīng)的會計檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理與財務(wù)系統(tǒng)有機結(jié)合。

六、結(jié)語

高校檔案管理工作，是一系統(tǒng)和復(fù)雜的過程，需從新方法入手，運用現(xiàn)代先進的科學(xué)技術(shù)，加強收錄存儲數(shù)據(jù)庫規(guī)范化管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，這不但是提高我國檔案信息化管理的手段，實現(xiàn)高校檔案管理的社會化建設(shè)，合理利用和開發(fā)高校資源，也是現(xiàn)代高校檔案工作中的重點。

參考文獻：

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