秦玲

摘 要：在信息化環(huán)境下，國家政府部門開始逐漸關(guān)注信息化技術(shù)的運(yùn)用，并逐漸將其融入到政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的各項(xiàng)運(yùn)營管理工作中。以筆者所在的土地房屋權(quán)屬登記中心而言，作為政府采購活動的參與者，在信息化環(huán)境下，其政府采購工作質(zhì)量以及效率都有了極大的改善。但是，在這一形勢下，政府采購參與部門的內(nèi)部控制工作也面臨著一些挑戰(zhàn)，對預(yù)算編報(bào)、計(jì)劃申報(bào)、計(jì)劃執(zhí)行、履約驗(yàn)收以及資金支付環(huán)節(jié)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行分析，進(jìn)而找到其中的問題及其可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，對于提升政府采購內(nèi)控工作有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 政府采購 內(nèi)部控制 關(guān)鍵點(diǎn)

在信息化環(huán)境下，依托科學(xué)、完善的內(nèi)部控制能夠很好地對政府采購活動進(jìn)行全面的掌控和管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政府采購的成本最優(yōu)化、流程公開化、透明化和規(guī)范化，以及結(jié)果合理化等目標(biāo)。上述工作目標(biāo)需要以健全的內(nèi)部控制為基礎(chǔ)，通過主抓內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)。筆者任職于事業(yè)單位，有比較豐富的政府采購經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的工作實(shí)際以及借鑒相關(guān)資料文獻(xiàn)研究結(jié)果，筆者認(rèn)為在政府采購過程中，所有的工作主要是圍繞內(nèi)部控制涉及的諸多關(guān)鍵點(diǎn)來展開的。因此，對自身政府采購活動內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行梳理和分析，并提出相應(yīng)的措施，能夠很好地完善自身內(nèi)部控制體系建設(shè)，提升信息化采購的執(zhí)行力，加強(qiáng)支出管理，預(yù)防政府采購中的腐敗問題的滋生。

一、信息化環(huán)境下政府采購內(nèi)部控制中主要關(guān)鍵點(diǎn)分析

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，筆者結(jié)合多年的政府采購工作經(jīng)驗(yàn)，對政府采購內(nèi)部控制中存在的關(guān)鍵點(diǎn)及其所涉及的主要問題進(jìn)行梳理分析：

（一）采購預(yù)算編報(bào)環(huán)節(jié)問題分析

在政府采購內(nèi)部控制中，預(yù)算編報(bào)是第一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是后期工作的基礎(chǔ)。在這個環(huán)節(jié)常見的問題有：（1）在預(yù)算編報(bào)中，各個部門對其自身的職責(zé)認(rèn)識不清晰，大多數(shù)非財(cái)務(wù)部門片面地認(rèn)為預(yù)算編報(bào)僅是財(cái)務(wù)部門的工作，與自己所在部門關(guān)系不大，這就使得在這個環(huán)節(jié)中部門之間缺乏溝通和協(xié)調(diào)，容易導(dǎo)致產(chǎn)生缺乏事實(shí)依據(jù)、盲目編制采購預(yù)算等現(xiàn)象。（2）相關(guān)單位管理層以及主要負(fù)責(zé)人對預(yù)算編報(bào)工作缺乏重視，對這項(xiàng)工作沒有給予較多的關(guān)注和管理。（3）在政府采購預(yù)算中，預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)商品價格信息的獲得缺乏實(shí)時有效性，與當(dāng)前的市場現(xiàn)狀不能有效地銜接，這就使得預(yù)算編制結(jié)果缺乏科學(xué)性和應(yīng)用性，不能有效地指導(dǎo)后期的采購工作。

（二）采購計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)問題分析

在采購計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)存在的問題主要有：（1）存在著沒有按照預(yù)算來開展采購或者發(fā)生了先采購后申報(bào)的現(xiàn)象。這一問題會導(dǎo)致采購計(jì)劃申報(bào)項(xiàng)目失實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。（2）在采購計(jì)劃申報(bào)中還存在超預(yù)算申請采購資金的問題，使得在預(yù)算控制下，采購資金沒有辦法得到足額的支付。（3）為了規(guī)避公開招標(biāo)，在計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)經(jīng)常會出現(xiàn)將同類項(xiàng)目化整為零分期申報(bào)的現(xiàn)象，這極易導(dǎo)致一些違法違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）采購計(jì)劃執(zhí)行環(huán)節(jié)問題分析

在采購計(jì)劃執(zhí)行環(huán)節(jié)，主要工作為招投標(biāo)管理。在招投標(biāo)管理中，存在的主要問題有：（1）招投標(biāo)管理中涉及的人員存在問題。如供應(yīng)商或采購人在這個環(huán)節(jié)為了達(dá)到中標(biāo)的目的或者實(shí)現(xiàn)某種私利會采取一些違規(guī)的操作，在采購行為中出現(xiàn)不良表現(xiàn)。（2）招投標(biāo)評審人員專業(yè)性不夠，素養(yǎng)較低，常會導(dǎo)致評標(biāo)結(jié)果受評審專家主觀因素的影響，造成評標(biāo)不公平、不公正。甚至?xí)嬖谠u審專家與供應(yīng)商或采購商進(jìn)行串通的違法行為。（3）整個招投標(biāo)流程缺乏公開性、透明性，公示的途徑較為保守和小眾。

（四）合同執(zhí)行環(huán)節(jié)問題分析

合同執(zhí)行環(huán)節(jié)包括采購合同的簽訂和履約驗(yàn)收兩個主要工作內(nèi)容。在合同簽訂中，有時會發(fā)生沒有按照中標(biāo)價簽訂合同，而是高于中標(biāo)價格簽訂合同的現(xiàn)象。在履約驗(yàn)收中，會出現(xiàn)驗(yàn)收小組人員缺乏相關(guān)資質(zhì)，驗(yàn)收時忽略產(chǎn)品質(zhì)量等問題。

（五）資金支付環(huán)節(jié)問題分析

在資金支付環(huán)節(jié)，常見問題為沒有及時支付采購資金，或者支付的采購金額與合同金額存在一定程度的差別。這不僅影響了政府的信譽(yù)，同時還以滋生一些違法違紀(jì)的問題，導(dǎo)致政府形象的下降，引起不良的社會反響。

二、基于關(guān)鍵點(diǎn)分析的政府采購內(nèi)部控制工作提升及應(yīng)對策略探討

針對上述涉及的幾個政府采購內(nèi)控工作中的關(guān)鍵點(diǎn)，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)以及借鑒其他體制類型企業(yè)的成功案例，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面著手對內(nèi)控工作加以提升和完善：

（一）明確部門職責(zé)，避免盲目編制采購預(yù)算，確保政府采購預(yù)算項(xiàng)目合理性

在政府采購內(nèi)控管理中，預(yù)算編制工作是個系統(tǒng)性非常強(qiáng)的工作，其工作范圍不僅涉及財(cái)務(wù)部門，還涉及到事業(yè)單位的其他各個部門。針對在此環(huán)節(jié)，各個部門間職責(zé)不清，配合度差的問題，應(yīng)當(dāng)從以下方面著手改善：（1）在政府采購工作中，作為負(fù)責(zé)主要工作（牽頭以及匯總）的單位財(cái)務(wù)部門，要加強(qiáng)對自身工作職責(zé)的認(rèn)知，要具備夯實(shí)的專業(yè)技能以及素養(yǎng)水平。（2）財(cái)務(wù)部門要負(fù)責(zé)向單位的其他部門普及和培訓(xùn)政府采購預(yù)算的相關(guān)知識，用來提高其他部門對預(yù)算編制工作的重視度，同時提高其相關(guān)技能，以便在預(yù)算編報(bào)環(huán)節(jié)提高與財(cái)務(wù)部門的配合度。（3）單位管理層或內(nèi)控部門要將財(cái)務(wù)部門與其他部門統(tǒng)一起來，建立綜合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，便于相互協(xié)同，提高預(yù)算編報(bào)的效率、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（4）要引進(jìn)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)及商品價格信息系統(tǒng)控制，確保政府采購預(yù)算金額受市場機(jī)制約束。這需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，在政府采購內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息平臺與外界的網(wǎng)絡(luò)信息之間搭建起有效信息溝通的橋梁。筆者所在城市政府大力促進(jìn)政府采購信息化建設(shè)，已打造了政府采購電子交易網(wǎng)、政府采購信息公開網(wǎng)和政府采購電子管理系統(tǒng)三大系統(tǒng)，如能在這三大系統(tǒng)之間以及三大系統(tǒng)與外界網(wǎng)絡(luò)信息間搭建起信息溝通渠道，通過這個渠道實(shí)現(xiàn)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)以及商品價格信息的實(shí)時更新和系統(tǒng)控制，便能夠有效地避免編制采購預(yù)算的盲目性，實(shí)現(xiàn)政府采購預(yù)算項(xiàng)目的合理化。

（二）在采購計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)引入信息系統(tǒng)控制，有效約束相關(guān)部門的采購計(jì)劃申報(bào)行為

為了規(guī)避上述提及的各種在政府采購計(jì)劃申報(bào)中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位要在采購計(jì)劃申報(bào)及執(zhí)行環(huán)節(jié)引入信息系統(tǒng)控制，從而實(shí)現(xiàn)有效約束各個部門采購行為的目的。（1）要及時更新和維護(hù)政府采購電子管理系統(tǒng)信息，設(shè)置系統(tǒng)控制程序，用來在申報(bào)采購項(xiàng)目時對預(yù)算指標(biāo)的有無進(jìn)行系統(tǒng)化的自動檢測，以區(qū)別申報(bào)項(xiàng)目的真實(shí)性，這能夠有效防止無預(yù)算采購或先采購后申報(bào)的現(xiàn)象。（2）當(dāng)采購申報(bào)計(jì)劃超過預(yù)算時，該系統(tǒng)會自動顯示采購項(xiàng)目的預(yù)算金額，通過程序來控制申請金額不能超多預(yù)算金額。（3）該系統(tǒng)會自動顯示同類項(xiàng)目上次申報(bào)時間，通過程序有效控制申報(bào)時間間隔不能小于規(guī)定時間，一旦超出控制要求，系統(tǒng)會做出提示。這樣能夠有效避免同類項(xiàng)目在一定時期進(jìn)行多次的重復(fù)申報(bào)。

（三）創(chuàng)新招投標(biāo)管理流程，嚴(yán)守流程的公開、公正性

在招投標(biāo)管理中，為了確保整個流程的公平、公開性，需要做到以下幾點(diǎn)：（1）要做好供應(yīng)商和采購人的管理。在供應(yīng)商方面，要通過采購人、采購執(zhí)行部門、評審專家的反饋意見，對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，處于最后等級的供應(yīng)商被暫時或永久取消參與政府采購資格。在采購人方面，單位自身要經(jīng)過嚴(yán)格的篩選，確定合格的采購負(fù)責(zé)人，同時要制定嚴(yán)格的制度來規(guī)范采購人的各項(xiàng)活動，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制來監(jiān)管采購人的行為。（2）要做好專家評審人的管理。在某個采購項(xiàng)目招投標(biāo)工作開始前，要采用科學(xué)的方式抽取專家，建立專家抽選回避機(jī)制，同時為了避免評審專家事先與采購人、供應(yīng)商進(jìn)行串通，要建立評審專家自動語音抽取系統(tǒng)，在監(jiān)督下，采購執(zhí)行部門隨機(jī)語音抽取專家，減少人為因素影響。在完成抽選后，要對專家信息進(jìn)行加密儲存。另外，在評審過程中，要隨時對評審專家在評標(biāo)過程中的表現(xiàn)及供應(yīng)商、采購人等的反饋信息進(jìn)行評價，記錄其不良行為，及時終止不合格專家的評審資格。（3）為了保證評標(biāo)流程的公開、透明，公示制度的嚴(yán)格到位，要借助信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)等新媒體向公眾及時通報(bào)招投標(biāo)工作的進(jìn)展情況，將整個招投標(biāo)流程暴露在利益相關(guān)者的監(jiān)督之下。

在招投標(biāo)的后續(xù)階段合同管理是重點(diǎn)工作。為了確保合同簽訂價格與中標(biāo)價一致，要完善政府采購電子管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)合同網(wǎng)簽功能，并由該系統(tǒng)來控制合同金額，這樣就能夠避免人為地隨意更改合同金額等相關(guān)信息。另外，在合同履行階段，為了確保驗(yàn)收結(jié)果的合理，采購單位負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，第三方驗(yàn)收機(jī)構(gòu)和未中標(biāo)供應(yīng)商參與，采購執(zhí)行部門不得參加。要嚴(yán)格按照采購合同進(jìn)行驗(yàn)收，對商品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格的查驗(yàn)，確保資產(chǎn)安全完整、質(zhì)量合格。

（四）制定并遵守嚴(yán)格的資金支付管理辦法及流程，強(qiáng)化審計(jì)功能

為了規(guī)范資金支付工作，需要制定相關(guān)的管理辦法與流程，并保證該辦法與流程得到嚴(yán)格的遵守，合理保證資金支付行為、支付時間、支付條件、支付金額不與合同約定發(fā)生偏差。在信息化環(huán)境下，通過完善政府采購電子管理系統(tǒng)功能，可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)履約付款提示和支付金額控制。在合同網(wǎng)簽過程中，系統(tǒng)自動提取資金支付條件，當(dāng)完成貨物驗(yàn)收并確認(rèn)合格或達(dá)到其他合同約定的資金支付條件后，系統(tǒng)可以進(jìn)行自動提示付款并按照合同約定控制支付金額，這樣能夠避免因人為因素導(dǎo)致的支付金額不足以及支付不及時或超出合同約定支付資金的問題。另外，同時還要強(qiáng)化外部監(jiān)督，即在政府采購部門外部設(shè)立相對獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)，審計(jì)機(jī)構(gòu)人員不能與采購部門人員交叉，對整個采購及資金支付情況進(jìn)行定期審計(jì)。

三、結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛的應(yīng)用在政府采購活動當(dāng)中。在此背景下，本文以信息化為立足點(diǎn)，著重分析政府采購內(nèi)部控制工作中存在的幾個主要關(guān)鍵點(diǎn)：采購預(yù)算編報(bào)、采購計(jì)劃制定及執(zhí)行、采購合同執(zhí)行以及采購資金支付。在對這些關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行了梳理和分析的過程中，找到其存在的主要問題，并對這些問題加以分析和探討，進(jìn)而有針對性的提出在信息化環(huán)境下提升政府采購內(nèi)部控制工作水平的有效措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]章尤. 我國政府采購預(yù)算編制存在的問題及對策研究[J]. 經(jīng)營管理者，2015（17）.

[2]龔翔. 寧德市政府采購電子化平臺運(yùn)行現(xiàn)狀、問題及對策研究[J]. 懷化學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（06）.

[3]何財(cái)寧.政府采購存在的問題以及解決策略[J].江西建材，2015（18）.

作者簡介：

秦 玲 （1983年-），女，重慶人，重慶市大渡口土地房屋權(quán)屬登記中心財(cái)務(wù)科，會計(jì)師，研究生學(xué)歷，研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部控制。