張璐

隨著經(jīng)濟一體化進程的不斷加快，信息技術的不斷發(fā)展，會計電算化在企業(yè)的應用程度日益增強。文章以用友U872為參照，以日常財務工作中涉及最為廣泛的總賬系統(tǒng)憑證相關內(nèi)容為例，分析其在日常業(yè)務中存在的問題并提出解決方案。

使用賬務處理系統(tǒng)進行業(yè)務處理之前，必須先完成所有明細科目的年初余額錄入工作，錄入時有些科目直接錄入，有些科目錄入時需進行借貸方向的調(diào)整，有些科目還需調(diào)出輔助賬完成錄入過程。

企業(yè)的日常經(jīng)濟活動主要是資金的籌集和運用，經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生之后，有關人員要及時完成原始憑據(jù)的傳遞，財務人員要及時進行處理。憑證處理是日常財務工作中的常態(tài)性工作，是會計核算工作的開端，也是經(jīng)濟活動的重要環(huán)節(jié)?？傎~的日常業(yè)務憑證處理主要包括的內(nèi)容是填制憑證、修改憑證、審核憑證、整理憑證和記賬。

填制憑證

憑證類別。打開填制憑證對話框，點擊工具欄上增加按鈕后，就會激活憑證填制界面，首先需要完成的是憑證類別的選擇，如果選擇類別為空說明并未進行憑證類別的設置，需要進入基礎檔案——財務下的憑證類別，點擊完成相應類別的設置，保存后回到填制窗口可以進行憑證類別的選擇。

制單日期。選擇制單日期時容易出現(xiàn)的問題是以下三種提示：憑證錄入日期不能滯后于系統(tǒng)日期；日期不能超前建賬日期；日期不序時，×類憑證已制單到××年××月××日。出現(xiàn)第一種情形的原因是系統(tǒng)日期顯示不正常所致，需要雙擊電腦右下角時間，修改成正確的系統(tǒng)日期；第二種情形的原因是賬套啟用時間有誤或者填制憑證選擇時間有誤，需要選擇正確的憑證錄入日期，該日期必須在賬套啟用日期之后；第三種情形的原因是在業(yè)務處理規(guī)則中選擇了制單序時控制，解決辦法是在總賬系統(tǒng)中，選擇設置下的選項項目，雙擊打開后在彈出的對話框中，取消憑證下的制單序時控制，也可以選擇按已經(jīng)序時制單的日期進行處理。

摘要。進行摘要選擇時提示“該操作員無此操作權限”，出現(xiàn)該情形的原因是因為沒有將公用目錄設置權限賦予相應操作員，解決辦法是使用ADMIN登錄系統(tǒng)管理，選擇權限下的權限菜單，先選中右上角的企業(yè)賬套，然后在左邊操作員對話框內(nèi)找到相應用戶，點擊工具欄上的修改按鈕，選擇右邊對話框內(nèi)的公用目錄設置權限，保存之后即可回到填制憑證中進行摘要的選擇，進行摘要選擇時若內(nèi)容為空則需要定義常用摘要后才可以使用。

科目。進行科目選擇時如果沒有相應明細科目選擇，說明前面并未在會計科目中進行定義，參照固定資產(chǎn)初始設置中對應科目的內(nèi)容進行處理即可；若是該科目需要定義輔助信息，如部門名稱、個人、票號等內(nèi)容，沒有自動彈出輔助項，說明沒有在會計科目中進行科目輔助核算的設置，需要進入基礎檔案中財務選項，選擇會計科目編輯，對相應輔助核算的科目進行部門往來、個人往來等設置，重新進入填制憑證窗口，選擇相應科目回車即可彈出輔助項；若涉及現(xiàn)金科目和銀行存款科目，不能彈出現(xiàn)金流量錄入修改對話框，說明沒有進行科目的指定，解決辦法是進入會計科目設置窗口，單擊編輯菜單中的指定科目子菜單，在打開的對話框中，選中現(xiàn)金流量科目單選按鈕，將庫存現(xiàn)金、銀行存款等科目從待選科目添加到已選科目中，回到已經(jīng)填制的憑證，選擇相關科目點擊憑證工具欄上的流量按鈕，即可彈出現(xiàn)金流量錄入修改對話框來完成現(xiàn)金流量信息的錄入。如果提示不能使用應收（應付）系統(tǒng)的受控科目，該情形出現(xiàn)原因是設置了相關科目受控于應收（應付）系統(tǒng)，解決辦法是選擇相關的會計科目，點擊維護，將受控系統(tǒng)設置為空。

憑證保存。在保存憑證時會遇到提示“不滿足憑證借方必有/貸方必有/借貸必無條件”，這說明保存憑證時憑證類別選擇錯誤，需要根據(jù)收付轉(zhuǎn)憑證各自的性質(zhì)選擇正確的憑證類別。

修改憑證

雖然用友U872系統(tǒng)在填制憑證時設置了很多控制錯誤的措施，但并不能完全避免錯誤的發(fā)生，對于錯誤的憑證在記賬之前可以進行“無痕跡”的修改，如果憑證已經(jīng)經(jīng)過審核簽字需要進行修改時，必須先使用審核簽字的操作員登錄企業(yè)應用平臺，取消審核簽字之后重新只用制單員登錄，在填制憑證對話框中完成相關內(nèi)容的修改，當輔助核算信息錯誤時，需要將鼠標移動到輔助核算信息顯示欄上，鼠標變?yōu)殇摴P筆尖形狀時雙擊即可進行修改。

如果在所有憑證填制完畢之后發(fā)現(xiàn)制單人使用錯誤，解決辦法是使用賬套主管登陸企業(yè)應用平臺，選擇業(yè)務工作下的總賬系統(tǒng)，進入設置里面的選項菜單，在權限子菜單下勾選允許修改、作廢他人填制的憑證，然后使用正確的制單人登陸企業(yè)應用平臺下的業(yè)務制單操作，作廢全部制單人錯誤的憑證，再恢復即可。

整理憑證

憑證中大多數(shù)內(nèi)容都可以進行修改，但如憑證類別和憑證編號已經(jīng)保存無法進行修改，只能選擇將該憑證刪除。憑證刪除需要點擊填制憑證對話框中的制單菜單，先作廢，再進行整理。這里常見的問題是整理之后查詢憑證時發(fā)現(xiàn)作廢的憑證依然存在，出現(xiàn)這樣情形主要有兩種原因：①存在未記賬憑證，作廢憑證表沒有選擇具體憑證進行刪除；②除作廢憑證外其余憑證都已經(jīng)記賬。第一種原因的解決辦法是選擇整理憑證子菜單之后，先選擇憑證期間，然后在作廢憑證表中選擇需要刪除的憑證后確定即可完成刪除；第二種原因需要點擊期末下的對賬菜單項，在彈出的對話框中按下鍵盤上的CTRL+F6激活“恢復記賬前狀態(tài)”，選擇憑證下的“恢復記賬前狀態(tài)”，對記賬的憑證進行恢復記賬，再按第一種原因中的解決辦法完成憑證的整理即可。

記賬

進行憑證記賬時出現(xiàn)以下兩種情形會導致憑證記賬不成功：①期初余額不平衡；②存在沒有審核簽字的憑證，第一種情形需要檢查期初余額各個科目的金額，滿足“資產(chǎn)=負債+所有者權益”恒等式；第二種情形需要對進行記賬的憑證使用相應的操作員完成審核簽字過程。

憑證處理是總賬系統(tǒng)中的主要模塊，也是日常業(yè)務中涉及最多的內(nèi)容，對于常見問題的認真分析和解決，能夠提高會計人員的工作效率，幫助其更好的使用財務軟件。