張璐

隨著經(jīng)濟一體化進程的不斷加快，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會計電算化在企業(yè)的應(yīng)用程度日益增強。文章以用友U872為參照，以日常財務(wù)工作中涉及最為廣泛的總賬系統(tǒng)憑證相關(guān)內(nèi)容為例，分析其在日常業(yè)務(wù)中存在的問題并提出解決方案。

使用賬務(wù)處理系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)處理之前，必須先完成所有明細科目的年初余額錄入工作，錄入時有些科目直接錄入，有些科目錄入時需進行借貸方向的調(diào)整，有些科目還需調(diào)出輔助賬完成錄入過程。

企業(yè)的日常經(jīng)濟活動主要是資金的籌集和運用，經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生之后，有關(guān)人員要及時完成原始憑據(jù)的傳遞，財務(wù)人員要及時進行處理。憑證處理是日常財務(wù)工作中的常態(tài)性工作，是會計核算工作的開端，也是經(jīng)濟活動的重要環(huán)節(jié)。總賬的日常業(yè)務(wù)憑證處理主要包括的內(nèi)容是填制憑證、修改憑證、審核憑證、整理憑證和記賬。

填制憑證

憑證類別。打開填制憑證對話框，點擊工具欄上增加按鈕后，就會激活憑證填制界面，首先需要完成的是憑證類別的選擇，如果選擇類別為空說明并未進行憑證類別的設(shè)置，需要進入基礎(chǔ)檔案——財務(wù)下的憑證類別，點擊完成相應(yīng)類別的設(shè)置，保存后回到填制窗口可以進行憑證類別的選擇。

制單日期。選擇制單日期時容易出現(xiàn)的問題是以下三種提示：憑證錄入日期不能滯后于系統(tǒng)日期；日期不能超前建賬日期；日期不序時，×類憑證已制單到××年××月××日。出現(xiàn)第一種情形的原因是系統(tǒng)日期顯示不正常所致，需要雙擊電腦右下角時間，修改成正確的系統(tǒng)日期；第二種情形的原因是賬套啟用時間有誤或者填制憑證選擇時間有誤，需要選擇正確的憑證錄入日期，該日期必須在賬套啟用日期之后；第三種情形的原因是在業(yè)務(wù)處理規(guī)則中選擇了制單序時控制，解決辦法是在總賬系統(tǒng)中，選擇設(shè)置下的選項項目，雙擊打開后在彈出的對話框中，取消憑證下的制單序時控制，也可以選擇按已經(jīng)序時制單的日期進行處理。

摘要。進行摘要選擇時提示“該操作員無此操作權(quán)限”，出現(xiàn)該情形的原因是因為沒有將公用目錄設(shè)置權(quán)限賦予相應(yīng)操作員，解決辦法是使用ADMIN登錄系統(tǒng)管理，選擇權(quán)限下的權(quán)限菜單，先選中右上角的企業(yè)賬套，然后在左邊操作員對話框內(nèi)找到相應(yīng)用戶，點擊工具欄上的修改按鈕，選擇右邊對話框內(nèi)的公用目錄設(shè)置權(quán)限，保存之后即可回到填制憑證中進行摘要的選擇，進行摘要選擇時若內(nèi)容為空則需要定義常用摘要后才可以使用。

科目。進行科目選擇時如果沒有相應(yīng)明細科目選擇，說明前面并未在會計科目中進行定義，參照固定資產(chǎn)初始設(shè)置中對應(yīng)科目的內(nèi)容進行處理即可；若是該科目需要定義輔助信息，如部門名稱、個人、票號等內(nèi)容，沒有自動彈出輔助項，說明沒有在會計科目中進行科目輔助核算的設(shè)置，需要進入基礎(chǔ)檔案中財務(wù)選項，選擇會計科目編輯，對相應(yīng)輔助核算的科目進行部門往來、個人往來等設(shè)置，重新進入填制憑證窗口，選擇相應(yīng)科目回車即可彈出輔助項；若涉及現(xiàn)金科目和銀行存款科目，不能彈出現(xiàn)金流量錄入修改對話框，說明沒有進行科目的指定，解決辦法是進入會計科目設(shè)置窗口，單擊編輯菜單中的指定科目子菜單，在打開的對話框中，選中現(xiàn)金流量科目單選按鈕，將庫存現(xiàn)金、銀行存款等科目從待選科目添加到已選科目中，回到已經(jīng)填制的憑證，選擇相關(guān)科目點擊憑證工具欄上的流量按鈕，即可彈出現(xiàn)金流量錄入修改對話框來完成現(xiàn)金流量信息的錄入。如果提示不能使用應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)的受控科目，該情形出現(xiàn)原因是設(shè)置了相關(guān)科目受控于應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)，解決辦法是選擇相關(guān)的會計科目，點擊維護，將受控系統(tǒng)設(shè)置為空。

憑證保存。在保存憑證時會遇到提示“不滿足憑證借方必有/貸方必有/借貸必無條件”，這說明保存憑證時憑證類別選擇錯誤，需要根據(jù)收付轉(zhuǎn)憑證各自的性質(zhì)選擇正確的憑證類別。

修改憑證

雖然用友U872系統(tǒng)在填制憑證時設(shè)置了很多控制錯誤的措施，但并不能完全避免錯誤的發(fā)生，對于錯誤的憑證在記賬之前可以進行“無痕跡”的修改，如果憑證已經(jīng)經(jīng)過審核簽字需要進行修改時，必須先使用審核簽字的操作員登錄企業(yè)應(yīng)用平臺，取消審核簽字之后重新只用制單員登錄，在填制憑證對話框中完成相關(guān)內(nèi)容的修改，當輔助核算信息錯誤時，需要將鼠標移動到輔助核算信息顯示欄上，鼠標變?yōu)殇摴P筆尖形狀時雙擊即可進行修改。

如果在所有憑證填制完畢之后發(fā)現(xiàn)制單人使用錯誤，解決辦法是使用賬套主管登陸企業(yè)應(yīng)用平臺，選擇業(yè)務(wù)工作下的總賬系統(tǒng)，進入設(shè)置里面的選項菜單，在權(quán)限子菜單下勾選允許修改、作廢他人填制的憑證，然后使用正確的制單人登陸企業(yè)應(yīng)用平臺下的業(yè)務(wù)制單操作，作廢全部制單人錯誤的憑證，再恢復(fù)即可。

整理憑證

憑證中大多數(shù)內(nèi)容都可以進行修改，但如憑證類別和憑證編號已經(jīng)保存無法進行修改，只能選擇將該憑證刪除。憑證刪除需要點擊填制憑證對話框中的制單菜單，先作廢，再進行整理。這里常見的問題是整理之后查詢憑證時發(fā)現(xiàn)作廢的憑證依然存在，出現(xiàn)這樣情形主要有兩種原因：①存在未記賬憑證，作廢憑證表沒有選擇具體憑證進行刪除；②除作廢憑證外其余憑證都已經(jīng)記賬。第一種原因的解決辦法是選擇整理憑證子菜單之后，先選擇憑證期間，然后在作廢憑證表中選擇需要刪除的憑證后確定即可完成刪除；第二種原因需要點擊期末下的對賬菜單項，在彈出的對話框中按下鍵盤上的CTRL+F6激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，選擇憑證下的“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，對記賬的憑證進行恢復(fù)記賬，再按第一種原因中的解決辦法完成憑證的整理即可。

記賬

進行憑證記賬時出現(xiàn)以下兩種情形會導(dǎo)致憑證記賬不成功：①期初余額不平衡；②存在沒有審核簽字的憑證，第一種情形需要檢查期初余額各個科目的金額，滿足“資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益”恒等式；第二種情形需要對進行記賬的憑證使用相應(yīng)的操作員完成審核簽字過程。

憑證處理是總賬系統(tǒng)中的主要模塊，也是日常業(yè)務(wù)中涉及最多的內(nèi)容，對于常見問題的認真分析和解決，能夠提高會計人員的工作效率，幫助其更好的使用財務(wù)軟件。