楊培決
摘 要:信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。高校推行文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的客觀需求,能夠提升檔案管理成效,可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。我們要采取科學(xué)的管理措施,通過提升檔案管理工作人員素質(zhì)、提高檔案管理工作自動化程度等,促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞:文檔一體化 高校 檔案信息化
在信息技術(shù)水平高速發(fā)展的時代中,信息技術(shù)成為影響人們生活與生產(chǎn)的重要手段,隨著網(wǎng)絡(luò)的日益普及,利用信息技術(shù)進(jìn)行管理工作,更為有效地推動了我國檔案工作的發(fā)展。從高校的角度來看,檔案管理工作直接影響著高校文化水平的建設(shè),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息化的實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。實(shí)施文檔一體化管理,不僅是促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的重要手段,也是提升檔案管理成效的渠道之一。
一、高校檔案信息化建設(shè)工作的含義
所謂高校檔案信息化建設(shè),就是應(yīng)用相關(guān)的信息技術(shù)管理檔案、開發(fā)資源的措施,將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來,不僅成為一種提升高校檔案管理工作有效性的重要途徑,還能夠促進(jìn)文檔管理工作的信息化發(fā)展,在提升信息利用的公平性方面也有著積極影響。就目前來看,檔案信息化建設(shè)分為計算機(jī)管理階段與電子檔案管理階段,對于以前的資料,可以統(tǒng)一采用計算機(jī)錄入、儲存,讓檔案管理水平邁入新的臺階。
二、推行文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)的意義
檔案一體化與信息化建設(shè),對于高校開展檔案管理工作極為重要,兩者之間具有相輔相成的關(guān)系,可以在相互促進(jìn)中不斷融合與發(fā)展。具體地講,檔案管理信息化和一體化的意義主要表現(xiàn)為以下幾個方面。
1.推行文檔一體化管理是社會發(fā)展的客觀需求
高校擴(kuò)招,畢業(yè)生就業(yè)形勢越來越嚴(yán)峻,實(shí)施文檔一體化管理能夠?qū)W(xué)生的相關(guān)信息統(tǒng)一放置在管理平臺上,用人單位可以隨時隨地地查詢到學(xué)生的成績、獲獎紀(jì)錄、特長等等,這能夠讓用人單位對學(xué)生有更加全面的了解,為學(xué)生提供了更多的就業(yè)機(jī)會。同時,在實(shí)施檔案一體化之后,各項(xiàng)信息都實(shí)現(xiàn)了共享,學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取自己需要的學(xué)習(xí)資源,為學(xué)生的學(xué)習(xí)提供了極大的便利。
2.能夠提升檔案管理成效
高校的檔案是多種多樣的,對該種檔案采用傳統(tǒng)管理模式是難以達(dá)到理想的效果的,與現(xiàn)代化社會也并不適應(yīng),而實(shí)施文檔一體化管理模式能夠讓檔案工作者利用信息技術(shù)管理文件與檔案,可以有效提升檔案管理工作的成效。
3.可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享
在歷史遺留因素的影響下,很多高校都采取封閉的管理模式管理檔案,這顯然與現(xiàn)代化社會不符。將信息化技術(shù)應(yīng)用在高校檔案信息化建設(shè)工作中,能夠科學(xué)分配資源,為不同類型的受眾提供信息支持,有效實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
三、實(shí)施文檔一體化管理,提升高校檔案信息化建設(shè)的措施
1.促進(jìn)文檔管理的規(guī)范化發(fā)展
實(shí)施文檔一體化管理可以加強(qiáng)檔案與文件之間的聯(lián)系,將其綜合起來,設(shè)置在一個系統(tǒng)之中,這兩類檔案是可以相互影響的,也是文件誕生的過程。文件管理工作直接影響著檔案管理工作的成效,考慮到這一因素,必須要采取科學(xué)的措施促進(jìn)文檔管理工作的規(guī)范化發(fā)展,揭示出文檔的內(nèi)涵,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。
2.制定完善的管理規(guī)范
要利用文檔一體化管理工作提升高校檔案信息化建設(shè)效果,必須要投入一定的人力、物力和財力,系統(tǒng)的建設(shè)工作非常復(fù)雜,檔案管理部門需要加強(qiáng)管理,制定出完善的管理規(guī)范,保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)的規(guī)范化。同時,在采購相關(guān)的辦公用品時,必須要嚴(yán)格遵循國家的規(guī)定,對文件進(jìn)行科學(xué)的分類。
此外,高校管理人員也要定期組織培訓(xùn),讓檔案工作者能夠?qū)n案管理工作產(chǎn)生更加深刻的認(rèn)知,提升他們工作的自覺性,全面掌握檔案管理的相關(guān)技術(shù),而高校管理人員需要對此進(jìn)行全面的管控,把握好檔案管理工作的發(fā)展方向。
3.建立起統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)
文檔與檔案息息相關(guān),兩者之間有著密切的聯(lián)系,從本質(zhì)上而言,文檔與檔案的內(nèi)容、主題并無顯著差異,區(qū)別僅僅是范圍與時間。為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理,高校內(nèi)部需要建立起統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu),發(fā)揮出組織管理的優(yōu)勢,對各項(xiàng)檔案進(jìn)行全面的監(jiān)督和考察,并明確不同職能部門的職責(zé),各司其職地提升高校檔案信息化建設(shè)工作的成效。
4.對管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃
很多高校檔案部門的軟件與其他部門的軟件不能兼容,嚴(yán)重影響了檔案作用的發(fā)揮,鑒于此,需要對管理軟件進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,樹立起全盤管理理念,考慮到文檔一體化的各項(xiàng)問題。智能性高、應(yīng)用性強(qiáng)的軟件系統(tǒng),讓文件與檔案可以在內(nèi)部便捷傳輸和調(diào)用,這也是實(shí)施檔案一體化發(fā)展的前提條件之一。此外,還需要根據(jù)高校內(nèi)部不同部門的職責(zé)制定檔案保管方式與期限,統(tǒng)一標(biāo)引與著錄。
5.提升辦公自動化程度
在各個高校中,網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在財務(wù)、人事、科研、教學(xué)等各個工作中得到了廣泛的應(yīng)用,有效提升了工作質(zhì)量與工作效率,文件與檔案也不再是過去單一的文字形式了,檔案的數(shù)量、種類變得越來越豐富,利用范圍也得到了極大的擴(kuò)展,可以滿足不同類型用戶的需求。利用辦公自動化系統(tǒng)能夠有效避免重復(fù)工作,只要利用網(wǎng)絡(luò),就能夠調(diào)用檔案,這可以滿足各個職能部門的需求,節(jié)約了大量的辦公時間。未來,需要進(jìn)一步提升辦公自動化程度,讓檔案信息化建設(shè)工作可以邁上新的臺階。
6.增加設(shè)備與技術(shù)的投入
高校檔案信息的建設(shè)工作離不開設(shè)備和技術(shù)的支持,為此,高校需要為檔案管理部門配備好專業(yè)的管理人員與技術(shù),同時,高校還需要引入先進(jìn)的管理設(shè)備,邀請專業(yè)人士來校培訓(xùn),讓各個部門的工作人員都可以明白實(shí)施文檔一體化管理工作的意義,為高校檔案信息化建設(shè)工作提供堅(jiān)實(shí)的保障。在條件許可的情況下,可以引入一些高素質(zhì)的管理人才,提升整個檔案管理部門的工作成效。
7.檔案工作者要具有安全意識
文檔在使用的過程中常常會出現(xiàn)黑客攻擊、病毒攻擊、丟失以及泄密的問題,作為檔案工作者,必須要具有安全意識,對文件進(jìn)行分級,合理應(yīng)用加密技術(shù)。對于重要的文檔,需要儲存在專門的儲存器中。對于歸檔的載體需要進(jìn)行安全處理,避免出現(xiàn)劃傷、擦傷的問題。此外,為了保障檔案的完整,在儲存初期,需要采用電子文檔與紙質(zhì)文件相結(jié)合的儲存方式,在電子文檔確認(rèn)無誤并處于安全階段后,再銷毀紙質(zhì)文件。
四、小結(jié)
總而言之,檔案信息是高校的重要資源,在信息社會下,如果再采用傳統(tǒng)的檔案管理模式,無法適應(yīng)社會發(fā)展,也難以滿足人們對于檔案的需求,實(shí)施檔案一體化管理模式勢在必行。采用該種模式既能夠最大限度地提升檔案利用度,讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用,還可以間接推動高校文化建設(shè)工作的開展,節(jié)約管理成本,提升檔案管理工作的規(guī)范化。目前,我國高校文檔一體化工作的開展還存在一些問題,為了解決這一問題,必須轉(zhuǎn)變檔案管理者的思想觀念,加強(qiáng)設(shè)備與技術(shù)的投入,從各個角度促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。
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(作者單位:山東理工職業(yè)學(xué)院航空航海學(xué)院)