陳瓊

摘 要：信息化已成為國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的主戰(zhàn)場(chǎng)，而檔案作為“信息資源之源”，是社會(huì)信息資源的重要組成部分。高速發(fā)展的信息時(shí)代，高校檔案工作也必須與時(shí)代同步發(fā)展。目前高校檔案管理隨著高等教育和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也正逐步向無(wú)紙化、信息化發(fā)展，但高校檔案信息化建設(shè)總體發(fā)展緩慢，且發(fā)展不平衡。如何進(jìn)一步加快高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案信息工作者需要不斷思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）36-0304-02

前言

1993年，現(xiàn)任美國(guó)副總統(tǒng)阿爾·戈?duì)柼岢隽私ㄔO(shè)信息高速公路的構(gòu)想，并出臺(tái)了著名的國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃（NII）（National Information Infrastructure），俗稱信息高速公路計(jì)劃。該計(jì)劃的實(shí)施給美國(guó)帶來(lái)了顯著的成效，引起全球的強(qiáng)烈反響，于是各國(guó)也開始紛紛效仿。中國(guó)也對(duì)此作出了積極響應(yīng)，1995年9月中共中央十四屆五中全會(huì)提出了“加快國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化進(jìn)程”的號(hào)召。2000年12月，國(guó)家檔案局和中央檔案館聯(lián)合印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，將檔案信息化建設(shè)作為未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)。2002年11月，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》出臺(tái)，并明確“十五”期間全國(guó)檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)和主要任務(wù)，為檔案信息管理工作指明了方向，提供了依據(jù)。因此，信息化發(fā)展自20世紀(jì)90年代以來(lái)也漸漸融入到高校檔案中，高校檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，切實(shí)考慮高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，是新時(shí)代高校檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必然性

信息化是現(xiàn)代社會(huì)和世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校檔案部門擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)、管理高校黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)字化校園產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。

近幾年來(lái)，全國(guó)各地反腐工作全方位推進(jìn)，相關(guān)工作也在各高校陸續(xù)展開，諸如“裸官”清理和財(cái)產(chǎn)登記等此類工作需要檔案信息的支持。但目前很多高校仍然停留在紙質(zhì)材料的收集、查閱以及簡(jiǎn)單的電子文檔填寫，并沒(méi)有一個(gè)動(dòng)態(tài)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞與共享，相對(duì)復(fù)雜和緊迫的任務(wù)對(duì)高校來(lái)講就顯得比較吃力。高校檔案信息資源是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一項(xiàng)不可或缺的戰(zhàn)略性資源，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)是將資源共享加以實(shí)現(xiàn)的必然趨勢(shì)，檔案部門的工作必然將由原來(lái)傳統(tǒng)的手工管理模式，走向網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理模式，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。

二、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及，高校在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生了大量的電子文件。檔案的內(nèi)容和形式已不再是局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)材料，出現(xiàn)了移動(dòng)硬盤、光盤、微縮膠片等新的存儲(chǔ)介質(zhì)，高校檔案管理工作也正在由原來(lái)的純手工操作逐步向計(jì)算機(jī)管理邁進(jìn)。

檔案信息化工程在各高校已全面展開，但進(jìn)展情況不一，大體情況如下：

（一）資金投入不足

高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、路由器、掃描儀、交換機(jī)、信息安全系統(tǒng)、操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等，這些設(shè)備大多價(jià)格昂貴。對(duì)于財(cái)政預(yù)算主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源的文化事業(yè)單位的檔案部門來(lái)講，資金缺乏、投入有限?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，硬件基礎(chǔ)直接關(guān)系到整體檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。加之，目前中國(guó)整個(gè)檔案部門信息化建設(shè)仍然表現(xiàn)為：有限的投資未合理分配，片面地追求設(shè)備的先進(jìn)程度，而忽視技術(shù)的成熟程度，忽視設(shè)施與利用能力之間的平衡，造成設(shè)備利用率低下。盲目投資，造成配置不合理，也加劇了資金投入不足的問(wèn)題，制約著高校檔案信息化建設(shè)。

（二）檔案信息化程度低

目前多數(shù)高校檔案信息化進(jìn)程仍然只停留在電子文件目錄，而沒(méi)有全文信息，檔案信息管理系統(tǒng)沒(méi)有融入到學(xué)校的整體自動(dòng)化系統(tǒng)中。計(jì)算機(jī)只是手工作業(yè)的輔助工具，并不是用于處理檔案信息數(shù)據(jù)。檢索工作主要還是通過(guò)查看目錄，然后依靠手翻、眼看、大腦判斷來(lái)進(jìn)行。檔案信息處理過(guò)程中未進(jìn)行OCR識(shí)別，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的掃描、上傳，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索。這種工作模式相對(duì)簡(jiǎn)單，人人可以勝任，但是檢索速度慢，效率低。在面對(duì)任務(wù)緊迫、難度大、較為復(fù)雜的檢索課題時(shí)這種工作模式就難以滿足要求。

（三）專業(yè)人才匱乏

中國(guó)目前尚處于轉(zhuǎn)型時(shí)期，各方面的專業(yè)人才都相對(duì)缺乏，高校檔案人員也不例外。高校檔案信息化管理是一項(xiàng)對(duì)技術(shù)含量和專業(yè)知識(shí)有較高要求的現(xiàn)代化管理方式，然而，大多數(shù)高校的檔案信息管理人員對(duì)檔案管理以及可能涉及到的計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)知之甚少。目前，人員分布主要有以下兩種類型：一是專業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷偏低，對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)略知一二，但并沒(méi)有檔案信息化管理的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平；二是即將退休的教職工，他們知識(shí)相對(duì)老化，對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用相對(duì)困難。目前，高校檔案工作人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)等方面都還不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要。

（四）機(jī)制不完善

雖然部分高校按照《檔案法》以及《電子文檔歸檔管理暫行辦法》等要求，建立了檔案信息化管理的相關(guān)制度，加強(qiáng)了對(duì)檔案的信息化管理，但關(guān)于電子文檔歸檔及安全管理等制度的建設(shè)都不夠完善，多數(shù)高校缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)管理制度，沒(méi)有應(yīng)用統(tǒng)一的軟件，各部門之間相對(duì)獨(dú)立。檔案部門的相關(guān)工作人員崗位職責(zé)模糊不清，沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，在工作中缺乏活力，缺乏創(chuàng)新工作的動(dòng)力。

三、高校檔案信息化建設(shè)思考

（一）加大財(cái)政支持、合理配置資源

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理離不開資金支持，高校及相關(guān)部門應(yīng)適當(dāng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持。從工作需要出發(fā)，根據(jù)實(shí)際情況增加和改善現(xiàn)有的管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)數(shù)字信息的整理、組織和使用。在設(shè)備配置上，要做到不要求最好，適用才好。這樣，一方面可以避免信息化建設(shè)的過(guò)高投入，另一方面采用能效等級(jí)高的信息化硬件設(shè)備，可以有效地提高能源的利用效率，更有利于加快檔案信息化建設(shè)。

（二）加快數(shù)字化館藏進(jìn)程

高校檔案信息化建設(shè)是傳統(tǒng)檔案管理向檔案信息管理的重要變革，數(shù)字化工作流程是高校檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。高校應(yīng)引進(jìn)檔案管理軟件，建設(shè)局域網(wǎng)與校園網(wǎng)聯(lián)結(jié)，加快高校檔案目錄級(jí)及全文級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)于新接收的電子檔案文件，應(yīng)盡量掃描成PDF格式，以達(dá)到保留原始效果，包括文件紅頭、簽字、公章等，又可以支持選擇、復(fù)制、全文檢索等功能，實(shí)現(xiàn)“以文本為檢索對(duì)象，以原稿圖像為檢索結(jié)果”的全文檢索，滿足檔案信息化的要求；對(duì)于原先館藏的文本類文檔，也應(yīng)進(jìn)行掃描并通過(guò)OCR軟件識(shí)別，作為檔案的一個(gè)電子副本保存，以實(shí)現(xiàn)全文檢索為最終目標(biāo)。

（三）推進(jìn)高校檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)不斷發(fā)展、不斷更新的工程，需要檔案工作者具備相應(yīng)的工作技能和與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神。各高校應(yīng)積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案管理專業(yè)人才，借助人才流動(dòng)、人才培養(yǎng)、在崗培訓(xùn)、研討交流等方式優(yōu)化檔案信息化管理隊(duì)伍，配備知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員。另外，建立完善的考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)罰分明，讓工作人員有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，用激勵(lì)機(jī)制留住人才、吸引人才。通過(guò)改善檔案工作人員的福利待遇，改進(jìn)工作績(jī)效評(píng)估方式等形式，提高高校檔案工作者的地位，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作和學(xué)習(xí)積極性，逐步培養(yǎng)樂(lè)于奉獻(xiàn)和熱情服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)的責(zé)任意識(shí)。

（四）加強(qiáng)信息化相關(guān)管理制度的建設(shè)

在建設(shè)高校檔案信息化的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)借助于各種規(guī)范和制度的制定，為工作提供依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，以便于取得最佳的建設(shè)成效。一是積極完善檔案信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的鑒別整理、分類歸檔、保存遷移到開發(fā)利用，并在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中貫徹落實(shí)；二是落實(shí)責(zé)任制度，細(xì)化操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證各項(xiàng)管理工作有條不紊地進(jìn)行。修訂全校各級(jí)工作人員的崗位職責(zé)，使得相關(guān)人員明確自己的責(zé)任和義務(wù)，積極參與到校園的電子信息建設(shè)，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息管理；三是加強(qiáng)檔案信息安全管理，制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)章制度。通過(guò)權(quán)限設(shè)置、安全代理、防火墻等技術(shù)防止數(shù)據(jù)丟失和信息泄露。

總而言之，高校檔案管理信息化發(fā)展是時(shí)代進(jìn)步的必然要求。隨著中國(guó)全面實(shí)施科教興國(guó)戰(zhàn)略，高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，社會(huì)信息化向高校檔案管理工作提出了更高的要求。高校檔案管理工作可謂機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。然而，高校檔案信息化建設(shè)并非是一件一蹴而就的事情，而是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)性工程，這就要求高校始終要立足于建設(shè)和發(fā)展實(shí)際，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息管理思想的轉(zhuǎn)變，積極探索檔案信息化建設(shè)的模式，并采取行之有效的措施，才能進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息化水平的提升。

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[責(zé)任編輯 魏 杰]