孫憲芹

摘 ? 要：隨著電子計(jì)算機(jī)日新月異的發(fā)展，會(huì)計(jì)由原來的手工記賬逐漸被電算化所取代。會(huì)計(jì)電算化大大提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、會(huì)計(jì)計(jì)算精度、會(huì)計(jì)運(yùn)算速度，改變了會(huì)計(jì)工作的面貌，在應(yīng)用過程中與以往的手工記賬相比優(yōu)勢(shì)明顯。但會(huì)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理和錄入畢竟還是由人來完成，在日常工作中不可避免地會(huì)產(chǎn)生問題和錯(cuò)誤，在糾正這些錯(cuò)誤和問題時(shí)，往往會(huì)用到會(huì)計(jì)電算化程序中的“反記賬、反結(jié)賬”功能。

關(guān)鍵詞：反記賬;反結(jié)賬;會(huì)計(jì)電算化

會(huì)計(jì)電算化中的“反記賬”功能是指將已經(jīng)記賬的憑證通過記賬的反向處理，恢復(fù)到未記賬時(shí)的狀態(tài)?！胺唇Y(jié)賬”功能則是在已經(jīng)結(jié)賬的期間，通過會(huì)計(jì)程序的操作，恢復(fù)到未結(jié)賬時(shí)的狀態(tài)。筆者做為一名在基層工作多年的會(huì)計(jì)工作人員，使用過多套會(huì)計(jì)軟件，大多軟件中具有“反記賬、反結(jié)賬”功能?，F(xiàn)根據(jù)我多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其利弊進(jìn)行簡要分析。其有利的方面主要體現(xiàn)在下面三個(gè)方面：

第一，“反記賬、反結(jié)賬”功能對(duì)更正錯(cuò)誤的記賬憑證具有簡單無痕的優(yōu)勢(shì)。實(shí)際工作中，由于工作失誤或計(jì)算錯(cuò)誤等原因，已月結(jié)的記賬憑證發(fā)生了錯(cuò)誤需要更正。此時(shí)可以做相反的記賬憑證對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行沖銷，但總會(huì)在賬簿中留下一條錯(cuò)誤的記錄，不能消除。而使用“反記賬”功能則是在原來錯(cuò)誤的憑證上進(jìn)行更改，改正后的記賬憑證不會(huì)留下什么信息，干凈無痕。通過“反記賬、反結(jié)賬”，將數(shù)據(jù)庫中冗余信息清除出去，從而保證了賬簿的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確明了，能給會(huì)計(jì)使用者提供有效的會(huì)計(jì)信息。

第二， 當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)意外狀況時(shí)，“反記賬、反結(jié)賬”功能能將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近的有效狀態(tài)。在我們?nèi)粘９ぷ髦?，可能出現(xiàn)如斷電、病毒侵襲而導(dǎo)致記賬或結(jié)賬過程意外中斷的非常事件， 還可能出現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)庫被人為非法篡改的情形，也可能出現(xiàn)存放會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的硬盤扇區(qū)遭受自然或人為損害的情形，這些意外狀況的出現(xiàn)就完全可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)信息混亂不符。一旦出現(xiàn)這種錯(cuò)誤，都無法采用手工會(huì)計(jì)更正錯(cuò)誤的方法如劃線更正法、補(bǔ)充登記法來更正，此時(shí)最好的辦法就是實(shí)行“反記賬、反結(jié)賬”。通過會(huì)計(jì)軟件的“反記賬、反結(jié)賬”功能，將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到一個(gè)比較可靠的時(shí)間節(jié)點(diǎn)的最初狀態(tài)，然后我們對(duì)錯(cuò)誤的憑證進(jìn)行修改，對(duì)丟失的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)記，重新進(jìn)行憑證審核，憑證記賬，憑證結(jié)賬，從而能保證會(huì)計(jì)憑證的準(zhǔn)確有效，保證會(huì)計(jì)賬簿的記錄真實(shí)可靠。

第三， “反記賬、反結(jié)賬”功能有利于培訓(xùn)和教學(xué)。我們?cè)谶M(jìn)行會(huì)計(jì)軟件的實(shí)驗(yàn)和教學(xué)時(shí)，總要進(jìn)行一定數(shù)量規(guī)模的會(huì)計(jì)模擬，學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中會(huì)不斷地輸入一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是虛擬的、不真實(shí)的，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)一些誤操作、誤刪除的情況。以上這些信息一旦記賬和結(jié)賬，便會(huì)記錄到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而會(huì)影響到老師的教學(xué)和下批次學(xué)生的學(xué)習(xí)。而會(huì)計(jì)軟件的“反記賬、反結(jié)賬”功能，則會(huì)非常輕松的將這些信息恢復(fù)到初始狀態(tài)，而不必理會(huì)學(xué)生在實(shí)驗(yàn)中錄入的各種數(shù)據(jù)。

因此，“反記賬、反結(jié)賬”功能無論是從電算化實(shí)務(wù)工作的角度，還是從教學(xué)實(shí)驗(yàn)的角度來說，都有一定的可取性，都是有利的 。有其利也有其弊，這項(xiàng)功能的應(yīng)用同時(shí)存在著不盡完善的地方。

首先，“反記賬、反結(jié)賬”功能與《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》相沖突?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定“賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤，不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡，不準(zhǔn)重新抄寫”，而“反記賬”、“反結(jié)賬”功能則相當(dāng)于在數(shù)據(jù)庫中完全擦去原來結(jié)賬或記賬的痕跡，這實(shí)際上也是對(duì)賬簿進(jìn)行了典型的“刮擦、涂改或重新抄寫”。由于不留痕跡，不易發(fā)覺，就給某些會(huì)計(jì)做假賬、更改數(shù)據(jù)提供了技術(shù)支持，一些素質(zhì)不高的會(huì)計(jì)人員就會(huì)營私舞弊，甚至發(fā)生貪腐現(xiàn)象，嚴(yán)重威脅會(huì)計(jì)信息的安全性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

其次， 濫用“反記賬、反結(jié)賬”功能，即便不會(huì)發(fā)生舞弊現(xiàn)象，也會(huì)大大增加會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。這是因?yàn)椤胺从涃~”和“反結(jié)賬”功能在實(shí)際操作過程中并不是絕對(duì)安全的，我們?cè)凇胺从涃~、反結(jié)賬”時(shí)，由于會(huì)計(jì)人員的能力水平有限，不會(huì)像會(huì)計(jì)軟件的程序員一樣熟練精通，可能有一些模塊的數(shù)據(jù)不會(huì)同時(shí)進(jìn)行“反記賬、反結(jié)賬”，例如一些輔助核算數(shù)據(jù)如往來核算數(shù)據(jù)、數(shù)量核算數(shù)據(jù)、外幣核算數(shù)據(jù)等，很難進(jìn)行全面的恢復(fù)，有時(shí)還會(huì)發(fā)生混亂現(xiàn)象，不同時(shí)間、不同類型的數(shù)據(jù)攪和在一起，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而造成無法挽回的損失。

因此，“反記賬”及“反結(jié)賬”功能如同一把雙刃劍，具有很強(qiáng)的兩面性。在工作我們既不能完全否定其作用，也不能不正視其弊端，要趨利避害，做到“會(huì)用”而不“濫用”。

1.要制作嚴(yán)格的操作規(guī)程，用制度來約束會(huì)計(jì)操作者的行為。我們要明確規(guī)定“反記賬”、“反結(jié)賬”的使用情形，并且實(shí)際操作者必須得到系統(tǒng)管理員的授權(quán)?！胺从涃~、反結(jié)賬” 從本質(zhì)上講，是對(duì)錯(cuò)賬的一種更正行為，但是從形式上說存在管理漏洞，因此要明確使用者的責(zé)任，避免舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

2.謹(jǐn)慎使用“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。由于其具有一定的弊端，并且違反《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的某些規(guī)定，我們?cè)诓僮鲿r(shí)一定要認(rèn)真仔細(xì)，減少錯(cuò)誤的發(fā)生，能在當(dāng)月修改的一定在當(dāng)月修改完畢，不能跨月份處置。要盡量按規(guī)范中規(guī)定的方式方法進(jìn)行錯(cuò)誤的更正，該沖減的沖減，該沖消的沖消，該補(bǔ)記的補(bǔ)記，盡量少用“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。

3.購買軟件時(shí)要充分了解“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能，要由專業(yè)軟件人員對(duì)此功能進(jìn)行專項(xiàng)重點(diǎn)培訓(xùn)，要對(duì)操作員、系統(tǒng)管理員進(jìn)行不同形式的授權(quán)。操作中盡量進(jìn)行反復(fù)試驗(yàn)，以確保操作人員能夠完整、準(zhǔn)確地進(jìn)行“記賬”，“結(jié)賬”，“反記賬”、“反結(jié)賬”，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)和存儲(chǔ)的方便、安全。

“反記賬”及“反結(jié)賬”功能是會(huì)計(jì)電算化中不可或缺的一部分，正確的使用會(huì)對(duì)我們的工作產(chǎn)生良好的積極的影響，我們一定要慎用、會(huì)用、用好這項(xiàng)功能，為提高我們的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。endprint