韓忠全
[摘 要]隨著社會的變革、人才的流動、高教的發(fā)展,突顯檔案的利用價值。本文從工作實際出發(fā),簡要闡釋畢業(yè)生學籍檔案含義與利用價值,重點分析畢業(yè)生學籍檔案管理存在的問題,深刻提出了科學管理畢業(yè)生學籍檔案的相應對策,力爭實現(xiàn)歸檔科學、管理規(guī)范、利用充分,以期更好地為高校、學生和社會服務。
[關(guān)鍵詞]高校;學籍檔案;學籍檔案管理;檔案利用
按照高等學校檔案實體分類辦法,學籍檔案屬于教學檔案類,學籍檔案占了教學檔案相當大的比例。學籍檔案是對學生德、智、體諸方面表現(xiàn)狀況的全面的、歷史的綜合反映,它來源于學校的教學行政管理和教學業(yè)務活動,即“教”、“管”、“學”的過程[1]。本文所指的畢業(yè)生學籍檔案是學生畢業(yè)后各部門各學院移交給校檔案館保存以便為學校、師生和社會提供利用的檔案資料,而非學生畢業(yè)隨學生本人檔案轉(zhuǎn)至工作單位或報到單位的那部分學籍檔案資料。畢業(yè)生學籍檔案具有“原始性”“歷史性”“記錄性”,“原始的歷史記錄”是學籍檔案的本質(zhì)屬性[2]。就近幾年學校實際來看,畢業(yè)生學籍檔案主要包括畢業(yè)生的紙質(zhì)學籍表(卡)、學籍附表、成績單等。
一、畢業(yè)生學籍檔案的利用價值
隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加,市場對人才的需求,突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下:
首先,憑證價值。畢業(yè)生學籍檔案從形成規(guī)律來看,它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載,是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次,參考價值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料,掌握畢業(yè)生全貌,評判畢業(yè)生優(yōu)劣,選拔優(yōu)秀人才,實現(xiàn)用好人才。再次,社會價值。從本校檔案利用登記表看,畢業(yè)生學籍檔案服務于學生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫(yī)療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動,滿足學校、師生、社會的利用需求。
二、畢業(yè)生學籍檔案管理主要存在的問題
1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業(yè)9198名學生的學籍檔案資料來看,主要存在以下問題,對學籍檔案不夠重視,書寫內(nèi)容錯誤、不全,書寫字跡不清、隨意涂改,簽字漏簽,未粘貼照片,鑒定評語不實,獎懲沒有記載,公章加蓋錯誤,材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國(英文)成績檔案的過程中,利用者要求時間緊,同一時期內(nèi)要求辦理的人員較多,工作量較大,現(xiàn)有能力無法滿足所有利用者意愿,因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平,是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。
3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入,隨著人數(shù)的急劇增長,已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要,有待加強學習,普遍采用數(shù)據(jù)導入功能,可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接,自由導入導出表格,避免手工錄入信息的耗時和錯誤,提高工作效率。
三、畢業(yè)生學籍檔案管理的相應對策
1、培養(yǎng)檔案意識,注重法規(guī)學習。首先,培養(yǎng)學生檔案意識,使學生了解檔案的重要性,知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用;提高教師檔案意識,提高歸檔質(zhì)量,促進檔案管理工作。其次,學習有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規(guī)定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規(guī)和文件,明確檔案工作流程,從檔案收集歸檔到查詢利用,做到依法治檔,遵循規(guī)范化、制度化、科學化要求,使檔案工作納入法治化軌道,實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。
2、加強隊伍建設,完善規(guī)范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程,積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬,認真負責,熟悉檔案業(yè)務和學生管理,具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規(guī)范工作用語,熟悉專門術(shù)語,按章辦事,遵守程序,求真務實,提高效率,促進工作的高效、快捷、準確、規(guī)范。學籍檔案規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程,僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施,需要把所有的規(guī)范標準按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個科學的有機整體——學籍檔案規(guī)范體系[3],就本?,F(xiàn)狀來看,專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部(學生處)、教務處、招生就業(yè)處相關(guān)負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現(xiàn)專門術(shù)語的統(tǒng)一、規(guī)范和標準,便于相互交流,利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度,提高業(yè)務素質(zhì),規(guī)范部門立卷,加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。
3、拓展管理系統(tǒng)的開發(fā)利用。隨著招生規(guī)模擴大,學籍檔案數(shù)量龐大,本校借助信息化、數(shù)字化有力條件,2003年采用了南大之星檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng),實現(xiàn)了全校各部門各類文件網(wǎng)上分類歸檔管理,方便了查詢、利用,實現(xiàn)了檔案的接收準度、處理速度、利用效度。檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng),一定程度上實現(xiàn)了管理的方便,但仍需開發(fā)利用其真正價值,如隨著利用率的提高,頻繁翻閱紙質(zhì)檔案,存在壞損風險,因此將紙質(zhì)學籍檔案原件掃描,存儲電腦之中,上傳至管理系統(tǒng),緩解紙質(zhì)檔案磨損,提高查找利用效率,建立電子檔案為主,紙質(zhì)檔案為輔的檔案管理制度是今后改進創(chuàng)新之處。
4、加強校際間學籍檔案管理經(jīng)驗交流。高校發(fā)展到一定程度,原有學籍檔案管理制度就會在某些方面表現(xiàn)出不足,制約管理的效率,加強校際間學籍檔案管理經(jīng)驗交流成為“沖破學籍檔案管理瓶頸的突破口”[4],有利于發(fā)現(xiàn)自身盲點與缺陷,互相學習,彼此借鑒,節(jié)約成本,提高效率。
參考文獻
[1]劉英.談高校學籍檔案的特點及管理[J].山西檔案,1993,(3):22.
[2]陸蘇榕.淺談高校學籍檔案的本質(zhì)屬性與學籍檔案管理[J].教育與職業(yè),2008,(27):190.