王菁慧

[摘 要]改變傳統(tǒng)檔案管理工作方法，推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理。檔案的信息化管理通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法提高管理水平與辦公效率。

[關(guān)鍵詞]檔案信息開(kāi)發(fā)；創(chuàng)效機(jī)制；創(chuàng)建

一、新形勢(shì)下的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的必要性

檔案信息資源作為信息資源的一個(gè)組成部分，是人類(lèi)參與社會(huì)活動(dòng)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，獲取可利用的檔案信息集合。其特點(diǎn)可以概括為：一是智能性：檔案信息資源是一種知識(shí)資源，是人類(lèi)存儲(chǔ)和傳播知識(shí)的一種形式，檔案信息資源中包含了人類(lèi)的智慧和勞動(dòng)，就決定其智能性；二是文化性從檔案的產(chǎn)生來(lái)看，檔案是文化積累的產(chǎn)物，是對(duì)文化信息客觀記錄，長(zhǎng)期存儲(chǔ)的傳承載體，也是文化傳播的電子媒介；三是可共享性。檔案信息的可共享性決定了檔案信息資源的可共享性，有效開(kāi)發(fā)和合理共享決定了它所能創(chuàng)造的價(jià)值和效益；四是多元性；檔信息資源是對(duì)一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)或一個(gè)組織的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)等方面發(fā)展的全面反映，賦予了檔案信息的多元性。

檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理檔案。可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行檔案查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，改變了過(guò)去傳統(tǒng)的手工管理，向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，大大的提高了檔案利用工作的效率和質(zhì)量，為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是檔案管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省大量人力和時(shí)間，以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)效

檔案信息開(kāi)發(fā)創(chuàng)效是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的根本所在，通過(guò)對(duì)檔案信息編研成果的正確評(píng)估，構(gòu)建起較為完善的保證檔案信息資源開(kāi)發(fā)的管理運(yùn)行體系，形成科學(xué)合理的評(píng)價(jià)機(jī)制，推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的深入發(fā)展，從而不斷提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用水平，促進(jìn)歷史文化財(cái)富向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化，使檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、和諧社會(huì)服務(wù)。

在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源辦法的研究上，我們重點(diǎn)解決如何有效地開(kāi)發(fā)利用檔案資源問(wèn)題。檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的方式，既不能拋棄傳統(tǒng)的接待服務(wù)，又必須在此基礎(chǔ)上有所發(fā)展；既要體現(xiàn)對(duì)檔案利用工作的延伸，又必須突出較強(qiáng)的針對(duì)性和操作的可行性。因此，我們?cè)谘兄崎_(kāi)發(fā)利用檔案信息資源辦法時(shí)，提出了6種開(kāi)發(fā)利用工作形式：1、接待查檔；2、開(kāi)架閱覽；3、展覽服務(wù)；4、信息報(bào)道、交流；5、檔案信息加工；6、配合業(yè)務(wù)技術(shù)部門(mén)提供必要的科技檔案資料。從而，利用檔案信息資源有了一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一政策、統(tǒng)一行動(dòng)、方便操作的辦法，較好地解決了檔案部門(mén)存在的不思開(kāi)發(fā)、不善開(kāi)發(fā)、不講效益的問(wèn)題。

在檔案信息資源開(kāi)發(fā)成果考評(píng)辦法的研究上，我們重點(diǎn)解決開(kāi)發(fā)利用檔案所創(chuàng)社會(huì)效益的評(píng)估問(wèn)題。研究中，我們把檔案編研成果的評(píng)估作為突破口，研制提出了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益、現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值與長(zhǎng)遠(yuǎn)潛在價(jià)值、推出應(yīng)用與社會(huì)效果、定性分析與定量分析相結(jié)合的多指標(biāo)評(píng)價(jià)的四個(gè)原則：提出了從創(chuàng)新程度來(lái)衡量編研成果水平、從價(jià)值尺度大小來(lái)衡量編研成果的實(shí)用價(jià)值、從應(yīng)用的范圍和效果來(lái)衡量推廣價(jià)值等每項(xiàng)缺一不可的綜合測(cè)評(píng)內(nèi)容；同時(shí)，對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)創(chuàng)效評(píng)審的組織和程序作了規(guī)定。同時(shí)規(guī)定了“開(kāi)發(fā)創(chuàng)效有獎(jiǎng)”的政策。從而使檔案信息利用資源有了一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一政策、統(tǒng)一行動(dòng)、方便操作的辦法，較好地解決了檔案部門(mén)存在的不思開(kāi)發(fā)、不善開(kāi)發(fā)、不講效益的問(wèn)題。

在開(kāi)發(fā)利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益測(cè)算辦法的研究上，我們重點(diǎn)解決開(kāi)發(fā)利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的定量測(cè)算方法問(wèn)題。我們側(cè)重對(duì)開(kāi)發(fā)利用文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益測(cè)算方法的研究：根據(jù)開(kāi)發(fā)利用文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案所創(chuàng)效益的不同、形式的不同，規(guī)定了建立健全效益測(cè)算、登記、統(tǒng)計(jì)和獎(jiǎng)勵(lì)等保證措施。從中使檔案部門(mén)開(kāi)發(fā)利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益有了測(cè)算的依據(jù)。

三、檔案信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)效的幾點(diǎn)思考

（一）信息開(kāi)發(fā)利用反饋與檔案信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)效

對(duì)于開(kāi)發(fā)利用效益評(píng)價(jià)牽涉到檔案信息的形成、貯藏、信息價(jià)值開(kāi)發(fā)方式，利用各受益情況等各個(gè)方面，還牽涉到當(dāng)前效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益、直接效益與間接效益、社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益等。建立合理的檔案信息開(kāi)發(fā)利用反饋機(jī)制是檔案信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)效的基礎(chǔ)。

（二）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)效

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及和大量電子文件的涌現(xiàn)，檔案信息的開(kāi)發(fā)利用必然發(fā)生根本性的變革。逐步向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，如以檔案編研成果來(lái)充實(shí)檔案網(wǎng)站，豐富檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，使館藏檔案成為檔案網(wǎng)站獨(dú)特的信息源；利用檔案網(wǎng)站公布檔案編研成果，也是檔案管理部門(mén)公布檔案信息的一種最經(jīng)濟(jì)、最快捷的方式。這不僅為檔案信息資源利用開(kāi)辟了一個(gè)新界面，同時(shí)也對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)提出了更高的要求。檔案信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)效應(yīng)由靜態(tài)思維向動(dòng)態(tài)思維轉(zhuǎn)變。

（三）開(kāi)發(fā)合作與檔案信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)效

實(shí)施檔案信息資源合作戰(zhàn)略，是提升檔案信息資源的價(jià)值，降低開(kāi)發(fā)成本、分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用信息的有效途徑。一方面通過(guò)檔案部門(mén)自身資源的整合，可以打破條塊分割，集中優(yōu)勢(shì)力量，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同攻關(guān)，避免重復(fù)；另一方面，通過(guò)與社會(huì)相關(guān)部門(mén)、專(zhuān)家的合作，整合資源，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，創(chuàng)造價(jià)值，互相推動(dòng)，提高信息資源共享。

參考文獻(xiàn)：

[1]龐衛(wèi)青.淺析檔案信息資源的開(kāi)發(fā)[J].檔案學(xué)研究，2013（S1）.

[2]羅寧.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作淺析[J].黑龍江檔案，2010（02）.