馬慧慧

[摘 要]高職院校檔案管理工作是一種基礎(chǔ)性職務(wù)，同時也是高等職業(yè)院校管理職務(wù)的顯要組構(gòu)成分。最近幾年以來，我國高等職業(yè)教育的發(fā)展突飛猛進(jìn)，高等職業(yè)院校的檔案管理水準(zhǔn)也有了顯著的提升，然而，伴隨著形勢的全面拓展與新一階段高等職業(yè)院校評析系統(tǒng)的啟動，高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)還產(chǎn)生了某些難題。本文探討了高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)低水準(zhǔn)的現(xiàn)狀，并且面對此類難題提供了相應(yīng)的破解策略。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀分析；對策探討

一、目前高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)的狀況

（一）檔案管理職務(wù)在高職院校的地位低

很多年以來，高等職業(yè)院校對于檔案管理職務(wù)是高等職業(yè)院校的一種基礎(chǔ)性的管理職務(wù)已達(dá)成一致意見，然而，因為檔案管理職務(wù)同時也是一種服務(wù)類型的職務(wù)，所以許多高等職業(yè)院校表示檔案管理職能較難發(fā)生所謂的能直接凸顯的辦學(xué)功效，因此，導(dǎo)致了高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)目前所處位置的狀況：在高等職業(yè)院校許多的管理職務(wù)中，檔案管理職務(wù)不能凸顯教師才能，是陪襯高職院校其它職務(wù)的綠葉，是別類管理職務(wù)的儲存庫與奠基石。許多高等職業(yè)院校在理念上意識到了檔案管理職務(wù)的顯要性，然而在現(xiàn)實工作中沒有產(chǎn)生對檔案管理職務(wù)的注重，特別是某些高等職業(yè)院校以院校機構(gòu)變革為托詞，有意識地弱化檔案管理機構(gòu)的管理職務(wù)功能與地位，使檔案管理機構(gòu)沒有發(fā)揮其價值。所以，在高等職業(yè)院校的所有檢查評析中大家通常會察覺到如下狀況：急需的資料數(shù)據(jù)缺失或匱乏，現(xiàn)存的或完善的資料數(shù)據(jù)大部分是臨時抱佛腳編造出來的。

（二）檔案管理任職人員專業(yè)素質(zhì)低下

現(xiàn)今，許多高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍都不高。高等職業(yè)院校檔案管理人員大多都并非專業(yè)人士，并未受過檔案管理專業(yè)的訓(xùn)練，也缺乏相關(guān)專業(yè)的高等學(xué)歷：某些高等職業(yè)院校為了吸收或留下引薦的教授、博士后等高端人才，而將他們的親屬分配到檔案管理機構(gòu)任職；甚至某些高等職業(yè)院校為了拉攏關(guān)系而聘任臨時工來進(jìn)行檔案管理工作。此類的任職人員隊伍，導(dǎo)致高職院校檔案管理員工對檔案管理職務(wù)的地位與顯要性注重不足甚至完全忽視。而且檔案管理機構(gòu)和其它管理的職務(wù)部門溝通很少，匱乏檔案訊息的獲取渠道，其職務(wù)人員匱乏電腦操作能力，檔案管理職務(wù)的變革更新很難實施，這便使得高等職業(yè)院校的檔案管理職務(wù)顯得僵硬呆板，很大程度上阻礙了高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)水平的提升。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備陳舊落后

現(xiàn)今，許多高等職業(yè)院校檔案管理機構(gòu)已初步配置了計算機等辦公設(shè)施，然而計算機的應(yīng)用領(lǐng)域僅僅局限在檔案條目等文字的輸入，檔案應(yīng)用的無紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)電子化程度十分低。某些檔案管理機構(gòu)并未配置相應(yīng)的設(shè)施，甚至連計算機都并非現(xiàn)代化的計算機，其中有的是其他系部或處室棄用的計算機，通過維修改裝后設(shè)置的，難以配置現(xiàn)代化的管理軟件系統(tǒng)。更加突出的，是直到今天某些高等職業(yè)院校檔案的采集、記錄、編排、分門別類等各項工作都靠人工手寫，并非采取現(xiàn)代化的訊息技術(shù)。因為人工手寫速率低、出錯率高、工作量異常巨大，當(dāng)面臨檢查評析時，此類高職院校的檔案管理人員必需頻繁地深夜趕工突擊編輯，致使檔案訊息出錯率高漲、漏洞頻現(xiàn)，非常大地削弱了檔案管理卷宗的品質(zhì)與可信度。

（四）高職院校檔案應(yīng)用率低

現(xiàn)今，許多高等職業(yè)院校檔案管理的內(nèi)容依然是以基礎(chǔ)建設(shè)、黨員職務(wù)、行政教學(xué)、財務(wù)類檔案為主，其它科目的檔案內(nèi)容幾乎沒有。例如圖片檔案、語音檔案、錄像檔案、實體物檔案等十分缺乏，本院校的特色檔案更是所剩無幾，即使有一些也由于保存不當(dāng)之類的因素而陳舊損傷。如此就使檔案管理職務(wù)全方位為教學(xué)研究、用人機構(gòu)和檢查評析服務(wù)的職能作用弱化，檔案應(yīng)用面也變得十分狹窄。并且因為陳舊思想理念的影響和脫離時代的檔案管理規(guī)章制度的限制，導(dǎo)致一些高等職業(yè)院校的檔案管理職員匱乏服務(wù)意識、工作效益低下，致使檔案主體的需求通常需辦理許多紛繁復(fù)雜的手續(xù)才可以滿足，如此就很大地減少了檔案的利用效率。

二、高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)的發(fā)展對策

（一）提高高職院校檔案的認(rèn)識水平

必需充足理解高等職業(yè)院校檔案的內(nèi)涵價值、地位以及功效意義。眾人皆知，高等職業(yè)院校的檔案內(nèi)容是別類管理職務(wù)的重要訊息源頭之一，是高等職業(yè)院校的財富庫藏。其對于推進(jìn)高等職業(yè)院校的教育教學(xué)創(chuàng)新變革、科學(xué)化管理院校、提升教育教學(xué)品質(zhì)、拓展科學(xué)研究、提升工作效益、維護院校各項權(quán)益、展覽院校各項特色以及發(fā)展流程具有至關(guān)重要的作用價值。

（二）提升高職院校規(guī)范化檔案管理水準(zhǔn)

高職院校規(guī)章體制是實現(xiàn)檔案管理職能規(guī)范化的行事準(zhǔn)則。高等職業(yè)院校必需嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)的檔案法規(guī)，綜合本院校的客觀狀況，制訂相應(yīng)的可操作的規(guī)章制度與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并對此類規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落實與履行狀況進(jìn)行周期性檢驗、獎罰評析，依據(jù)法律法規(guī)實行治理檔案、維護檔案、使用檔案。建設(shè)有成效且井然有序的管理機制。強化檔案監(jiān)管職務(wù)部門的責(zé)任意識，建設(shè)出一個知法守法的高素養(yǎng)的檔案管理專業(yè)化人才單位，在職務(wù)工作中強調(diào)按章處事，堅決履行堅持原則不動搖的要求，履行職務(wù)水準(zhǔn)不走樣，執(zhí)行程序不投機取巧，嚴(yán)格遵規(guī)守紀(jì)。如此方能保障高等職業(yè)院校檔案管理職能規(guī)范化、高水平。

三、結(jié)束語

總而言之，伴隨著高等職業(yè)院校的飛速發(fā)展，檔案管理職務(wù)也發(fā)生了較大的進(jìn)步，然而依然產(chǎn)生了很多難題。為了加速高等職業(yè)院校檔案管理工作拓展的現(xiàn)代化流程，提升高等職業(yè)院校檔案資料的應(yīng)用率，面向全社會開放檔案實現(xiàn)其經(jīng)濟服務(wù)的價值，就必需要求各大高等職業(yè)院校將檔案管理工作放在顯要的地位，強化全體工作人員的檔案服務(wù)意識，擴充檔案的收集領(lǐng)域，強化檔案資料的管理工作，給予全院校師生優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充足發(fā)揮檔案職能在教育教學(xué)、科學(xué)研究管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、實習(xí)培訓(xùn)等各方面的顯著作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙國俊.我國圖書情報與檔案管理學(xué)科發(fā)展中的分化與整合[J].情報資料工作，2013，（3）