摘 要：作為日常辦公必不可少的文字編輯工具，Word軟件的使用是辦公人員的必備技能。在辦公中使用Word軟件的意義非凡，除了用到它的一些常用功能之外，還有許多應(yīng)用上的小技巧，因此，本文將對(duì)Word軟件在日常辦公中的靈活應(yīng)用進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：Word軟件；日常辦公；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP391.12

通過使用Word軟件，辦公工作人員不僅可以創(chuàng)建出具有專業(yè)水平的文檔，還可以協(xié)同他人在任何地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，雖然Word軟件非常簡(jiǎn)單易學(xué)，很多的辦公室工作人員都已經(jīng)比較熟悉Word軟件的基本操作，但是關(guān)于Word軟件還有許多的應(yīng)用小技巧，可以使得辦公工作人員更輕松、便捷地使用Word軟件，以下將對(duì)此展開論述。

1 文檔處理技巧

首先，在使用Word軟件時(shí)經(jīng)常會(huì)需要同時(shí)打開多個(gè)文檔進(jìn)行集中編輯或者瀏覽，此處可供選擇方法如下：（1）在Word軟件沒啟動(dòng)的時(shí)候，在資源管理器中將要打開的多個(gè)文檔進(jìn)行選定，如果要打開的文件之間是連續(xù)的，可以通過在按下Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)進(jìn)行選定，如果不是連續(xù)的，可以在按下ctrl鍵的同時(shí)通過鼠標(biāo)進(jìn)行文檔選定，選定好要打開的文檔之后就按下回車鍵，則可以讓W(xué)ord軟件將所選的文檔同時(shí)打開；（2）在Word軟件已經(jīng)啟動(dòng)的時(shí)候，則可以直接單擊“打開”按鈕，在彈出的對(duì)話框中一一選擇所要打開的文件即可。

其次，是關(guān)于如何在多文檔之間進(jìn)行切換的方法，因?yàn)閃ord軟件編輯界面中通常只有一個(gè)文檔，而且如果打開了的文檔太多，在Word軟件中的任務(wù)欄由于長(zhǎng)度有限也是無法全部顯示出來的，所以除了直接通過任務(wù)欄來切換文檔的方法之外，還有：（1）單擊“窗口”菜單，在出現(xiàn)的選擇欄下方會(huì)顯示出已打開的文檔名，其中正在編輯的文檔前會(huì)打?qū)矗梢詫?duì)其它文檔進(jìn)行單擊，即可完成切換；（2）在當(dāng)前編輯窗口中直接按下組合鍵ctrl+shift+f6可以從當(dāng)前編輯的文檔切換到下一個(gè)文檔，或者按下組合鍵ctrl+f6使當(dāng)前文檔直接切換到上一個(gè)文檔。

然后，在Word軟件中難免會(huì)遇到同時(shí)關(guān)閉多個(gè)文檔的時(shí)候，此時(shí)通?？稍诎聪聅hift鍵的同時(shí)單擊菜單中的文件選項(xiàng)，里面的命令已經(jīng)變成了“全部關(guān)閉”或者“全部保存”的兩個(gè)選項(xiàng)，根據(jù)自己的實(shí)際需要進(jìn)行選擇即可。如果并不是想對(duì)文件進(jìn)行全部關(guān)閉或者全部保存的執(zhí)行命令的話，可以在按下ctrl鍵的同時(shí)直接單擊任務(wù)欄上想要執(zhí)行關(guān)閉命令的文檔，當(dāng)點(diǎn)擊的圖標(biāo)都顯示成為凹下的狀態(tài)之后，對(duì)其再進(jìn)行單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“關(guān)閉組”即可將關(guān)閉所選的文檔。

接著，對(duì)同一文檔的某個(gè)部分常常要執(zhí)行局部的操作，因此應(yīng)該先對(duì)所需部分進(jìn)行直接定位，將其顯示出來在執(zhí)行對(duì)應(yīng)操作，通常可以：（1）通過不同的窗口來把所需的同一文檔的不同部分顯示出來，先在已打開文檔的前提下單擊“窗口”菜單，選擇“新建窗口”命令，出現(xiàn)已打開文檔的副本，通過對(duì)這兩個(gè)文檔窗口的調(diào)整，比如窗口切換和窗口滾動(dòng)方法等，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)同一文檔不同部分顯示的效果；（2）也可以通過同一窗口的子窗口來對(duì)同一文檔的不同部分進(jìn)行顯示，先單擊“窗口”菜單，選擇“拆分”選項(xiàng)，鼠標(biāo)會(huì)變成橫線形式，通過對(duì)鼠標(biāo)的移動(dòng)來對(duì)當(dāng)前文檔窗口進(jìn)行拆分，之后得到的兩個(gè)子窗口是相互獨(dú)立，處于激活狀態(tài)，可以對(duì)其執(zhí)行對(duì)應(yīng)操作。

此外，可以對(duì)某些默認(rèn)為自動(dòng)添加的項(xiàng)目符號(hào)或者編號(hào)進(jìn)行永久取消，比如換行時(shí)在行首自動(dòng)添加的編號(hào)或者項(xiàng)目符號(hào)，取消這種設(shè)置的方法是：（1）在每次編輯文檔的時(shí)候，單擊“格式”菜單，選擇“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”選項(xiàng)，對(duì)其執(zhí)行取消操作；（2）一次性取消項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)可以先單擊“格式”菜單，選擇“自動(dòng)套用格式”，在彈出的對(duì)話框里面選擇“選項(xiàng)”，然后再點(diǎn)擊“自動(dòng)更正”，在“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)中去掉“自動(dòng)符號(hào)和編號(hào)”前的對(duì)勾，接下來在“自動(dòng)更正”的對(duì)話框中選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，在彈出對(duì)話框中去掉“自動(dòng)項(xiàng)目符號(hào)列表”和“自動(dòng)編號(hào)列表”前的對(duì)勾，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

最后，可以關(guān)閉拼寫檢查，避免文檔中出現(xiàn)彩色波浪線引起的文檔不美觀現(xiàn)象，先單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中選擇“拼寫和語(yǔ)法”選項(xiàng)，再點(diǎn)擊“拼寫”，去掉“鍵入時(shí)檢查拼寫”復(fù)選框錢的對(duì)勾即可。

2 受損文檔恢復(fù)

在文檔編輯中難免遇到一些緊急突發(fā)情況導(dǎo)致文檔無法進(jìn)行保存，比如斷電、死機(jī)、程序無法響應(yīng)操作等，為了避免由于文件受損所引起的損失，通?？梢圆捎靡韵路椒▉砘謴?fù)受損文件。

2.1 自動(dòng)恢復(fù)Word文檔。一般在文檔受損之后，可以重啟計(jì)算機(jī)，直接打開Word軟件，系統(tǒng)會(huì)對(duì)受損文件是否進(jìn)行自動(dòng)恢復(fù)跳出對(duì)話，可以選擇自動(dòng)保存項(xiàng)目，則系統(tǒng)開始執(zhí)行受損文件的修復(fù)?；蛘咭部梢栽O(shè)置自動(dòng)保存時(shí)間，來提高受損文件自動(dòng)恢復(fù)的有效性，先單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中的保存中勾選“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”和“允許后臺(tái)保存”這兩個(gè)選項(xiàng)，并設(shè)置合理的時(shí)間間隔，最后單擊“確定”即可。當(dāng)然也可以在日常文檔編輯的時(shí)候及時(shí)按下組合鍵ctrl+s來保存文檔，提高文檔的編輯效率。

2.2 恢復(fù)文檔。除了Word軟件中的自動(dòng)恢復(fù)之外，還可以使用對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)載器來實(shí)現(xiàn)文本恢復(fù)。先單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”中的“常規(guī)”菜單，勾選上面的“打開時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換”選項(xiàng)，接著回到界面，單擊“打開”菜單，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“查找范圍”，選擇文檔的保存路徑，然后點(diǎn)擊“文件類型”，選中其中的“從任意文件中恢復(fù)文本”選項(xiàng)同時(shí)，勾選要打開的文檔，執(zhí)行打開操作即可恢復(fù)文本內(nèi)容。

3 用數(shù)字化方式調(diào)整對(duì)象

3.1 調(diào)整圖片屬性。在圖片導(dǎo)入之后，雙擊選中對(duì)象，在彈出的對(duì)話框中選擇“大小”選項(xiàng)，使用相應(yīng)的輸入欄來進(jìn)行微調(diào)圖片的大小，若插入的是自選圖片，應(yīng)當(dāng)雙擊圖片后，在彈出的對(duì)話框中選擇“大小”選項(xiàng)進(jìn)行圖片調(diào)整。如果是要進(jìn)行圖片裁剪，則應(yīng)當(dāng)單擊“圖片”選項(xiàng)，可以從四個(gè)方向?qū)崿F(xiàn)對(duì)圖片的裁剪。

3.2 調(diào)整文本縮進(jìn)。粗略調(diào)整文本縮進(jìn)的辦法是將水平標(biāo)尺上的標(biāo)記拖到指定位置即可，較為精細(xì)的調(diào)整方法是先單擊“格式”菜單，選擇“段落”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)，在要改動(dòng)的項(xiàng)目后面輸入需要的數(shù)值即可。當(dāng)然還可以按下Alt按鍵的同時(shí)拖動(dòng)水平標(biāo)尺到一定的縮進(jìn)標(biāo)記，由標(biāo)尺所顯示的數(shù)字進(jìn)行精確調(diào)整。

3.3 調(diào)整表格屬性。對(duì)插入表格的位置、行高以及列寬的調(diào)整方法先是選中表格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”選項(xiàng)，在隨后的對(duì)話框中依次選擇“表格”、“行”、“列”選項(xiàng)，單擊“指定寬度”，在其對(duì)應(yīng)的輸入框中輸入對(duì)應(yīng)數(shù)字即可對(duì)表格的多種屬性實(shí)現(xiàn)數(shù)字化調(diào)整了。當(dāng)然我們也可以對(duì)表格與周圍文字之間的距離進(jìn)行數(shù)字化調(diào)整，先單擊“表格”選項(xiàng)卡，在“文字環(huán)繞”中選擇“環(huán)繞”，點(diǎn)擊其右側(cè)的“定位”按鍵，在彈出的對(duì)話框中即可設(shè)定表格與周圍文字之間的距離。

3.4 調(diào)整單元格文本與邊框距離。如果不需要使用Word軟件中默認(rèn)的單元格中文本與邊框設(shè)置，可以對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，先選中要調(diào)整距離的單元格，打開“表格屬性”對(duì)話框，選擇“單元格”選項(xiàng)，然后單擊“選項(xiàng)”按鈕，在彈出來的對(duì)話框中去掉“與整張表格相同”復(fù)選框錢的對(duì)勾，結(jié)合下方的輸入框以及微調(diào)按鈕來實(shí)現(xiàn)單元格中的文本與邊框距離。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，掌握了Word軟件中的常用功能會(huì)使日常辦公變的更便捷，如果對(duì)Word軟件更多的使用技巧都能熟練掌握以及運(yùn)用的話，不僅可以有效地避免了文檔數(shù)據(jù)受損以及數(shù)據(jù)丟失，保證文檔編輯的安全性和、準(zhǔn)確性和高效性，辦公工作人員無疑會(huì)在之后的辦公事務(wù)中明顯地提高自己日常工作的質(zhì)量和效率，一定程度上促進(jìn)公司的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：白曉（1982.02-），男，山西太原人，本科，助講，研究方向：計(jì)算機(jī)軟件。

作者單位：湖北工業(yè)大學(xué)理學(xué)院，武漢 430068