史春芳

【摘 要】本文分析了紹興高校文印管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，闡述了以校園一卡通平臺(tái)建立自助文印系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，以解決當(dāng)前存在的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】高校；自助文??；實(shí)踐

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，紹興高校數(shù)字化建設(shè)也在大踏步地前進(jìn)，文件資料的復(fù)印、打印、掃描成為文獻(xiàn)資料傳播以及知識(shí)管理的重要方式。但是傳統(tǒng)模式下管理及運(yùn)營(yíng)方式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代高校數(shù)字化的發(fā)展需要，也無(wú)法滿足高校師生日益增長(zhǎng)的需求。在這背景之下，高校自助文印系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

高校自助文印系統(tǒng)平臺(tái)是構(gòu)建在現(xiàn)有校園一卡通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，利用數(shù)字復(fù)印機(jī)的功能，使用一卡通自助復(fù)印、打印、掃描，并且可以根據(jù)復(fù)印打印的紙張類型、數(shù)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)從卡中扣費(fèi)，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)人化管理。

1 紹興高校文印管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 管理模式落后、工作效率低

紹興高校一般設(shè)立一個(gè)文印中心或在各樓層設(shè)置復(fù)印點(diǎn)，師生需要復(fù)印文檔時(shí)交由專人進(jìn)行復(fù)印同時(shí)以現(xiàn)金方式收取一定費(fèi)用，設(shè)備管理人員每天花大量的時(shí)間處理各個(gè)設(shè)備出現(xiàn)的各種狀況，（耗材、維修等），管理模式相對(duì)落后，效率低、成本高，受時(shí)間和空間的限制，無(wú)法實(shí)現(xiàn)24小時(shí)服務(wù)。

1.2 設(shè)備較多且功能單一，無(wú)法滿足師生日益增長(zhǎng)的需求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和維護(hù)

紹興高校有數(shù)量眾多的復(fù)印設(shè)備，但是只能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的黑白復(fù)印功能。無(wú)法滿足師生日益增長(zhǎng)的彩色復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)打印和掃描等需求，更重要的是無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一計(jì)費(fèi)管理，必須由人工收取費(fèi)用，無(wú)法進(jìn)行詳細(xì)的成本核算和管理。大部份文印設(shè)備并沒(méi)有連接到局域網(wǎng)中來(lái)，管理人員不能及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)掌握設(shè)備運(yùn)行狀況和文件輸出量，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力。

1.3 文檔文件的打印缺乏安全性

紹興高校師生需要打印很多文檔文件，他們必須先用存儲(chǔ)盤 、郵件下載的方式將打印復(fù)印內(nèi)容拷貝到打印復(fù)印點(diǎn)，再進(jìn)行打印復(fù)印，這樣不但需要提供存儲(chǔ)介質(zhì)，而且加大了病毒傳播危險(xiǎn)性，容易造成校園網(wǎng)內(nèi)病毒泛濫 ，缺乏安全性。

2 自助文印系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)及對(duì)現(xiàn)在的改變

2.1 自助復(fù)印、打印、掃描，無(wú)人化管理

師生可以在使用電腦上從校園網(wǎng)下載高校自助文印系統(tǒng)客戶端安裝插件，通過(guò)身份人證后，可以隨意提交管理打印文檔、下載掃描文件、查旬自己的使用記錄、查看各復(fù)印機(jī)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)位置、服務(wù)時(shí)間、復(fù)印機(jī)運(yùn)行狀態(tài)等。高校自助文印系統(tǒng)利用校園現(xiàn)成的網(wǎng)絡(luò)，師生打印不受時(shí)間、空間限制，在校園任何可以連到文印系統(tǒng)服務(wù)器的電腦上都可以提交打印任務(wù)，然后在任何規(guī)定的期間去自助點(diǎn)刷卡交費(fèi)提取所需打印文擋。

2.2 自動(dòng)扣款，便于財(cái)務(wù)對(duì)賬

高校自助文印系統(tǒng)支持高校一卡通無(wú)縫連接，學(xué)生自助復(fù)印、打印、掃描，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)扣款，記錄上傳一卡通中心，并在文印系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)生成記錄與報(bào)表，解決長(zhǎng)期文印服務(wù)對(duì)帳難、收費(fèi)麻煩的問(wèn)題。

2.3 管理人員可以遠(yuǎn)程控制，及時(shí)了解設(shè)備運(yùn)作狀況

管理人員在遠(yuǎn)程管理端輕松看到所有復(fù)印機(jī)的參數(shù)和IP、運(yùn)行狀態(tài)是否正常，各類紙張還有多少，系統(tǒng)能夠在缺墨、少紙、卡紙、網(wǎng)絡(luò)故障等非正常情況提醒管理員，系統(tǒng)自動(dòng)停止非正常情況下復(fù)印機(jī)的各類相關(guān)服務(wù)。管理員可以通系統(tǒng)遠(yuǎn)程設(shè)置每臺(tái)復(fù)印機(jī)打印，復(fù)印、掃描的各中費(fèi)率靈活設(shè)置，并可設(shè)置各復(fù)印機(jī)服務(wù)時(shí)間，對(duì)故障進(jìn)行及時(shí)維修。

2.4 方便校園設(shè)點(diǎn)、節(jié)約成本、 低碳環(huán)保

高?？梢愿鶕?jù)師生的學(xué)習(xí)區(qū)和生活區(qū)的密集度采用多點(diǎn)服務(wù)，方便學(xué)生全天候復(fù)印、打印、掃描。高校通過(guò)自主文印系統(tǒng)，將無(wú)需打印的文稿以電子文件保存，大大地減少了紙張的浪費(fèi)，增強(qiáng)了師生的節(jié)約意識(shí)，低碳環(huán)保；有利于學(xué)生提高學(xué)習(xí)效率，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。

3 實(shí)踐案例

在國(guó)內(nèi)，自助式文印系統(tǒng)是近來(lái)在高校逐步流行的一種自助式服務(wù)系統(tǒng)，如中山大學(xué)、華南理工大學(xué)等眾多高校已投入使用，得到了廣大師生的好評(píng)和認(rèn)可；極大地幫助了師生提高工作和學(xué)習(xí)的效率。在實(shí)施該系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)，師生的復(fù)印、打印量的總額大大增加，充分說(shuō)明了該系統(tǒng)在高校中的受歡迎程度和實(shí)用性。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著近年來(lái)數(shù)字化校園的建設(shè)以及校園一卡通等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代高校的發(fā)展也越來(lái)越離不開(kāi)信息技術(shù)的支撐。復(fù)印、打印、掃描系統(tǒng)作為文獻(xiàn)資料重要的傳播途徑也正在受到越來(lái)越多的重視。自助文印系統(tǒng)能夠規(guī)范紹興高校的文印工作，滿足師生日益增長(zhǎng)的需求，加大校園數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展速度。紹興高?？梢愿鶕?jù)自身的辦學(xué)條件，權(quán)衡利弊，將自助文印系統(tǒng)與一卡通整合起來(lái)，為師生提供更加高效、快捷的服務(wù)方式。

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]