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        淺談做好高校辦公室主任工作的思考

        2014-08-08 17:25:43湯茂買
        學理論·下 2014年6期
        關(guān)鍵詞:高校素養(yǎng)

        湯茂買

        摘 要:辦公室是單位溝通上下、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的橋梁和紐帶。特別是高校的辦公室主任崗位更是特殊,要求更高,責任更大。作為高校辦公室主任,既要認清形勢,擺正位置,又要講究行為藝術(shù)和行為方法,創(chuàng)造性地運用各種知識和方法,妥善解決工作中的實際問題。一名合格而優(yōu)秀的高校辦公室主任,必須將服務(wù)師生作為一切工作的出發(fā)點和落腳點,才能確保高校辦公室工作順利有效開展,推動高等教育事業(yè)全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:辦公室主任;素養(yǎng);高校

        中圖分類號:G647 文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2014)18-0239-02

        辦公室是一個為單位領(lǐng)導直接服務(wù)的部門,作為單位、部門的綜合辦事機構(gòu),是溝通上下左右,是上情下達、下情上傳聯(lián)系四面八方的橋梁和紐帶,是領(lǐng)導的參謀和助手。辦公室的形象代表著單位、部門的“門面”、“窗口”的地位形象。辦公室主任作為辦公室工作的領(lǐng)導者、組織者和實施者,在單位中扮演著重要的角色。特別是在工作協(xié)調(diào)、人員安排、文件處理等方面的工作更是千頭萬緒,困難重重。我認為要當好一名辦公室主任應(yīng)具備以下基本能力,以適應(yīng)新時期辦公室工作的要求。

        一、辦公室工作的職能和性質(zhì)

        (一)辦公室的職能

        通俗來講,辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作,處于協(xié)調(diào)機關(guān)各部門、連接領(lǐng)導和基層的樞紐地位,是機關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心和指揮中心。

        1.要協(xié)助領(lǐng)導了解和掌握黨的路線、方針、政策及相關(guān)的法律法規(guī);并組織制定單位各項規(guī)章制度并加強建設(shè)、落實;

        2.要經(jīng)常組織和參與調(diào)查研究,抓好信息工作,及時向領(lǐng)導傳遞和反饋綜合信息,為領(lǐng)導決策提供可靠依據(jù);

        3.要根據(jù)上級指示、中心工作和領(lǐng)導安排制訂年度工作計劃和任期目標等發(fā)展規(guī)劃工作,并對照檢查督促和總結(jié);

        4.要組織起草、審核通知、報告、總結(jié)、紀要、報道、規(guī)劃等各種文稿,做好文字處理、文件扭轉(zhuǎn)工作,把好政策關(guān);

        5.要做好各種會議的組織準備和會議議定事項的催辦和落實工作;

        6.要承上啟下,溝通上下左右各方面的關(guān)系,安排好領(lǐng)導出行、各種公務(wù)接待和單位各項活動;

        7.要認真做好單位宣傳、財務(wù)、資產(chǎn)、安全、衛(wèi)生、保密、勞動紀律、考核、用章、開介紹信、慰問和綜合檔案管理工作;

        8.要認真做好信訪和政務(wù)公開工作,積極開展機關(guān)建設(shè)管理和單位各項后勤服務(wù)工作;

        9.要協(xié)助單位黨委開展黨建和精神文明建設(shè)相關(guān)工作;

        10.要認真完成好領(lǐng)導臨時交辦的工作任務(wù)。

        歸納起來有:參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理、督辦六大職能。

        (二)辦公室工作的性質(zhì)

        1.辦公室是領(lǐng)導決策的參謀助手。辦公室作為機關(guān)的綜合協(xié)調(diào)部門,是機關(guān)的總管,直接為領(lǐng)導服務(wù)。辦公室主任每天都要給主要領(lǐng)導同志匯報、請示工作,在匯報、請示工作的同時,必然要提出處理的建議。這就是參謀助手作用。辦公室主任也有條件給領(lǐng)導當好參謀助手。一是了解領(lǐng)導意圖,這點很重要。二是情況掌握全面。機關(guān)所有文件都經(jīng)過辦公室,辦公室領(lǐng)導同志有條件多了解情況。三是行政程序熟悉。辦公室主任是各級單位、部門領(lǐng)導的參謀長,是第一助手,責任重大,身份特殊。

        2.辦公室是機關(guān)辦公的橋梁樞紐。辦公室是機關(guān)文件運轉(zhuǎn)中心、事務(wù)處理中心、信息傳遞中心。辦公室的運轉(zhuǎn)影響到機關(guān)辦公效率,關(guān)系到機關(guān)的工作水平。只有辦公室運轉(zhuǎn)正常,才能保障整個機關(guān)的運轉(zhuǎn)正常;辦公室的工作節(jié)奏加快,督促檢查得力,才能帶動整個機關(guān)效率的提高。

        3.辦公室是機關(guān)對外的窗口。辦公室是機關(guān)對外形象的窗口,辦公室不僅是機關(guān)內(nèi)部辦公的總管,而且還發(fā)揮著聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁紐帶的重要作用。中央的方針政策、上級的指示,要靠辦公室傳達貫徹;下面的情況、基層的呼聲,要靠辦公室向上反映。辦公室每天都要收發(fā)大量的文件,處理各種會談接洽。各系所、各部門到機關(guān)辦事,首先接觸的是辦公室。在很大程度上,學校各方面是通過辦公室來評價機關(guān)的工作。辦公室工作作風、工作質(zhì)量如何,直接關(guān)系到機關(guān)的整體形象。

        二、辦公室主任應(yīng)該具備的素質(zhì)和能力

        (一)著力提高五種素質(zhì):政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)和身體素質(zhì)

        1.政治素質(zhì):是指辦公室主任在政治方面所表現(xiàn)出的素質(zhì),辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì),才能凝聚人心,領(lǐng)導下屬,才能保證各項工作沿著正確的路線健康發(fā)展,不斷取得進步。

        2.道德素質(zhì):辦公室主任的道德水準應(yīng)該表現(xiàn)為正直誠實、謙虛謹慎、嚴于律己、公正無私。其道德的優(yōu)劣,直接關(guān)系到能力的發(fā)揮、威信的建立。

        3.業(yè)務(wù)素質(zhì):是指一個人在工作中表現(xiàn)出的業(yè)務(wù)能力。作為辦公室主任,一要熟悉本單位的業(yè)務(wù)范圍和工作區(qū)間;二要對自己的分管工作了如指掌,熟悉每項工作的細節(jié)及標準,以便于加強指導。

        4.文化素質(zhì):是指辦公室主任應(yīng)具備的文化知識素質(zhì)。辦公室主任的文化素質(zhì)涉及方方面面,最基本的應(yīng)該具備較豐富的管理知識、寫作業(yè)務(wù)知識、心理學知識、經(jīng)濟知識和相關(guān)法律知識。有了豐富的文化知識,管理起來才能得心應(yīng)手。

        5.身體素質(zhì):身體是革命的本錢,身體是載智之車,寓才之本。辦公室主任的工作任務(wù)常常是繁重和緊張的。無論是體力還是腦力都消耗較大。因此,辦公室主任必須加強身體鍛煉,只有良好的身體素質(zhì),才能更好地勝任本職工作。

        (二)注重培養(yǎng)五種能力:處世能力、寫作與表達能力、組織管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力和開拓創(chuàng)新能力

        1.處世能力:一是要處事豁達,不要求全責備、斤斤計較。二是處事謹慎,不要隨心所欲、粗心大意。三是待人真誠,不要欺上瞞下、互不信任。上下之間、部門之間、同事之間都要講真誠,既不能欺騙上級部門和領(lǐng)導,更也不能愚弄師生。

        2.寫作與表達能力:口頭表達和書面表達能力,是辦公室主任的基本功。特別是文字水平,是一個合格辦公室主任素質(zhì)的綜合反映,是最基本要求。辦公室的工作與文字材料分不開。所以,辦公室主任必須具備一定文字功底和寫作水平。充分掌握常用公文的運用與寫作,才能做好文字材料報送的審核把關(guān)。

        3.組織管理能力:辦公室主任的管理能力是基本功,必須過硬,否則就不可能很好地完成任務(wù)。組織管理能力包括知人善用(人的管理)、物的管理和組織指揮(為了特定管理目標)三大方面。知人善用就是不僅要善于發(fā)現(xiàn)人才,還要善于用人,要用其所長,避其所短。在物的管理方面,要科學掌握一定的管理方法和技巧,才能將單位、部門資產(chǎn)、物資發(fā)揮出最大效益。組織指揮就是要運用各種手段、制度協(xié)調(diào)各方的力量,使其在動態(tài)上平衡,按照自己的意圖,沿著指定的方向運作,達到預(yù)期結(jié)果。

        4.溝通協(xié)調(diào)能力:辦公室工作是一個單位、部門直接為民服務(wù)和辦事的形象窗口、承上啟下的橋梁和紐帶。溝通能力是作為一名合格的辦公室主任不可或缺的基本能力。辦公室主任必須掌握一定的溝通能力、交流技巧,才能進行有效的溝通、交流,了解單位人員狀況,做到有的放矢地做好人員安排,了解服務(wù)對象、辦事人員的意愿,掌握世態(tài)變化,更好地開展工作。

        5.開拓創(chuàng)新能力:現(xiàn)在社會發(fā)展日新月異,知識更新瞬息萬變,辦公室的工作具有綜合性、復(fù)雜性和多變性的特點,這種工作環(huán)境要求辦公室主任必須創(chuàng)造性地開展工作,要有開拓創(chuàng)新能力。

        (三)牢固樹立四種意識:大局意識、責任意識、公仆意識和服務(wù)意識

        1.大局意識:辦公室主任要胸懷全局,善于站在全局的高度,把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上,放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點、難點問題上,做到知上、知下,知左、知右,知內(nèi)、知外。要善于從紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作中解脫出來,理清思路,明確目標,建言獻策。

        2.責任意識:辦公室主任要盡自己的努力,多干一點,多累一點,為領(lǐng)導減少一些事務(wù)性工作,讓領(lǐng)導從日常事務(wù)性工作中解脫出來,去從事更重要的工作。服務(wù)工作盡管平凡、瑣碎,但非常重要,直接關(guān)系到領(lǐng)導和單位的形象,辦公室主任必須切實做到大事不誤、小事不漏,服務(wù)要實事求是、周到細致。

        3.公仆意識:辦公室主任的工作,既辛苦又枯燥,要懷著強烈的事業(yè)心和高度的責任感,全身心投入進去,努力把工作干好,要有敬業(yè)精神。要樹立公仆意識。滿腔熱情地服務(wù),自覺自愿地服務(wù),盡心盡力地服務(wù)。

        4.服務(wù)意識:服務(wù)是辦公室工作的出發(fā)點和落腳點,把參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)三大職能統(tǒng)籌兼顧。要具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當無名英雄的思想品德,經(jīng)受得起各種誤解、委曲和挫折,胸懷要寬,肚量要大,努力為領(lǐng)導分憂解難,把工作搞好。

        三、提高辦公室主任的素質(zhì)和能力的有效途徑

        (一)加強學習,豐富知識

        學習是提高業(yè)務(wù)理論的必然途徑。辦公室主任需要及時了解新思想,熟悉新知識,廣泛涉獵管理、政治等各方面的最新知識,力爭成為一名雜家。同時,還要不斷加強業(yè)務(wù)知識的學習,努力成為一名專家。在任何時候?qū)τ趯W習都應(yīng)該有一種緊迫感和饑餓感,對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養(yǎng)成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣,做到與書為友。

        (二)投身實踐,增長才干

        只有積極投身到實踐中去,通過實實在在的努力,把實實在在的成績擺在大家面前,才最有說服力,人格魅力也才能真正塑造起來。辦公室要為領(lǐng)導決策提供服務(wù),當好參謀助手,這就要求我們把調(diào)研工作作為一個重要任務(wù)來抓。離開實踐,辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。因此,辦公室主任要深入到師生中去,與方方面面的同志交朋友,建立工作友情,不放過每一個調(diào)查對象、線索、數(shù)據(jù)、情節(jié),真正從實踐中獲取新知,鍛煉能力,干出成績。

        參考文獻:

        [1]李正春.辦公室工作:案例、方法與技巧[M].廣州:暨南大學出版社,2010.

        [2]文博.新編辦公室主任工作藝術(shù)[M].北京:海潮出版社,2010.

        [3]張浩.新編辦公室主任工作實務(wù)手冊[M].北京:中國言實出版社,2011.

        [4]王懷志,郭政.參謀助手論:為首長服務(wù)的藝術(shù)[M].北京:世界圖書出版公司,2012.

        [5]王德.怎樣當好辦公室主任[M].北京:中國人事出版社,2010.

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