余錚

內(nèi)容摘要：秘書是特殊的管理者，現(xiàn)代秘書工作是一項(xiàng)管理工作。由于秘書工作被動性本質(zhì)特征，抑制和掩蓋了秘書工作的主動性，因而在秘書工作過程中出現(xiàn)“等、靠”等消極懈怠的現(xiàn)象。本文對現(xiàn)代秘書工作的主動性特征進(jìn)行分析，以呼吁秘書工作者除了認(rèn)識現(xiàn)代秘書工作被動性，還應(yīng)該更好地認(rèn)識并發(fā)揮主動性。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代秘書工作 被動性 主動性

現(xiàn)代秘書工作是一個(gè)涵義很廣的概念，其工作范圍主要包括文書處理、公文擬寫、會務(wù)工作、調(diào)查研究、信息收集整理、督辦反饋、會晤安排、信訪接待、機(jī)要保密以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)直接交辦的各項(xiàng)工作等。由于秘書工作是伴隨著集團(tuán)統(tǒng)治和領(lǐng)導(dǎo)群體的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，因此它的使命始終從屬于和服務(wù)于統(tǒng)治者和領(lǐng)導(dǎo)者。

楊尚昆在《中國秘書理論與實(shí)踐叢書》一書的總序中也強(qiáng)調(diào)：“秘書工作的從屬性正是區(qū)別于其他工作的顯著特點(diǎn)?！盵1]由于秘書工作被動性特征突出以及秘書學(xué)界對秘書工作被動性的強(qiáng)調(diào)，從而抑制和掩蓋了秘書工作的主動性，秘書學(xué)研究人員與秘書工作者都充分認(rèn)識和非常注重秘書工作被動性的本質(zhì)特征，但對秘書工作的主動性認(rèn)識不夠，甚至有些忽視了秘書工作的主動性，因而在秘書工作過程中出現(xiàn)“等、靠”等消極懈怠的現(xiàn)象。本文選取秘書工作的主動性作為研究對象，結(jié)合本人自身的實(shí)際工作，對現(xiàn)代秘書工作的主動性特征進(jìn)行分析，以呼吁秘書工作者除了認(rèn)識現(xiàn)代秘書工作被動性，還應(yīng)該更好地認(rèn)識并發(fā)揮主動性。

一.現(xiàn)代秘書工作主動性的特征

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會變革日益激烈，社會現(xiàn)象日趨多元化，政務(wù)活動錯(cuò)綜復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)的工作變得越來越龐雜。面對這種形式，現(xiàn)代秘書工作主動性日益突出，其應(yīng)該具有如下幾點(diǎn)特征：

第一，創(chuàng)新性。面對日益復(fù)雜的事務(wù)活動，秘書要向領(lǐng)導(dǎo)提供新情況、新信息、新方法、新謀略，要具有前無古人的獨(dú)到之處，在他人的基礎(chǔ)上具有新的見解、新的發(fā)現(xiàn)、新的突破。

第二，前瞻性。在現(xiàn)代秘書工作實(shí)踐中，有相當(dāng)一部分活動內(nèi)容是預(yù)測將要發(fā)生的事情，安排即將到來的工作，處理可能發(fā)生的問題。這就要求秘書在思考安排未來工作時(shí)，有較強(qiáng)的洞察能力和預(yù)見性。這種預(yù)見性是一種有目的的科學(xué)預(yù)見，是建立在科學(xué)發(fā)展觀的基礎(chǔ)上，通過了解事物的過去和現(xiàn)在，分析事物之間的相互影響和因果聯(lián)系，從而推導(dǎo)出相應(yīng)的未來。秘書的科學(xué)預(yù)測，其成果越體現(xiàn)實(shí)際工作，那么它對工作的指導(dǎo)意義越大，失誤越小。

第三，積極性。積極性是指秘書在工作中能夠進(jìn)取向上、熱愛自己的這份工作的思想和表現(xiàn)。黑格爾說過：“要是沒有熱情，世界上任何偉大事業(yè)都不會成功。”熱情就是一種積極性，就是要進(jìn)取向上，努力工作、敢于擔(dān)當(dāng)。秘書在工作中積極性高能極大的提高工作效率，甚至讓公司在激烈的市場競爭中占得先機(jī)。

第四，謀略性。在現(xiàn)代秘書工作中，努力適應(yīng)現(xiàn)代決策體制的需要，當(dāng)好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的“參謀助手”，是秘書工作強(qiáng)化參謀職能面臨的重大課題和新的使命。為了更好地創(chuàng)造性地發(fā)揮參謀作用，秘書在實(shí)踐中要立足于自覺積極主動，既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，更謀領(lǐng)導(dǎo)之未謀，積極地關(guān)注和研究事關(guān)地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重大問題，積極主動地策劃決策思路和工作方案，努力變被動服務(wù)為主動服務(wù)，在主動服務(wù)中爭取更大作為。

二.怎樣在現(xiàn)代秘書工作中培養(yǎng)和提高主動性能力

第一，具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新意識是現(xiàn)代秘書工作主動性的出發(fā)點(diǎn)，也是從事創(chuàng)造性活動的出發(fā)點(diǎn)。秘書工作的被動性本質(zhì)特征，決定秘書多數(shù)時(shí)間坐在辦公室寫報(bào)告、整理材料等等。這種情況容易導(dǎo)致秘書在思考問題時(shí)，局限于周圍的小天地，視野不開闊，心態(tài)也安于現(xiàn)狀，甚至不思進(jìn)取。

現(xiàn)代社會決定秘書必須是既能做事又懂管理的高素質(zhì)、復(fù)合型人才，能為領(lǐng)導(dǎo)工作提供既具綜合性又具專業(yè)性、既具事務(wù)性又具思想性、既具常規(guī)性又具創(chuàng)新性的輔助服務(wù)。因此，強(qiáng)化創(chuàng)新意識是當(dāng)今秘書的必要準(zhǔn)備。秘書在實(shí)踐中要不拘泥于一些框框，不迷信權(quán)威，不屈于權(quán)力，敢于解放思想，打破常規(guī)，敢想、敢做、敢冒風(fēng)險(xiǎn)，

第二，具有發(fā)展的、戰(zhàn)略的眼光。善于發(fā)現(xiàn)問題是現(xiàn)代秘書主動性的力量源泉。在這個(gè)飛速發(fā)展的新時(shí)代，“領(lǐng)導(dǎo)、上司對中高級秘書的要求已不僅僅是收集、篩選、整理、提供信息，還要求秘書能分析、研究信息，準(zhǔn)確把握社會動態(tài)、市場形勢，提出和擬制多種方案，幫助上司選擇目標(biāo)，確定任務(wù)，制訂出達(dá)到目標(biāo)、完成任務(wù)的具體步驟、方法、措施、時(shí)間，以及人力、物力、財(cái)力、信息、技術(shù)的投入與分配，甚至能預(yù)測成果及下一步如何發(fā)展，預(yù)測可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施等等。”[2]要求秘書要能“聽取意見，監(jiān)視環(huán)境，反饋輿論，預(yù)測趨勢，評估效果，以此幫助領(lǐng)導(dǎo)部門和上司面對復(fù)雜多變的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境?！盵3]可見，作為領(lǐng)導(dǎo)工作不可或缺的、有機(jī)的組成部分，現(xiàn)代秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)工作在本質(zhì)上市一樣的，都具有鮮明的管理屬性，這也就決定現(xiàn)代秘書工作要具有突出的主動性。秘書要提高自己的主動性能力，就必須把自己鍛煉成為一個(gè)目光敏銳、善于捕捉信息的觀察員。秘書作為參謀和助手，不僅要了解社會情況，更要了解領(lǐng)導(dǎo)的在想什么，在干什么，只有這樣才能創(chuàng)造性地開展工作，增強(qiáng)輔助領(lǐng)導(dǎo)的主動性，更好地發(fā)揮參謀助手的作用。

第三，具有科學(xué)、合理、開放、立體的知識結(jié)構(gòu)。隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，尤其是新興行業(yè)不斷涌現(xiàn)、知識更新的速度不斷加快，秘書和秘書工作必然面臨全新的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。作為輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理的現(xiàn)代秘書工作具有很強(qiáng)的綜合性，也更突顯出秘書工作的主動性。因此，現(xiàn)代秘書的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)該適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，適應(yīng)現(xiàn)代秘書工作的新形勢。知識全面就容易發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，多角度考慮問題，能利用多種途徑解決新問題。所以，廣博而扎實(shí)的基礎(chǔ)知識對現(xiàn)代秘書工作能力提升，構(gòu)成了至關(guān)重要的前提條件。精深的專業(yè)知識、熟練的業(yè)務(wù)知識和廣泛的臨近學(xué)科知識，以及關(guān)于政治、經(jīng)濟(jì)、法律等方面的新知識，不斷更新，防止老化，才能更好地表現(xiàn)出現(xiàn)代秘書工作的主動性。

第四，具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)、溝通能力。秘書部門在企事業(yè)單位處在一個(gè)特殊的樞紐位置，在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的作用，這是任何業(yè)務(wù)部門無法代替的?！坝捎谒幍臉屑~地位，使它成為除機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機(jī)構(gòu)。由于它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各部門的行動進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能?！盵4]某種程度上講，秘書部門就是協(xié)調(diào)部門，現(xiàn)代秘書的一些工作如傳達(dá)信息、召開會議、接待信訪、溝通督查等工作本身就具有協(xié)調(diào)的作用?，F(xiàn)代秘書可以通過多觀察、多思考、多分析，善于傾聽，善于體諒，通過熟悉各項(xiàng)法律法規(guī)和政策，熟悉各類人際關(guān)系等途徑提高協(xié)調(diào)、溝通能力。

總之，無論是秘書學(xué)研究人員還是秘書工作者都應(yīng)該充分認(rèn)識和非常注重現(xiàn)代秘書工作主動性。作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，為其提供輔助管理和綜合服務(wù)的秘書，全程參與領(lǐng)導(dǎo)者管理的過程，共同實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，這都決定現(xiàn)代秘書工作必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為前提和基礎(chǔ)，并以領(lǐng)導(dǎo)的工作為核心與其相生相伴。所以我們一直強(qiáng)調(diào)，秘書要充分地發(fā)揮主動性，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之謀，與領(lǐng)導(dǎo)在思想上保持同頻共振。

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基金項(xiàng)目：教育部職業(yè)院校文秘專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會2014年度重點(diǎn)課題項(xiàng)目（JWMW201444）

（作者單位：長沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）endprint