李萍

【摘 要】高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，它是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)以及用人單位篩選人才的重要資訊。但是現(xiàn)在學(xué)生檔案管理工作存在著各種各樣的問題，包括：高校對學(xué)生檔案管理工作不重視；檔案管理工作者普遍素質(zhì)不高；在校學(xué)生檔案管理意識淡薄等。為解決這些問題，本文建議從加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作職能，提高檔案管理人員素質(zhì)，完善檔案信息量，加快信息化建設(shè)以及提高學(xué)生檔案管理意識等幾個方面著手，使學(xué)生檔案能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案 檔案管理 高校

高校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生工作的一個重要組成部分，它具有真實(shí)性、嚴(yán)肅性，有著其他任何材料都不可替代的依據(jù)和憑證作用。高校學(xué)生檔案記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程和綜合表現(xiàn)，是用人單位選拔聘用、培養(yǎng)人才的最基本依據(jù)。但是，現(xiàn)在有很多高校對學(xué)生檔案的管理工作存在許多不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，使檔案不能如實(shí)反映學(xué)生的真實(shí)情況，這不利于學(xué)生就業(yè)和用人單位的管理，也影響了學(xué)生檔案工作的科學(xué)發(fā)展，本文針對這些問題談?wù)剳?yīng)如何加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作。

一、高校學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)的問題

1. 高校對學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識不到位，沒引起重視。高校學(xué)生工作涉及大學(xué)生在校期間的方方面面，包括思想品德教育、心理教育、生活教育、美育教育等等，內(nèi)容冗雜。由于對學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識不到位，高校難免會忽視這一塊。在很多高校看來，學(xué)生一旦畢業(yè)，檔案即隨人轉(zhuǎn)走，學(xué)校不需要長期保管，也就不必要多花人力物力財(cái)力用在檔案的管理工作上，因而對學(xué)生檔案管理的意識非常淡薄，也沒有建立起科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理工作機(jī)制，甚至都很少將學(xué)生檔案管理工作提到學(xué)校的議事日程。這就導(dǎo)致了學(xué)生檔案管理在體制、工作制度和日常管理等方面一系列問題的產(chǎn)生。

2. 檔案管理工作者的素質(zhì)普遍不高，管理隊(duì)伍亟待加強(qiáng)。一個不容否認(rèn)的現(xiàn)實(shí)是，現(xiàn)在高校的學(xué)生檔案管理工作者很少有科班出身的。實(shí)際上，大多數(shù)管理人員都是兼職，他們?nèi)狈I(yè)的理論功底和實(shí)踐操作能力，對學(xué)生檔案管理工作沒有清醒和正確的認(rèn)識，因而也就不能使學(xué)生檔案管理工作正常進(jìn)行。在這樣的情況下，文件資料亂放亂扔、涂改毀損的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，有些管理員保密意識較差，有的則因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集，還有的在換崗時檔案管理工作沒有及時交接，造成管理工作脫節(jié)。這些都在很大程度上制約了檔案管理工作的正常開展。

3. 在校學(xué)生檔案管理意識淡薄，對檔案管理并不重視。由于傳統(tǒng)觀念的影響和制約，加上檔案管理工作者的宣傳不到位，學(xué)生對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識和了解，對在校期間哪些內(nèi)容要?dú)w檔要保存也知之甚少。大部分學(xué)生都不知道高校大學(xué)生檔案管理法規(guī)，也沒有瀏覽過檔案館網(wǎng)站，甚至都不了解檔案的基本屬性和檔案管理的基本內(nèi)容。而另一方面，學(xué)生檔案利用率低，檔案材料內(nèi)容不完善，沒能真正將反映學(xué)生成長軌跡與社會對人才的衡量指標(biāo)及關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)結(jié)合起來，這也使學(xué)生對檔案管理工作并不信服，在學(xué)生們看來，現(xiàn)有的檔案并不能真實(shí)全面地反映自身的能力和素質(zhì)，因而造成了他們檔案管理意識的淡薄。

二、加強(qiáng)和改善高校學(xué)生檔案管理工作的方法

1. 加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作職能，提高學(xué)校重視程度。學(xué)生檔案的管理是高校學(xué)生管理工作的重要組成部分，要從法規(guī)制度的高度上對學(xué)生檔案管理工作實(shí)行制約。負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)2008年教育部發(fā)布的《高校學(xué)生檔案管理辦法》，自覺貫徹和實(shí)施相關(guān)政策法規(guī)。事實(shí)上，用“法規(guī)”的力量來強(qiáng)化人們的檔案意識，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理水平，不單單是檔案工作者的心聲，更是我們國家的檔案事業(yè)所要求的。學(xué)生檔案管理人員也應(yīng)從思想上重視學(xué)生檔案管理工作，要對檔案管理有正確的認(rèn)識，認(rèn)真做好資料的收集整理、檢查核對、鑒別歸檔等工作，不能隨意為之，應(yīng)付了事。只有學(xué)校從思想上重視、從制度上加以管理，學(xué)生檔案管理工作才能有條有序地進(jìn)行。

2. 提高學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作者的整體素質(zhì)水平在某種意義上說決定著檔案工作的管理水平。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，可以從兩方面著手。一是學(xué)校要引進(jìn)一些科班出身的專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員充實(shí)工作隊(duì)伍，這可通過招聘專職和兼職人員兩種方式來落實(shí)。兼職人員可從學(xué)生工作者中篩選聘任，他們可負(fù)責(zé)一些學(xué)生檔案材料的收集和整理工作，配合專職人員做好學(xué)生檔案管理工作，這些兼職人員可作為以后專職人員的儲備力量。另外，要通過一些培訓(xùn)來提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)要給每位工作者平等接受培訓(xùn)的權(quán)力，為他們創(chuàng)造個人發(fā)展空間，通過各種形式的培訓(xùn)教育，來提高他們的綜合素質(zhì)水平。

3. 完善檔案信息量，加快進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)。大學(xué)生檔案應(yīng)該全面客觀地記錄在校學(xué)生的德、智、體、美、勞以及心理狀態(tài)、個性特征、發(fā)展?jié)撃艿惹闆r，不能單純地以成績的優(yōu)良來斷定學(xué)生能力的高低。目前，高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容過于簡單，已不能滿足對學(xué)生的考核以及用人單位對人才的選拔需求。因此可適當(dāng)?shù)卦趯W(xué)生檔案歸檔類目中增設(shè)“心理素質(zhì)材料”“創(chuàng)新潛能材料”“誠信記錄材料”“個性特征材料”等內(nèi)容，另外，對學(xué)生的一些評價材料也要做到客觀公正。通過對學(xué)生檔案內(nèi)容的充實(shí)和豐富，可以使學(xué)生檔案更全面、客觀、真實(shí)地反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)狀況和學(xué)生素質(zhì)，這能給用人單位提供更詳細(xì)的篩選人才的參考資料，有利于畢業(yè)生更快更順利地走上心儀的工作崗位。

除在完善檔案信息量上要下工功之外，加快檔案管理的信息化建設(shè)也能在很大程度上改善學(xué)生檔案管理水平。當(dāng)今時代，電子計(jì)算機(jī)已普遍運(yùn)用于各個領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有資源共享、信息量大、精確度高等特點(diǎn)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作，既能節(jié)省大量的人力資源，提高工作效率，又能避免檔案丟失缺漏，方便學(xué)生檔案的查閱，還能提高學(xué)生檔案的利用率，為以后學(xué)生就業(yè)、用人單位篩選人才提供便利條件。故高校要在財(cái)政上加大對學(xué)生檔案管理工作的支持，做好檔案數(shù)字化的設(shè)備配置、信息錄入等基礎(chǔ)工作。同時，高校學(xué)生檔案管理工作人員也要大膽創(chuàng)新探索，開發(fā)檔案管理新模式，并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案管理有序化、科學(xué)化，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化。

4. 提高學(xué)生檔案管理意識。雖然現(xiàn)在學(xué)生檔案材料有很多不完善的地方，但毋庸置疑，學(xué)生檔案作為記錄個人大學(xué)經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌等內(nèi)容的材料，仍然在對人才的篩選和考核上發(fā)揮著重要作用。所以，學(xué)生應(yīng)從思想和行動上重視檔案管理。（1）學(xué)生要充分認(rèn)識到自身對檔案管理知識的學(xué)習(xí)需求存在，了解并學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識，如檔案的基本屬性、大學(xué)生檔案管理的基本內(nèi)容等。除此之外，大學(xué)生還應(yīng)關(guān)注畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的講座，向相關(guān)老師和負(fù)責(zé)人員咨詢檔案的相關(guān)知識。（2）對要入檔的一些材料要保證質(zhì)量，在材料的選紙、用筆、書寫等方面都要做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，不要錯填、涂改、圈畫入檔材料，同時，確保入檔的材料內(nèi)容客觀全面，如實(shí)反映本人風(fēng)貌。

總之，學(xué)生檔案管理工作是一個系統(tǒng)化的工程，它在學(xué)生管理工作中有著舉足輕重的作用。高校應(yīng)從思想和制度上重視學(xué)生檔案管理工作，完善相關(guān)機(jī)制，培養(yǎng)具備現(xiàn)代學(xué)生檔案管理技能的檔案人員，最大限度地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，為學(xué)生的順利就職和用人單位的人才篩選提供保障，只有這樣，才能做到為學(xué)生的教育管理服務(wù)，為用人單位服務(wù)。

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