周楊慧

（湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 湖南 長(zhǎng)沙 410128）

教學(xué)檔案是各級(jí)各類學(xué)校及教職工個(gè)人從事教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理活動(dòng)直接形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄，包括教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中形成的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、試題、自編教材、典型教案、輔導(dǎo)提綱等全部檔案。

1 教學(xué)檔案的重要性

1.1 為學(xué)生就業(yè)升學(xué)等證明材料

教學(xué)檔案中的高考錄取招生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)單、論文答辯情況登記表、學(xué)位授予材料、畢業(yè)生登記表等為學(xué)生就業(yè)、升學(xué)提供有力的證明，其利用率越來(lái)越高，約總利用率的70%以上，是教學(xué)檔案的重要組成部分[1]。

1.2 為教育研究提供素材

教學(xué)檔案是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，這些材料是教育研究不可缺少的素材，各級(jí)政府和教育部門行政領(lǐng)導(dǎo)者，在教育工作決策過(guò)程中，都要以教學(xué)檔案為依據(jù)，也是制定學(xué)校的管理制度以及檢查管理制度執(zhí)行情況的主要依據(jù)。

1.3 為教學(xué)評(píng)估提供依據(jù)

教育部對(duì)普通院校的五年一輪的“本科教學(xué)工作水平評(píng)估”是正在實(shí)施中的高等教育質(zhì)量工程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是高校評(píng)估中十分重要的綜合性評(píng)估，也是推動(dòng)高校提高教學(xué)質(zhì)量，提升辦學(xué)水平、擴(kuò)大社會(huì)聲譽(yù)的重大舉措。本科教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中有7個(gè)一級(jí)指標(biāo)和1個(gè)特色項(xiàng)目，19個(gè)二級(jí)指標(biāo)，44個(gè)觀測(cè)點(diǎn)，從學(xué)校的辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)條件與利用、教學(xué)改革與建設(shè)、教學(xué)管理與“三風(fēng)”建設(shè)、教學(xué)效果和特色建設(shè)等方面全面地評(píng)估高校的辦學(xué)水平。評(píng)估專家組僅憑現(xiàn)場(chǎng)考察、座談和走訪是無(wú)法做出正確的評(píng)估，最終都要以學(xué)校教學(xué)檔案提供的原始材料為依據(jù)。教學(xué)檔案的管理水平將直接影響高校在評(píng)估的成績(jī)[2]。

2 教學(xué)檔案管理的基本形式

高校教學(xué)檔案一般實(shí)行二級(jí)管理體制。即學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)整理的教學(xué)檔案為一級(jí)教學(xué)檔案，院系負(fù)責(zé)的則為二級(jí)教學(xué)檔案。也有三級(jí)管理體制即院系——學(xué)校教學(xué)管理部門——學(xué)校檔案館。目前的狀況是一級(jí)教學(xué)檔案管理較為規(guī)范、有序，二、三級(jí)教學(xué)檔案則無(wú)統(tǒng)一規(guī)程，處于無(wú)序、混亂狀態(tài)，是目前亟待解決的問(wèn)題。

3 教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

目前我國(guó)大部分高校教學(xué)檔案管理由于歷來(lái)缺乏一套完整、規(guī)范的教學(xué)檔案歸檔管理制度或是新制度與老制度存在一些銜接不全，檔案保護(hù)技術(shù)不先進(jìn)，院（或系）級(jí)檔案管理員缺乏專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能培訓(xùn)，造成部分教學(xué)檔案歸檔不全、檢索難、檔案不可用等問(wèn)題。

3.1 對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

很多人認(rèn)為教學(xué)檔案非同其他檔案那么重要，且工作內(nèi)容窄、量少，所以對(duì)其管理總是不夠嚴(yán)格和規(guī)范；有的因?yàn)閷W(xué)校投入不夠、硬件不足而產(chǎn)生得過(guò)且過(guò)的思想，對(duì)待教學(xué)檔案管理總是利用老套的辦法，對(duì)教學(xué)檔案管理工作不思改進(jìn)，隨波逐流，更談不上用現(xiàn)代管理方法與手段去管理了；認(rèn)為教學(xué)檔案人員工作輕松、簡(jiǎn)單，無(wú)需什么高深理論，使教學(xué)檔案管理難以突破。

3.2 檔案管理的各環(huán)節(jié)缺乏系統(tǒng)規(guī)范化管理

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校教學(xué)檔案管理工作主要有收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、研編和利用等六個(gè)環(huán)節(jié)，它是一個(gè)具有內(nèi)在運(yùn)作規(guī)律的嚴(yán)密體系。歸檔范圍模糊，造成檔案收集過(guò)程中，致使基層教學(xué)單位、教師的教學(xué)檔案有些具有較高價(jià)值的檔案材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成不必要的損失；有些不加取舍的全部存檔，致使教學(xué)檔案的粗糙，利用價(jià)值降低；有些電子檔案沒(méi)有同步歸檔；還有些如校園網(wǎng)上的新聞、照片等資料都沒(méi)有納入檔案管理的范圍。檔案的整理和保護(hù)工作直接關(guān)系到檔案的利用時(shí)效，很多歷史檔案都應(yīng)保管不好存在破損、滅跡等現(xiàn)象。教學(xué)檔案的編研能力普遍較低，檔案的利用制度也不健全，有些人需要文件時(shí)亂翻亂抽；借閱、轉(zhuǎn)閱從不登記，有的不妥善保管，不用時(shí)也不歸還，造成重要文件時(shí)有流失。

3.3 歷史遺留問(wèn)題較多

之前的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案，其分類方法與新分類方法有差異，有些檔案材料可能歸到另一類了，有的可能不在新分類之內(nèi)，大部分沒(méi)有進(jìn)行信息化管理或是信息管理系統(tǒng)銜接不全等遺留問(wèn)題，造成檢索不到或是檢索困難，不利于檔案的利用。

4 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理促進(jìn)高校教學(xué)發(fā)展的途徑

針對(duì)上述問(wèn)題，高校教學(xué)檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，抓住知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案工作帶來(lái)的契機(jī)，以科學(xué)管理原理為指導(dǎo)，以充分發(fā)揮檔案作用，方便學(xué)生及各部門利用為目標(biāo)，完善檔案管理體制，提高檔案管理人員的素質(zhì)，采用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)管理[3]。

4.1 加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，提高檔案意識(shí)

要搞好教學(xué)檔案管理工作，首先要重視、加強(qiáng)宣傳工作。要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在教學(xué)管理工作中不可或缺的信息情報(bào)作用和檔案工作對(duì)辦學(xué)、規(guī)劃、發(fā)展的作用和意義，把檔案工作列入議事日程，逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案管理納入系統(tǒng)工作計(jì)劃、管理制度和教師的職責(zé)范圍，在布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，也布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收檔案工作。要積極向廣大教師宣傳檔案工作的重要性和必要性，增強(qiáng)全體教師的檔案意識(shí)，使他們充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的重要參考和借鑒價(jià)值。其次，檔案管理者根據(jù)利用和教學(xué)管理工作特點(diǎn)制定出具有可操作性的、統(tǒng)一的歸檔范闈。全體教師應(yīng)責(zé)無(wú)旁貸地支持教學(xué)檔案建設(shè)工作，保證教學(xué)檔案的完整和齊全。

4.2 建立多層次的教學(xué)檔案管理制度和管理目標(biāo)

我國(guó)已有的《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，但不能滿足目前教學(xué)管理規(guī)范化要求。首先各高校應(yīng)根據(jù)國(guó)家已有的檔案管理法律法規(guī)和本校的檔案管理辦法制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定。其次，學(xué)校檔案主管部門應(yīng)根據(jù)院系教學(xué)和管理工作的規(guī)律，參考各項(xiàng)教學(xué)評(píng)估材料的要求，制定院系教學(xué)檔案規(guī)律制度和教學(xué)檔案規(guī)律實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，為院系提出明確的教學(xué)檔案管理工作目標(biāo)和工作要求。再次，教學(xué)過(guò)程的長(zhǎng)期性要求所有參與教學(xué)檔案管理的人員養(yǎng)成隨時(shí)收集、整理、歸檔習(xí)慣，形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。

4.3 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，要求檔案管理人員具備相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能和熱情的工作態(tài)度、認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)，同時(shí)要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備提高管理水平。教學(xué)檔案管理人員不單要具備以上要求，還應(yīng)熟知教學(xué)實(shí)踐特點(diǎn)，加強(qiáng)教育教學(xué)研究，不斷提高教學(xué)檔案管理水平，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

4.4 加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化管理，提高檔案的利用化水平

檔案的信息化管理具有檢索快速、精確、存量大、傳輸快、資源共享等優(yōu)勢(shì)。教學(xué)檔案的信息化建設(shè)包括開發(fā)、應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，建立檔案信息網(wǎng)站；利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)分類建立教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，把各類教學(xué)檔案的目錄信息數(shù)字化；建立網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)，并放入教師的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃等采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案工作的理論和方法相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，有利于教師相互學(xué)習(xí)交流，推動(dòng)教學(xué)水平的提高，有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，提高檔案管理的工作效率。

[1]劉麗梅.高校檔案管理的現(xiàn)狀分析及對(duì)應(yīng)之策[J].蘭臺(tái)世界.2011(12)，25-26.

[2]伍家梅.從教學(xué)評(píng)估看高校教學(xué)檔案管理[J].科技廣場(chǎng).2009（10），210-211.

[3]曲韻笙.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].文教資料.2009（9），191-192.