孫艷麗

〔摘 要〕數(shù)字化檔案館建設是加快我國信息化步伐的需要，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的方向。本文分析了數(shù)字化檔案館建設對高校檔案工作的作用和影響，提出了高校數(shù)字化檔案館建設的具體實施策略。

〔關(guān)鍵詞〕數(shù)字化；檔案館；實施策略

數(shù)字化檔案館是檔案信息化的重要組成部分，是未來檔案館的發(fā)展方向。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，為學校的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務，是實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化的必然趨勢。將會給高校檔案工作帶來新的機遇，也給檔案工作者帶來新的挑戰(zhàn)。

１ 數(shù)字化檔案館要實現(xiàn)的目標

數(shù)字化檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)上形成一個超大規(guī)模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計算機網(wǎng)絡的聯(lián)接和應用軟件的集成，組建成一個超大數(shù)字檔案館，使檔案利用者可以在整個網(wǎng)絡上進行信息查詢，沒有時間和空間上的限制；通過對數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)；通過網(wǎng)絡向政府和社會各界提供優(yōu)質(zhì)高效的服務［１］。數(shù)字檔案館就要實現(xiàn)館藏數(shù)字化、館務自動化、傳輸網(wǎng)絡化、服務在線化和信息共享化。（１）檔案業(yè)務流程處理自動化。檔案管理部門用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務流程進行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案實行網(wǎng)絡監(jiān)控、接收和歸檔，實現(xiàn)文檔一體化管理。（２）館藏檔案數(shù)字化。數(shù)字化檔案館將原始文獻信息資源存儲在硬盤、軟盤、光介質(zhì)之中從而形成各種數(shù)據(jù)庫，館藏檔案信息只有經(jīng)過數(shù)字化，才能通過計算機和校園網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享。（３）信息傳遞網(wǎng)絡化。在信息資源存儲數(shù)字化的基礎上，數(shù)字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網(wǎng)絡技術(shù)，將檔案信息在網(wǎng)上傳輸，用戶通過網(wǎng)絡實現(xiàn)異地利用，成為互相聯(lián)結(jié)、互相配合的整體。（４）信息資源共享化。數(shù)字化檔案館在充分開發(fā)利用館藏資源的同時，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個巨大的信息空間，滿足社會需求，實現(xiàn)真正意義上的信息共享［２］。

２ 數(shù)字化檔案館建設對高校檔案工作的作用與影響

２.１ 數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著巨大的優(yōu)勢數(shù)字化檔案館通過計算機網(wǎng)絡獲取館藏信息，存儲量大，占用庫房空間??；通過計算機網(wǎng)絡聯(lián)接形成一個完整的系統(tǒng)，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質(zhì)檔案的調(diào)卷、查閱，保護了紙質(zhì)檔案；能夠通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息資源共享；服務質(zhì)量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。

２.２ 構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要隨著高校各項事業(yè)的發(fā)展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館有助于國家綜合信息系統(tǒng)的組建，也將極大地增加整個檔案信息系統(tǒng)的功能和與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)能力［３］，是我國數(shù)字資源建設開發(fā)利用的基礎，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

２.３ 數(shù)字化檔案館最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用

隨著高校檔案信息化建設的推進，學校在教學、科研及管理等方面產(chǎn)生了大量的數(shù)字化形態(tài)的檔案信息，及時接收各類有保存價值的電子檔案，對檔案信息資源進行有效的數(shù)字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網(wǎng)絡發(fā)布、傳播、交流，拓寬服務范圍；用戶充分利用網(wǎng)絡與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用［４］。

２.４ 數(shù)字化檔案館對高校檔案工作產(chǎn)生積極的促進作用數(shù)字檔案館的獨特形式對信息服務將產(chǎn)生深遠的影響，使檔案管理者的觀念發(fā)生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務方式及信息資源的保護都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設置權(quán)限，各部門根據(jù)自己的權(quán)限范圍收集與本部門相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)，按照相應的格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務的地位和被重視程度，極大地推動檔案工作的發(fā)展。

３ 高校數(shù)字檔案館建設的具體實施策略

數(shù)字檔案館是高新技術(shù)、電子設備和計算機網(wǎng)絡技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。

３.１ 高校數(shù)字檔案工作

３.１.１ 數(shù)字化檔案的收集

高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，涉及教學、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統(tǒng)一管理。通過對校內(nèi)機關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進行調(diào)查分析，確認有保存價值的電子文件，通過校園網(wǎng)再傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)，通過設計好的程序?qū)ζ溥M行自動鑒定，并進入檔案館監(jiān)控網(wǎng)絡中；對于各部門使用的辦公軟件，產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件也應定期通過網(wǎng)絡移交到檔案館。

３.１.２ 數(shù)字化檔案的管理

高校數(shù)字檔案館要建立檔案管理工作的自動化系統(tǒng)。實行計算機輔助立卷，運用計算機技術(shù)對檔案工作的全過程實施自動化管理，其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及數(shù)字管理全過程。建立數(shù)字檔案設備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數(shù)字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。

３.１.３ 數(shù)字化檔案的利用

高校檔案館通過數(shù)字校園平臺，運用自己的網(wǎng)頁和服務器，實現(xiàn)遠距離、快速度、高質(zhì)量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網(wǎng)上利用工作主要使用高性能的計算機作為WEB服務器，通過校園網(wǎng)開展電子檢索服務，在各高校之間互傳、互換信息；聯(lián)機建立用戶使用情況文檔，實現(xiàn)資源共享［５］。

３.２ 優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)

３.２.１ 館藏檔案數(shù)字化

把館藏紙質(zhì)檔案、實物、聲像、各種基建圖紙全部數(shù)字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲到光盤、磁盤中，上傳到數(shù)據(jù)庫。

３.２.２ 與辦公自動化系統(tǒng)有效接軌

在數(shù)字化校園建設過程中，學校各個職能部門相繼建成了辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的有價值的信息資源通過一個數(shù)據(jù)接口自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)對這些系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行采集、處理、分類、加工，實現(xiàn)一體化管理。因此，要建立檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接，形成完整的信息體系［６］。

３.２.３ 資源庫建設

檔案資源庫是國家基礎數(shù)據(jù)庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會檔案利用者的基礎。所以必須在規(guī)范化的基礎上，投入足夠的人力、物力，建設高質(zhì)量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數(shù)據(jù)庫的基礎上，建立相應的數(shù)據(jù)庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數(shù)據(jù)庫、學生檔案數(shù)據(jù)庫、教學活動數(shù)據(jù)庫、重大科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、檔案編研成果數(shù)據(jù)庫等。

３.２.４ 檔案信息結(jié)構(gòu)升級

數(shù)字檔案館信息資源不但要達到齊備的門類、一定的數(shù)字規(guī)模，更要使數(shù)字化檔案館資源建設突出重點、層次清晰、不斷充實新的內(nèi)容。加快信息結(jié)構(gòu)升級、有效提升信息之間的關(guān)聯(lián)度，滿足用戶需求［７］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關(guān)的信息，提供信息服務，實現(xiàn)檔案信息潛在的價值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽二級檔案館，借助校史館開設歷史沿革、學科建設、知名專家、黨建工作、學生活動專題等。二是對館藏檔案信息進行分析、選擇、組織、提煉、加工，進行深層次的開發(fā)和挖掘，形成新的信息產(chǎn)品，使檔案信息的服務更具有深度和廣度。三是充分發(fā)掘教學、科研特色，廣泛征集校內(nèi)外、國內(nèi)外有價值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運用校園網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，運用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享。四是加強校內(nèi)各部門之間、校際之間、學校與社會各界的橫向聯(lián)合，形成一個完整的體系，實現(xiàn)信息資源的互補，使信息資源豐富、系統(tǒng)，滿足多層次、全方位的需求。

３.３ 數(shù)字檔案館個性化服務

３.３.１ 加強信息意識

數(shù)字檔案館個性化服務就是利用計算機網(wǎng)絡為用戶提供充分的信息服務，滿足其個體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強信息意識，積極主動地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會信息的變化。努力學習信息知識，提高信息能力，對信息進行監(jiān)督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準確、可靠。學習計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)，具備對檔案信息分析、處理能力。

３.３.２ 提高個性化服務水平

數(shù)字檔案館以用戶為中心，根據(jù)用戶希望的時間和地點滿足其對檔案的信息需求，根據(jù)個人的習慣、專業(yè)等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能代理、信息檢索、呼叫中心等方式［８］，為用戶服務。只要通過網(wǎng)絡上的個人電腦就可以成為數(shù)字檔案館的服務對象，用戶可以利用檔案館的客戶機進行網(wǎng)上咨詢、發(fā)送電子郵件等，自由地查詢網(wǎng)絡上的信息，不受時間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進行跟蹤服務，建立檔案用戶反饋機制，發(fā)現(xiàn)不足，提升質(zhì)量，滿足檔案信息用戶的個性化需求。

３.４ 數(shù)字檔案信息風險對策

高校數(shù)字檔案館建設的目的是將數(shù)字檔案信息在網(wǎng)上進行傳輸，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，解決信息安全問題至關(guān)重要。

３.４.１ 系統(tǒng)安全對策

采用安全性能較高的操作系統(tǒng)，高性能的服務器、計算機軟件、硬件，高可靠性的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

３.４.２ 管理安全對策

（1）加強安全保密意識

高校數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容涉及高校的教學、科研、管理等各個方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應樹立高度的安全意識，嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。

（2）制定相關(guān)的制度、標準

結(jié)合國家及本地相關(guān)的數(shù)字檔案文件、結(jié)合本部門的實際及數(shù)字檔案館的特點，制定相關(guān)的制度、標準。例如，數(shù)字檔案鑒定、備份制度、數(shù)字檔案網(wǎng)絡管理制度、數(shù)字檔案管理標準、數(shù)據(jù)庫標準等。保證制度到位，責任到人，嚴格管理。

（3）侵權(quán)風險措施

必須認真采用身份認證，加強用戶使用管理，資源授權(quán)管理，保護利用者隱私。只有授權(quán)用戶才能按照授權(quán)范圍通過客戶端應用程序進行數(shù)據(jù)處理工作，其他人無法操作系統(tǒng)。采用知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)聲明規(guī)避侵權(quán)風險，保護知識產(chǎn)權(quán)［９］。

３.４.３ 技術(shù)安全對策

對數(shù)字信息進行安全維護，保證數(shù)據(jù)安全傳輸，未得保護的移動設備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網(wǎng)絡；定期檢查、安全升級、軟件補丁，確保數(shù)字化檔案不受惡意侵害；檔案館內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實與外網(wǎng)實行物理隔離，密鑰管理；在網(wǎng)上提供公開檔案信息服務的，采取防火墻、數(shù)據(jù)備份等防護措施，檔案館信息系統(tǒng)遭到人為或自然災害時能夠及時有效恢復，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)［１０］。通過風險評估、安全檢測、判斷，實現(xiàn)網(wǎng)絡主動防御、主動安全保護。

４ 結(jié) 語

數(shù)字時代，知識經(jīng)濟呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實，檔案的信息化、現(xiàn)代化也對數(shù)字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會發(fā)展的目標需要、科技發(fā)展的實現(xiàn)可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會效益和經(jīng)濟效益，數(shù)字化檔案館是一項功在當代、利在千秋的偉大事業(yè)，時代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強學習，掌握新形勢下檔案工作的業(yè)務知識，提高計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)水平，以適應數(shù)字檔案館建設的需要。

參考文獻

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［２］張清蓮．論高校數(shù)字化檔案館建設［Ｊ］．太原師范學院學報，2009，（1）：171-172．

［３］倪佳．數(shù)字檔案館環(huán)境下的檔案信息服務模式研究［Ｊ］．黑龍江檔案，2010，（2）：12．

［４］郭未艾．高校檔案館數(shù)字化建設建議［Ｊ］．科技信息，2008，29：631．

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［７］張東華，姚紅葉．信息生態(tài)視閾下數(shù)字檔案館信息服務研究［Ｊ］．檔案學通訊，2011，（5）：58．

［８］蔣春崗．個性化服務：數(shù)字檔案館用戶服務拓展新趨向［Ｊ］．檔案，2008，（3）：47-48．

［９］袁紅軍．數(shù)字檔案館信息服務中知識產(chǎn)權(quán)保護機制構(gòu)建［Ｊ］．檔案學研究，2009，（4）：35．

［１０］郜戰(zhàn)紅．高校數(shù)字化檔案館的規(guī)劃與建設［Ｊ］．職業(yè)，2010，（10）．

（本文責任編輯：王 涓）